Remerciez-le!

Remerciez @Admin pour avoir partagé cet document gratuitement, de la manière la plus simple, en partageant sur les réseaux sociaux.

Boîte à outils pour l’élaboration du programme de travail 2 3 SOMMAIRE Avant-pr

Boîte à outils pour l’élaboration du programme de travail 2 3 SOMMAIRE Avant-propos 1. Introduction 2. L’identification des responsabilités et la communication au personnel 1. L’équipe projet 2. Le scénario et le planning 3. La communication au personnel 3. La préparation de l’analyse SWOT 1. L’analyse de l’environnement 2. Le contexte spécifique à l’administration 3. L’auto-évaluation des actions du passé 4. L’analyse SWOT 1. La démarche de l’analyse SWOT 2. Les quatre clés de développement de l’administration 5. La mission et la vision 1. La mission 2. La vision 6. Les objectifs stratégiques 7. Les objectifs opérationnels 1. Les objectifs opérationnels SMART 2. Les activités courantes 3. Les projets 6 9 12 14 14 15 18 20 28 33 38 41 44 50 52 52 58 66 69 73 75 4 8. L’environnement de maîtrise 1. Les valeurs 2. Les organes de gouvernance 3. L’organigramme 4. La gestion des ressources humaines, la gestion par objectifs et la gestion prévisionnelle des effectifs 5. Le style de leadership 9. L’analyse et la maîtrise des risques 1. Les trois catégories de risques 2. Méthode de gestion des risques 10. Information et communication 11. Le monitoring et la mesure des écarts 1. Tableau de bord des projets 2. Tableau de bord des activités courantes 3. La communication autour des tableaux de bord 12. Scénarios d’élaboration du programme de travail 1. Scénario complet 2. Scénario minimal 13. Conclusion 86 88 90 91 91 95 98 101 105 112 118 121 121 122 124 127 137 146 5 6 AVANT-PROPOS À la lumière de l’évolution de la société et des besoins des citoyens et entreprises, la Fonction publique est confrontée à de nouveaux enjeux. La transformation digitale, les impératifs d’un développement durable, les exigences d’une population en croissance et de plus en plus diverse… pour ne citer que quelques exemples ayant un impact considérable sur les services publics. Les attentes des citoyens et des entreprises envers les administrations ont changé et des normes de qualité ont gagné en importance. Le client-usager est désormais au centre de l’action publique et la question de sa confiance dans l’administration devient fondamentale. La capacité d’innovation et d’adaptation de l’administration publique est donc un défi permanent. Nous sommes guidés par le principe d’une Fonction publique compétente, transparente et efficace. Que ce soit au niveau de la direction d’un département ministériel ou d’une administration, il nous appartient de mettre en place le cadre propice pour accompagner nos agents à traduire ces principes dans la réalité quotidienne. Voilà pourquoi l’implémentation et le suivi de la gestion par objectifs dans la Fonction publique est une priorité du programme gouvernemental. Le programme de travail, en tant qu’outil de planification stratégique, constitue l’élément essentiel de la gestion par objectifs. En effet, élaborer un programme de travail ouvre la voie à une réflexion structurée et stratégique sur la manière dont chaque département ministériel et chaque administration, avec ses spécificités, entend répondre aux enjeux externes et aux défis internes. L’élaboration d’un programme de travail est un exercice d’apprentissage et de collaboration avec vos agents. Le présent document - conçu comme une boîte à outils - a pour vocation de vous présenter une démarche globale. Mais, il importe de souligner que cet exercice est un travail de fond à réaliser en continu. De même, en fonction de la maturité organisationnelle de votre administration, vous pouvez dans un premier temps ne reprendre que certains éléments de cette démarche et les adapter à votre contexte. 7 Tout au long de ce processus, le ministère de la Fonction publique (MFP) - avec notamment le Service psychosocial de la Fonction publique (SPS) -, le Centre de gestion du personnel et de l’organisation de l’État (CGPO) et l’Institut national d’administration publique (INAP) sont à votre disposition pour vous accompagner à travers l’équipe FP2025. Dans notre catalogue de services FP2025, nous vous proposons un ensemble de prestations pour répondre aux enjeux liés au personnel et à l’organisation, auxquels vous devez faire face au quotidien. Nos experts sont à votre écoute pour vous soutenir dans vos projets, que ce soit pour améliorer le fonctionnement de votre administration, gagner en efficacité ou garantir le développement et le bien-être de vos agents. Marc Hansen Ministre de la Fonction publique 8 9 1. INTRODUCTION L’amélioration des services rendus aux clients-usagers et aux entreprises ainsi que la qualité dans le management des services publics sont des enjeux pour chaque département ministériel et administration1. Le programme de travail est un instrument indispensable pour