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Equipe4 : Page 1 La communication au sein de l’entreprise Synthèse des chapitre

Equipe4 : Page 1 La communication au sein de l’entreprise Synthèse des chapitres 1 à 4 Yassmine Douch Fatima ezzahra Chahidi Rania Chaker Houssam Deffar Oumaima Chetatbi Membres du groupe : Plan général : I. La gestion de communication: 1. Introduction ; 2. faire une bonne gestion des communications d’un projet ? 3. Le processus de gestion des communications ; 4. Les différentes méthodes qui permettent d’améliorer la gestion des communications ; 5. Technologies de communication ; 6. Conclusion. II. La communication externe: 1. Introduction ; 2. Définition de la communication externe; 3. Missions de la communication externe; 4. Les techniques de la communication externe;  Les moyens de communication média  Les moyens de communication hors média 5. Les objectifs de la communication externe; 6. La différence entre la communication externe et la communication interne; 7. Les cibles de la communication externe; 8. Conclusion. III. Publicité et Marketing: Equipe4 : Page 2 La gestion de communication : I. Introduction: Une bonne communication autour du projet permet un management optimal des équipes à travers des objectifs clairs, rythmés et partagés. Elle permet de lutter contre le flou et le non- dit, en favorisant les remontées du terrain. Elle permet au final de développer la performance du projet, en identifiant le plus tôt possible les risques. La communication projet permet aussi d’inclure et de fédérer bien au-delà de l’équipe projet, par un dialogue avec les parties prenantes externes. Le plan de gestion des communications sert à décrire la méthodologie qui sera utilisée pour gérer les communications dans le cadre du projet. Le plan de gestion des communications est un extrant du processus de gestion des communications. Il expose les produits de communication, les activités, les destinataires, les délais, la fréquence et d'autres renseignements pertinents relatifs aux communications. En théorie, les produits livrables de la gestion de projets peuvent également être considérés comme des outils de communication. Dans la plupart des cas, la gestion des communications est un processus qui permet une diffusion simple des messages au moyen d'une trousse générique. Cependant, dans le cas de changements et d'initiatives de transformation des activités majeurs, les communications et le ralliement peuvent devenir le point de mire du projet et représenter une part importante de l'effort de travail déployé dans le cadre de ce dernier. II. La Bonne gestion de communication d’un projet : Les conseils suivants portent particulièrement sur la meilleure façon de communiquer votre point de vue durant une négociation. Il vous sera utile d'envisager la communication comme suit : consacrer 10 % du temps à défendre votre point de vue, 10 % à clarifier des priorités et des demandes et 80 % à poser des questions et à recueillir des renseignements sur les intérêts, les préoccupations et les priorités des autres. 1. Communiquez avec persuasion Equipe4 : Page 3  Faites référence à des critères objectifs comme des pratiques de l'industrie, des règlements, des politiques et des précédents o Cela permet de créer un terrain neutre pour l'analyse des options  Assurez-vous d'avoir accès à tous les renseignements pertinents et à tous les documents à l'appui disponibles 2. Utilisez un langage clair  Utilisez un langage clair et direct  Évitez le jargon, les acronymes et les expressions 3. Préparez-vous à présenter vos idées clairement  Avant une discussion, prenez le temps de définir vos intérêts, vos préoccupations et vos priorités  Cela peut vous aider à rester concentré sur les principaux problèmes et à clarifier vos demandes  Anticipez les questions de l'autre partie et préparez vos réponses 4. Soyez curieux, écoutez et posez des questions  Écoutez et posez des questions pour alimenter le dialogue  Cela peut vous aider à détecter les principaux problèmes et à définir les priorités afin que vous puissiez vous pencher sur ce qui importe le plus  Votre curiosité vous aidera également à mieux comprendre les demandes de l'autre  Rappelez-vous que le fait de comprendre les demandes de l'autre ne signifie pas que vous êtes nécessairement d'accord avec elle ou lui. Cela veut plutôt dire que vous êtes ouvert à l`idée de découvrir de nouvelles informations et à atténuer les obstacles à la communication 5. Formulez des demandes plutôt que des exigences  Exiger peut créer une résistance et limiter le dialogue  Par exemple, les phrases qui commencent par « Vous devez… » peuvent produire une tension et provoquer de la résistance Equipe4 : Page 4  Les demandes peuvent alimenter le dialogue et accroître