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1 FONDS HUMANITAIRE RDC MANUEL OPERATIONNEL Version révisée Novembre 2018 2 TAB

1 FONDS HUMANITAIRE RDC MANUEL OPERATIONNEL Version révisée Novembre 2018 2 TABLE DES MATIERES SIGLES ET ABREVIATIONS............................................................................................................................................ 1 1 PREAMBULE ........................................................................................................................................................ 2 2 PORTEE ET OBJECTIFS DU FONDS HUMANITAIRE RDC ......................................................................................... 2 3 PRINCIPES STRATEGIQUES .................................................................................................................................. 3 4 GOUVERNANCE ................................................................................................................................................... 4 4.1 COORDONNATEUR HUMANITAIRE ......................................................................................................................... 4 4.2 CONSEIL CONSULTATIF ....................................................................................................................................... 5 4.2.1 Membres officiels ................................................................................................................................. 5 4.2.2 Observateurs ........................................................................................................................................ 5 4.3 AGENT ADMINISTRATIF (PNUD) .......................................................................................................................... 5 4.4 CHEF DU BUREAU DE COORDINATION DE L’ACTION HUMANITAIRE (OCHA) ..................................................................... 6 4.5 UNITE CONJOINTE DES FINANCEMENTS HUMANITAIRES (UCFH) .................................................................................. 6 4.6 COMITES D’EXAMEN (STRATEGIQUE ET TECHNIQUE)................................................................................................... 8 4.7 PARTIES PRENANTES .......................................................................................................................................... 8 4.7.1 Les Comités Régionaux Inter-Organisations (CRIO) ................................................................................ 8 4.7.2 Les Clusters........................................................................................................................................... 9 4.7.3 Les partenaires de mise en œuvre ........................................................................................................10 5 MOBILISATION DES RESSOURCES .......................................................................................................................11 6 MODALITES D’ALLOCATION ET PROCESSUS D’ATTRIBUTION DES SUBVENTIONS DANS LE CADRE DU FONDS HUMANITAIRE RDC....................................................................................................................................................12 6.1 FENETRES DE FINANCEMENT ...............................................................................................................................12 6.2 ALLOCATION STANDARD ....................................................................................................................................12 6.2.1 Flux de travail de l’Allocation Standard ................................................................................................15 6.3 ALLOCATIONS URGENCE ....................................................................................................................................16 6.3.1 Flux de travail de l’Allocation Urgence .................................................................................................18 6.4 CRITERES D’ELIGIBILITE POUR UN FINANCEMENT AU FONDS HUMANITAIRE .....................................................................19 6.4.1 Applicables aux partenaires ONG .........................................................................................................19 6.4.2 Applicables aux partenaires onusiens (Agences UN) .............................................................................20 6.4.3 Applicables aux projets ........................................................................................................................20 6.5 PROCESSUS D’ELIGIBILITE APPLICABLE AUX PARTENAIRES ONG ....................................................................................21 6.5.1 Audit Préalable (« Due Diligence ») ......................................................................................................21 7 REDEVABILITE ....................................................................................................................................................22 7.1 GESTION DES RISQUES .......................................................................................................................................22 7.2 GESTION DES SUBVENTIONS AXEE SUR LE RISQUE......................................................................................................22 7.2.1 Evaluation des capacités des partenaires ONG .....................................................................................23 7.2.2 Gestion de performance - Indice des performances ..............................................................................23 7.2.3 Modalités opérationnelles ...................................................................................................................23 7.2.4 Mesures de conformité ........................................................................................................................26 7.3 SUIVI ET EVALUATION .......................................................................................................................................26 7.3.1 Système de suivi et rapportage ............................................................................................................26 7.3.2 Responsabilités des partenaires d’exécution.........................................................................................27 7.3.3 Responsabilités de l’UCFH ....................................................................................................................27 7.3.4 Visites de suivi sur le terrain .................................................................................................................27 7.3.5 Vérifications ponctuelles (« spot checks »)............................................................................................28 7.3.6 Evaluations qualités .............................................................................................................................28 7.4 RAPPORTAGE ..................................................................................................................................................28 7.4.1 Rapports annuels du Fonds Humanitaire RDC et mises à jour périodiques .............................................28 7.4.2 Rapports narratifs et financiers par les partenaires d'exécution ............................................................29 7.5 AUDIT ...........................................................................................................................................................29 3 7.5.1 Audit programmé ................................................................................................................................30 7.5.2 Audit spécial ........................................................................................................................................30 