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1 Audit de la Fonction Approvisionnement / Achats Réalisé par: Dounia QUASSID

1 Audit de la Fonction Approvisionnement / Achats Réalisé par: Dounia QUASSID Wafaa ROUISSA Mouaad FENAN Fadwa BOUTLANE Anas RAHMOUNI 2 PLAN: Première Partie: La Fonction Approvisionnemen Achats I.Généralités 1)Définition de la fonction Approvisionnement 2)Politique de l’Approvisionnement 3)Missions et tâches de l’Approvisionnement 4)Objectifs de l’Approvisionnement 5)Organisation de la fonction Approvisionnemen 3 II. La Fonction des Achats 1) Définition des Achats 2) Evolution de la fonction Achat 3) Impact sur l’activité de l’Entreprise 4) Gestion des Achats 5) Procédure d’Achat 4 III. Les Stocks 1) Définition 2) Rôle des stocks 3) Organisation des magasins 4) Surveillance des stocks 5) Gestion des stocks 6) Méthode de valorisation des stocks 5 Deuxième Partie: L’Audit de la Fonction Approvisionnement I. L’Audit 1) Définition 2) Le rôle de l’audit 3) Les outils de l’audit 4) La finalité de l’audit 6 II. L’Audit de la Fonction Approvisionnement Achats 1) Diagnostic 2) Pronostic 3) Thérapeutique 7 Introduction: A l’heure où le poids des achats et approvisionnement dans le prix de revient ne cesse d’augmenter, les entreprises cherchent à mesurer plus précisément la performance de cette fonction. Ainsi, l’Audit de fonction approvisionnement achats doit établir la communication au sein de l’entreprise : dans le service, entre les services, vers la direction Générale, mais aussi permettre la communication vers l’extérieur (vers les fournisseurs). 8 La mesure de la performance achats doit être un outil de management, d’aide à la définitio des priorités, et permettant de motiver le service. Elle doit également permettre la mise en valeur de la contribution de l’approvisionnement ; création de valeur, avantages concurrentiels. L’évaluation se fait sur plusieurs niveaux : économiques, humains, organisationnels, de processus, qualités produits, fournisseurs appréciation des risques. 9 Première Partie: La Fonction Approvisionnement/ Achats 10 I.Généralités 1) Définition: La fonction approvisionnement se situe en amont de la production dans le cycle d’exploitation de l’entreprise. Son rôle est de satisfaire les besoins en fournitures et services des autres fonctions de l’entreprise au meilleur coût et dans le respect des quantités , de la qualité et des délais exprimés . 11 La nature des approvisionnements traités est très variée :matières premières , pièces de rechange, matières consommables ,emballage marchandise , mais aussi énergie, transport , investissements… 12 La fonction approvisionnement recouvre deux aspects : La gestion des achats La gestion des stocks. 13 2) Politique: C’est l’ensembles des règles qu’une entreprise se fixe pour ses approvisionnements. Deux méthodes sont envisageables pour l’approvisionnement en matière ou marchandise: 14 a) Une seule commande pour constituer les stocks nécessaires à toutes les consommations ou toutes les ventes. Cette méthode permet de bénéficier des prix réduits de la part de fournisseurs mais elle entraine un coût de stockage élevé. 15 b) Des besoins en matière première et marchandises en plusieurs commandes . Cette méthode réduit les couts de stockage mais entraine inévitablement des couts d’approvisionnements supplémentaires. 16 3) Mission et tâches: a) La mission de la fonction Approvisionnement es de procurer à l’entreprise, dans les meilleures conditions de qualité, de coûts, de délais et de sécurité, les matières premières, les composants, les fournitures, les outillages, les équipements et les services dont l’entreprise a besoin pour ses activités. 17 b) Les Tâches Connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les catégories d’achats et surveiller leurs évolutions ; Collaborer à la définition des caractéristiques et spécifications des produits à acheter ; 18 Rechercher, sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux; Programmer, passer les commandes d’achats ; Suivre les livraisons des commandes ; Contrôler les réceptions des commandes ; 19 Analyser l’utilisation des achats dans les différents services ; Gérer les stocks ; Fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs. 20 4) Les objectifs: Les objectifs de la fonction approvisionnement sont au nombre de neuf: 21 1) Améliorer la position concurrentielle de l’entreprise :  Contribuer à l’augmentation des revenus e t à l a r é d u c t i o n d e s c o û t s d e l’organisation; Meilleur produit avec des coûts plus bas, donc une meilleure marge bénéficiaire brute et une augmentation des ventes si une partie des économies est retournée aux clients afin de stimuler les ventes. 22 2) Assurer un apport continu des matières, des fournitures et des services nécessaires à l’exploitation de l’organisation.  Il faut éviter les pénuries en tout temps 23 3) Maintenir les sommes investies dans les stocks et les pertes s’y rattachant au plus bas niveau possible.  