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C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et interna

C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international Chapitre 3 : Structure et organisation interne de l’entreprise -I-INTRODUCTION : Pour bien mener son activité, l’entreprise doit être organisée c'est-à-dire, elle doit répondre à deux exigences fondamentales : -La division du travail en différentes tâches à accomplir. -La coordination de ces tâches pour l’accomplissement du travail. Ces deux points feront l’objet des deux parties de ce chapitre : la division qui génère les différentes fonctions et la coordination : c’est-à-dire la mise en évidence des relations qui existent entre les différentes divisions ou unités ou départements : c’est L’ORGANIGRAMME. - II-LES FONCTIONS DE L’ENTREPRISE : 1-Distinction entre un service et une fonction : Lorsque les activités correspondant à une fonction sont à la fois importantes et diverses, il est utile de les fractionner : Les dirigeants vont alors créer plusieurs services chargés d’accomplir une même fonction. Ainsi : un service est un ensemble de moyens humains et matériel destiné à assurer des taches de même nature. Fonction 2- Les grandes fonctions de l’entreprise : a-fonctions de gestion prédominantes : obligatoires, indispensables Fonctions de gestion Rôles Buts Activités 1 T1 T2 T3 Même nature Service2 Service1 Tn……..T6 T5 T4 Même nature C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international Marketing .Connaitre le marché .Satisfaire le consommateur .Publicité .promotion .Etudes de marché Production .Fabriquer, transformer des produits .Contrôler la qualité .Rendre le personnel efficace .Rentabiliser le produit ou le service .Fabrication .Assemblage .Transformation commerciale .Organiser la communication et l’échange entre l’entreprise et les clients .La recherche des débouchés et des occasions de ventes rentables .La recherche de produits susceptibles de convenir à la clientèle .L’augmentation des ventes en quantité et en valeur et du bénéfice .Assurer des achats (assurer l’approvisionnement de l’entreprise) .Assurer des ventes Comptabilité et finances .Comptabiliser les profits, les dépenses, les revenus .Analyser les finances .Planifier et contrôler les budgets .Contrôler les finances, les placements .Planification des budgets .Calcul des dépenses, des revenus .Préparation des payes .Paiement des taxes, des impôts Ressources humaines .Embaucher du personnel .Créer des relations de travail .Motiver et satisfaire le personnel .Former le personnel .Recrutement .Relations de travail .Formation et perfectionnement .Application des règles de santé et sécurité au travail b-fonctions de gestion de services : en relation avec la taille et l’activité de l’entreprise Fonctions de gestion Rôles Buts Activités Recherche et .Suivre l’évolution des .Avoir le leadership du .Etudes 2 C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international développement nouvelles technologies marché .Recherches .Essais .Développement Législation .Connaitre les lois, les règlements .Acquérir de l’autonomie .Rédaction de contrats, d’appels d’offres Bureautique et informatique Gérer l’information .Atteindre l’efficacité par la bureautique et l’informatique .Fichiers des clients, des commandes, des fournisseurs .Automatisation de la gestion (accès à un réseau) - III-LES STRUCTURES : Les relations internes de l’entreprise ainsi que ses différentes liaisons sont décrites par un organigramme. 1-Définition de l’organigramme : C’est une représentation graphique de l’entreprise, une image simplifiée de l’organisation ou de la structure organisationnelle qui nous aide à comprendre qui fait quoi dans l’entreprise ? Il représente les relations qui devraient exister au niveau de l’entreprise. Il est donc élaboré pour distinguer les unités de travail et délimiter les responsabilités. Ex : soit une entreprise « CE » ; X est le président directeur général ; Y est sa secrétaire ; Z est le directeur administratif ; A est le directeur commercial ; B est le directeur technique, dans son atelier, il y a un contre mètre et 4 ouvriers : Tracer les relations entre ces différentes personnes. 3 C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international L’organigramme de la « CE » 2-Objectifs de l’organigramme : L’organigramme permet de : -présenter les relations d’autorité entre les membres du personnel -représenter les différentes fonctions de gestion -déterminer la taille de l’entreprise 3-Les différents types de structures : a-La structure hiérarchique (ou verticale) : structure line .Au sommet, un responsable : donneur d’ordre est chargé du commandement et de l’exercice des sanctions ou des récompenses. .A la base, un ensemble de subordonnés, qui ne reçoivent d’ordre que d’un seul chef. 4 PDG Directeur administratif Directeur commercial Directeur technique Contre métre 4 ouvriers Secrétaire C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international .Entre les deux, une ligne hiérarchique unique : les ordres descendent le long de cette ligne et les comptes rendus remontent vers le responsable. Etant donnée l’impossibilité de s’occuper de tout, le dirigeant délègue une partie de son autorité à un certain nombre d’individus s’occupant chacun d’un domaine donné, à leur tour (pour ne pas être débordé) ces responsables vont déléguer une partie de leur autorité à leur subordonnés immédiat. Ainsi, chaque subordonné a un chef hiérarchique immédiat et se soumet en même temps à l’autorité de plusieurs chefs d’une même ligne hiérarchique. . Avantages : -Une telle structure a le mérite de la clarté : chaque membre de l’entreprise sait de qui il reçoit les ordres et à qui il doit rendre compte de ses activités. -Elle respecte le principe de l’unicité de commandement. Un supérieur doit avoir un nombre limité de subordonnés. Le territoire de chacun dans l’entreprise doit être parfaitement délimité et le chef est le seul apte à trancher les conflits. .Inconvénients : -Une lenteur au niveau de l’action : les subordonnés ne peuvent prendre de décisions sans se référer à l’autorité hiérarchique directe. Ceci est d’autant plus préjudiciable que l’autorité d’un chef peut être purement administrative et ne reposer sur aucune connaissance du travail des subordonnés. -L’information circule lentement. -Manque de spécialisation. -Le chef doit avoir des compétences multiples. Exemple : 5 C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international b-La structure fonctionnelle : Ce type de structure repose sur le principe de la division fonctionnelle de l’autorité : tout salarié dépond de plusieurs chefs, chacun n’ayant autorité que dans son domaine propre. .Avantages : -La spécialisation consiste l’avantage essentiel de ce type de structure. Cette spécialisation permet à chaque dirigeant d’approfondir ses connaissances dans son domaine, d’améliorer ses performances et de faire appel à des spécialistes. -Demande peu de cadres supérieurs. -Favoriser les contacts entre les spécialistes dans un secteur donné. .Inconvénients : -Faire porter l’accent sur les taches routinières ce qui limite l’horizon des travailleurs. -Communication parfois difficile entre les différents spécialistes. -Cette structure pose des problèmes de coordination Exemple : un subordonné peut avoir plusieurs chefs suivant les compétences (directeur technique pour la production et administratif pour les horaires) Exemple : 6 Direction Générale Direction Commerciale Force de vente Administration des ventes Direction Production Approvisionn- ement Usine Direction personnel C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international c-La structure hiérarchico-fonctionnelle : Ce type de structure place à coté de la ligne hiérarchique un ou des états major composés de spécialistes (fonctionnels) dont le rôle consiste à éclairer les décisions de la direction générale et des directeurs opérationnels. Le personnel des « états majors » ne dispose pas de pouvoir de commandement contrairement aux opérationnels. Cette structure est appelée aussi « staff and line ». . Avantages : -Elle combine les avantages des deux structures, hiérarchique et fonctionnelle. -Permet une gestion à cours terme par les opérationnels et une gestion à long terme par les fonctionnels. .Inconvénients : -Il est souvent difficile de séparer les conseils de la décision. -Les conseils des fonctionnels peuvent acquérir de l’autorité ce qui peut être à l’origine de certains conflits. Exemple : 7 C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international d-La structure par division (ou structure divisionnelle) : Le principe est de diviser l’entreprise en unités autonomes spécialisées sur un domaine d’activité et ayant un large éventail de moyens à leur disposition. Ces « divisions » peuvent être spécialisées selon les familles de produits, les zones géographiques ou clientèles, etc. A l’intérieur de chaque division, on retrouve souvent un découpage par fonction. d-1/La structure par produit : Exemple : d-2/La structure par zone géographique : 8 DIRECTION GÉNÉRALE DIVISION PRODUIT A DIRECTION MARKETING DIRECTION PRODUCTION AUTRES DIVISION PRODUIT B DIRECTION MARKETING DIRECTION PRODUCTION AUTRES DIVISION PRODUIT C DIRECTION MARKETING DIRECTION PRODUCTION AUTRES C2 : Se familiariser avec l’entreprise et son environnement national et international Exemple : d-3/Avantages et inconvénients de la structure par division : Avantages : .L’autonomie des divisions les rapproche des segments de marché. .Meilleure coordination. Inconvénients : .Risque de déséconomies d’échelle par multiplication des services fonctionnels (exemple : chaque division a son service comptable) .chaque division devient une entreprise indépendante négligeant les intérêts du groupe dans son ensemble. .Besoin de nombreux cadres qualifiés. .Accroissement des charges salariales pour l’entreprise. 9 uploads/Management/ cours-organisation-des-entreprises.pdf