COURS D’ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF 1ère ANNÉE STT TRONC COMMUN OBJEC
COURS D’ORGANISATION DU TRAVAIL ADMINISTRATIF 1ère ANNÉE STT TRONC COMMUN OBJECTIFS DU COURS : À la fin de ce cours, l’élève doit être capable de : - distinguer les différents organes de la structure de l’entreprise afin de se situer dans le cadre où s’effectue le travail administratif ; - déterminer le rôle de l’information dans des activités administratives ; - distinguer les différentes organisations de l’information (ordres, procédés et niveaux de classement) ; - déterminer l’importance du classement des informations dans les activités administratives. 1 CHAPITRE 1 : LA CONNAISSANCE DE L’ENTREPRISE LEÇON 1 : DÉFINITION, TYPES ET FONCTIONS DE L’ENTREPRISE I. DÉFINITION DE L’ENTREPRISE L’entreprise est une organisation dont la fonction principale est de produire des biens et des services destinés à la vente, pour satisfaire un besoin et en tirer des bénéfices ou du profit ” (source : INSEE). L’entreprise est un groupe combinant les hommes, le matériel et les moyens financiers dans le but de produire des biens et services destinés à la vente pour en tirer un bénéfice. Exemple : la Chococam, la Sodecoton, la Camlait, le maiscam, la Sofavinc. II. TYPES D’ENTREPRISES Selon leur activité, on distingue plusieurs types d’entreprises : - Les entreprises commerciales : qui achètent et revendent des biens et services sans les avoir transformés. - Les entreprises artisanales : qui vendent le produit de leur travail manuel (boulangers, électriciens, cordonnier). - Les entreprises industrielles : qui transforment les matières premières en produits semi-finis ou finis pour les revendre (entreprise alimentaires, sociétés textiles) - Les entreprises de service : qui fournissent des prestations diverses (entreprise de transports, de nettoyage, de banques, les assurances). - Les entreprises agricoles : qui produisent et vendent des cultures d’exploitation. III. FONCTIONS DE L’ENTREPRISE Dans l’entreprise, les activités sont regroupées en fonctions. Celles-ci sont accomplies dans des cadres appelés services. Une fonction est un ensemble d’activités orientées vers un même but. L’entreprise comprend six fonctions essentielles qui sont : 2 - La fonction financière, - La fonction commerciale, - La fonction sécurité, - La fonction comptable, - La fonction technique, - La fonction administrative. 1. La fonction financière La fonction financière regroupe toutes les activités qui visent à rechercher et à mettre à la disposition de l’entreprise, au moindre coût et dans les délais impartis, les moyens financiers dont elle a besoin. 2. La fonction commerciale La fonction commerciale rassemble toutes les activités de promotion, d’étude des marchés, d’achat et de vente des produits de l’entreprise. 3. La fonction sécurité, La fonction de sécurité regroupe tous les procédés permettant la protection des hommes, des biens et services de l’entreprise. 4. La fonction comptable, La fonction comptable concerne la facturation des entrées et sorties des biens et services de l’entreprise. Elle s’occupe des inventaires des biens et service au sein de l’entreprise. 5. La fonction technique, La fonction technique rassemble toutes les méthodes de fabrication et de mise sur pied des produits, de la transformation des matières premières en produit fini ou semi-fini. 6. La fonction administrative. La fonction administrative qui nous intéresse dans le cadre de ce chapitre, regroupe toutes les activités de collecte, de tri, de traitement, de stockage et de diffusion de l’information. 3 IV. RÔLE SOCIAL ET ÉCONOMIQUE DE L’ENTREPRISE 1. Rôle social de l’entreprise - Créer des emplois - Participer à des activités sociales et communautaires ; - Améliore le niveau de vie des populations par la suppression du chômage ; - Livre à la société des produits sains ; - Lutte pour la préservation de l’environnement. 2. Rôle économique - Identifie et satisfait l’essentiel des besoins de la société ; - Créer de la richesse et distribue des revenus ; - Provoque enfin l’innovation et le progrès technique. V. STRUCTURE DE L’ENTREPRISE Les structures de l’entreprise permettent de situer le travail observé dans le système d’information et de décision d’une organisation. La structure de l’entreprise peut être représentée graphiquement selon plusieurs modèles dont l’organigramme de structure. La structure de l’entreprise repose sur l’organisation des services et sur le système de relation existant entre eux. A. Les types de structure On distingue plusieurs types de structure : - La structure hiérarchique, - La structure fonctionnelle, - La structure hiérarchique fonctionnelle. 1. La structure hiérarchique La structure hiérarchique se caractérise par une unité de commandement. C’est-à- dire que le subordonné ne reçoit les ordres que d’un seul chef auquel il doit rendre compte de son activité. 