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DOSSIER DE CONCEPTION FONCTIONNELLE émetteur : d'AMPHERNET Margaux Jeudi 26 jan

DOSSIER DE CONCEPTION FONCTIONNELLE émetteur : d'AMPHERNET Margaux Jeudi 26 janvier 2012 Projet mise en place d'une Gestion Électronique de Documents (GED) 1. Présentation de l’étude Au vu de la part que constitue l'utilisation de papier dans le chiffre d'affaires de l'entreprise, soit 9,53% en 2011 et 6,45% en 2010, il est préférable de mettre en place une Gestion Électronique de Documents. salaires et charges sociales frais de représentation papeterie et frais de bureau publicité Location-équipement Entretien et réparation électricité 0.00 10.00 20.00 30.00 40.00 50.00 60.00 Charges de l'entreprises /CA % du CA 9,53% TITRE : Tableau chiffré du graphique des charges de l'entreprise/CA. 2. Les objectifs Il est nécessaire de savoir pourquoi nous mettons en place une GED. Soit, de plus : Le marché évolue Les produits et service se diversifient (soit plus de documents papier) Le respect de l'environnement prend de l'ampleur Veiller à l'image de l'entreprise Assurer la confidentialité et l'améliorer optimiser les processus augmenter l'efficience Consolider la structure de l'organisation éviter la perte de document gain de place Réduire les frais de bureau. Faciliter le travail de groupe Améliorer les délais de traitement Gain de place Meilleur partage de l'information Composante de la démarche qualité (norme ISO 9001 14001) Réduire les impressions et l’emploi du papier Faciliter la gestion des documents 3. Apport de la GED Charges de l'entreprise cout par an (en $) % du CA %du total charges % cumulés salaires et charges sociales 45875 49,50 37,01 100,00 Emprunt et découvert bancaire 21200 22,87 17,10 62,99 Fournisseurs et charges à payer 13111 14,15 10,58 45,89 papeterie et frais de bureau 8830 9,53 7,12 35,31 loyer 7400 7,98 5,97 28,18 téléphone 4052 4,37 3,27 22,21 frais de représentation 3678 3,97 2,97 18,95 Impôts sur les bénéfices à payer 3492 3,77 2,82 15,98 transport 2781 3,00 2,24 13,16 publicité 2619 2,83 2,11 10,92 Intérêts-fournisseurs et marge 2253 2,43 1,82 8,80 amortissement 1687 1,82 1,36 6,99 Location-équipement 1610 1,74 1,30 5,63 frais bancaires 1388 1,50 1,12 4,33 honoraires professionnels 1292 1,39 1,04 3,21 Entretien et réparation 1098 1,18 0,89 2,16 assurance 769 0,83 0,62 1,28 taxes et permis 475 0,51 0,38 0,66 électricité 341 0,37 0,28 0,28 D'un point de vue commercial, la GED augmentera la vitesse de traitement des demandes Client et leurs réalisations. Et facilitera l'archivage des dossiers Client. D'un point de vue Marketing, la GED permettra un gain de temps Au niveau des ressources humaines, la GED améliorera les conditions de travail et l'efficience des salariés. De plus, la diffusion des documents sera rapide, ceux qui facilitera le travail de groupe. 4. Le contexte du projet L'entreprise Comptabilité Ginette Coté inc. a un chiffre d'affaires de 92679$ en 2011 pour des frais en papeterie et de bureau de 8830$. Ceux qui représente 9,53% du CA. La mise en place d'une GED est adapté à l'entreprise afin de réduire les frais liés à l'emploi du papier. Le parc informatique regroupe les logiciels suivant : Word 97 Excel 97 Access 97 Power Point 97 Simple Compta 2009-2011 (évolution vers 2012 prévue) Avantage ing 9.5 Profile (changement prévu pour DTmax) 5. Date de mise en service Au plus tard le 15 mars 2012 6. Enveloppe budgétaire L'enveloppe budgétaire dépend du choix du logiciel. Ce choix sera soumis au chef d'entreprise dans une étude des différents logiciels. Afin de prendre une GED pertinente par rapport à l'entreprise, celle ci doit investir dans une GED workflow (numériser et archiver des documents + partage de ces documents entre les différents acteurs. Cela permet d'avoir accès à la GED de l'entreprise partout où elle est installée (sur son téléphone par exemple) et stimule le travail de groupe et les collaborations. Différente de la GED statique: numériser et archiver des documents.) Afin de réduire les coûts, l'entreprise devra prendre une GED open source. A cela, il faut ajouter le coût de formation. Celle ci n'étant pas obligatoire mais fortement recommandé. Comparatif des différentes GED 58 57 56 42 59 19 60 28 Notes des différentes GED KNOWLEDGE TREE