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1 Boîte à outils des directeurs en Accueils Collectifs de Mineurs Direction de

1 Boîte à outils des directeurs en Accueils Collectifs de Mineurs Direction de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale de Mayotte drjscs976@drjscs.gouv.fr - 0269 61 60 50 Centre commercial Maharajah Bât. A et B rue de l'Archipel BP104 – KAWENI - 97600 MAMOUDZOU 2 SOMMAIRE 1 Pense-bête du directeur : tâches à effectuer en ACM .................................................................... 3 2 Les documents administratifs ......................................................................................................... 7 2.1 Spécificités de chaque ACM .................................................................................................... 7 2.2 Documents à avoir sur site : obligatoires .............................................................................. 10 2.3 Exemples................................................................................................................................ 12 3 Le projet de l’ACM ......................................................................................................................... 16 3.1 Projet éducatif ....................................................................................................................... 16 3.2 Projet pédagogique ............................................................................................................... 17 3.3 Planning d’activités (exemple) .............................................................................................. 19 3.4 Budget de l’organisateur ....................................................................................................... 20 3.5 Fiche de sortie (contenu type) .............................................................................................. 21 4 L’équipe pédagogique ................................................................................................................... 22 4.1 Listes des documents « dossier équipe » (contenu type) ..................................................... 22 4.2 Fiche de présence « équipe d’animation » (exemple) .......................................................... 23 4.3 Fiche de présence « intervenants » (prestataires, partenaires, bénévoles) (exemple) ........ 24 4.4 Planning des animateurs (1 planning par animateur) (Contenu type) .................................. 25 4.5 Liste des équivalences BAFA BAFD et codes correspondant pour TAM ............................... 26 5 Le public ......................................................................................................................................... 28 5.1 Fiches sanitaire de liaison (Cerfa) .......................................................................................... 28 5.2 Fiche de présence « mineurs » .............................................................................................. 29 5.3 Autorisation parentale « sortie » .......................................................................................... 30 5.4 Autorisation parentale « droit à l’image » ............................................................................ 31 6 La santé et la sécurité .................................................................................................................... 32 6.1 Services d’urgence et numéros utiles ................................................................................... 32 6.2 Déclaration d’accident grave (Cerfa) ..................................................................................... 33 6.3 Fiche infirmerie (Contenu type) ............................................................................................ 34 6.4 Liste contenu « trousse pharma » (Contenu type) ................................................................ 35 6.5 La sécurité des locaux ............................................................................................................ 36 6.6 L’exercice d’évacuation ......................................................................................................... 38 3 1 Pense-bête du directeur : tâches à effectuer en ACM Les projets L’équipe Les publics Avant - S’informer du projet éducatif - Déterminer avec l’organisateur la répartition des rôles - Déterminer le profil de l’équipe - Déterminer les modalités d’inscription des familles avec l’organisateur -Elaborer une première trame de projet pédagogique (PP) en lien avec le projet éducatif (PE) -Le présenter à l’organisateur -Recruter l’équipe avec l’organisateur -Concevoir la démarche et un outil d’évaluation des animateurs - Créer les outils de communication de l’accueil : plaquettes …. - Effectuer une 1ère diffusion de l’information auprès des familles - Présenter et expliquer la trame du PP en lien avec le PE - Définir avec l’équipe les objectifs - Finaliser le projet pédagogique avec l’équipe - Concevoir la démarche d’évaluation du PP - Concevoir la démarche d’évaluation du projet d’accueil avec les acteurs - Accompagner l’équipe dans l’élaboration de son projet d’activités - Présenter le PP finalisé à l’organisateur - Organiser des réunions d’équipe - Répartir les tâches quotidiennes entre animateurs : accueil matin/soir, ramassage bus, activités accessoires ... - Organiser la 1ère journée d’accueil - Demander les papiers (diplômes, certificats médicaux…) - Informer les familles sur le fonctionnement de l’accueil et présenter sa démarche d’évaluation - Informer les familles sur les projets éducatif et pédagogique - Envoyer aux inscrits les renseignements complémentaires (jours et horaires d’ouverture, fiches sanitaires, consignes…) Pendant - Accompagner les animateurs dans la finalisation de leurs projets d’activités - Afficher les projets pédagogique et éducatif dans l’accueil - Choisir les informations à communiquer à l’équipe sur les situations des enfants accueillis - Préparer les trousses de secours - Vérifier si les dossiers d’animateurs