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Audit des biens du parc automobile SECTEUR DE LA VÉRIFICATION INTERNE 10 janvie

Audit des biens du parc automobile SECTEUR DE LA VÉRIFICATION INTERNE 10 janvier 2020 ii AUDIT DES BIENS DU PARC AUTOMOBILE SERVICE CORRECTIONNEL CANADA – SECTEUR DE LA VÉRIFICATION INTERNE Cette page est laissée en blanc afin de permettre l’impression recto verso. 3 TABLE DES MATIÈRES Table des matières ........................................................................................................................................ 3 Sommaire ...................................................................................................................................................... 4 Réponse de la direction ............................................................................................................................ 5 Acronymes et abréviations ............................................................................................................................ 6 1.0 Introduction ............................................................................................................................................. 7 1.1 Contexte.............................................................................................................................................. 7 1.2 Cadre législatif et stratégique ............................................................................................................. 8 1.3 Organisation du Service correctionnel du Canada ............................................................................. 9 1.4 Évaluation des risques ...................................................................................................................... 10 2.0 Objectifs et portée ................................................................................................................................. 11 2.1 Objectifs de l’audit ............................................................................................................................ 11 2.2 Portée de l’audit ................................................................................................................................ 11 3.0 Constatations et recommandations découlant de l’audit ...................................................................... 12 3.1 Cadre de gestion .............................................................................................................................. 12 Conclusion .............................................................................................................................................. 14 3.2 Respect des politiques ...................................................................................................................... 14 Conclusion .............................................................................................................................................. 18 4.0 Conclusion générale ............................................................................................................................. 20 5.0 Réponse de la direction ........................................................................................................................ 21 6.0 À propos de l’audit ................................................................................................................................ 22 6.1 Approche et méthodologie ................................................................................................................ 22 6.2 Audits et examens antérieurs liés à la gestion du parc automobile ................................................. 23 6.3 Énoncé de conformité ....................................................................................................................... 24 Annexe A : Critères de l’audit...................................................................................................................... 25 Annexe B : Sélection des établissements ................................................................................................... 26 4 SOMMAIRE Ce que nous avons examiné L’audit des biens du parc automobile a une portée nationale et inclut les cinq régions ainsi que l’administration centrale (AC). Les objectifs de l’audit étaient de fournir une assurance raisonnable que le SCC :  a mis en place un cadre de gestion pour soutenir une gestion efficace et efficiente des biens du parc automobile ; et  enregistre et comptabilise avec exactitude les biens de son parc automobile. L’audit comprenait l’examen des directives, des politiques et des processus pertinents liés à l’enregistrement, au suivi et à la disposition des biens du parc automobile. Dans le cadre de cet audit, les termes « parc automobile » ou « véhicule » désignent les véhicules automobiles et les autres équipements mobiles (AEM). Pourquoi est-ce important? Dans le contexte du gouvernement fédéral, les ministères et les organismes doivent gérer les activités de gestion du matériel, y compris celles du parc automobile, d’une manière durable et financièrement responsable afin d’appuyer la prestation rentable et efficiente des programmes gouvernementaux. Ce que nous avons constaté L’équipe d’audit a constaté que le SCC a défini des politiques en conformité avec les exigences du Conseil du trésor pour la gestion du parc automobile. Toutefois, les améliorations suivantes sont nécessaires :  une mise à jour de l’ensemble des politiques en vigueur pour une meilleure compréhension par les utilisateurs ;  une clarification et une meilleure communication de la distribution des rôles et responsabilités entre les personnes responsables de la gestion du parc automobile à l’administration centrale, régionale et dans les établissements ; et  la mise en place d’un dispositif de soutien et d’accompagnement structuré susceptible de fournir les outils nécessaires pour respecter les politiques de SCC et assurer la bonne gestion du parc automobile. Au chapitre de la conformité, l’audit a révélé que dans l’ensemble, l’information relative au parc automobile est enregistrée dans le Système d’information sur la gestion du parc automobile (SIGPA), aussi appelé ARI1, et dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM). Depuis notre dernier audit, nous avons noté plusieurs améliorations de la gestion du 1 ARI (Automotive Resources International) est une entreprise mondiale de services de gestion de flotte. 