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Nous considérons que le directeur de l’hôpital est déjà soumis aux contraintes

Nous considérons que le directeur de l’hôpital est déjà soumis aux contraintes externes qui sont nationales et liées à la règlementation et utilise donc déjà l’ EPRD. La direction d’un établissement hospitalier est confrontée, entre autres, à deux niveaux de problèmes, la définition des objectifs stratégiques et le contrôle de l’activité opérationnelle. Le tableau de bord permet d’avoir un éclairage spécifique sur une situation donnée et ainsi assister le décideur dans sa prise de décision à l’aide de données chiffrées dans une forme structurée et synthétique. Il permet de suggérer des pistes de réflexions pour analyser plus facilement la situation et ainsi inciter à la prospective. Cet éclairage est lié à la stratégie poursuivie et est donc un instrument personnel à l’entreprise. L’hôpital est passé d’une obligation de moyen à une obligation de résultat. Sont présentes de fortes contraintes internes liées à la gouvernance notamment avec l’organisation en pôle de l’hôpital. Ainsi, le nouvel enjeu sera de piloter le changement organisationnel au niveau d’un pôle et garantir sa contribution médico-économique à la performance de l’établissement. Le directeur doit donc répondre à de nouvelles questions : - doit-il réduire, maintenir ou développer l’activité ? - faut-il subventionner des activités déficitaires ? - comment adapter les moyens à l’activité ? Le directeur de pôle devra de son côté piloter l’activité et les résultats afin de pouvoir disposer de moyens complémentaires permettant de développer de nouvelles activités. Le tableau de bord doit être adapté et personnalisé pour être un outil d’analyse utile et performant à travers trois points : analyse de l’activité, analyse des coûts, rentabilité. Il assurera le suivi des dépenses. La construction des tableaux de bord Un tableau de bord est construit par un ensemble d’indicateurs suivis par le même responsable. Ces indicateurs devront concilier les volontés de l’administration et du corps médical, être en nombre limités (Norton et Kaplan : pas plus de 20); ce répondra au problème de conciliation entre simplicité, justesse et recueil de l’information. Les indicateurs organisés en système permettront de faire ressortir les priorités et les contradictions, d’identifier les interdépendances. Le but du tableau de bord est donc à la fois d’éclairer le chemin par des indicateurs prospectifs, et de mesurer la distance déjà parcourue par des indicateurs de suivis et de résultat. Il tient donc le rôle de « phare » et de « rétroviseur ». La fonction des indicateurs Les indicateurs devront donner une information quantifiée, pas uniquement financière, pour connaître l’état du système et de l’environnement. Ils permettront un suivi et une évaluation de l’action, de faire un diagnostic (quel est le problème ?), ainsi qu’avoir une certaine vigilance quant aux changements d’environnement. Les types d’indicateur indicateur de progression / indicateur de résultat indicateur de pilotage / indicateur de reporting indicateur financier / indicateur non financier Les indicateurs devront être simples, accessibles (accès facile), mesurables (traduire en chiffres la réalité de l’hôpital), comparables (plusieurs établissements doivent avoir le même dans leur base de données), pertinents (en rapport avec le but poursuivi) et contrôlables (sur lequel on a une prise). Le tableau de bord permettra au directeur d’optimiser l’utilisation des ressources de l’hôpital. L’objectif est de lier les indicateurs à la stratégie. Ces derniers doivent présenter la vision future qu’on a de l’organisation. Le directeur pourra utiliser différents tableaux de bord. Ceux-ci pourront concerner l’état financier de l’établissement, la qualité de la prise en charge des patients, la performance de son hôpital. Chaque tableau de bord montrera : - le réalisé de l’année N - le réalisé de l’année N-1 - la cible - un clignotant caractérisant la situation par rapport à la cible. L’axe financier (le tableau de bord axé sur l’équilibre financier) peut être composé de différents indicateurs : Indicateurs : -le résultat comptable détaillé ( produits : T2A et autres produits ; charges : personnel, hôtelières financières…) - la trésorerie - la capacité d’auto-financement - le % de réalisation du programme prévisionnel d’investissement - la vitesse de facturation - la part et évolution des créances irrécouvrables Objectifs : - définir la politique financière que l’on veut donner - permettre une gestion de la dette - connaître les modalités de facturation et l’organisation de la facturation pour une meilleure gestion financière L’axe qualité (le tableau de bord axé sur la