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2 1 : La grille d’analyse ELEMENTS SERVICES Représent ants Commerc ial Magasi n

2 1 : La grille d’analyse ELEMENTS SERVICES Représent ants Commerc ial Magasi n Clie nt Courri er Réception des commandes clients X Saisie bons de commande et émission étiquettes X Demande de réapprovisionnement X Préparation des sorties de stock X Emission des bons de livraison et des factures X Mise à jour du stock comptable X Réception des marchandises retournées X Emission des avoirs X Emission des bons de réception des marchandises retournées X Mise à jour des comptes clients X Suivi des impayés (relance des clients) X Réception des chèques X Dépôt des chèques en banque X Emission et conservation des lettres de change X MBA 2 Audit- Contrôle de Gestion et Aide à la décision ISM/ Audit Comptable et Financier Etude de cas LEVI SA 2 2 : Le tableau d’évaluation du système de contrôle interne Référence QCI ou DIAG* ou grille, etc. Forces du systèm e de contrôl e Faibless es apparent es du système de contrôle Effets possibles Incidences sur les états financiers Incidence sur le programm e d’audit Recommandat ions Oui / non raison QCI1 Commande Pré numérotati on des bons de command es Pas de contrôle pour voir si le client est solvable ou pas Créances douteuse OUI Créances douteuses non provisionnée s Définir un seuil de crédit QCI2 Sortie de stock Spécialisat ion des magasinier s pour chaque type d’article Absence de contrôle de la sortie physique de stocks Erreur sur les articles livrés écart entre stock physique et stock réel OUI Beaucoup de factures d’Avoirs Inventaire de stocks pas conforme Vérifier les retours de marchandise Vérifier l’inventaire du stock Contrôle physique des sorties de stock QCI3 Livraison Des fois le bon de livraison déchargé par le client ne revient pas à l’entreprise Retour non justifié OUI Avoirs non justifiés Vérification des retours et des bons de livraison Décharge obligatoire des bons de livraison par les clients QCI4 Retours de marchandise s Vol de marchandise s Confusion entre marchandise s retournées et réception de marchandise s Confusion entre approvisionne ment et retour de marchandises OUI Différence de stock : écart Chiffre d’affaires non conforme à la réalité Vérification des avoirs et des bons de livraison Bien spécifier les approvisionnem ents et les retours de marchandise. QCI5 Emissions d’avoirs Emission des avoirs sans éléments justificatif Connivence entre commerciaux et clients OUI Avoirs non justifiés Vérification des avoirs et des stocks Plus de rigueur dans Les réclamations d’avoir QCI6 Editions informatique s Le non vérification par le service commercial de l’exactitude des informations reçues Ventes non facturées OUI Ventes non facturées Vérification bons de commandes, factures, bons de livraisons déchargés. Faire une comparaison entre les informations qu’on a traitées et celles qui nous reviennent QCI7a/7b - Suivi des Suivi et relance des impayés Non recouvrement des créances OUI Clients douteux non provisionnés Vérification du suivi des impayés Renforcer leur service de recouvrement MBA 2 Audit- Contrôle de Gestion et Aide à la décision ISM/ Audit Comptable et Financier Etude de cas LEVI SA 2 clients - Relance des clients impayés inefficaces QCI7c Réception des chèques Compte « client collectif » trop important Mauvaise imputation des comptes clients OUI Soldes clients pas exacts Vérification des comptes clients Analyse des comptes clients QCI7e Retour effets impayés un retour d’effet provoque la création d’un autre Non suivi des clients douteux OUI Risque non provisionnés contrôler les effets impayés le service commercial doit être informé sur insolvabilité pour qu’il puisse déterminer le crédit à autoriser QCI8 et 9 Déterminatio n de la provision Les provisions sont constituées sans aucune analyse Provision sont non réglementées OUI Provisions non justifiées Analyse des provisions constituées Constituer des provisions légalement 3 Les constats d’audit qui découlent des faiblesses constatées 3.1 Commandes Faiblesses : les représentants ni le service commercial ne vérifient si le client est solvable ou non avant de lui octroyer une vente à crédit. Risques : la société risque de ne pas recouvrer la majorité de ses créances. 3.2 Sortie des stocks Faiblesses : il n’y a aucun contrôle réel de la sortie physique des stocks, consistant en une vérification des marchandises mises en boite d’expédition. Risques : beaucoup de retour de marchandise à cause des livraisons non conforment aux commandes. 