NOVAXEL DOCKME SCAN-eDOC OPEN DOCMAN NUMEDOCS SILVERPEAS GET eDOC O u til c o lla b o ra tif In tra n e t/E x tra n e t G E D W o rk flo w R é s e a u s o c ia l G e s tio n d 'im a g e D a ta c o lle c tio n D o c u m e n ta tio n p ro je t K M W e b (C M S ) C o n fid e n tia lité la n g u eP R IX n o te TO TA L K N O W L E D G E TR E E 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5F r 3 3 6 3 5 8 N O V A XE L 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5F r 5 5 0 2 5 7 D O C K M E 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5F r 1 2 6 4 1 5 6 S C A N -e D O C 1 1 5 1 5 1 3 5 5 5 5F r G R A TU IT 5 4 2 O P E N D O C M A N 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5A n 7 1 ,4 4 5 9 N U M E D O C S 1 1 5 1 1 5 1 1 1 1 1F r G R A TU IT 1 9 S IL V E R P E A S 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5F r G R A TU IT 5 6 0 G E T e D O C 1 1 5 1 1 5 1 1 1 1 5F r G R A TU IT 5 2 8 Après étude comparative des différentes GED, je conseille Silverpeas. Il s'agit d'une GED Open Source gratuite et regroupant toute les fonctionnalité dont l'entreprise a besoin. Silverpeas : Ce logiciel ne nécessite pas de formation. J’attends votre confirmation pour ce logiciel avant de faire une maquette et de lancer un projet pilote. De plus, en cas de frais, nous reverrons le choix du logiciel. 7. Les intervenants Maîtrise d’ouvrage : D'AMPHERNET Margaux (stagiaire), Ginette Côté (chef d'entreprise) 8. Les fonctions de la GED Maîtriser les flux de documents papiers et électroniques Augmenter le gain de productivité en diminuant le temps consacré au traitement des processus Améliorer la traçabilité des documents et lors contenu lors du traitement Améliorer la fluidité de circulation et de traitement des documents Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage Répondre aux exigences de norme qualité (ISO 9001 14001) Développer un système de traitement de l'information paramétrable aux besoins réels et à la sécurité de l'entreprise Améliorer l'utilisabilité des documents Sécuriser la gestion des documents Diminuer la perte de documents Réduire le temps de recherche d'un document Augmenter le nombre de documents traités en une journée Augmenter la confidentialité. 9. Déroulement 1- Réaliser un état des lieux de l'entreprise : organisation interne, organisation de l'info, outil bureautique, réseaux... 2- Élaborer un dossier de conception fonctionnelle : besoins, fonctions, objectif 3- Étude des différents logiciels 4- Prévoir les développements spéciaux en + d'outils standard 5- Chiffrer le coût du logiciel 6- Sélection du logiciel 7- Identifier les documents, leurs cycle de vie et leur fréquence d'utilisation 8- Maquette papier 9- Démarrer un projet pilote (essais avec la version restreinte et gratuite du logiciel) 10- Installer le logiciel sur 1 ordinateur 11- Définir le périmètre fonctionnel : utilisateurs 12- Maquetage : tester l'ensemble des fonction 13- Valider l'intégration au sein du Système d'Information (SI) 14- Valider l'outil mis a disposition 15- Identifier les gains 16- Conception des services de la plate formes d'échange 17- Tester les services de la plate forme grandeur nature 18- Valider sur le plan fonctionnel 19- Valider sur le plan technique 20- Réaliser un plan de déploiement 21- Indexation 22- Effectuer une maintenance corrective 23- Effectuer un retour d'expérience 24- Arriver au 0 papier A- Réalisation d'un tutoriel à l'intention des salarié B- Acquisition de données TITRE : GANT pour planification du projet 10. Contraintes Choisir une GED pertinentes aux besoin de l'entreprise Acceptation de la GED par les salariés Coût de la mise en place Temps impartis 11. Solutions Comparatif des différentes GED et extensions Essais sur un période de 2 semaines Diminution de frais par l'emploi d'une GED Open Source Gestion du temps par un GANT. 12. Moyens de contrôle Questionnaires après utilisation aux salariés tests Étude de satisfaction Document de synthèse Étude de suivis de l'utilisation papier : retour sur investissement (non représentatif sur 2 mois) Jours 27/janv. 30/janv . 03/févr. 06/fév r. 10/févr. 13/févr. 17/févr. 03/mars 04/mars 07/mars 15/mars Tâches Ven Lun Mar Mer Jeu Ven Lun Mar Mer Jeu Ven Lun … Jeu Ven … uploads/Management/ dossier-de-conception-fonctionnelle.pdf