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Objet : Planning de contrôle des unités Au 31 mars. Mesdames, Messieurs, Dans l

Objet : Planning de contrôle des unités Au 31 mars. Mesdames, Messieurs, Dans le cadre des activités du premier trimestre 2016, le planning de vérification générale et du contrôle vous est transmis pour toute fin utile dès réception de la présente. Les rapports de missions sont attendus au plus tard 48 heures après chaque décente. Les travaux effectués porteront dans l’ordre sur les points suivants : I- EXPLOITATION GENERALE  Contrôle des caisses - Vérification des soldes physiques et comptables (au moins deux contrôles par agence) - Contrôle des ajustages de caisse - Contrôle des Journées comptables, arrêtés et registres de caisse  Contrôle des comptes banque - Etat des comptes banques et le rapprochement - Vérification des mouvements d’encaissement des chèques  Dépôts - Comptes à vue - Comptes à terme - Cautions et cash collatéral  Crédits - Vérifications physiques (prélèvement des frais, tableau d’amortissement, constitution des dossiers au complet) - Autorisations -L’analyse des impayés de plus de 45 jours - Comptes débiteurs de plus de 45 jours -Les produits fictifs Page 1 sur 24 -Mise à jour et transmission au SAJ des garanties. II- SUIVI DES RESOLUTIONS DU DIA Chaque Chef de zone doit produire un rapport relié différent du rapport de contrôle ou les suivies de recommandation sont détaillé dans un tableau et par agence. NB : Le fichier soft du suivi des recommandations sera transmis à chaque chef de zone sur lequel il remplira la colonne « pourcentage d’exécution » III- COMPTES DE PASSAGE - Vérification des comptes de passage (38, 46, 47,…) ; - Apurement des comptes manquant et excédent de caisse ; - Apurement des comptes différés ordinateurs. IV- IMMOBILISATIONS - Inventaire des immobilisations défectueuses - Vérification des étiquettes - Présentation de la liste exhaustive de ces immobilisations ainsi que leurs étiquettes en annexe NB La liste des immobilisations défectueuses doit se présenter sur la même forme que les tableaux des inventaires de fin d’année. V- LA SITUATION ADMINISTRATIVE ET SECURITAIRE DE L’UNITE  Répartition des différentes clés  Gestion des cartes colombe et les codes pink  Plafond des encaisses  Gardiennage et solidité des ouvertures  Ponctualité et le planning des heures de pause Page 2 sur 24 NB : Chaque point de situation sus-évoqué doit être accompagné des actions entreprises sur le terrain et des recommandations éventuelles. A la fin des missions, une séance de restitution doit être impérativement organisée par le contrôleur et un PV doit être signé par tous les participants à cet effet. ---------------------------------------------------------------------------------- CONTROLE PERMANENT 2 I – Définitions : Contrôle : C’est l’ensemble des méthodes qui consiste pour une organisation de maitriser son risque et sauvegarder son patrimoine Contrôle permanent : Encore appelé contrôle de proximité, c’est l’ensemble de mesure prise par une organisation afin que les unités de contrôle soient rapprochés des unités opérationnelle pour contrôle . Les différents types de contrôle  Contrôle sur pièces  Contrôle par rapprochement  Contrôle par justification du solde  Contrôle de la balance  Contrôle des existants Les formes de contrôle  Contrôle inopiné  Contrôle d’évaluation  Contrôle de vérification II- Importance  Le Rôle de prévention  Sauvegarder le patrimoine  Améliorer les performances  Assurer le respect des équilibres  Assure le respect des procédures Page 3 sur 24 III- Diagnostic SWOT Forces  Existence d’un DCP  Respect des normes universel (Auto control – contrôle hiérarchique- contrôle – inspection et audit)  Respect de la séparation de tache - Faiblesses  Insuffisance des effectifs  Formation des formateurs  Réaction tardive de la hiérarchie sur les rapports des contrôleurs  Instabilités des chefs de zone Opportunités  Offre multiple de formation  Les contrôles COBAC - Menaces  risque d’implication du contrôle dans les Operations  Exposition aux risques d’agression IV- Objectifs : Objectifs quantitatifs Objectifs qualitatifs - 0 suspens dans les comptes de plus de 30 jours ; 0 suspens dans les comptes différés ordinateur de plus de 24 heures ; - Consommation à au plus 80% du budget - 0 consommation des lignes non autorisées - Sauvegarder le patrimoine de La Régionale ; - Application des principes comptable - Veiller à l’efficacité et à la nécessité de la dépense - Mener des études approfondies de rentabilité par produit et par unité - Fiabilité des états financiers ; - Améliorer les performances du personnel ; - Suivi des recommandations. V- Tactiques à utiliser pour atteindre les objectifs  Prévoir un budget spécifique pour le contrôle  Organiser les séminaires de contrôleur  Evaluer les chefs de zone  Multiplier les techniques de contrôle  Multiplier les descentes