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Plateforme des acteurs de la FAR à Madagascar Manuel de procédures Association

Plateforme des acteurs de la FAR à Madagascar Manuel de procédures Association FARMADA MAI 2015 Manuel de procédures – FARMADA mai 2015 2 Table des matières I. Description du manuel de procédures de FARMADA ................................................. 4 1. Objectifs du manuel de procédures ..................................................................................... 4 2. Organisation du Manuel ...................................................................................................... 4 3. Modification du manuel ........................................................................................................ 4 3.1 Motifs ............................................................................................................................... 4 3.2 Modalité de mise à jour.................................................................................................... 5 II. La Structure de l’organisation ...................................................................................... 5 1. Brève présentation de FARMADA ....................................................................................... 5 2. Les organes de gestion de FARMADA .................................................................................... 6 2.1 L’Assemblée Générale ...................................................................................................... 6 2.2 Le Conseil d’Orientation et son Bureau exécutif ................................................................ 6 2.3 Le secrétariat Technique ................................................................................................... 7 3. Les démembrements de l’association .................................................................................. 7 III. La gestion des opérations ............................................................................................. 7 1- Organisation de la gestion ................................................................................................... 7 1.1. Rôles et responsabilités des membres du bureau exécutif .............................................. 7 1.2. Rôles et responsabilités de l’équipe du secrétariat exécutif ............................................. 7 1.2.1. Le secrétaire Technique .............................................................................................. 8 1.2.2. L’assistant comptable et administratif .......................................................................... 8 2- Suivi et évaluation ............................................................................................................... 8 2.1. Les principes du système de suivi et d’évaluation ............................................................ 9 2.2. Les champs des suivi-évaluation ..................................................................................... 9 2.3. Modalités de suivi ............................................................................................................ 9 2.4. Suivi de la mise en œuvre des activités ........................................................................... 9 2.5. Les rapports .................................................................................................................. 10 2.6. Evaluation...................................................................................................................... 10 IV. Les procédures administratives ................................................................................. 10 1. Gestion des courriers ........................................................................................................ 10 2. Gestion du téléphone et de l’Internet ................................................................................. 10 3. Gestion du personnel ........................................................................................................ 11 4. Les missions ..................................................................................................................... 11 5. Déplacements locaux ........................................................................................................ 12 6. Gestion des stocks et immobilisation ................................................................................. 12 6.2. Gestion des stocks : ...................................................................................................... 12 6.3. Gestion des immobilisations .......................................................................................... 12 V. Procédures financières ............................................................................................... 12 1. Acquisition des biens et services ....................................................................................... 12 Manuel de procédures – FARMADA mai 2015 3 2. Traitement d’une facture .................................................................................................... 13 3. Les opérations de trésorerie .............................................................................................. 13 3.1. Les dépenses et les sorties ........................................................................................... 13 3.2. La tenue de caisse ........................................................................................................ 14 3.2.1. Approvisionnement .................................................................................................... 14 3.2.2. Pièces justificatives .................................................................................................... 14 3.2.3. Enregistrement des mouvements .............................................................................. 15 3.2.4. Contrôle de la caisse ................................................................................................. 15 3.2.5. Arrêté de caisse ......................................................................................................... 15 3.3. Compte bancaire ........................................................................................................... 15 3.3.1. Responsabilités ......................................................................................................... 16 3.3.2. Séparation des taches ............................................................................................... 16 3.3.3. Rapprochement bancaire ........................................................................................... 16 3.3.4. Annulation de chèques .............................................................................................. 16 VI. Les procédures budgétaires ....................................................................................... 16 1. Planification budgétaire ..................................................................................................... 16 2. Suivi budgétaire ................................................................................................................. 16 VII. Procédures comptables .............................................................................................. 17 1. Référentiel comptable........................................................................................................ 