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Les logiciels de gestion de références bibliographiques Les références bibliogr

Les logiciels de gestion de références bibliographiques Les références bibliographiques se retrouvent régulièrement dans les produits documentaires réalisés par les professionnels de l’information, que cela soit le cœur même du produit lors de la réalisation de bibliographies ou encore comme référence renvoyant vers les sources ayant servis à la rédaction du document. Mais le professionnel de l’information n’est plus, depuis longtemps, le seul confronté à la gestion de ses sources d’information. Les étudiants, les académiques, et d’une manière générale, toute personne rédigeant régulièrement, doivent gérer et citer les sources employées pour nourrir leurs réflexions. La gestion des ces références bibliographiques n’allant pas sans poser quelques problèmes, il n’est donc pas étonnant de constater que depuis quelques années maintenant, plusieurs logiciels de gestion de références bibliographiques ont vus le jour. Dans le cadre de ce chapitre, nous allons donc d’abord présenter les problèmes que tentent de résoudre les logiciels de gestion de références bibliographiques. Nous présenterons ensuite les fonctionnalités principales de ces outils. Nous terminerons par la présentation de trois logicielsa : • EndNote ; • Mendeley ; • Zotero. Quels sont les problèmes à résoudre Lorsque l’on rédige un texte, que ce soit un article scientifique, un travail scolaire ou un rapport, nous sommes amenés dans un premier temps à collecter un certain nombre de documents que nous allons lire et traiter de manière à alimenter notre réflexion. Ces documents seront réutilisés lors de la phase de rédaction sous forme de citations ou de références bibliographiques, par exemple. C’est dans ce contexte que l’utilisation d’un logiciel de gestion de références bibliographiques est intéressante. Ces logiciels nous permettront donc d’effectuer trois tâches essentielles, à savoir : 1. la collecte des données bibliographiques ; 2. la gestion de ces données ; 3. l’exploitation de cette base de données bibliographiques sous forme de citations ou de références bibliographiques. Chacune de ces tâches pose des problèmes. Nous allons les traiter successivement. Les problèmes liés à la collecte La première tâche à effectuer est donc la collecte des données bibliographiques. Si une bonne pratique méthodologique1 consiste à prendre du temps pour réaliser une description des documents que l’on s’apprête à lire, force est de constater que ce travail de description est souvent réaliser lors de la réalisation de la bibliographie, en toute fin du processus d’écriture donc. À ce moment du a il existe bien plus de trois logiciels de gestion de références bibliographiques ; en fait, vous pouvez en trouver rapidement une trentaine en effectuant une recherche sur votre moteur de recherche favori, ce chapitre a juste comme ambition de vous présenter les trois logiciels les plus couramment cité dans la littérature sur le sujet. travail, il est donc nécessaire de retrouver les différents documents utilisés avec tout les problèmes que cela peut poser, comme par exemple : • l’indisponibilité du document, qu’il soit physique (par exemple dans le cas d’un ouvrage emprunté dans une bibliothèque) ou numérique (par exemple dans le cas d’une page web supprimée ou retournant un code 404) ; • l’oubli, purement et simplement. Pour résoudre ce genre de problèmes, il est donc essentiel que le logiciel de gestion de références bibliographiques s’intègre autant que possible dans notre environnement travail de manière à nécessiter un minimum d’effort de la part de l’utilisateur. Notre environnement de travail impliquant de plus en plus souvent le web, il est courant de retrouver les outils intégrés sous forme d’extensions dans les principaux navigateurs web (Google Chrome, Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, etc.). Dans le même esprit, certains outils offrent même un site web permettant de gérer ses références comme EndNode Basica , Mendeleyb ou encore Zoteroc . À côté de cette intégration dans notre environnement de travail, il est essentiel également que le logiciel puisse nous aider dans la collecte des métadonnées. Cela se fait soit en gérant les formats de représentation de références bibliographiquesd qui permettront l’importation de notices, soit via la compatibilité avec des protocoles de recherches comme par exemple le Z39.50e ou le SRU/SRWf . De cette manière, nous pourrons facilement récupérer des notices bibliographiques réalisées par d’autres personnes, quitte à les modifier pour les adapter à nos exigences de qualité. Il est bon de noter que même si l’ambition de ces outils est de s’intégrer de la manière la plus transparente dans nos habitudes de travail, il n’en reste pas moins que l’adoption d’un logiciel de gestion de références bibliographiques passe par une phase de modification de ses habitudes. Là où nous pouvions sauter