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Cahier des charges-type SIRH UTILISATION DE CE DOCUMENT Lire attentivement les

Cahier des charges-type SIRH UTILISATION DE CE DOCUMENT Lire attentivement les instructions suivantes avant toute rédaction. Ce cahier des charges-type est auto-documenté. Les paragraphes en bleu italique, tels que celui-ci, servent à documenter les paragraphes standard (en noir). CONSEILS DE STRUCTURATION FEUILLE DE STYLES Ce document est structuré selon une feuille de styles qui aide la rédaction et la maintenance. On y trouve en particulier les styles suivants : - Normal (en noir) : paragraphe standard, utilisé pour les spécifications, - Explications (en bleu italique) : instructions et conseils d’utilisation, - Trace (en petits caractères gris) : ce style est utilisé pour maintenir des liens de traçabilité entre exigences, ou indiquer l’origine d’une exigence (rédacteur, etc.). Les paragraphes de style « explication » et « trace » doivent être supprimés avant publication du cahier des charges. NIVEAUX DE PARAGRAPHE Les titres de 1er et 2ème niveau, et dans une large mesure les titres de 3ème niveau, respectent tous la même structure d’un cahier des charges à l’autre. Il est important de respecter cette structuration si l’on veut profiter des possibilités d’assemblage de cahiers des charges-types. ADAPTATION DU CAHIER DES CHARGES En fonction de l’objectif visé et du périmètre pressenti, il est possible de n’utiliser qu’une partie de ce cahier des charge-type, ou de réutiliser des parties de plusieurs cahiers des charge-types, pour composer un cahier des charges adapté. Les cahiers des charges-types ont été conçus pour minimiser les redondances et incohérences dans le cas d’élaboration d’un cahier des charges par assemblage de plusieurs cahiers des charges- types. Cependant, lors d’un tel assemblage, un travail d’analyse et de mise en cohérence reste à faire. Le cahier des charges doit comporter le nom du rédacteur et la date. Remplacer le logo ANAP par le logo de votre établissement. CONSEIL METHODOLOGIQUE Avant de préparer la consultation, l’ANAP recommande de réaliser le diagnostic de la fonction RH en vue de son informatisation en utilisant l’autodiagnostic « Evaluer la maturité fonctionnelle du système d’information des ressources humaines » : http://www.anap.fr/ressources/outils/detail/actualites/outil-diagnostic-si-rh-evaluer-la-maturite- fonctionnelle-du-systeme-dinformation-des-ressources-humaines/ 599221681.docx 1  110 Table des matières 1 Contexte.....................................................................................................................................5 1.1 Préambule..........................................................................................................................5 1.2 Objet de la consultation.....................................................................................................6 1.3 La structure........................................................................................................................7 2 Objectifs de la solution.............................................................................................................8 2.1 Accompagner l’évolution des métiers de la DRH..............................................................8 2.2 Gains de productivité sur des tâches à faible valeur ajoutée..............................................9 2.3 Simplification du paysage SIRH et du paramétrage des outils...........................................9 3 Acteurs et utilisateurs.............................................................................................................11 3.1 Maîtrise d’ouvrage stratégique........................................................................................11 3.2 Maîtrise d’ouvrage opérationnelle...................................................................................11 3.3 Autres intervenants sur le projet......................................................................................11 3.4 Utilisateurs finaux............................................................................................................12 3.5 Participation des utilisateurs............................................................................................13 3.6 Utilisateurs de maintenance et de service........................................................................13 4 Périmètre.................................................................................................................................14 4.1 La situation actuelle.........................................................................................................14 4.2 Diagramme de contexte...................................................................................................15 4.3 Périmètre de la solution : diagramme de cas d’utilisation................................................16 5 Règles métier...........................................................................................................................18 5.1 Piloter la fonction RH......................................................................................................18 5.2 Piloter la masse salariale..................................................................................................18 5.3 Recrutement et Mobilité..................................................................................................19 5.4 La gestion administrative du personnel............................................................................19 5.5 GTA.................................................................................................................................22 5.6 Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences (GPMC)...................................24 5.7 La gestion de la formation...............................................................................................25 