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Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1 M. Khalidy 1 CHAPITRE 12 – LE

Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1 M. Khalidy 1 CHAPITRE 12 – LE CONTROLE ET LE TRAITEMENT DES OPERATIONS COMMERCIALES FICHE DE COURS 1 – LES OBJECTIFS ET LES OUTILS DU CONTROLE INTERNE  Performance et contrôle interne a) Notion de performance Selon Chester BARNARD (1938), la performance englobe deux notions liées : - L’efficacité qui est la capacité à atteindre un objectif, - L’efficience qui est la capacité à optimiser les ressources pour atteindre un objectif. b) Notion de contrôle interne Bien que la loi française ne définisse pas expressément le contrôle interne, celui-ci regroupe l’ensemble des politiques et procédures de contrôle mises en œuvre par la direction d’une entité en vue d’assurer, dans la mesure du possible, la gestion rigoureuse et efficace de ses activités. Ex. : le fait de confier le décaissement (en l’encaissement) par chèques à une personne différente de celle qui passe (ou reçoit) les commandes relève du contrôle interne puisqu’on évite ainsi le risque de fraude ou de vol. De même, le contrôle des documents commerciaux entre eux (bon de commande, bon de livraison, facture) permet d’éviter les erreurs et les retards et, relève également du contrôle interne. Le lien entre le contrôle interne et la performance de l’entreprise est évident. Le contrôle interne permet de fiabiliser le SIC, ce qui renforce la performance globale de l’entreprise : - la fiabilité de l’information comptable permet une prise de décision pertinente, - tous les processus et traitements comptables (achats, ventes, gestion des stocks…) sont organisés de façon rigoureuse. Il n’y a pas de perte d’information, de temps… Rappel de définitions : Processus : Il s’agit d’un enchaînement d’activités liées entre elles dont on attend un résultat. Pour ce faire, le processus utilise des ressources. Il est piloté, c’est à dire qu’il fait l’objet d’un suivi via des indicateurs par exemple. Procédure : il s’agit de la façon dont un processus est mis en œuvre. La procédure décrit donc le processus.  Les objectifs du contrôle interne a) La sauvegarde des actifs : Les procédures de contrôle interne doivent permettre de préserver les actifs (matériels, argent, capital humain) de la société de toute atteinte (vol, démission impromptue…). Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1 M. Khalidy 2 b) L’optimisation des ressources : Le contrôle interne organise les processus (achats, ventes…) de façon efficiente, c’est-à-dire sans gaspillage des ressources humaines, matérielles et financières. La création d’indicateurs permet de suivre cette optimisation des ressources : grille d’analyse des tâches, tableaux de bord… c) La fiabilité des informations : Les processus et les traitements comptables qui les accompagnent suivent l’objectif d’image fidèle. Toute information repose sur des justificatifs, ces derniers reposent sur des flux qui ne sont pas fictifs. d) La conformité aux lois et réglementations : Les opérations commerciales doivent être conformes aux directives, leur enregistrement doit respecter les recommandations du PCG (respect des dates, de l’imputation…).  Les outils du contrôle interne Pour atteindre ces objectifs et remplir sa mission le service de contrôle interne a différents outils à sa disposition : l’existence d’une organisation, la séparation des fonctions, le manuel de procédures, les procédures comptables. Ces outils sont préconisés par l’Autorité des Marchés Financiers (AMF). a) L’existence d’une organisation Pour que la fonction de contrôle interne puisse s’exercer réellement, il faut que l’organisation de l’entreprise, ses objectifs soient clairement définis. Le contrôle interne n’a de sens que dans une organisation donnée. La description de l’organisation d’une entreprise peut prendre plusieurs formes : • transcription narrative ; • organigramme fonctionnel (identifier les personnes qui exercent plusieurs fonctions, les fonctions partagées entre plusieurs personnes, les fonctions non attribuées, et les personnes sans fonction) ; • grille d’analyse des tâches (tableau à double entrée qui sert ensuite à la détection des faiblesses de l’organisation : tâches affectées aux mauvaises personnes, opération nécessaire et non prévue…). Ex. : Voir le corrigé de l’application 1 du chapitre 9 ; • diagramme de circulation (schéma conventionnel, des symboles normalisés, donnant une représentation visuelle de la structure dynamique d’un ensemble, en s’attachant au contenu, aux phases successives et aux points de manifestation des phénomènes, donc aux documents et aux flux d’information. Cette représentation suit la séquence chronologique des opérations, pour chaque exemplaire d’un même document, en distinguant l’original des copies). Voir page suivante. L’organigramme met en évidence la répartition des fonctions de l’entreprise entre les différents responsables, et indique les limites de