inopinées  Mettre un accent sur le contrôle des engagements (crédits, cautions, garanties) Page 4 sur 24  Détecter et corriger les manques à gagner  Structurer les transmissions des journées comptables  Former le personnel des unités de contrôle. VI- Moyens pour atteindre les Objectifs  Recrutement des versificateurs dans chaque zone  S’assurer que tous les chefs de zone détiennent les outils  Le budget doit répondre aux besoins de control  Disponibilité du module « Inventaire »  Signer des contrats avec des entreprises spécialisées dans la transmission du courrier  Financement des séminaires des contrôleurs par la Direction Générale  Obtenir l’appui de la hiérarchie sur l’application des sanctions ------------------------------------------------------------------------------------------ OBJECTIFS DU PLAN STRATEGIQUE La stratégie de contrôle permanent Il s’agit ici du contrôle de premier niveau de toutes les fonctions de l’établissement. Le contrôle permanent aura pour mission première de faire faire l’autocontrôle à tous les intervenants dans les transactions et les vérifications que doivent obligatoirement effectuées leur hiérarchie directe. Ces contrôles sont à priori Page 5 sur 24 avec pour but de s’assurer de la régularité de l’opération ; le contrôle à postériori se fait par le personnel du back office à travers les comptables en fin de journée, puis par les contrôleurs de zone qui ont d’ailleurs un pouvoir de contrôle inopiné. Au cours du triennat, le département en charge du contrôle permanent devra mobiliser tout le personnel afin d’impliquer chacun au contrôle de son collègue avec possibilité de dénonciation de faits significatif. Ceux qui feront des dénonciations avérées seront récompensés tout en restant dans l’anonymat. Le contrôle permanent devra aussi procéder à l’exploitation des caméras, ceci en relation avec l’entité en charge de la gestion du capital humain. Dans chaque zone, l’entité en charge du contrôle permanent devra mettre à jour et exploiter rigoureusement la cartographie de risque. Le système de contrôle interne devra permettre une détection des fraudes au plus tard la même journée où elle a lieu. Le contrôle permanent devra, en collaboration avec chaque responsable d’un domaine de risque concevoir et veiller à la mise en œuvre d’un dispositif spécifique de prévention et de monitoring dudit risque ; Par ailleurs chaque contrôleur de zone devra avoir un accès directe en temps réel au système d’information des agences dont il assure le contrôle. 3-5-5 La stratégie d’inspection et d’audit LA REGIONALE se dotera d’une charte d’audit validée par le Conseil d’administration. Toutes les fonctions devront être auditées dans un délai de trois ans. Toutefois, les fonctions engagement, comptabilité, opération, informatique et blanchiment des capitaux devront être auditées chaque année. Un plan d’inspection et d’audit sera fait et exécuté chaque année en segmentant les unités en fonction du niveau de risque y afférent. L’audit devra évaluer par une approche systématique et méthodique les processus de management de risque, de contrôle et d’organisation, puis en faire des propositions pour leur efficacité. Veiller au respect de la règlementation au niveau des agences sera aussi un élément stratégique permettant un respect permanent et global de la règlementation par LA REGIONALE. L’évaluation du contrôle permanent et celui du contrôle de gestion devront se faire régulièrement. ---------------------------------------------------------------- AXES DE CONTROLE A DISTANCE Page 6 sur 24 Toute démarche cohérente en matière d’audit commence par une identification des risques. 1° contrôle des opérations - Contrôle des comptes de passage - Contrôle des opérations manuelles - Contrôle des signatures scannées - Justification permanente des comptes 1.1 l’autorisation Qui fait quoi 1.2 l’exécution Traitement, comptabilisation,… 1.3 le contrôle - contrôle de l’opération à priori à la saisi (autorisations, visas,…), à postériori après la saisi (contrôler l’état de toutes les saisies avec les documents de base) par une personne différente. - La supervision 1.4 Le choix des contrôles 1.5 les points de contrôle : - Au niveau de l’introduction des données - Au niveau des points de validation 2° la sécurité 2.1 La sécurité des fonds (détention des clés du coffre, sécurité des guichets, plafonds d’encaisse dans les guichets et dans les coffres, le transport des fonds, le transport des fonds, …) Méthodes : - dans les agences de Yaoundé et Douala, les contrôleurs régionaux feront des contrôles de caisse au moins deux fois par semaine. - Des missions flash seront régulières par les contrôleurs régionaux. - Pointage par sondage des pièces comptables par les contrôleurs régionaux - Pointage systématique des états de rapprochement bancaire chaque mois. - Pointage systématique de tous les mouvements uploads/Management/ document-audit.pdf