qualité) peut être composé de différents indicateurs : Indicateurs -Patients : - nombre de personnes sur liste d’attente - durée moyenne de séjour - satisfaction des patients - taux de réadmission - taux de mortalité -Ressources humaines : - satisfaction du personnel - effectif soignant (en ETP) - évolution du taux d’absentéisme - turn over Objectifs : - amélioration continue de la qualité et des processus internes - favoriser une meilleure gestion des risques - permettre un système d’inormation adapté et structuré sur les nécessité L’axe performance Indicateurs : - Sécurité de soins : - antibioprophylaxie - taux de réadmission - taux de mortalité - ressources humaines (ETP) - absentéisme du personnel - nombre d’accidents du travail - nombre de personnel soignant (médical, paramédical) - Activités : - ressources : taux d’équipement, vétusté - nombre de lits - délai de prise en charge des patients - nombre de consultations - nombre de séjour hospitalier - durée moyenne de séjour - taux d’occupation des salles d’opération Objectif : Ce tableau de bord axé sur la performance de l’hôpital est beaucoup plus large que l’axe qualité. Il prend en compte l’ensemble des dimensions des performances hospitalières qui est considéré comme un tout interdépendant : la sécurité comme l’efficience dépendent des moyens humains dont dispose l’hôpital. Cela permet de repérer les points à améliorer ce qui aura une conséquence sur tout le reste. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Une méthode à appliquer Choix des indicateurs par service 1 2 3 Objectifs principaux du service Facteurs clés de succès correspondants Indicateurs : Rendant compte de la réalisation des FCS Peu subjectifs Facilement interprétables Rapidement disponibles, peu coûteux Exemple explicatif Le cas Citron 2 types de produits sont commercialisés dans cette entreprise : A // Les « basiques » B // Les « nouveautés » Le cas Citron A // Les produits de base 1 Objectifs : se maintenir sur le marché CA prévu CA réalisé Ecart k€ Ecart % 2 FCS : Prix de vente cohérent avec la concurrence Délais de livraison satisfaisants 20 000 17 000 - 3 000 -15% Part de marché : 35% pour un objectif de 32% 12 11,5 Citron 11 Fraise 10,5 Tulipe 10 9,5 9 M-3 M-2 M-1 M Positionnement du prix de vente Délais moyen de livraison : 5 jours ; Objectif : 5 jours % de commandes livrées après 10 j : 5% ; Objectif : 0 % Le cas Citron B // Les nouveaux produits 1 Objectifs : créer le CA prévu CA réalisé Ecart k€ Ecart % marché 2 FCS : Répondre aux attentes des clients 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 500 150 -350 -70% Suivi du CA / produit P ro d 1 P ro d 2 P ro d 3 M -3 M -2 M -1 M Faire de la publicité Dépenses publicitaires : 50 000 €; Objectif : 40 000 € Conclusion un Outil de Pilotage --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- LE TABLEAU DE BORD, OUTIL DE PILOTAGE DU MANAGER I DEFINITION ET OBJECTIFS DU TABLEAU DE BORD A / DEFINITION Le tableau de bord est un ensemble d'indicateurs de pilotage, réalisé et complété périodiquement, par ou à l'intention du(des) responsables de l’UC, afin de guider les décisions et les actions en vue d'atteindre les objectifs de performance. B / OBJECTIFS L’objectif du tableau de bord diffère selon les responsabilités du manager : • Mesurer les performances commerciales de l’ UC ou d’un rayon, ou d’un service • Evaluer qualitativement l’équipe commerciale par des indicateurs sociaux • Analyser le service achat & approvisionnement • Mesurer la satisfaction client à travers le SAV • Evaluer la performance du système d’information informatisé • Mesurer le degré d’avancement d’un projet • Etc… Quel que soit le champ d’investigation du manager, le tableau de bord doit permettre de: • mesurer les performances par rapport aux objectifs fixés • porter un diagnostic pour identifier les points faibles afin de prendre les mesures correctives nécessaires • communiquer les performances; • motiver les services et assurer un suivi du changement ; • constituer un outil pédagogique permettant de sensibiliser en permanence les responsables aux facteurs clés de succès de l’organisation ou du service. Ainsi, les tableaux de bord doivent permettre de concilier les différents enjeux de la gestion du management : analyser, agir, anticiper, et être à la fois synthétique pour traiter l’ensemble des points clés de gestion. II METHODOLOGIE DU TABLEAU DE BORD A / PERIODICITE Le tableau de bord doit être établi à une fréquence suffisante pour permettre au responsable de réagir à temps. La fréquence ne doit pas être trop élevée : il faut prendre en compte le temps de réaction de l’ UC pour de mesurer l'impact des décisions. L’impact d’une décision promotionnelle sur un rayon est assez uploads/Management/ aspects-tableau-de-bord.pdf