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Xavier Delengaigne Pierre Mongin Christophe Deschamps Organisez vos données

Xavier Delengaigne Pierre Mongin Christophe Deschamps Organisez vos données personnelles M V MAÎTRISEZ VO OS DONNÉES G V M GÉREZ VO OTRE ME ESSAGERIE A V S APPRIVOISEZ VO OS RÉSEAUX SO OCIAUX L' 'ESSENTIEL DU P K M PERSONAL KNOWLEDGE MANAGEMENT Li ivres Outils EFFICACITÉ PROFESSIONNELLE un véritable kit de survie pour le monde numérique de précieux conseils et des astuces pour gagner du temps Code éditeur :G54842 • ISBN :978-2-212-54842-6 http://lomonacolivegaleriecom Li ivres Outils Gérer l’infobésité Internet, e-mails, réseaux sociaux : aujourd’hui, les nouvelles technologies occupent de plus en plus de place dans notre vie. Un véritable tsunami d’informations nous assaille chaque jour. Comment ne pas se laisser submerger par ce flot de données ? Des outils et des méthodes efficaces existent pour que l’informatique nous facilite la vie. Le PKM, Personal Knowledge Management, en français la gestion des données personnelles, nous aide à contrôler, organiser et stocker nos données, aussi bien au niveau professionnel que privé. Ce concept est ici décliné sous la forme du modèle TIICC (Temps,Identité numérique,Information,Capital social,Compétences personnelles) pour apprendre à : • gérer sa messagerie électronique, • maintenir son agenda à jour, • classer ses fichiers numériques, • mettre au point une veille de l’information sur Internet, • contrôler son image sur les réseaux sociaux, • mettre en valeur ses compétences… Xavier DELENGAIGNE est directeur des systèmes d’information d’une grande ville de la métropole lilloise. Il est également formateur en veille et en cartographie de l’information. Il anime par ailleurs le blog Collectivité Numérique. Pierre MONGIN est consultant conférencier, auteur et co-auteur de dix ouvrages sur le management de l'information, dont Organisez vos idées avec le mind mapping (Dunod, 2004), Organisez votre vie avec le mind mapping (InterÉditions, 2009) et Organisez vos projets avec le mind mapping (Dunod,2011).Il anime également le blog www.mindmanagement.org Christophe DESCHAMPS est consultant et formateur en veille et gestion de l’information. Il gère depuis 2003 le blog Outils Froids consacré à ces mêmes thèmes, ainsi qu’au PKM qu’il étudie et enseigne depuis dix ans. Organisez vos données personnelles Groupe Eyrolles Éditions d’Organisation 61, bd Saint-Germain 75240 Paris cedex 05 www.editions-eyrolles.com www.editions-organisation.com Le Code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans l’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’Éditeur ou du Centre Français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris. © Groupe Eyrolles, 2011 ISBN : 978-2-212-54842-6 Xavier DELENGAIGNE Pierre MONGIN Christophe DESCHAMPS Organisez vos données personnelles L’essentiel du Personal Knowledge Management © Groupe Eyrolles Sommaire Introduction . ............................................................................................ 1 PARTIE 1 Devenez un maître de l’univers informationnel avec le PKM . ............................................................................................................ 9 1. La naissance du Personal Knowledge Management (PKM) . 11 2. Collecter les données. 27 3. Organiser l’information . 57 4. Évaluer l’information. 89 5. Présenter l’information. ................................................................... 103 6. Collaborer autour de l’information . ................................................ 125 7. Sécuriser l’information. ................................................................... 131 PARTIE 2 Organisez votre propre système d’information personnel avec le modèle TIICC. ............................................................................ 145 8. Donner du temps au temps. ............................................................ 147 9. Qui es-tu sur le net ? Ou comment mieux gérer son identité numérique . 161 10. Le social, c’est capital !. 179 11. Développer ses compétences personnelles . 195 12. Mettre en place un système d’information personnel . 207 Conclusion. 215 Annexes. 219 Annexe 1 : Mieux tagger ses favoris . 221 Annexe 2 : Utiliser PersonalBrain. 223 Annexe 3 : Contacter les auteurs. 226 Lexique. 227 Index des notions clés . 237 Index des logiciels, services en ligne et plugins. 239 Bibliographie. 243 Table des matières . 