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Master Management Audit et Contrôle Contrôle de gestion de projets Etude de cas

Master Management Audit et Contrôle Contrôle de gestion de projets Etude de cas Réalisé par : LOUTFI Mouad CHAKIR Mehdi MASTA Hanan ES-SBAI Mohamed Présentation du cas : La société Plastoc est une petite entreprise industrielle de quarante personnes, spécialisée dans la fabrication et la commercialisation d’emballages complexes pour les métiers de l’industrie. Les secteurs d’activité de ses principaux clients sont :  L’industrie pharmaceutique ;  L’agroalimentaire ;  La chimie ;  La menuiserie industrielle ;  L’industrie du bâtiment et des travaux publics (BTP). Une des particularités propre à l’ensemble de ses produits est l’exigence croissante des clients, tant en termes de qualité, de technicité, que de délai de livraison. Parallèlement à ce phénomène, une autre contrainte pèse progressivement sur la pérennité de l’entreprise : une concurrence européenne et asiatique très agressive au niveau des prix de vente et de la qualité des produits finis ou semi-finis. Face à cette situation, le dirigeant de Plastoc – M. Grégorie – constate que son entreprise a de plus en plus du mal à faire face techniquement et commercialement à cette situation préoccupante. Cinq raisons essentielles sont à prendre en compte :  Une stagnation de son chiffre d’affaires  Une baisse de productivité de ses ateliers de production, suite à une modernisation de son parc de machines  Des stocks de matières premières et de produits finis de plus en plus importants (tant en valeurs qu’en volume)  Des marges de manœuvre financières très réduites (résultats comptables déficitaires, coût de la main d’œuvre de production élevée, difficultés de trésorerie croissantes, augmentation des garanties demandées par les banques.)  Un manque de visibilité en matière de gestion à court et moyen termes, notamment par l’absence de véritables outils d’aide à la décision (indicateurs de suivi techniques et financiers, tableaux de bord) Désireux d’améliorer ses prises de décision, notamment en matière de stratégie commerciale et industrielle, M. Grégorie désire mettre en place, le plus rapidement possible, un véritable système de contrôle de gestion. Pour mener à bien cette opération, il décide au préalable de constituer une liste des principales qualités qu’il attend de son futur système de contrôle de gestion ; à savoir :  Une simplicité d’utilisation ;  Une grande souplesse d’évolution ;  Un degré d’information élevé.  Des outils de gestion développés dans une approche industrielle et commerciale de l’activité de son entreprise. Puis, afin d’éviter de se disperser dans la recherche des outils de suivi nécessaires au pilotage de l’entreprise, le dirigeant désire construire un tableau récapitulatif des besoins en gestion d’activité par secteur d’activité (chimie, agroalimentaire, pharmacie, menuiserie industrielle, BTP) et par fonction (marketing, production, logistique, qualité, comptabilité, direction générale). Pour ce faire, il désire s’appuyer sur une analyse précise des principaux problèmes rencontrés dans les domaines techniques, commerciaux, organisationnels, juridiques et financiers. De même, afin de faciliter l’analyse de ces besoins, ce tableau devra aussi comporter les éléments qui suivent :  Les coûts actuels et futurs de chaque problème énoncé ;  Les principales causes des problèmes ;  Les solutions possibles pour y remédier (en distinguant celles concernant le court terme et le moyen terme) ;  Une estimation précise des coûts de chaque solution envisagée ;  Les avantages (techniques et financiers) de ces solutions ;  Les délais de mise en place de chaque solution ;  Une liste exhaustive des outils de suivi et de contrôle à développer, afin à la fois de vérifier l’efficacité des futures solutions mises en place et d’anticiper la survenance de nouveaux problèmes ;  Une estimation de la durée de développement de ces outils de gestion. L’analyse des besoins : A l’aide des différents paramètres et critères établis précédemment, M. Grégorie élabore un tableau d’analyse, afin de synthétiser les informations utiles à la recherche et au choix des outils de suivi à créer et à utiliser dans la gestion quotidienne de l’entreprise. Le tableau suivant présente la manière dont cette analyse peut être synthétisée. Le dirigeant recrute un contrôleur de gestion, afin de l’aider dans sa démarche. Il lui confie comme tâche prioritaire de remplir le tableau suivant avec réflexion et méthode. Tableau d’analyse des besoins en gestion : Fonction Domaines Secteur d'activité Natures des problèmes Coûts/ pertes Causes Solutions Détails Coûts Gains/ économies Outils de gestion Durée Marketing Commercial Pharmacie Technique Agroalimentaire Organisation Menuiserie Juridique BTP Financier Chimie Production Qualité Logistique Comptabilité Direction Les différentes étapes de l’analyse des besoins : 1ère étape : Récupérer un organigramme détaillé de l’entreprise. 