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Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat NOM Fonctions Date Sig

Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat NOM Fonctions Date Signature REDACTION xx Responsable méthodes de la direction des achats VERIFICATION xx Directeur des achats (de l’établissement support du GHT) APPROBATION xx Directeur Général du CHU / CH (établissement support du GHT xx) Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat Page 1 sur 21 Version : 1 Date d’application : xx/xx/2017 Résumé du document Plus qu’une simple mise en concurrence, la stratégie achat impulse la mise en compétition des fournisseurs et dynamise ainsi la performance de nos achats. Elle permet également d’obtenir une définition des besoins plus pertinente facilitant d’autant le travail de l’acheteur et vise à obtenir d’importantes réductions de coûts. L’acheteur décline une stratégie achat pour chaque segment (ou sous-domaine) de la cartographie dont il est le leader. Acheteur et prescripteur construisent ensemble, étapes par étapes, la stratégie d’achat sur les segments prioritaires (enjeux financiers/maturité d’achat/potentiel de gain) : - Analyse de la dépense - Analyse du besoin - Analyse du marché fournisseur - Analyse des contraintes internes et externes / risques - Synthèse des leviers d’achat et gains associés Ce travail en amont de la procédure d’achat permet de définir un plan d’actions (leviers d’achats) permettant d’optimiser : - le choix de l’internalisation ou de l’externalisation - le périmètre d’achat - la segmentation de l’achat - le choix de la procédure - le choix du type de contrat et d’estimer les gains achat attendus par la mise en place de ces actions. HISTORIQUE DES MODIFICATIONS N° version : 1 Date : xx/xx/2017 Nature : Création Nature des modifications : sans objet Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat Page 2 sur 21 Version : 1 Date d’application : xx/xx/2017 Sommaire I- PREAMBULE ET RAPPELS __________________________________________________ 3 II- OBJET DU DOCUMENT ____________________________________________________ 4 III- DOMAINE D’APPLICATION _________________________________________________ 4 IV- ACTEURS DU PROCESSUS __________________________________________________ 4 V- DOCUMENTS DE REFERENCE ET DOCUMENTS ASSOCIES __________________________ 5 VI- DEFINITIONS ____________________________________________________________ 5 VII- POSITIONNEMENT DE LA STRATEGIE DANS LE PROCESSUS ACHAT __________________ 7 VIII- LIVRABLES ATTENDUS D’UNE STRATEGIE ACHAT ________________________________ 8 IX- SEUILS DE PRODUCTION ET VALIDATION EN CONCERTATION AVEC LE PRESCRIPTEUR ___ 8 X- PROCESSUS GLOBAL D’ELABORATION D’UNE STRATEGIE ACHAT __________________ 10 XI- PHASES D’ANALYSE D’UNE STRATEGIE ACHAT _________________________________ 10 XII- ANNEXES ______________________________________________________________ 16 Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat Page 3 sur 21 Version : 1 Date d’application : xx/xx/2017 I- PREAMBULE ET RAPPELS A- L’ordonnance et décret « marchés » vs Stratégie Achat : Deux objectifs complémentaires L’ordonnance et décret « marchés publics » assurent le respect de trois principes fondamentaux : - la liberté d'accès à la commande publique - l’égalité de traitement des candidats - la transparence des procédures En ce sens, l’ordonnance et le décret « marchés » ont vocation à protéger les fournisseurs. La notion de performance économique est, elle, relative : l’ordonnance et le décret « marchés » suscitent une plus grande diversité des offres, elle permet d'accroître les chances d'obtenir l'offre économiquement la plus avantageuse ». Ce que ne disent ni l’ordonnance, ni le décret « marchés », c’est COMMENT obtenir la meilleure performance économique. Les stratégies Achats répondent à cette problématique et sont complémentaires des documents réglementaires. Ce sont les techniques du marketing Achat qui aident à accroitre la performance économique. B- Au-delà de la mise en concurrence : la mise en compétition Dans la relation Acheteur – Fournisseur, c’est le fournisseur qui propose son prix et donc de l’effort financier qu’il souhaite réaliser pour gagner par rapport à ses concurrents. La mise en concurrence, c’est obtenir des acteurs du marché des propositions de prix. Il s’agit d’une simple obligation réglementaire prévue par l’ordonnance et le décret « marchés ». La mise en compétition, c’est obtenir des acteurs du marché les meilleures propositions de prix possibles en poussant les fournisseurs au maximum d’efforts. C’est à dire, mettre en place des actions pour tirer profit du marché fournisseurs et générer une compétition réelle entre les fournisseurs. C- Rendre une affaire attractive… Comment ? Quels sont les ingrédients qui aident à maximiser l’attractivité d’une affaire ? Comment obtenir du fournisseur non pas une proposition de prix mais sa meilleure proposition financière ? C’est le croisement de l’analyse interne et externe qui donne la réponse à l’acheteur : veille sur nouveaux entrants potentiels, analyse de la structure des coûts fournisseurs, vigilance sur le volume d’achat par segment et la probabilité de gain des sociétés, vigilance sur l’adéquation entre nature des prestations attendues et domaines d’offres fournisseurs…. La mise en compétition agit directement sur les prix et accroit la performance économique. Toute la démarche marketing achat consiste à maximiser l’attractivité de nos affaires pour déclencher l’effort financier du fournisseur. Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat Page 4 sur 21 Version : 1 Date d’application : xx/xx/2017 II- OBJET DU DOCUMENT L’objet de cette note EST : - d’expliquer la méthodologie générale d’élaboration des stratégies Achats - de présenter les différentes étapes dans la construction d’une stratégie Achat et donner du sens à chacune de ces étapes en présentant les objectifs associés - d’expliquer la mise en œuvre opérationnelle d’élaboration d’une stratégie Achat : process et interfaces avec les prescripteurs - d’offrir une base commune afin que les informations soient traitées, analysées, formalisées et communiquées de la même façon par toutes les filières - de proposer une procédure opérationnelle de mise en œuvre d’une stratégie achat. III- DOMAINE D’APPLICATION La production des stratégies Achats est définie par la cartographie Achats. Il peut y avoir plusieurs procédures derrière une stratégie. La mise en place de la cartographie globale des achats permet d’identifier des familles d’achat dites « homogènes » de produits ou de prestations en terme besoins et de marché fournisseurs. Chaque segment peut faire l’objet d’une stratégie Achat. Mais la charge de travail et le planning de production d’une stratégie Achat doivent être relatifs aux enjeux du segment concerné (voir paragraphe IX- Les seuils de réalisation des stratégies Achats). Suite au classement et à l’analyse détaillée de son portefeuille achat, l’acheteur est en capacité de repérer et prioriser les segments d’achats à enjeux. Il situe, en termes économiques, au sein de sa filière, le niveau pour lequel il engage une seule et même stratégie à l’ensemble des produits ou prestations le constituant. IV- ACTEURS DU PROCESSUS Cette note est destinée à deux populations cibles : - Responsables de Filière Achats et Acheteur leader de la famille ou segment d’achat - Directions Fonctionnelles : en tant que participants à l’élaboration des stratégies Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat Page 5 sur 21 Version : 1 Date d’application : xx/xx/2017 V- DOCUMENTS DE REFERENCE ET DOCUMENTS ASSOCIES Cartographie des achats Plan d’actions achats (PAA) Mode opératoire « Fiche Stratégie Achats » Fiche de synthèse type (voir Annexe III) VI- DEFINITIONS Politique Achat Le processus d’achat s’inscrit dans le contexte général des établissements du GHT et notamment de la fonction achat portée par l’établissement support et notamment dans le projet d’établissement. La politique Achat du GHT doit être élaborée en cohérence avec le projet médical de GHT autour de 5 axes fondamentaux : - assurance qualité et délai - optimisation de la performance économique - gestion des relations et des communications internes - gestion de la communication externe vis-à-vis des fournisseurs et des centrales d’achats - développement durable Stratégie Achat Elle est cadrée par la politique Achat du GHT. C’est un plan d’actions propre à une famille, domaine ou segment d’achat (suivant le niveau de finesse pertinent du périmètre retenu), destiné à atteindre les objectifs définis dans la politique d’achat. Une stratégie achat est la conclusion d’une analyse structurée en 5 étapes (voir paragraphe XI- Les phases d’analyse de l’élaboration d’une stratégie Achat) et se traduit par l’identification de leviers achats activables et des hypothèses gains budgétaires. La stratégie achats ainsi définie permet de déterminer la forme du marché (allotissement…) et peut influer sur le choix de la procédure (la mieux adaptée à la stratégie achats) pour maximiser la concurrence et structurer les consultations. Technique Achat : c’est l’application opérationnelle sur un dossier d’achat et son DCE de la stratégie d’achat. Elle détermine avec les clients les niveaux de service et les indicateurs clés de performance. La technique achat permet d’atteindre un ou plusieurs objectifs du plan d’actions de la stratégie achat. Sa finalité est de garantir la performance de l’Achat. Marketing Achat, c’est : une méthodologie de mise en œuvre très en amont dans le processus achat, en vue de l’acquisition de produits ou prestations sur le marché fournisseurs, en fonction des besoins actuels et futurs, aux conditions optimales de rentabilité pour l’entreprise. C’est une démarche privilégiée qui permet : Note méthodologique d’élaboration des stratégies d’achat Page 6 sur 21 Version : 1 Date d’application : xx/xx/2017 Soit de tirer un meilleur parti du marché fournisseur à partir des pratiques (administratives, juridiques, gestion, technique) existant dans l’entreprise, Soit de découvrir ou construire le réseau d’un marché fournisseur, pour un nouveau produit / prestations à acheter, Cette démarche implique une connaissance approfondie de l’environnement uploads/Management/ elaboration-des-strategies-d-x27-achat-note-methodologique.pdf