5.8 Promouvoir la santé et la qualité de vie au travail............................................................25 6 Cas d’utilisation......................................................................................................................27 6.1 CU – Créer un dossier de collaborateur...........................................................................27 6.2 CU – Gérer un dossier de collaborateur...........................................................................29 6.3 CU – Générer un workflow de demande..........................................................................30 6.4 CU – Réaliser une maquette/trame de fonctionnement....................................................31 6.5 CU – Réaliser le roulement..............................................................................................32 6.6 CU – Réaliser un planning de travail/tableau de service..................................................34 7 Besoins fonctionnels................................................................................................................36 7.1 Gestion des salariés et de l’organigramme.......................................................................36 599221681.docx 2  110 7.2 Gestion de workflows de demandes.................................................................................37 7.3 Gestion d’événements......................................................................................................38 7.4 Gestion collaborative.......................................................................................................38 7.5 Gestion documentaire......................................................................................................40 7.6 Gestion des tâches et alertes............................................................................................40 7.7 Gestion de tableaux de bord.............................................................................................41 7.8 Gestion de la confidentialité............................................................................................42 7.9 Mobilisation des fonctions par les processus...................................................................43 8 Interopérabilité et interfaçage...............................................................................................72 8.1 Interfaçage avec les progiciels existants..........................................................................72 8.2 Interopérabilité................................................................................................................76 9 Exigences de qualité du produit.............................................................................................78 9.1 Sécurité............................................................................................................................78 9.2 Utilisabilité......................................................................................................................80 9.3 Fiabilité............................................................................................................................82 9.4 Rendement.......................................................................................................................83 9.5 Maintenabilité/Adaptabilité.............................................................................................85 9.6 Portabilité........................................................................................................................85 10 Contraintes..............................................................................................................................86 10.1 Faits pertinents et hypothèses..........................................................................................86 10.2 Environnement physique.................................................................................................86 10.3 Environnement informatique...........................................................................................87 10.4 Compatibilité avec les logiciels et matériels de l’établissement.......................................89 10.5 Cartographie applicative..................................................................................................89 10.6 Progiciels, logiciels de base et outils techniques..............................................................90 11 Prestations et fournitures attendues......................................................................................91 11.1 Planning de mise en œuvre..............................................................................................91 11.2 Analyse des risques.........................................................................................................93 11.3 Intégration de progiciels tiers..........................................................................................93 11.4 Documentation................................................................................................................94 11.5 Installation, mise en exploitation et généralisation..........................................................95 11.6 Migration.........................................................................................................................95 11.7 Formation........................................................................................................................95 11.8 Maintenance....................................................................................................................96 11.9 Assistance........................................................................................................................98 11.10 Stratégie de livraison.......................................................................................................98 11.11 