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Guide de Gestion des Vivres Préparé par Le Programme TOPS Décembre 2017 Le Prog

Guide de Gestion des Vivres Préparé par Le Programme TOPS Décembre 2017 Le Programme TOPS a été rendu possible grâce au soutien généreux du peuple Américain à travers l'Agence Américaine pour le Développement International (USAID). Le programme TOPS assume totalement la responsabilité du contenu de ce manuel qui ne reflète pas nécessairement les opinions de l'USAID ou du Gouvernement des Etats- Unis. Citation Recommandée : Le Programme TOPS. 2017. Guide de Gestion des Vivres, 2ème édition, Washington, DC : Le Programme TOPS. Contact : The Technical and Operational Performance Support (TOPS) Program c/o Save the Children 899 North Capitol Street, NE Suite 900 Washington, DC 20002 Personne-ressource : B.K. De Email : bkde@savechildren.org Table des matières Table des matières Remerciements ......................................................... i Abréviations et Acronymes ...................................... iii Introduction ............................................................ vi 1. Terminologie de l'USAID ....................................... 1 Accord de subvention ............................................. 1 Autorisation de Transfert (TA) ................................ 1 Bénéficiaire de subvention ..................................... 1 Bénéficiaire ............................................................. 2 Crédits annuels ....................................................... 2 Guide de référence des vivres ................................ 3 Fiches techniques du guide de référence des vivres ................................................................ 3 Farm Bill (Loi agricole américaine) ......................... 4 Financement pour le transport interne, le stockage et la manutention (ITSH) ...................... 4 Food for Peace Act (Loi sur l’alimentation pour la paix) .................................................................... 5 Lettre de crédit (L/C) .............................................. 6 Marge de tolérance ................................................ 6 Réacheminement des vivres ................................... 7 Récipiendaire .......................................................... 7 Règlement 11 .......................................................... 7 Section 202(e) ......................................................... 9 Sous réserve de disponibilité ................................ 10 Titre II.................................................................... 11 Transfert de titre des vivres à l’organisme bénéficiaire ........................................................... 12 Transfert des vivres .............................................. 12 2. Planification et commande des vivres ................. 14 Qu'est-ce qu'un AER ? .......................................... 14 Guide de Gestion des Vivres Qu’est-ce qu’un appel de vivres (ou ordre de ventes) ? ............................................................... 14 Qu'est-ce qu'une analyse des réserves? ............... 15 Qu'est-ce qu'une PREP ? ....................................... 16 3. Fret..................................................................... 17 Qu'est-ce la cargaison ? ........................................ 17 Comment la cargaison de vivres est-elle expédiée ?............................................................. 17 Quelles sont les tailles standards des conteneurs d’emballage de denrées alimentaires ? ................ 18 Comment sont étiquetés les conteneurs d’emballage de denrées alimentaires ? ................ 19 Qu’est-ce qu’un contrat de fret ? ......................... 19 Que sont les incoterms ? ...................................... 20 Qu'est-ce qu'un inspecteur indépendant ? .......... 21 Qu'est-ce qu'un rapport d'inspection ? ................ 22 Qu’est-ce qu’un transitaire ? ................................ 23 Qu'est-ce qu'un connaissement direct (B/L) ? ...... 23 Qui est responsable du dédouanement ?............. 25 Qu’est-ce qu'une cargaison manquante ? ............ 26 Quels sont les documents relatifs aux frets maritimes de vivres qui doivent être conservées ? ......................................................... 26 4. Pertes et réclamations ........................................ 29 Qu’est-ce qu’une perte de vivres? ........................ 29 Qu’est-ce qu’une cargaison « endommagée » ? .. 30 Qu’est-ce qu’une cargaison « impropre à la consommation »? ................................................. 