5 parc automobile, toutefois d’autres améliorations sont également nécessaires. Plus précisément :  l’information contenue dans l’ARI et le SIGFM est incomplète, manque de fiabilité et n’est pas régulièrement réconciliée ; et  les procédures relatives à l’aliénation des biens du parc automobile ont besoin d’être mieux définies et clarifiées afin d’éliminer toute zone grise. Réponse de la direction La direction est d’accord avec les constatations et les recommandations présentées dans le rapport d’audit. Elle a préparé un plan d’action de la gestion détaillé en réponse aux points soulevés dans le cadre de l’audit et aux recommandations qui y sont associées. Le plan d’action de la gestion sera entièrement mis en œuvre d’ici le 31 décembre 2020. 6 ACRONYMES ET ABRÉVIATIONS AC: Administration centrale AEM : Autre équipement mobile ANS : Accord sur les niveaux de service AR : Administration régionale ARI : « Automotive Resources International » CEDB : Comité d’étude sur la disposition des biens CGI : Chef, Gestion des installations DASG : Directeur adjoint, Services de gestion DF : Directive financière DSI: Directive sur les services internes LGFP : Loi sur la gestion des finances publiques PARD : Plan d’action pour la réduction du déficit SCC: Service correctionnel du Canada SIGFM: Système intégré de gestion des finances et du matériel SIGPA : Système d’information sur la gestion du parc automobile SVI : Secteur de la vérification interne 7 1.0 INTRODUCTION 1.1 Contexte L’audit est lié à la priorité organisationnelle du SCC d’avoir « des pratiques de gestion efficaces, efficientes et reflétant un leadership axé sur les valeurs », ainsi qu’au risque organisationnel « que le SCC ne puisse mettre en place les modifications législatives et les mesures de contraintes budgétaires ». L’audit des biens du parc automobile fait suite aux constatations de l’audit de la gestion des biens de 2016, qui soulignait la nécessité de travaux supplémentaires dans le domaine de l’enregistrement et du suivi du parc automobile. L’audit des biens du parc automobile a été ajouté à l’origine au Plan d’audit axé sur les risques de 2016-2019 du Secteur de la vérification interne (SVI) de Service correctionnel du Canada (SCC) et les travaux ont commencé en septembre 2016. Au cours de l’étape de planification initiale, d’importantes lacunes ont été relevées et l’audit a été reporté afin de donner à la Direction des services techniques le temps de répondre aux préoccupations et de mettre en œuvre les aspects pertinents du plan d’action de la gestion liés à l’audit de la gestion des biens. Selon la Directive sur les services internes (DSI) 3352, un véhicule automobile se définit comme « un véhicule conçu ou adapté et immatriculé en vue de permettre le transport de biens, de matériel ou de passagers sur les routes ou les chemins (p. ex., berlines, familiales, fourgonnettes, autobus, camions et véhicules automobiles spécialisés dont l’immatriculation permet la conduite) ». L’autre équipement mobile (AEM) se définit comme étant « de l’équipement mobile ayant une valeur capitalisée de 10 000 $ ou plus, ou tout autre équipement désigné par le gestionnaire du parc automobile national. Parmi les exemples d’AEM, on retrouve : l’équipement agricole, les engins de construction, les véhicules de plaisance, l’équipement pour pelouses et jardins et les groupes électrogènes mobiles ». Cet audit a porté à la fois sur les véhicules automobiles et sur l’AEM. À cet égard, afin de faciliter la lecture toute utilisation des termes « parc automobile » ou « véhicule » fait référence aux véhicules et à l’AEM. Au SCC et à CORCAN, la comptabilisation des biens du parc automobile s’effectue au moyen du Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM). De plus, l’information relative au parc automobile est enregistrée dans le système ARI (Automotive Resources International). ARI est une entreprise mondiale de gestion de flotte qui fournit le logiciel utilisé pour documenter l’utilisation et la maintenance des biens du parc automobile. Il permet de suivre les renseignements tels que : marque, modèle, coût, date de livraison, emplacement, services reçus, numéro de contrat et de facture, date d’aliénation, type de carburant, gardien, utilisation de la carte de crédit affectée au bien, etc. Le Système d’information sur la gestion du parc automobile (SIGPA) est aussi appelé ARI, et dans la suite du présent rapport, les deux termes (SIGPA ou ARI) sont interchangeables. 2 Directive sur les services internes 335, Gestion du parc automobile, 2012-03-21 8 En date de décembre 2018, le SIGFM répertoriait plus de 2 400 biens du parc automobile au SCC, et plus de 120 à CORCAN en janvier 2019. 1.2 Cadre législatif et stratégique Législation La Loi sur la gestion des finances publiques établit l’autorisation légale pour la bonne gestion des actifs et des passifs détenus par le gouvernement du Canada, au besoin, afin d’assurer la présentation exacte de la situation financière du Canada. La Loi sur les biens de surplus de la Couronne établit le fondement juridique et le cadre de gestion des biens de surplus de la Couronne que détiennent les ministères et organismes fédéraux. Directives et lignes directrices La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor oriente les ministères et organismes fédéraux en matière de gestion du matériel et établit la responsabilité ultime des administrateurs généraux envers leur ministre respectif et le Conseil du Trésor quant à la saine intendance du matériel qui leur est confié ou utilisé par leur organisation. La Directive du Conseil du Trésor sur l’aliénation du matériel en surplus fournit des directives et des exigences plus précises (que celles énoncées dans la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor) aux ministères et organismes fédéraux pour l’étape uploads/Management/ audit-parc-auto.pdf