Avoir un stock le plus bas possible afin de maximiser les ratios de ceux-ci. 24 4) Conserver et même améliorer la qualité  Une amélioration continue de la qualité des intrants de l’organisation a un effet direct sur la capacité d’une organisation de conserver sa position concurrentielle . 25 5) Retenir les services des meilleures fournisseurs  Trouver les meilleures sources possible, afin d’obtenir la meilleure valeur pour notre organisation. Il s’agit ici de trouver et faire affaires avec les meilleurs fournisseurs pour l’organisation. 26 6) Standardiser le plus possible les articles acquis et les procédures d’acquisition.  La standardisation permet d’avoir un processus stable et assujetti à l’amélioration continue. Plus les systèmes sont standards et efficaces, plus le département de l’approvisionnement aura un meilleur rendement. 27 7) Acquérir les biens et les services requis au plus bas coût total de possession  Le service d’approvisionnement doit toujours obtenir la meilleure valeur pour son organisation, et ce, dans une perspective globale. 28 8) Établir des relations harmonieuses et fructueuses avec les autres services de l’organisation  Il faut travailler en équipe avec tous les autres départements de l’organisation. 29 9)Atteindre les objectifs concernant l’approvisionnement au moindre coût.  Afin d’arriver à cet objectif, le service doit utiliser et appliquer des outils d’amélioration continue. Ex : Ex : Amélioration des processus de négociation, amélioration des processus de gestion des commandes, création de partenariat gagnant avec les fournisseurs 30 5) Organisation Il y a un grand nombre de possibilités d’organisation et de structures de cette fonction. Dans certains cas, elle est rattachée à la fonction « production ». 31 Sans vouloir définir un modèle normatif d’organisation, cette fonction comprend, généralement trois services : - Un service « Études » - Un service « Achats » - Un service « Magasins et Stocks » 32 1) Définition C’est la fonction assurant la mise à disposition de l'entreprise des produits et des services primordiales à son activité en conformité avec ses besoins de sécurité, de qualité et de coût global. II.Les Achats 33 2) L’évolution de la fonction Achats: 2) L’évolution de la fonction Achats: • La fonction d’Achats a vu une évolution remarquable du point de vue financier et fonctionnel de l’entreprise c’est à dire en terme de Chiffre d’Affaire investi à l’acquisition des biens et services de production ainsi que les responsabilités liées aux acheteurs. 34 •De nos jours la fonction d’Achats acquière une importance stratégique (elle nécessite une vision à long terme).D’une part à cause de l’importance du coût d’achat et d’autre part il convient de plus en plus de répondre aux besoins en matières premières d’une manière correcte et adéquate. 35 3) L’impact de la fonction Achats sur 3) L’impact de la fonction Achats sur l’activité de l’entreprise l’activité de l’entreprise La fonction achat a un impact direct sur: a) Prix/coût: a) Prix/coût: • Mise en concurrence des fournisseurs potentiels; • Achat en quantité importante; • Minimisation des coût d’acquisition et possession des stocks. 36 b) Qualité: b) Qualité: Choisir la meilleur qualité qui répond et satisfait les objectifs d’acheteur et par conséquent de l’entreprise cliente. 37 c) Continuité: c) Continuité: Prévision des besoin de l’entreprise; Analyse de la santé financière de l’entreprise; Lier des relation de partenariat avec les fournisseurs qui consiste a avoir des relations a long terme avec eux. 38 d) Sécurité : •Assurer une continuité de livraison auprès des fournisseurs de l’entreprise; •S’assurer de la solidité des fournisseurs. e) Flexibilité : •Choix du fournisseur; •Améliorer des relations client /fournisseur. 39 4) La gestion des achats a) L’ approche traditionnelle de la GA: Mettre en concurrence les différents fournisseurs potentiels et sélectionner ceux qui offrent les meilleurs produits. 40 b) L’approche moderne: gestion des fournisseu Comporte deux aspects différents:  La gestion fournisseur: L’entreprise cherche à obtenir un avantage concurrentiel par l’établissement des relations d’ordre stratégique avec les fournisseurs 41 Le partenariat acheteurs-fournisseurs: Ce partenariat est fondé sur une dépendance mutuelle à long terme entre un acheteur et les fournisseurs qui peuvent garantir une qualité supérieure et une livraison rapide et fiable. 42 5) La procédure d’Achat: Dans un système de sélection de fournisseurs, il est nécessaire de faire une première élimination entre les fournisseurs potentiels, d'évaluer les fournisseurs restants, et enfin de sélectionner le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s) selon l'objectif visé de qualité et de coût. Cette phase de sélection suppose que soit menée une recherche d'informations préalable, s'appuyant sur les résultats d'une étude de marché achat, de demandes de prix ou d'appels d'offres. 43 a) Négociation La négociation se fait dans le but de préciser uploads/Management/ cycle-audit.pdf