les options  Par exemple, les énoncés qui commencent par « J'ai besoin de… » peuvent augmenter les occasions de dialogue et la probabilité d'atteindre vos objectifs 6. Le langage corporel et le ton de la voix sont importants  Une grande partie de la communication est non verbale  Ce que vous communiquez avec votre langage corporel et le ton de votre voix est tout aussi puissant que les mots que vous utilisez  Par exemple, le fait de pointer du doigt ou de parler fort peut être interprété comme une forme d'agression, tandis qu'être assis bien droit et établir un contact visuel peut être interprété comme un signe d'engagement  Le langage corporel et le ton de la voix peuvent varier selon la culture et être interprétés différemment selon les sociétés  Si certains comportements non verbaux vous rendent inconfortable, dites-le dès le début de la séance de négociation III. Processus de gestion des communications Les étapes du processus de gestion des communications : Equipe4 : Page 5 Determiner les besoins des intervenants Elaborer des objectifs de communication des message Determiner les elements d'information Elaborer un plan,des methodes et du materiel de communication Recueillir les commentaires Reviser le plan et le materiels Obtenir les approbations requises Mettre en oeuvre le plan et distribuer les informations Gerer les intervenants Déterminer les intervenants clés et leurs besoins.  Élaborer des objectifs de communication et des messages clés.  Définir les éléments d'information : Méthodes et outils de communication, médias… Élaborer le plan de communication qui définit les destinataires, l'information qui leur sera communiquée, les médias qui seront utilisés et à quel moments ainsi que les parties responsables. Obtenir les approbations requises.  Distribuer les éléments d'information : L'information est un élément primordial dans l'entreprise. En effet, elle représente un outil de prise de décision. Gérer les intervenants : La gestion des intervenants est une activité importante, même sur les plus petits projets. Le gestionnaire de projet peut faire une grande différence pour le succès éventuel du projet tout simplement en s'assurant qu'il comprend les intervenants et prend le temps de s'engager et de les influencer. IV. Les différentes méthodes qui permettent d’améliorer la gestion de communication : Quelle que soit la taille de votre équipe, qu'elle soit délocalisée ou non, mettre tout le monde sur la même longueur d'ondes représente un vrai défi. Des informations transmises par messages instantanés. Des messages partagés via des commentaires sur votre logiciel de gestion de projets. Des instructions ou un feedback rédigés à la hâte dans un e-mail. Des directives importantes adressées lors d'une discussion de couloir. Ce n'est pas étonnant que vous ayez la tête qui tourne. Avec tant de méthodes pour communiquer, simplifier les choses est presque devenu impossible aujourd'hui. Le plus grave c'est quand votre équipe n'arrive pas à communiquer efficacement ; cela peut avoir des conséquences désastreuses pour vous et votre société. Equipe4 : Page 6  Définissez explicitement les rôles de chacun : Lorsqu'un nouveau projet voit le jour, vous devez éliminer toute confusion auprès de tout le monde sur qui est responsable de quoi, que ce soit par le biais de conversations privées, d'une réunion d'équipe ou même d'un tableau de service indiquant les fonctions attribuées à chacun.  Créez un glossaire de l'entreprise : Même si vous pensez que vous communiquez déjà de façon claire, ce n'est probablement pas le cas. Chaque entreprise a son propre jargon, sa propre perception des choses en interne ; cela peut être perturbant pour les nouveaux employés ou les personnes d'autres départements. C'est pourquoi, il serait judicieux de créer un glossaire de l'entreprise que l'ensemble de votre équipe pourrait consulter pour saisir les termes fréquemment utilisés.  Validez chaque avancée par écrit : Le fait que les mesures à prendre soient "couchées sur papier" sert notamment à clarifier les choses au sein de votre équipe. On ne peut pas nier que quelque chose a été assigné ou discuté si cela a fait l'objet d'un document écrit qui a été distribué à chaque participant à l'issue de la réunion.  Utilisez la reformulation : Même si tous les membres de votre équipe font un effort pour écouter activement, vous n'êtes pas à l'abri d'une confusion. Il est possible de se tromper sur le sens de certains propos ou d'extraire des éléments de leur contexte. C'est regrettable, mais cela arrive. C'est pourquoi reformuler les propos de quelqu'un permet de confirmer que vous comprenez les choses de la même manière. Voici des exemples de reformulation :  « Pour récapituler, uploads/Management/ communication-au-sein-de-lese.pdf