sont complets - Créer les outils de communication avec l’équipe pour les familles et les enfants: panneaux, affichage, blog… - Lire les fiches sanitaires et se créer un outil pour repérer les éventuelles allergies, problèmes médicaux et autres 4 Pendant - Créer le registre du personnel - Informer sur la réglementation - Informer sur les instructions départementales Jeunesse et Sports - Affiner l’organisation de la 1ère journée - Vérifier si les dossiers d’inscription des enfants sont complets - Mettre en œuvre les projets éducatif et pédagogique - Vérifier l’affichage des projets - Rappeler les règles essentielles de sécurité et l’organisation de la journée - Accompagner l’équipe dans sa prise de fonction - Faire un temps de bilan le soir pour réajuster l’organisation - Présenter l’accueil aux enfants et aux parents - Vérifier la liste de présence - S’assurer du suivi sanitaire - Mettre en œuvre les projets (au quotidien) et les réajuster si nécessaire - Rappeler régulièrement les objectifs pédagogiques et proposer la démarche d’évaluation avec l’équipe - Communiquer avec l’organisateur - Observer et s’assurer du bon fonctionnement de l’accueil - Assurer la formation et l’évaluation des animateurs, notamment stagiaires - Organiser et être garant des activités, notamment avec les intervenants extérieurs - Animer des réunions d’équipe - Informer les familles des sorties par un affichage au centre - Communiquer avec les familles sur l’accueil, les paiements … - Tenir à jour les registres (présence, infirmerie….) - Veiller à la sécurité physique et morale des enfants - Evaluer le fonctionnement de l’accueil avec les familles Après - Evaluer collectivement les projets d’activités, le projet pédagogique et en rendre compte à l’organisateur. - Echanger avec l’organisateur sur la mise en œuvre du PE et l’aider dans son évaluation - Réaliser le bilan du fonctionnement avec l’équipe et l’organisateur - Finaliser le suivi des animateurs et les certificats des stagiaires - Réaliser la synthèse de l’évaluation - Présenter l’évaluation aux familles. 5 Les espaces de vie L’administratif Les interlocuteurs Avant - Vérifier la disponibilité des locaux - Vérifier la conformité des locaux (registre de sécurité, visite commission sécurité, extincteurs) En cas de couchage, s’informer des réglementations spécifiques localement - Penser aux devis et réserver des prestataires pour des activités spécifiques - Vérifier les contrats : location, assurances, maintenance et sécurité, restauration ... Mairie : Demander les copies des arrêtés qui peuvent concerner l’accueil. - Réaliser les dossiers d’inscription enfants et animateurs - Commander le matériel - Rencontrer les partenaires locaux - J-2 mois : faire la déclaration de fiche initiale à la DJSCS (TAM) - Réfléchir à l’aménagement des espaces extérieurs et intérieurs - Faire le point sur les documents nécessaires pour la sécurité (incendie, eau...) - Inspecter les locaux, l’extérieur, matériel, véhicules pour repérer les éventuels dangers et baliser - Réparer/informer l’organisateur si nécessaire - Aménager l’accueil - Confirmer les prestataires - Passer les 1ères commandes alimentaires, produits d’entretien, matériel pédagogique…. - Prévoir les documents administratifs - Assurer le suivi de la restauration DJSCS : Se procurer des instructions départementales Mairie : vérifier les particularités de l’environnement, l’existence d’arrêtés locaux (zones interdites/dangereuses…) Pendant - Préparer le plan d’évacuation des locaux - Préparer avec l’équipe un exercice d’évacuation dans les premiers jours d’ouverture - Expliquer le fonctionnement des extincteurs - Aménager les espaces - Organiser la régie matérielle - Vérifier que le matériel commandé est présent - Mettre les affichages obligatoires - Mettre à jour le registre de présence du personnel et des enfants - Mettre à jour le registre d’infirmerie - Contacter les autorités locales (mairie, gendarmerie) du lieu et informer des dates d’ouvertures DJSCS : 8 jours avant, procéder à la déclaration de la fiche complémentaire (TAM) - Mettre en place un exercice d’évacuation des locaux - Faire une visite collective et préciser les zones dangereuses - Assurer le suivi du cahier des menus, des stocks, de la comptabilité… 6 - Procéder à l’affichage obligatoire - Vérifier le bon état du matériel et des locaux - Veiller au respect des règles d’hygiène et de sécurité, notamment HACCP - Assurer le suivi des fournisseurs et suivre le stock de denrées - Afficher les menus - Faire la comptabilité - Gérer le budget - Assurer la gestion du personnel : horaires, congés, repos, autorisation d’absence - Penser aux relations avec la presse - DJSCS : préparer les documents en cas de contrôle, prévenir des sorties, en cas d’absence du Directeur et en cas d’évènement grave. Après - Faire un état des lieux des locaux, du matériel… - Nettoyer et ranger - Réaliser le bilan financier - Réaliser le bilan global du fonctionnement - Faire l’inventaire du stock - Faire les sauvegardes informatiques ou les copies des documents utiles - CSSM : Envoyer le bilan de l’action DJSCS : Saisir les appréciations des stages pratiques sur TAM, il est conseillé de donner aux stagiaires un exemplaire papier signé et tamponné 7 2 Les documents administratifs 2.1 Spécificités de chaque ACM Tous les ACM (ci-dessous) sont à DECLARER à la DJSCS au plus tard 2 MOIS avant le début de l’accueil. Type d’accueils Public Durée Encadrement Taux d’encadrement minimum Remarques particulières AVEC HEBERGEMENT Séjours de vacances Au moins 7 mineurs de 3 à 17 ans + de 3 nuits consécutives Au moins 2 personnes, dont le directeur 1 directeur adjoint au-delà de 100 mineurs 1 animateur pour 8 mineurs de moins 6 ans 1 animateur pour 12 mineurs de plus de 6 ans Au-delà de 100 mineurs, il faut un adjoint supplémentaire par tranche de 50 mineurs avec les mêmes obligations de qualification que le directeur. Séjours courts Au moins 7 mineurs De 1 à 3 nuits Au moins 2 personnes Une personne majeure responsable des uploads/Management/ boite-a-outils-des-directeurs-2.pdf