30 Qu’est-ce qu’une cargaison « manquante » ? ...... 30 Qu'est-ce que le « déversement » ? ..................... 31 Qu’est-ce qu’une livraison de cargaison « incomplète » ? ................................................... 31 Qu’est-ce qu’un vivre « utilisé de façon inappropriée » ? ................................................... 32 Qu’est-ce qu’une perte maritime ? ...................... 32 Table des matières Qu'est-ce qu'une perte terrestre ? ....................... 32 Qu'est-ce qu'une perte interne ? ......................... 33 Quelle est la différence entre les pertes internes et les pertes maritimes ? ...................................... 33 Quel est le niveau de pertes acceptables /admissibles ? ....................................................... 33 Que dois-je faire si je découvre une perte ? ......... 34 Quelles informations doivent figurer sur une déclaration de perte individuelle ? ....................... 36 Quels justificatifs sont requis pour les rapports de pertes ? ............................................................ 38 Qui prend en charge les frais liés à une perte de vivres ? ............................................................. 39 Qu’est-ce qu’une réclamation de perte ? ............. 41 Quand doit être déposée la réclamation de perte ?.............................................................. 42 Comment déposer une réclamation de perte ? ... 43 Quels-sont les « efforts ou tentatives raison- nables » de recouvrement d’une créance ? ......... 44 Quand est-ce que des poursuites judiciaires sont- elles nécessaires pour recouvrir une créance ? .... 45 Que dois-je faire des indemnités obtenues ? ....... 46 Comment assurer le suivi des réclamations de perte ?.............................................................. 47 Comment minimiser les pertes ? .......................... 47 5. Stockage ............................................................. 51 Que signifie « meilleur si consommé avant le » (BUBD) ? ............................................................... 51 Qu’est-ce que le premier entré premier sorti (FIFO) ? .................................................................. 51 Quelles sont les procédures « adéquates » de stockage ? ............................................................. 52 Que comprend la « protection contre les éléments » ? ......................................................... 53 Qu’est-ce que l’accès contrôlé ? ........................... 54 Guide de Gestion des Vivres Qu’est-ce qu’un « bon » empilage ? ..................... 55 Qu’est-ce que l’inspection de l'entrepôt? ............ 56 Quel équipement est nécessaire dans un entrepôt ? ............................................................. 57 Qu’est-ce qu’une inspection de vivres ? ............... 58 Comment préparer des échantillons de vivres pour analyse ? ....................................................... 59 Comment sont contrôlés les insectes et les rongeurs dans l’entrepôt ? ................................... 61 Qu’est-ce que la fumigation ? ............................... 61 Qu'est-ce qu'un plan de gestion de la fumigation ? .......................................................... 63 Que dois-je faire avec les vivres impropres à la consommation humaine ? .................................... 64 Qu'est-ce que le reconditionnement ? ................. 66 Les fabricants de produits alimentaires ou les organismes récipiendaires peuvent-ils reconditionner les vivres pour distribution ? ....... 67 6. Maintien des documents dans les entrepôts ....... 69 Qui doit enregistrer les documents ? ................... 69 Quelles sont les informations qui doivent- être conservées ? ......................................................... 69 Qu’est-ce qu’une feuille de décompte ? .............. 70 Qu'est-ce qu'une lettre de transport ? ................. 71 Qu'est-ce qu'un registre d'entrepôt ? .................. 71 Qu’est-ce qu’une fiche de stock ? ........................ 72 Quelle est la durée de conservation des documents ? ......................................................... 72 7. Distribution ........................................................ 74 Qu’est-ce que l’enregistrement des récipiendaires ? .................................................... 74 Qu’est-ce qu’une liste principale de récipiendaires (bénéficiaires) ? ............................. 74 Qu'est-ce qu'une liste de distribution (ou de bénéficiaire) ? ....................................................... 75 Table des matières Qu'est-ce que l'éligibilité ? ................................... 