Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Guide d’audit des systèmes d’organisation 3 Sommaire 1 Introduction ...........

Guide d’audit des systèmes d’organisation 3 Sommaire 1 Introduction ................................................................................................ 4 1.1 Objectifs ......................................................................................................................................... 4 1.2 Périmètre des audits des systèmes d’organisation ..................................................................... 4 1.2.1 Qu’est ce qu’un système d’organisation ? .................................................................................. 4 1.2.2 Qu’est ce qu’un audit organisationnel ? ..................................................................................... 5 1.3 Documentation nécessaire pour l’audit des systèmes d’organisation ....................................... 6 1.4 Liste des personnes à rencontrer ................................................................................................. 7 2 Fiches d’audit du système d’organisation ............................................... 8 2.1 Objectifs des fiches d’audit .......................................................................................................... 8 2.2 Fiches d’audit du système d’organisation ................................................................................... 9 2.2.1 Structure Organisationnelle – Analyse de l’Organigramme ....................................................... 9 2.2.2 Structure Organisationnelle – Analyse des Liens hiérarchiques, des Liens Fonctionnels et des Relations Externes .................................................................................................................... 11 2.2.3 Autorité et Prise de Décision – Analyse des Délégations de Pouvoirs et des Délégations de Signature ................................................................................................................................... 12 2.2.4 Missions et Responsabilités – Analyse de la répartition des attributions et des tâches ............ 14 2.2.5 Coordination et Communication – Analyse des mécanismes en vigueur ................................. 16 Guide d’audit des systèmes d’organisation 4 1 Introduction 1.1 Objectifs Le présent guide est destiné à homogénéiser la démarche de conduite des missions d’audit des systèmes d’organisation au niveau des différents Départements Ministériels -aussi bien au niveau des Directions Centrales qu’aux niveaux des Directions Régionales, et/ou toutes autres entités pouvant faire l’objet de missions d’audits de systèmes d’organisation rentrant dans le domaine d’intervention des auditeurs et inspecteurs relevant du CIGM. Ce guide d’audit, qui a notre sens, constitue le principal outil de l’auditeur, est important à deux titres ; • d’abord, par ce qu’il permet d’orienter et de faciliter les travaux de l’auditeur interne en charge de l’audit organisationnel, quel que soit le type de la structure ou entité concernée, objet de l’audit. Bien évidemment, des adaptations minimes s’imposeront pour le rendre parfaitement adéquat au système d’organisation auditée, • ensuite, par ce qu’il permet d’uniformiser et d’homogénéiser l’intervention des auditeurs internes moyennant l’utilisation de standards et outils de travail adaptés qui permettent de capitaliser les savoir-faire et expertise et d’assurer leur transfert vers les nouvelles équipes d’auditeurs internes. 1.2 Périmètre des audits des systèmes d’organisation 1.2.1 Qu’est ce qu’un système d’organisation ? La structure organisationnelle définit le mode d’organisation entre les différentes unités qui composent l’organisation en question et le choix de répartition des moyens humains et matériels mis en œuvre entre ces différentes unités et structures. Une organisation peut se définir par la structure organisationnelle qui permet de relier les différents éléments qui la composent les uns aux autres. Cette coordination permet de: • définir et de représenter les relations hiérarchiques et même fonctionnelles entre les divers acteurs et structures du système d’organisation, • visualiser la répartition des responsabilités et les missions correspondantes à chacune des structures, • faire la distinction entre les fonctions opérationnelles et les fonctions supports, • et de permettre, par ailleurs, une bonne et/ou mauvaise diffusion de l’information en son sein. Guide d’audit des systèmes d’organisation 5 Par ailleurs, définir la structure organisationnelle d’une organisation revient à répondre aux questions suivantes : • Comment sont mis en relation les différents éléments qui composent une organisation ? • Comment sont répartis les facteurs de production utilisés par l’organisation en question ? La formalisation de la structure organisationnelle est souvent représentée par un organigramme (présentation de la répartition des responsabilités et du pouvoir, de l’organisation de la hiérarchie et de la distribution des tâches au sein d’une structure). Une structure organisationnelle est caractérisée par : • des liens hiérarchiques, • des liens fonctionnels, • d’autres types de liens (externes/partenaires), • des responsabilités et des attributions, • des délégations de pouvoirs, • des mécanismes de coordination et de concertation,… Les systèmes d’organisation peuvent revêtir plusieurs formes plus ou moins complexes, selon la taille et l’âge de l’organisation en question, sa stratégie et ses objectifs de développement, sa raison d’être et ses missions, les technologies qu’elle utilise, ses moyens et ressources, et son environnement. 