d’un résultat à l’autre, nous devrons prendre la peine de sauver le lien, de prendre quelques notes, de classer la référence de manière à la retrouver plus tard, etc. La motivation permettant de soutenir ce changement d’habitude peut se trouver, par exemple, dans les possibilités liés à l’exploitation des références. Les problèmes liés à la gestion Après avoir collecté au fil de nos recherches les différents documents que nous avons lus, nous serons rapidement confronté à plusieurs problèmes : • la quantité de références bibliographiques ; c’est d’autant plus vrai pour les académiques qui peuvent régulièrement avoir des bases de données bibliographiques de plusieurs milliers de références ; a Thomson Reuters. EndNote [en ligne]. https://www.myendnoteweb.com/ (consulté le 20 octobre 2014). b Mendeley. Free reference manager and PDF organizer | Mendeley [en ligne]. http://www.mendeley.com/ (consulté le 20 octobre 2014). c Roy Rosenzweig Center for History and New Media. Zotero | Home [en ligne]. http://zotero.org (consulté le 20 octobre 2014). d ces formats de représentation sont par exemple le BibTeX, format utilisé avec les logiciels de composition de texte TeX et LaTeX, ou encore RIS, format utilisé par EndNote. e le Z39.50 est un protocole informatique permettant d’effectuer des recherches dans des bases de données. f SRU/SRW (Search Retrieve via URL/Search-Retrieve Web service) sont deux services web normalisant la manière d’effectuer des recherches dans des bases de données. Ces deux services web sont souvent présentés comme les successeurs du Z39.50. • la qualité des références bibliographiques ; si l’import des références est devenu extrêmement facile de nos jours, force est de constater que les éléments requis par la norme ISO 690:20102 pour la réalisation d’une référence bibliographique sont rarement tous présents. La gestion de la base de données La problème de la quantité d’information trouve naturellement sa solution dans la gestion de cette information. Concrètement, les logiciels offriront différentes possibilités d’organisation, comme par exemple : • la possibilité de créer des collections et des sous-collections de références bibliographiques ; il reviendra à l’utilisateur de choisir la meilleure manière d’utiliser cette possibilité, que ce soit en utilisant un classement thématique de ses références ou encore un regroupement par production ; • la possibilité de créer et d’utiliser des tags pour décrire chaque référence ; cette fonctionnalité utilisée conjointement avec les collections offre les moyens nécessaires à la gestion d’une base de données de plusieurs milliers de références ; • la possibilité de lier des références bibliographiques entre elles ; une possibilité fort utile que ce soit pour lier les parties d’un ouvrage à la description de l’ouvrage, ou encore pour lier les articles citant un autre article ; • la possibilité d’ajouter une ou plusieurs notes par référence bibliographique ; ces notes peuvent être très utile pour la réalisation de notes de lecture par exemple, ou encore pour regrouper les citations utiles d’un ouvrage ; • la possibilité d’ajouter un ou plusieurs fichiers par référence bibliographique ; ces fichiers peuvent être votre fiche de lecture ou encore la version électronique de la ressource. À côté de ces possibilités d’organisation de l’information, certains logiciels offriront également d’autres fonctionnalités utiles : • multiples possibilités de recherche (recherche « simple », recherche « avancée », possibilité de sauver des recherches, recherche en texte intégral dans les notes et les fichiers joints aux références bibliographiques, etc) ; • possibilités de dédoublonnage ; il est fréquent d’ajouter dans sa base de données bibliographique des références que l’on possède déjà, il est donc fort utile d’avoir des possibilités de détection de ces doublons, ainsi que des outils permettant de fusionner les références intelligemment ; • possibilités de tri ; • possibilité de traitement par lot sur les notices, très utile pour modifier rapidement les métadonnées communes d’un ensemble de références ; • possibilité d’exportation de l’entièreté de la base de données ou d’une sélection de notices ; • possibilité d’importation de notices ; • … La gestion de la qualité des références Si l’importation de notices de différentes sources est certainement une des killer features des logiciels de gestion de références bibliographiques, force est de constater que les données importées sont rarement complètes et d’une qualité inégale. Pour rappel, l’ISO 690:20102 définit les éléments suivants pour la réalisation d’une référence bibliographique : 1. les mentions de responsabilité ; 2. le titre ; 3. le type de document ; 4. l’édition ; 5. les informations concernant la production du document, c’est-à-dire le lieu de publication et l’éditeur commercial ; 6. la date de publication ; 7. le titre de la collection ; 8. la uploads/Management/ logiciels-de-gestion-de-re-fe-rences-bibliographiques.pdf