76 Qu’est-ce qu’une carte d’identification de récipiendaire ou une carte de ration ? ................. 77 Qu’est-ce qu’un plan de distribution ? ................. 78 Qu’est-ce que la taille d'une ration ? .................... 79 Qui reçoit sur le site de distribution les vivres provenant d’un entrepôt/site de stockage ? ........ 79 Comment les vivres sont-ils stockés dans les sites de distribution ? ........................................... 80 Comment les rations de vivres sont-elles mesurées lors de la distribution ? ........................ 81 Que dois-je faire avec les sacs ou conteneurs d’emballage vides ? .............................................. 83 Quels sont les documents relatifs aux distributions qui doivent être conservés ? ........... 83 Qu'est-ce que la stratégie de marque ? ................ 84 Qu’est-ce que le suivi de la distribution ? ............ 85 Quel est le rôle d’un moniteur de vivres ? ........... 86 Quelles sont les activités spécifiques de surveillance de la distribution alimentaire ? ........ 87 Chaque distribution est-elle surveillée ? .............. 89 8. Rapports ............................................................. 90 Quels sont les rapports sur les vivres exigés par l’USAID ? ............................................................... 90 Qu’est-ce qu’un FFPMIS ? ..................................... 92 Qu’est-ce qu’un QWICR ? ..................................... 92 Qu’est-ce qu’un rapport de situation des vivres (CSR)? .................................................................... 93 Qu'est qu'un rapport de situation des récipiendaires (RSR)? ............................................ 94 Qu’est-ce qu’un rapport de synthèse de pertes (LSR)? .................................................................... 94 Qu’est-ce qu’un rapport de vivres endommagés ou utilisés de façon inappropriée (DMCR)? .......... 95 Qu’est-ce qu’un rapport de réclamation ? ........... 95 Guide de Gestion des Vivres Quelles sont les informations sur les vivres qui sont inclues dans le plan de clôture du projet ? ... 96 9. Organismes récipiendaires ................................. 98 Qu’est-ce qu’un organisme récipiendaire ?.......... 98 Quelles-sont les responsabilités de l'Organisme récipiendaire par rapport à la gestion des vivres ? ........................................................... 98 Quelles-sont les responsabilités de l’Organisme bénéficiaire par rapport à l’organisme récipiendaire ? .................................................... 100 Que doit contenir l’accord conclu avec l’organisme récipiendaire ? .................................................... 101 10. Contrôle Interne ............................................. 103 Qu’est-ce qu’un contrôle interne ? .................... 103 Que signifie « supervision adéquate du personnel » ? ...................................................... 108 Quand la présence physique est-elle nécessaire ? ........................................................ 108 Quelle formation est requise pour le personnel d’entrepôt ? ........................................................ 109 Quand l’approbation de l’USAID est-elle requise ? ............................................................. 110 Qu'est-ce qu'un inventaire physique ? ............... 112 Qu’examineront les auditeurs ? ......................... 113 Quels sont les exigences d’audit concernant les agences récipiendaires? ................................ 114 Qu’est-ce qu’un Inspecteur Général d’Audit des organismes bénéficiaires de l'USAID ............ 115 11. Ressources ...................................................... 118 Index .................................................................... 120 Remerciements i Remerciements En juin 2012, l’audit du programme d'aide alimentaire de Titre II dans un pays, a conduit à la formulation d’une requête pour l’élaboration d’un guide de référence pratique pour la gestion des vivres à l’intention des praticiens sur le terrain. Malgré les fréquentes formations en gestion des vivres, les audits de programme ont continué de relever de fréquentes lacunes de gestion. Les donateurs et partenaires du programme ont pensé qu'un guide pratique et facile à utiliser permettrait à tous les gestionnaires de vivres et au personnel de terrain de s'acquitter de leurs tâches quotidiennes de manière plus efficace et efficiente. Le Programme TOPS1 a été chargé de préparer ce guide. Ce Guide de Gestion des Vivres concerne principalement les uploads/Management/ cm-handbook-french-december-2017.pdf