17 2. Les ressources de FARMADA ........................................................................................... 17 3. Organisation comptable ..................................................................................................... 17 VIII. Procédures de communication ............................................................................. 18 Manuel de procédures – FARMADA mai 2015 4 I. Description du manuel de procédures de FARMADA 1. Objectifs du manuel de procédures Ce manuel de procédures Administrative et Financière est un outil de référence pour le fonctionnement de FARMADA. Il permet d’aider les personnes qui participent à la vie de l’association à répondre aux différentes situations administratives et financières. Il est essentiellement destiné à l’équipe du secrétariat permanent dans la gestion quotidienne de l’association. Sa mise en place répond aux objectifs ci-après :  Fournir un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif et financier conforme : o aux dispositions des conventions de financement, o à la législation en vigueur à Madagascar ;  Garantir la bonne marche de l’association par : o l’appropriation des responsabilités de chaque collaborateur du secrétariat technique en précisant les attributions et tâches dévolues à chaque poste, o l’optimisation des circuits d’information, o l’instauration de la transparence au sein de l’association pour susciter la confiance des membres et des partenaires. Ainsi, ce manuel de procédures, destiné à l’utilisation interne, sera un véritable outil de management de l’association à travers la définition des différentes procédures qui traduisent les règles et méthodes applicables au sein de FARMADA. Ce qui rendra plus facile les contrôles, bases de la confiance et d’une gestion transparente. 2. Organisation du Manuel Ce manuel de procédures est composé de - description du manuel : objectif, organisation, modification - présentation de FARMADA : vision, mission, organisation, - gestion administrative - gestion financière - gestion comptable 3. Modification du manuel 3.1 Motifs La mise à jour du manuel peut être motivée par :  les changements de structure ou des activités de FARMADA  des situations nouvelles qui nécessitent le changement ou l’amélioration des procédures  des changements rendus nécessaires par l’application de textes et décrets concernant les lois et règles en vigueur à Madagascar. Manuel de procédures – FARMADA mai 2015 5  des modifications en ce qui concerne le personnel et les tâches lui incombant  des aménagements dans l’organisation de FARMADA  l’identification de problème ou de dysfonctionnement dans cette procédure. 3.2 Modalité de mise à jour Suite au constat d’une nécessité d’amélioration ou de changement des procédures existantes aussi bien par les membres de FARMADA ou par l’équipe du ST, cette dernière propose les améliorations ou les changements aux membres de bureau lors d’une réunion convoquée par le président. A la suite de cette réunion, un PV est établi indiquant : - Les procédures devant être modifiées - Les motifs de ces modifications - Les modifications apportées et adoptés lors de cette réunion - Ces modifications seront par la suite portées à la connaissance des membres lors de la prochaine AG. II. La Structure de l’organisation 1. Brève présentation de FARMADA FARMADA est la Plateforme des structures et établissements qui offrent des services de formation agricole et rurale. FARMADA offre à ses membres un espace de concertation et d’échanges pour soutenir la mise en œuvre de la rénovation de la FAR à Madagascar. FARMADA est né en 2010 sous forme de réseau informel des structures et établissements de la FAR qui souhaitaient apporter et échanger leurs expériences et compétences dans la définition de la SNFAR, initiée par le Min Agri. Le groupe d’animateurs du réseau a vite fait face à différents obstacles à la forme informelle du réseau, c’est ainsi, que FARMADA a été structuré pour être constitué sous forme d’association. Actuellement le FARMADA est constitué des organes ci-après : l’AG, le Conseil d’orientation, le bureau exécutif et le secrétariat technique. Notre vision : « La Formation Agricole et Rurale, est un pilier des politiques de développement rural à Madagascar à travers les échanges, la mutualisation entre les membres et la co-construction avec l’Etat ». En tant que Plateforme nationale des acteurs de la formation agricole et rurale, FARMADA représente ses membres à l’égard de l’environnement politique dans lequel ils travaillent. Vis à vis de l’Etat malagasy cette représentation se concrétise à travers la participation active de FARMADA dans la mise en œuvre des stratégies et politiques de rénovation de la formation professionnelle agricole et rurale. Nos missions Manuel de procédures – FARMADA mai 2015 6 Les missions de l’association FARMADA sont regroupées en : - Fourniture de services (renforcement de capacités, mise en relation avec les partenaires, diffusion des informations, études et réflexions…) aux membres sur le terrain - Contribution à la mise en œuvre des politiques et stratégies liés à la FAR (appui institutionnel, plaidoyer…) Notre objectif « Valoriser les compétences des acteurs pour atteindre les objectifs des politiques nationales et ceci à travers les échanges, la capitalisation d’informations et d’expériences entre Acteurs et la mutualisation des compétences ». Les valeurs d’un réseau d’associations Les valeurs communes des membres de l’association sont : - Professionnalisme - Qualité - Partage, Echange et partenariat - Intégrité - Redevabilité. 2. Les organes de gestion de FARMADA L’association est portée et gérée par ses membres à travers l’Assemblée Générale annuelle qui élit un Conseil d’orientation dont la charge est de gérer la Plateforme au nom de ses membres. Le Conseil d’orientation est appuyé dans sa tâche par un bureau exécutif et une équipe permanente qui sont en charge de l’exécution du travail quotidien. Le fonctionnement de l’administration de FARMADA est décrit en premier lieu dans son statut conformément à l’ordonnance 60- 133 du 03 octobre 1960 portant régime général des associations. 2.1 L’Assemblée Générale L’Assemblée Générale est l’instance souveraine de l’association. Lors de l’Assemblée Générale ordinaire, les membres font le bilan de l’année écoulée et se prononcent sur les projets de l’année à venir. L’Assemblée Générale fixe le programme de travail sur proposition du Conseil d’Orientation ainsi que les stratégies à long terme. L’Assemblée Générale élit un Conseil d’Orientation et le charge de mettre en œuvre le programme de travail et de veiller aux intérêts des membres. 2.2 Le Conseil d’Orientation et son Bureau exécutif Le Conseil d’Orientation est légalement responsable de l’administration et de la gestion de l’organisation dans toutes ses dimensions. Les membres du Conseil d’Orientation sont élus sur base de leur libre consentement et agissent en tant qu’administrateurs de l’association. Manuel de procédures – FARMADA mai 2015 7 Le Conseil d’Orientation désigne en son sein un président, deux vice-présidents, un secrétaire général et un trésorier. Les priorités de FARMADA sont fixées par ses membres à travers les organes de gestion de l’association. Les activités de FARMADA sont arrêtées dans un programme de travail approuvé annuellement par l’Assemblée Générale sur uploads/Management/ farmada-manuel-de-procedure-08-mai15.pdf