3.3 Livraisons Faiblesses : les bons de livraison non transmis au service commercial constituent une faiblesse. Par cette procédure, la société n’a aucune preuve de livraison, en effet, la seule preuve de livraison est l’exemplaire du bon de livraison signé par le client et des fois cette décharge n’est même pas retournée à la société, voila pourquoi la société LEVI SA n’a aucun contrôle sur les réclamations des clients. Risques : la société sans preuve de livraison de peut juger de la véracité des réclamations des clients. 3.4 Retour de marchandises MBA 2 Audit- Contrôle de Gestion et Aide à la décision ISM/ Audit Comptable et Financier Etude de cas LEVI SA 2 Faiblesses : i n’y a pas séparation des taches au niveau du service commercial, il y a cumul de fonction : réception des marchandises retournées (- Le service commercial reçoit les articles retournés par les clients, - Il en fait l’inventaire ; - Il établit des bons de réceptions ; - Il émet les avoirs ; - Il remet les marchandises au chef magasinier) Risques : là on peut détourner facilement les marchandises retournées car il n’y a pas de contrôle. 3.5 Emission des avoirs pour marchandises facturées et non livrées Faiblesses : les avoirs sont traités sur la base d’un simple appel téléphonique ; il n’existe aucun contrôle des émissions d’avoirs. Risque : complot entre un client et la personne qui traite les avoirs ; ou même une tiers personne qui connait les faiblesses du système. 3.6 Editions informatiques Faiblesses : leur système d’information n’est pas très performant, une fois l’enregistrement effectué il n’y a pas de vérification ni de suivi. Risques : une erreur de saisie ne sera pas décelée et elle peut impacter dans leur prise de décision. 3.7 Le service client a. Suivi des clients Faiblesses : le suivi des clients est très inefficace face au nombre considérable des clients, le service client doit avoir une stratégie plus efficace pour le suivi des clients. Risques : non recouvrement des créances clients b. Réception des chèques Faiblesses : imputation de la plupart des chèques reçus dans un compte client collectif. Risque : l’analyse des soldes des comptes clients n’est pas fiable c. Retour d’effets impayés Faiblesses : le retour d’un effet impayé engendre simplement l’émission d’une autre lettre de change, frais d’impayés non pris en charge, pas de précision par rapport. Risque : la société ne fait pas l’analyse des clients en difficulté, elle risque d’accepter de nouvelles commandes à des clients douteux. 3.8 Détermination des clients douteux Faiblesses : le soin mérité n’est pas apporté au traitement des clients douteux Risque : il est possible de laisser passer certain clients douteux. 3.9 Détermination de la provision Faiblesses : dans l’organisation actuelle, une provision forfaitaire est calculée. Risque : cette provision forfaitaire n’est pas déductible fiscalement. MBA 2 Audit- Contrôle de Gestion et Aide à la décision ISM/ Audit Comptable et Financier Etude de cas LEVI SA 2 4. Option de contrôle interne (recommandations) Recommandation 3.1 : « Commandes » Le responsable du service commercial devrait déterminer par le client, le montant du crédit autorisé Recommandation 3. 2 : « Sortie des stocks » l’entreprise LEVI SA doit mettre en évidence un procédure de stocke pour échapper soit les demandes trop fréquentes d’avoir pour le livraison non conformes aux commandes et soit par la livraison des marchandises non commandées par le client . L’application de cette procédure permettra à la société de protéger ses actifs. Recommandation 3.3 : « Livraisons » Il est indispensable d’exiger des transporteurs de remettre au service commercial soit par ordre numérique et avec le double de la facture client concernée afin de tous les bons de livraison signée par les clients, cela peut protéger le patrimoine de la société. Recommandation 3.4 : « Retour de marchandises » a. Réception des marchandises retournées : Afin de sauvegarder le patrimoine de la société, une procédure doit être écrite pour définir la répartition des taches : les marchandises retournées doit reçues par le chef magasiniers afin que celle-ci vérifier le stock et établie le bon de retour de stock qu’il conserve un exemplaire et un outre exemplaire pour au service commercial.  Les avoirs pour retours seront signés pour acceptation par le directeur commercial qui contrôle l’émission de tous les avoirs. Afin les avoirs seront comptabilisés par le service clients et qui possédera un exemplaire de l’avoir signés par le directeur commercial. b. Traitement comptable des retours La société doit appliquer une procédure lui permettant de sauvegarder son patrimoine et d’assurer la fiabilité des informations comptables. Pour atteindre ses deux objectifs, il faut que le service clients enregistre les avoirs pour retours doit être annule les comptes ventes correspondants et que le service commercial met a jour leur statistique des ventes uploads/Management/ cas-levi 1 .pdf