2ème étape : Prendre rendez-vous avec le responsable opérationnel de chaque fonction concernée (marketing, production, logistique…). 3ème étape : Etablir un questionnaire simple et précis constitué de cinq points dont la chronologie est à respecter, afin de récupérer le maximum d’informations utiles à la compréhension de la situation, à savoir : 1) Demander au responsable rencontré de présenter de manière synthétique, ses principales missions et tâches opérationnelles ; 2) Questionner celui-ci sur les principaux problèmes qu’il rencontre dans son travail quotidien ; 3) Rechercher et analyser avec le responsable les origines profondes de ces différentes problématiques ; 4) Etudier avec ce dernier les différentes solutions possibles et les conséquences positives que l’on peut en attendre (gains/économies) ; 5) Demander au responsable quels sont les principaux besoins en matière d’indicateurs de gestion et d’outils à la décision. 4ème étape : Rencontrer les différents responsables opérationnels. 5ème étape : Récupérer les informations obtenues, afin de ne garder que les données les plus précises et/ou les plus faibles. 6ème étape : Commencer à remplir le tableau à l’aide des éléments précédemment récoltés, et si nécessaire recontacter certains responsables pour approfondir ou éclaircir différents points techniques complexe. 7ème étape : Calculer les pertes occasionnées par les différents problèmes constatés, ainsi que le coût des solutions proposées et leur délai. Pour faciliter cette étape, le contrôleur de gestion décide au préalable de se constituer un tableau de calcul des principaux coûts et charges consommées par chaque fonction concernée par cette étude. Après plusieurs jours de travail, il obtient le résultat qui suit : Tableau de calcul du coût de fonctionnement par fonction : Fonction Charges de fonction Montant/an Marketing (1 salarié) Salaires et charges sociales 79 518 Frais location véhicule 4 320 Frais de déplacements 10 140 Forfait téléphone mobile 2 124 Frais de carburant 7 200 Amortissements matériels et mobiliers utilisés 374 Total coût de fonctionnement 103 676 Production (32 salariés) Salaires et charges sociales 1 003 616 Amortissements machines et équipements industriels 34 368 Énergie (électricité, eau, gaz) 94 259 Outillages 8 832 Sous-traitances industrielles 52 411 Total coût de fonctionnement 1 193 486 Maintenance (2 salariés) Salaires et charges sociales 68 040 Frais entretien matériels 22 380 Affûtage 6 170 Sous-traitance réparations 7 485 Assurance matériels industriels 2 592 Total coût de fonctionnement 106 667 Logistique (1 salarié) Salaires et charges sociales 46 570 Achats palettes 8 512 Achats cartons 18 566 Location matériel levage 1 905 Frais entretien matériel transport 2 865 Transport sur ventes 159 460 Sous-traitance transport 4 905 Total coût de fonctionnement 242 783 Comptable (1 salarié) Salaires et charges sociales 35 370 Sous-traitance travaux comptables 1 012 Amortissements matériels et mobiliers utilisés 362 Redevance logiciel comptable 730 Honoraires expert-comptable 3 935 Total coût de fonctionnement 41 409 Contrôle de gestion (1salarié) Salaires et charges sociales 40 500 Amortissements matériels et mobiliers utilisés 346 Forfait téléphone mobile 684 Total coût de fonctionnement 41 530 Les données ainsi obtenues vont permettre au contrôleur de gestion d’évaluer avec pertinence et justesse les différents coûts utiles et inutiles. Exemple : Un des problèmes majeurs du responsable du service maintenance est de ne jamais savoir s’il fait réellement le choix le plus optimal en matière d’investissement. La principale raison de cette situation de cette situation vient du fait qu’il n’a aucune vision globale de ce que son service coûte réellement à l’entreprise s’il prend telle ou telle décision. Ainsi, à l’aide des éléments calculés dans le tableau précédent, le contrôleur de gestion peut être capable de solutionner rapidement ce besoin en ramenant simplement le coût de fonctionnement total annuel à un coût horaire ou journalier, avec la formule suivante : Coût de fonctionnement total annuel Nombre d heuresou de jours travaillés par an Ce qui nous donne le résultat ci-dessous : ∗ = 28,69 dh h Conclusion : En étant informé du coût horaire (ou journalier) de son service, le responsable maintenance pourra améliorer l’efficacité de ses futures décisions en intégrant, au coût d’acquisition d’un investissement, les coûts de fonctionnement en découlant (temps d’installation et de réglages d’une machine, coût de maintenance mensuel). Ainsi, après avoir évalué le coût de fonctionnement annuel de chaque principale fonction de l’entreprise (marketing, production, maintenance, logistique, qualité, comptabilité, contrôle de gestion), le contrôleur de gestion va pouvoir calculer leur coût horaire ou journalier, afin de pouvoir remplir la colonne « Coûts/pertes » du tableau d’analyse des besoins. De même, il pourra s’appuyer sur ces éléments, afin d’évaluer au plus juste :  Le coût global de la mise uploads/Management/ etude-de-cas-plasto-final.pdf