traduire ces enjeux dans la gestion quotidienne. Le programme de travail pour favoriser l’engagement et la motivation des collaborateurs En tant qu’outil de planification stratégique, le programme de travail décrit l’état vers lequel l’administration veut aboutir dans le futur et le chemin pour y parvenir. Il illustre l’état désiré vers lequel l’administration souhaite aller. Le programme de travail donne ainsi du sens aux collaborateurs qui s’investissent dans sa concrétisation. Il leur donne également l’opportunité de réfléchir à leur place dans le chemin que l’administration va suivre. Ils peuvent ainsi s’investir, en identifiant dans ce chemin où valoriser au mieux leurs compétences et leurs possibilités de développement. À cet égard, le programme de travail constitue une pièce maîtresse pour favoriser l’engagement des collaborateurs. En examinant les compétences nécessaires pour réaliser le programme de travail, la direction est notamment en mesure de présenter les priorités en termes de plan de formation interne, autre élément clé pour favoriser la motivation des collaborateurs. Un programme de travail n’est pas un document statique Le programme de travail porte sur une période de référence de trois années. La vision qu’il contient est une photographie de ce que sera l’administration dans le futur et couvre ainsi une période plus longue. En effet, une vision s’inscrit dans la durée, tandis que le programme de travail traduit cette vision dans une période plus courte. La démarche proposée dans ce document est donc à mettre en œuvre tous les trois ans, avec le début de chaque nouvelle période de référence. 1 Dans la suite de ce document, le terme administration sera dorénavant utilisé pour couvrir les ministères et les administrations. 10 Définir les objectifs et le chemin pour les réaliser ne signifie pas figer le programme de travail pendant sa durée de vie. Les évolutions internes et externes peuvent nécessiter des adaptations au cours de la période de référence. Il s’agit donc de combiner planification et flexibilité. L’importance de la démarche Cette boîte à outils a pour ambition d’illustrer la démarche pour élaborer le programme de travail et propose des pistes pour vous aider dans la formulation de votre programme. Il est important de souligner que l’élaboration du programme de travail est un processus d’apprentissage. En fonction de la maturité organisationnelle et du contexte de votre administration, vous pouvez choisir quelques éléments de la démarche sur lesquels vous allez particulièrement vous concentrer, mais la boîte à outils vous fournit également toutes les informations pour une démarche complète. Voilà pourquoi deux scénarios vous sont proposés au dernier chapitre : un scénario minimal qui reprend les éléments indispensables de l’élaboration d’un programme de travail ; un scénario complet qui décrit une démarche idéale, couvrant ainsi tous les éléments de la boîte à outils. Des options intermédiaires se situant entre ces scénarios sont bien évidemment possibles. Le programme de travail est un livrable essentiel, mais la démarche d’élaboration dans une approche participative l’est tout autant car elle vous permet de créer l’adhésion de vos équipes et de renforcer l’engagement de vos collaborateurs. 11 Chaque chapitre du document est structuré selon les points suivants : l’objectif poursuivi par le chapitre ; les concepts utiles pour sa compréhension ; la méthode proposée pour la réalisation de l’objectif du chapitre ; des exemples concrets illustrant le résultat à obtenir. Vous trouverez également des recommandations pratiques et un renvoi vers les différents axes du catalogue de services FP2025. Des listes d’actions concrètes par étapes vous sont également proposées. La boîte à outils a fait l’objet d’un dialogue suivi entre son premier rédacteur, Michel Damar, possédant une grande expérience en tant que dirigeant de services publics en Belgique et dans l’accompagnement d’équipes et de dirigeants, et une équipe projet composée de responsables appartenant au MFP, à l’INAP et au CGPO. Appliquant la logique de la co-construction avec les utilisateurs, le texte a ensuite été soumis pour discussion et adaptation à un groupe composé de dirigeants de plusieurs administrations. Il s’agit donc ici de la première version du document. Cette boîte à outils sera enrichie au fur et à mesure avec vos expériences et bonnes pratiques ainsi que des exemples issus de la Fonction publique luxembourgeoise. 12 2 L’identification des responsabilités et la communication au personnel 13 DANS CE CHAPITRE 1. L’équipe projet 2. Le scénario et le planning 3. La communication au personnel Avant de vous lancer dans l’élaboration de votre programme de travail, il est important de réfléchir sur les deux points suivants : 1. Qui fait quoi et quand ? 2. Quel scénario choisir - quels sont les éléments de la boîte à outils uploads/Management/ boite-outils-web.pdf