Pérennité..........................................................................................................................98 12 Annexes..................................................................................................................................100 12.1 Modèle de données........................................................................................................100 599221681.docx 3  110 12.2 ANNEXE : Marché.......................................................................................................100 12.3 ANNEXE : Proposition financière.................................................................................110 12.4 ANNEXE : Glossaire.....................................................................................................110 12.5 ANNEXE : Demande à préciser par le prestataire.........................................................112 599221681.docx 4  110 1 Contexte 1.1 Préambule L’objet de cette section consiste à préciser le pourquoi de cette consultation et quelles en sont les grandes lignes. À titre d’exemple : La fonction ressources humaines apparaît comme l’un des piliers essentiels des organisations hospitalières : en effet, les dépenses de titre 1 représentent 70 à 85 % des dépenses d’un établissement de santé ou médico-social, qu’il soit public ou privé (la proportion de l’importance de ces dépenses dans le total allant en se majorant au sein des établissements médico-sociaux et des établissements spécialisés en soins psychiatriques). Outres ces considérations pécuniaires, la ressource humaine apparaît comme essentielle des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux, puisque qu’elle assure la prise en charge des patients/résidents et donc la réponse aux missions de l’établissement. Parallèlement, la richesse de cette ressource est source de recette pour l’établissement, puisque c’est elle qui assure son attractivité sur la patientèle de son bassin de soins voire au-delà. Dans le cadre de [type de projet] du système d’information, le [établissement X] souhaite procéder [Mise en œuvre, remplacement, refonte] de son logiciel de [Type de logiciel]. En effet, l’application actuellement utilisée n’est plus satisfaisante pour des raisons d’obsolescence technique et ergonomique. L’intégration dans le système d’information de l’établissement est un enjeu majeur. Les grandes fonctions à informatiser sont les suivantes :  La gestion des salariés et de l’organigramme  La gestion de workflows de demandes  La gestion d’événements  La gestion collaborative  La gestion documentaire  La gestion de tableaux de bord  La gestion de la confidentialité Ces fonctions sont mobilisées par les processus métiers suivants :  Piloter la fonction RH  Piloter la masse salariale 599221681.docx 5  110  Recruter  Intégrer un nouvel arrivant  Assurer la gestion administrative du personnel  Gérer les temps et les activités  Assurer la gestion prévisionnelle des métiers et des compétences  Manager la formation  Promouvoir la santé et la qualité de vie au travail Dans ce document, le terme « solution » désigne le système faisant l’objet du présent cahier des charges. Le terme « établissement » désigne tout à la fois un établissement de santé ou une structure médico- sociale, un groupe d’établissements, organisme gestionnaire ou un GHT. Les termes « salarié » ou « collaborateur » sont indifféremment utilisés pour désigner toute personne travaillant dans l’établissement, le terme agent « tant spécifique à la Fonction Publique. 1.2 Objet de la consultation Cette section décrit le contenu de la consultation au sens « administratif » du terme. C’est ce contenu que l’on retrouve dans les différents composants du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) : Règlement particulier, CCAP, CCTP ou Programme Fonctionnel selon le type de consultation. Pour les établissements privés, ce chapitre doit être adapté en conséquence. Citons à titre d’exemple : Le marché est passé sous la forme d’un marché unique décomposé comme suit : 1.2.1 Progiciels  Acquisition de licences d’utilisation du progiciel de SI RH  Acquisition de licences d’outils techniques associés (le cas échéant)  Intégration dans le système d’information existant  Installation/paramétrage/assistance à la mise en place  Reprise des données existantes  Formation des personnels  Dimensionnement du (ou des) serveur(s) applicatif(s) et prérequis techniques (réseau, poste de travail, imprimantes)  Maintenance (engagement sur 5 ans) 1.2.2 Serveurs  Acquisition de serveurs  Prestations de mise en place  Transfert de compétences  Extension de garantie/maintenance 599221681.docx 6  110 1.2.3 Base de Données  Acquisition d’un outil de gestion de base de données pour mettre en place la solution  Prestation de mise en place  Maintenance 1.3 La structure Il s’agit ici de présenter l’établissement et ses principales caractéristiques. Détailler les items les suivants : - Dimensionnement de la structure (nombre de collaborateurs et types de populations) - Découpe en établissements/sites géographiques (le cas échéant) - Découpe en pôles avec composition de chaque pôle (à adapter pour les établissements privés) - Volumétrie : personnel médical, personnel paramédical et administratif - Activités de l’établissement 599221681.docx 7  110 2 Objectifs de la solution Ce chapitre très bref expose les objectifs de la solution qui va être développée ou acquise. L’élaboration de ce chapitre exige la participation active de la direction générale de l’établissement. Décrire chaque objectif en trois parties - objectif : aussi précis et concis que possible - enjeu : doit être ciblé sur un (voire deux ou trois) acteurs ; décrire de manière précise l’intérêt qu’a cet acteur à l’atteinte de cet objectif - mesure de la performance 2.1 Accompagner l’évolution des métiers de la DRH 2.1.1 Énoncé de uploads/Management/ cahier-des-charges-type-systeme-dinformation-rh 1 .pdf