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Communication La communication téléphonique La communication téléphonique La communication téléphonique La communication téléphonique & Organisation La lettre commerciale doit attirer l’attention, susciter l’intérêt, répondre à des exigences de lisibilité et faciliter la compréhension et la mémorisation. 1. Composer une lettre On commence par rechercher toutes les idées qui doivent composer le courrier (plan = verbes à l’infinitif). Puis on s’assure qu’elles sont toutes utiles. Enfin, on ordonne les idées de la façon suivante : en introduction, on rappelle avec précision le contexte, c’est-à-dire les faits ou documents qui constituent l’objet de la lettre ; les paragraphes suivants contiennent l’idée centrale du message, précédée ou suivie, selon le cas, des explications, justifications, précisions utiles ; la conclusion rappelle l’effet retour attendu (ce que l’on souhaite obtenir : livraison, visite d’un représentant…), présente des remerciements ou, dans les situations délicates, énonce une formule destinée à maintenir les bonnes relations avec l’interlocuteur. 2. Rédiger une lettre Pour rédiger un courrier professionnel efficace et diffuser une bonne image de l’entreprise, il faut : choisir un registre de langue courant, rédiger la lettre dans un style clair et simple (vocabulaire simple mais précis, phrases courtes), adopter un ton mesuré et courtois, écrire dans une syntaxe correcte, employer une orthographe parfaite, utiliser la ponctuation rigoureusement. Une fois rédigé, le texte doit faire l’objet d’une relecture attentive. Tout courrier commence par un titre de civilité. On emploie généralement Monsieur, ou Madame, ou Cher Client, ou Monsieur le Directeur… ou Messieurs quand on s’adresse à une entreprise. Tout courrier se termine par une formule de politesse. Cette dernière reprend le titre de civilité employé en début de lettre. Elle est choisie en fonction du contexte : un client à un fournisseur : Veuillez agréer, M…, nos salutations distinguées. un fournisseur à un client : Veuillez agréer, M…, l’expression de nos sentiments dévoués. Pour être valable, tout courrier doit être signé. Or, dans l’entreprise, la personne qui prépare et saisit le courrier est rarement celle qui le signe. Elle indique donc en bas du texte la fonction du signataire, puis en dessous le prénom (ou l’initiale du prénom) et le nom de celui-ci. 3. Présenter un courrier professionnel L’AFNOR (Association Française de NORmalisation) a créé un modèle : cf. page suivante. Fiche Ressource La lettre commerciale rédaction et présentation Lycée professionnel Porte de Normandie - Verneuil sur Avre Nathalie Gicquiaud NOM DU DESTINATAIRE Adresse Code postal VILLE Vos réf. : Nos réf. : Ville de départ, le Objet : PJ : Titre de civilité, ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ............................................ ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ................................................................................................... ..................................................................................................................................... ................................................................................................................................................ ................................................................................................................................................ .......................... ................................................................................................................... La Fonction du signataire, Prénom (ou initiale) NOM à 5 cm du haut de la feuille à 11 cm du bord gauche de la feuille : pla pla pla placer une tab. gauche à 8,5 cm cer une tab. gauche à 8,5 cm cer une tab. gauche à 8,5 cm cer une tab. gauche à 8,5 cm 2 lignes blanches 1 ligne blanche 4 lignes blanches à 9 cm du haut de la feuille toujours au cm 10 1 ligne blanche 2 lignes blanches entre 3 et 6 interlignes 2 lignes blanches 2 lignes blanches 4 lignes blanches Ne plus saisir dès le 26e cm Utiliser l’entête : police, taille au choix Si besoin, utiliser le pied de page S’il n’y a pas de PJ, ne pas reporter cette mention S’il n’y a pas de « vos réf. », remonter « nos réf. » au cm 9 Adapter la taille de la police et l’interligne selon la longueur du courrier. Justifier le texte. Raison sociale ou dénomination commerciale de l’expéditeur Adresse complète avec téléphone… Forme juridique ; montant du capital ; références bancaires… Renseignements complémentaires de l’expéditeur uploads/Management/ courrier.pdf