1.2.2 Qu’est ce qu’un audit organisationnel ? L’audit organisationnel consiste en une vérification de la logique structurelle d’une organisation en fonction de son organigramme général, des objectifs à atteindre et de l’adéquation des personnes et compétences qui la constituent. L’audit organisationnel a pour objectifs de : • mesurer la capacité de l’organisation à accomplir ses missions, • évaluer l’adéquation des missions par rapport à l’organisation en vigueur, • optimiser, voire redéfinir, les structures organisationnelles, en vue de satisfaire aux exigences et contraintes de son environnement, Auditer un système d’organisation d’une entité permet alors de comprendre comment une organisation mobilise ses moyens au service de ses objectifs. Il importe alors, dans le cadre d’un audit interne de système d’organisation, de bien cerner et comprendre la configuration de la structure organisationnelle et de ses composantes qui constituent le périmètre essentiel de ce type d’audit. Guide d’audit des systèmes d’organisation 6 L’objectif étant d’analyser et de mettre en évidence, les dysfonctionnements et/ou éléments de contre-performance liés à (aux) : • composantes structurelles de l’organigramme et à la forme de l’organigramme, • liens hiérarchiques et fonctionnels des différentes composantes de l’organigramme, • fonctionnement de l’organisation (missions et attributions), • l’autorité et au système de management qui en découle, • la spécialisation des fonctions et à la séparation des responsabilités, • les mécanismes de coordination, de concertation et de communication en vigueur. Les événements pouvant conduire à un audit organisationnel : • Le décalage qui peut être constaté entre la configuration organisationnelle en vigueur au niveau de la structure auditée et l’organigramme officiel, • L’accomplissement partiel et/ou peu efficace des missions et attributions au niveau des structures de l’organigramme, • L’existence de certaines structures non opérationnelles, au niveau du système d’organisation en vigueur. 1.3 Documentation nécessaire pour l’audit des systèmes d’organisation L’audit d’un système d’organisation nécessite, pour l’auditeur, d’avoir à sa disposition et d’obtenir : • Les textes de lois régissant l’organisation en question, • Les rapports d’activités, • l’organigramme de la structure (organisation) concernée, • la description des principales missions et responsabilités pour chaque composante de l’organigramme, • la description des modalités de fonctionnement de l’organisation, • la description de l’organisation des procédures de gestion, • le descriptif des mécanismes de coordination et de communication en vigueur, • la répartition des effectifs par grade, entre les différentes structures de l’organigramme, • l’inventaire des applications informatiques opérationnelles et leurs descriptifs succincts Guide d’audit des systèmes d’organisation 7 Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et pourra être élargie pour comprendre d’autres documents, selon les besoins d’analyse, tels que les tableaux de bords et reporting, le taux de turnover, Ces documents permettront à l’auditeur de s’imprégner de l’organisation en vigueur et de bien cerner les problématiques apparentes qu’il pourra soit confirmer, soit infirmer lors de ses investigations sur le terrain. 1.4 Liste des personnes à rencontrer Les personnes que l’auditeur doit rencontrer, dans le cadre de missions d’audit des systèmes d’organisation, sont généralement tous les responsables au niveau de l’organigramme (le directeur, les chefs de département, les chefs de division, les chefs de service,…): • S’il s’agit d’un audit global d’un système d’organisation (un établissement dans sa globalité, une direction centrale, une direction régionale, …) alors les personnes à rencontrer sont : - le Directeur (ou top management) de l’organisation concernée, - tous les responsables de tous les niveaux hiérarchiques (chefs de département, chefs de division, chefs de service…) ainsi que les gestionnaires au niveau opérationnel, N.B : L’auditeur doit également organiser des séances de travail approfondies, dans le cadre de l’audit du système d’organisation, avec les responsables de(s) : - l’entité chargée de l’audit interne, - l’entité chargé des Méthodes / Organisation/ Procédures, - l’entité en charge de la qualité. • S’il s’agit d’un audit du système d’organisation d’une structure ou entité déterminée, alors les personnes à rencontrer sont : - le haut responsable hiérarchique de la structure ou entité concernée, - tous les responsables et opérationnels intervenants au niveau de cette structure ou entité. Guide d’audit des systèmes d’organisation 8 2 Fiches d’audit du système d’organisation 2.1 Objectifs des fiches d’audit L’utilisation du guide d’audit du système d’organisation permettra de guider et de faciliter l’intervention des auditeurs sur le terrain. Les fiches d’audit ci-après élaborées, seront utilisées selon l’ordre de leur présentation en vue d’une bonne compréhension du système d’organisation audité. De même, au fur et à mesure que l’auditeur déroulera ces questionnaires, il documentera ces travaux et renseignera les colonnes prévues à cet effet. Quand une question donnée nécessite un argumentaire plus élaboré, il procédera à une référentiation de ses papiers de travail et renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions. La finalité pour l’auditeur étant de documenter l’ensemble de ses travaux et de répondre aux différentes questions quant à la structure organisationnelle en vigueur et ses caractéristiques, en renseignant et spécifiant : • les modalités d’organisation entre les différentes unités qui composent la structure organisationnelle et le choix de répartition des moyens humains et matériels mis en œuvre entre ces différentes unités. • les tâches qui doivent être accomplies dans l’organisation et mettre en évidence les modalités de coordination de ces tâches entre les différents acteurs de uploads/Management/ audit-de-l-x27-organisation.pdf