4 Direction de production Direction générale Direction commerciale Étude de marché ventes achats fabrication Direction comptable Direction générale Direction commerciale achats ventes fabrication contentieux Avantages - Simplicité, clarté - Autorité et responsabilité faciles à répérer. Inconvénients - Risque de lenteur dans la transmission des infos. - Manque de coordination entre les organes Schéma de la structure hiérarchique 2. La structure fonctionnelle Cette structure se caractérise par une spécialisation et une division de l’autorité par fonction. Ici, le subordonné peut dépendre de plusieurs chefs et chaque chef n’a d’autorité que dans son propre domaine de compétence. Avantage - Règlement des problèmes par des spécialistes Inconvénients - Multiplicité des commandements (source de conflits) - Manque de coordination des activités. 5 Direction générale Direction commerciale Direction comptable Facture Paie achats ventes État-major Schéma de la structure fonctionnelle 3. La structure hiérarchique fonctionnelle Cette structure se caractérise par l’existence des spécialistes fonctionnels (état- major), qui étudient, proposent, suggèrent, contrôle, mais ne décident pas. Avantage - Règlement des problèmes par des spécialistes, - Simplicité, clarté - Autorité et responsabilité faciles à repérer. Inconvénients - Risque de relations difficiles entre « fonctionnel » et « opérationnel ». Staff Fonctionnel Line Hiérarchique Schéma de la structure hiérarchique fonctionnelle 4. La représentation de la structure La représentation de la structure d’une entreprise se fait grâce l’organigramme. L’organigramme est la représentation schématique de la structure d’une organisation (entreprise, administration, association...). a. Rôles de l’organigramme Il permet : - De savoir qui fait quoi ? 6 - De visualiser les niveaux hiérarchiques et les liaisons entre les différents services. b. Les différents types d’organigramme On distingue plusieurs types d’organigrammes parmi lesquels : - L’organigramme en bannière - L’organigramme en arbre - L’organigramme en étoile - L’organigramme de structure normalisée. 7 EXERCCE D’APPLLICATION 1) Qu’es ce qu’une entreprise ? 2) Quelles sont les types d’entreprise que vous connaissez ? 3) Donnez une fonction d’entreprise que vous connaissez ? EXERCICE DE CONSOSLIDATION 1) Définir : l’entreprise 2) Qu’es ce qu’une entreprise privée ? 3) Qu’es ce qu’une entreprise publique ? 4) Donnez 03 exemples pour : l’entreprise privée, entreprise publique, entreprise individuelle. 5) Donnez les fonctions d’entreprise que vous connaissez. EXERCCE D’APPLLICATION 1) Qu’es ce qu’une entreprise ? 2) Quelles sont les types d’entreprise que vous connaissez ? 3) Donnez une fonction d’entreprise que vous connaissez ? EXERCICE DE CONSOSLIDATION 1) Définir : l’entreprise 2) Qu’es ce qu’une entreprise privée ? 3) Qu’es ce qu’une entreprise publique ? 4) Donnez 03 exemples pour : l’entreprise privée, entreprise publique, entreprise individuelle. 5) Donnez les fonctions d’entreprise que vous connaissez. 8 CHAPITRE 2 : LE TRAVAIL ADMINISTRATIF LEÇON 2 : DÉFINITION, RÔLE ET ÉTAPES DU TRAVAIL ADMINISTRATIF I. DÉFINITION Le travail administratif est une activité qui consiste à collecter, à saisir et à traiter l’information dans le but d’obtenir des résultats permettant la prise de décision ou encore Le travail administratif consiste à rassembler des informations de base, à les mettre en ordre et à les exploiter afin d’en tirer une information plus synthétique permettant de prendre une décision optimale. II. RÔLE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF Le travail administratif a pour rôle de recueillir toutes les informations internes (découlant de l’activité des services) et externes (information relatives aux relations de l’entreprise avec les tiers), à les exploiter afin d’obtenir des résultats permettant aux responsables de prendre des décisions. III. ÉTAPES DU TRAVAIL ADMINISTRATIF Le travail administratif comporte plusieurs étapes à savoir : - la collecte, - la saisie, - le traitement, - la mémorisation, - l’édition, - la transmission/diffusion, - la prise de décision. 9 EXERCICE D’APPLICATION 1) Donnez la définition du travail administratif 2) Citez les étapes du travail administratif EXERCICE DE CONSOLIDATION 1) Après avoir défini le travail administratif donnez son rôle. 2) Présentez les étapes du travail administratif dans l’ordre logique. 10 CHAPITRE 3 : L’INFORMATION : MATIÈRE D’ŒUVRE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF LEÇON 3 : DÉFINITION, QUALITÉS, FORMES ET IMPORTANCE DU TRAVAIL ADMINISTRATIF I. DÉFINITION - Information : c’est un renseignement relatif à un individu, un objet ou une situation. Est tout fait nouveau qui vient augmenter ou diminuer notre degré de connaissance sur un sujet ou une situation donnée. - Décision : est le choix d’une ou de plusieurs hypothèses ayant chacune ses avantages et ses inconvénients par rapport à l’objectif visé. II. QUALITÉS D’UNE BONNE INFORMATION Une bonne information devrait être : - pertinente ; - fiable ; - disponible ; - actuelle. III. FORMES DE L’INFORMATION 11 Les formes de l’information sont : - les informations textuelles ; - les informations visuelles ; - les informations audio ; - les informations audiovisuelles. IV. IMPORTANCE DE L’INFORMATION uploads/Management/ cours-d-x27-organisation-du-travail-administratif-1-annee-stt-tronc-commun.pdf
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- Publié le Dec 20, 2022
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