245 © Groupe Eyrolles Introduction « Quand les vents du changement soufﬂent, certains construisent des abris, et d’autres des moulins. » Proverbe chinois Regardez autour de vous : que voyez-vous ? Si vous êtes actuellement au travail, vous remarquerez sans doute votre ordinateur, en bonne place sur votre bureau, tellement présent qu’on ﬁnit par l’oublier. À ses côtés, votre télé- phone. Jetez un coup d’œil dans la poche intérieure de votre veste : vous y retrouverez probablement votre téléphone portable. Dans votre autre poche, peut-être avez-vous un iPod ? Si vous êtes chez vous, vous avez de fortes chances de retrouver un ordinateur dans votre bureau. Peut-être êtes-vous d’ailleurs en train de télécharger de la musique et/ou des ﬁlms (légalement) ? Bref, qu’on le veuille ou non, les TIC (Technologies de l’information et de la communication) font désormais partie de notre quotidien… et jongler avec tous ces outils n’est pas toujours évident. Par ailleurs, pour la plupart d’entre nous, la vie devient de plus en plus fragmentée. Professionnellement, rares sont ceux qui restent toute leur vie dans la même entreprise. Désormais, nous devons mener de front plusieurs carrières (qui n’ont parfois rien à voir les unes avec les autres). Pratiquer un métier totalement différent de l’objet de ses études devient de plus en plus fréquent. Fort de ce constat, chacun de nous doit se constituer un bagage de connaissances et de savoir-faire pour s’adapter à une vie de plus en plus ﬂuc- tuante. Nous avons donc besoin de ces nouvelles technologies et de méthodo- logies pour « apprendre à apprendre ». Dans les formations que nous, auteurs de ce livre, dispensons (« Communi- quer avec les outils électroniques », « Organiser sa veille », etc.), nous avons remarqué que les stagiaires apprennent à maîtriser de nouveaux outils sans forcément comprendre les logiques qui en découlent. Ils piochent souvent dans le catalogue en fonction de leurs besoins immédiats, mais aussi de leurs envies. Au ﬁnal, rares sont les stagiaires qui suivent un parcours pédagogique cohérent. Le résultat ? Un savoir lui aussi fragmenté. Organisez vos données personnelles 2 © Groupe Eyrolles Néanmoins, de nombreuses organisations mettent en place des plans de formation pour contrer cet effet « consommateur ». En effet, acquérir une vision globale des problématiques et des solutions pour organiser nos données personnelles devient urgent et crucial. Penser le XXIe siècle « The illiterate of the 21st century will not be those who cannot read and write, but those who cannot learn, unlearn and relearn1. » Alvin Tofﬂer, Future Shock, 1970. Au XXIe siècle, notre pensée sera confrontée aux problématiques suivantes : • La surinformation : nous sommes tous confrontés quotidiennement, de façon presque anodine, à la surinformation. Par exemple, sur Internet, une simple recherche Google peut renvoyer à plusieurs dizaines de milliers de réponses ! Mais « l’information n’est pas le savoir » a dit Albert Einstein : nous devons, en effet, apprendre à traiter les données pour les transformer en informations, puis en connaissances (voir dans le chapitre 1 la sous- partie intitulée « Passer des données à la connaissance », page 26). 1. « Les illettrés du XXIe siècle ne seront pas ceux qui ne savent pas lire ou écrire mais ceux qui seront incapables d’apprendre, de désapprendre et de réapprendre. » La pensée du XXIe siècle Caractéristiques Aptitudes à acquérir La surinformation Visualiser, prioriser, organiser La fragmentation du savoir Intégrer, connecter, réﬂéchir L’incertitude Rechercher l’information, composer avec ce que vous ne savez pas Les changements rapides Être proactif, planiﬁer, contrôler, anticiper Les dilemmes complexes Organiser, cartographier, structurer, analyser La compétitivité Être créatif, développer les produits et les services intellectuels Introduction 3 © Groupe Eyrolles • La fragmentation du savoir : multisource (livre, Internet, télévision…), mais aussi de provenances géographiques diverses, le savoir est désormais morcelé. George Siemens a dit : « J’aimerais voir l’apprentissage commencer par des connexions et non pas par du contenu. » En effet, nous devons apprendre à réaliser des connexions avec nos connaissances actuelles et entre différents nouveaux domaines que nous allons découvrir. Certains outils, comme le mind mapping par exemple, nous aident à établir ces connexions. • L’incertitude : l’avenir et l’accroissement exponentiel du savoir, c’est aussi composer avec l’inconnu. Apprendre à rechercher et à évaluer ce que vous trouvez, mais aussi à découvrir ce que vous ne savez pas, devient une composante essentielle de votre travail. • Les changements rapides : dans un monde en perpétuel mouvement, celui qui n’avance pas recule ! Fort de ce constat, nous devons nous doter d’outils intellectuels pour suivre et porter un regard critique sur l’évolution de notre société. • Appréhender les dilemmes complexes : le monde dans lequel nous vivons se complexiﬁe à mesure que nos connaissances s’accroissent. Résoudre des problèmes représente donc une capacité cognitive primordiale. • La compétitivité : face à la montée de la mondialisation, la concurrence inter-États, inter-entreprises mais aussi inter-individus ne cesse de croître… Un moyen de résister à la concurrence des pays émergents (Chine, Brésil, Inde…) n’est-il pas de développer les produits et les services intellectuels ? uploads/Management/ eyrolles-organisez-vos-donnees-personnelles-wl 1 .pdf