responsabilité de chaque département ou service. b) La séparation des fonctions (au sens du contrôle interne) Cette notion est au cœur de la démarche du contrôle interne. Il ne s’agit pas de faire la distinction entre achat, vente et finances mais entre les fonctions de :  décision ; Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1 M. Khalidy 3  exécution ;  enregistrement ;  paiement ;  contrôle. La personne qui décide n’est pas la même que celle qui exécute. Celle-ci est différente de celle qui va enregistrer l’opération, et sera elle-même différente de celle qui va effectuer le règlement. Cette distinction est indispensable pour éviter les dysfonctionnements et l’utilisation des moyens de l’entreprise à une fin différente de l’objectif qu’elle s’est fixée. Il est parfois difficile d’avoir ce niveau de séparation dans les PME. c) Le manuel de procédures La répartition des tâches entre les différents services et entre les différentes personnes d’un même service doit être clairement décrite et documentée. Ces procédures sont en général regroupées dans un manuel à usage des personnes concernées. La rédaction des procédures et les diagrammes de circulation doivent permettre à un salarié extérieur au service, par exemple, de remplacer un salarié malade et d’effectuer toutes les tâches qui incombaient à cette personne absente. Le diagramme de circulation permet de visualiser comment les informations sont transmises d’un service à un autre et où elles sont traitées, stockées. Les diagrammes peuvent accompagner des notes de procédures. Ils peuvent également faciliter l’analyse d’une organisation et mettre en évidence ses insuffisances. Ex. : Une demande d’achat (DA) suit le chemin suivant avec le diagramme de circulation. Les fonctions (au sens du contrôle interne) semblent bien séparées. BC : Bon de commande ; BL : Bon de livraison ; FF : Facture fournisseur Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1 M. Khalidy 4 d) Les procédures comptables Ces procédures de contrôle spécifiques concernent pour partie la tenue de la comptabilité et le contrôle des enregistrements. Il s’agit :  des procédures d’autocontrôle : établissement des rapprochements bancaires, lettrage des comptes, justification des soldes, décompte physique périodique de la caisse, etc. ;  des contrôles par une tierce personne, un responsable hiérarchique en général : revue et l’approbation des rapprochements de comptes ; approbation et contrôle des pièces justificatives, etc. La réglementation comptable prévoit la réalisation d’un inventaire physique des actifs (immobilisations, stocks, etc.) et le rapprochement avec les comptes, ce qui constitue un autre contrôle des données comptables. Tout service comptable est organisé autour d’applications informatiques, plus ou moins complexes, d’un simple logiciel de tenue de comptabilité à un PGI (ex. : CEGID) où toutes les fonctions de l’entreprise sont intégrées. Le degré de dématérialisation est plus ou moins important. Il est indispensable de prévoir des mesures de contrôle liées à cet environnement informatisé :  contrôle des applications : suivi des mises à jour des logiciels, contrôle des paramétrages spécifiques ;  contrôle de l’environnement informatique : droits d’accès aux fichiers de données, sauvegardes.  Et d’une façon générale, compte tenu de la confidentialité de certaines informations, la restriction de l’accès physique aux documents doit être prévue. FICHE DE COURS 2 – LE CONTROLE INTERNE ET LA GESTION DES RISQUES  Les différents contrôles Un contrôle vise à maitriser les risques qui peuvent menacer les objectifs de l’entreprise. Il y a différents contrôles :  Le contrôle de prévention : Cela consiste à tester une ou plusieurs activités afin de s’assurer qu’elles seront cohérentes lorsqu’elles seront mises en œuvre ultérieurement.  Le contrôle correctif : Cela consiste à améliorer une ou plusieurs activités qui ont montré une faille.  Le contrôle de détection : cela consiste à tester une ou plusieurs activités en pratiquant les tâches habituelles. Le comptable doit toujours être dans cette démarche lorsqu’il travaille. Lycée Jean Moulin – Albertville COURS BTS CG – P1 M. Khalidy 5  Les différents types de risques  Définition du risque Le risque renvoie à l’éventuelle survenance d’un évènement non désiré par l’organisation. Souvent, il se traduit par un dysfonctionnement, c’est-à-dire un fonctionnement non conforme par rapport aux procédures.  Les types de risques Type de risque Description du risque Impact sur le contrôle interne Réglementaire La comptabilité ne respecte pas la réglementation en vigueur L’objectif de conformité aux règles n’est pas réalisé Informatique Destruction de données, pertes, piratage, non accès au réseau Non-respect des objectifs d’optimisation des ressources et de fiabilité de l’information Organisationnel Pas d’organisation formalisée Pas de séparation des fonctions et de partage des responsabilités, pas de procédures ou leur uploads/Management/ chapitre-12-ressources-cours.pdf