7.6 FRAUDE ET AUTRES INCIDENTS ENTRAINANT UNE PERTE FINANCIERE ..............................................................................30 7.7 EXPLOITATION ET ABUS SEXUELS ..........................................................................................................................31 7.8 MECANISME DE PLAINTES ..................................................................................................................................31 8 GESTION DES PROJETS FINANCES PAR LE FH RDC ...............................................................................................32 8.1 PROLONGATION SANS COUTS SUPPLEMENTAIRE .......................................................................................................32 8.2 MODIFICATION DES BUDGETS .............................................................................................................................32 8.3 PROLONGATION AVEC COUT SUPPLEMENTAIRE ........................................................................................................33 8.4 CHANGEMENTS APPORTES AUX PROJETS ................................................................................................................33 9 INFORMATION DE CONTACT ..............................................................................................................................33 10 DATE DE REVISION .........................................................................................................................................33 11 ANNEXES ........................................................................................................................................................34 ANNEXE 1 : TERMES DE REFERENCE DU CONSEIL CONSULTATIF .............................................................................................34 ANNEXE 2 : TERMES DE REFERENCE DE L’UNITE CONJOINTE DES FINANCEMENTS HUMANITAIRES RDC ..........................................36 ANNEXE 3 : TERMES DE REFERENCE DES CRIO PAR RAPPORT AU FONDS HUMANITAIRE RDC ......................................................39 ANNEXE 4 : TERMES DE REFERENCE DES CLUSTERS PAR RAPPORT AU FONDS HUMANITAIRE RDC .................................................41 ANNEXE 5 : CADRE DE GESTION DES RISQUES ....................................................................................................................45 ANNEXE 6 : MICRO-EVALUATION HACT ..........................................................................................................................61 ANNEXE 7: POLITIQUE DE PREVENTION DU FRAUDE ET LUTTE ANTI-CORRUPTION .......................................................................62 ANNEXE 8 : PROCESSUS D’AUDIT SPECIAL .........................................................................................................................74 ANNEXE 9 : SYSTEME DE SUIVI & RAPPORTAGE .................................................................................................................75 ANNEXE 10 : EVALUATIONS « QUALITE » ........................................................................................................................80 ANNEXE 11 : INDICATEURS STANDARDS ...........................................................................................................................81 ANNEXE 12 : NOTE EXPLICATIVE SUR LE FORMAT DU BUDGET FONDS HUMANITAIRE RDC ...........................................................83 ANNEXE 13 : NOTE D’ORIENTATION SUR LA PROGRAMMATION DES TRANSFERTS MONETAIRES .....................................................91 ANNEXE 14 : LES ALLOCATIONS STANDARD « RESILIENCE » DU FONDS HUMANITAIRE - DRAFT ...................................................92 ANNEXE 15 : LIGNES DIRECTRICES EN MATIERE VISIBILITE .....................................................................................................97 ANNEXE 16 : MODELE DU DOCUMENT DE PROJET ............................................................................................................ 101 ANNEXE 17 : MODELE D’ACCORD AVEC LA PARTIE RESPONSABLE POUR LES CBPF ................................................................... 107 ANNEXE 18 : FORMAT DU RAPPORT D’INCIDENT – VOL, DETOURNEMENT, PILLAGE, ETC. .......................................................... 119 1 SIGLES ET ABREVIATIONS BOA Comité des commissaires aux comptes (Board of Auditors) BSCI Bureau des services de contrôle interne CBPF Country-Based Pooled Fund (Fonds Commun Humanitaire) CC Conseil Consultatif CERF Central Emergency Response Fund CH Coordonnateur Humanitaire CLIO Comité Local Inter-Organisations CPH / HPC Cycle de Programmation Humanitaire/Humanitarian Programme Cycle CPF Cadre Commun de Performance (Common Performance Framework) CRIO Comité Régional Inter-Organisations CS Comité Stratégique CRT Comité de Révision Technique DD Diligence Raisonnable (Due Diligence) EHA Eau, Hygiène & Assainissement (WASH en anglais) EHP Equipe Humanitaire Pays ERC Emergency Relief Coordinator FH Fonds Humanitaire GMS Grant Management System (Système de la gestion des subventions) HACT Harmonized Approach to Cash Transfers (Cadre de l’Approche Harmonisée pour le transfert de fonds aux Partenaires de la Mise en Œuvre) HNO Humanitarian Needs Overview HRP Humanitarian Response Plan IASC Comité permanent inter-organisations (Inter-Agency Standing Committee) ICN Inter-Cluster National ICR Inter-Cluster Régional IP Indice de Performance MPTF Multi-Partner Trust Funds NHF Norme Humanitaire Fondamentale OCHA Office for the Coordination of Humanitarian Affairs (Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires) OIM Organisation International Des Migrations ONG Organisation Non-Gouvernementale ONU Organisation des Nations Unies PE Partenaires d’Exécution PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement PRH Plan de Réponse Humanitaire RDC République Démocratique du Congo RRMP Réponses Rapides aux Mouvements de Populations SAA Standard Administrative Arrangement UCFH Unité Conjointe du Fonds Humanitaire UNCT United Nations Country Team (Equipe Pays des Nations Unies) UNHAS United Nations Humanitarian Air Service 2 1 PREAMBULE Le Manuel Opérationnel pour le Fonds Humanitaire en République démocratique du Congo (RDC) a pour objectifs de : • Présenter la portée et les objectifs du fonds ; • Décrire les structures de gouvernance et leur composition ; • Définir les modalités d'allocation et les processus connexes ; • Préciser les mécanismes de redevabilité et les modalités opérationnelles ; • Détailler les rôles et les responsabilités des différents acteurs et parties prenantes au Fonds Humanitaire RDC. En outre, il doit permettre de : • Guider les partenaires d'exécution à travers le fonctionnement du Fonds Humanitaire RDC ; • Expliciter le rôle de l’Unité Conjointe des Financements Humanitaires (UCFH) et toutes les parties prenantes impliquées dans les différents processus du Fonds Humanitaire RDC. Il est rédigé sur base du « Operational Handbook for Country-Based Pooled Funds1 » et adapté au contexte de la réponse humanitaire en RDC. Le respect de l'orientation fournie dans les deux documents (Manuel Opérationnel du Fonds Humanitaire RDC et Operational Handbook for Country-Based Pooled Funds) est obligatoire pour assurer des processus standards et transparents. En République démocratique du Congo, les lignes directrices initiales d’allocations ont été élaborées en 2006 en consultation avec tous les acteurs, les parties prenantes et un large nombre de partenaires (Organisations Non Gouvernementales (ONG), Agences des Nations Unies et donateurs). Elles ont été par la suite régulièrement revisitées en vue de maintenir un processus en harmonie avec les changements advenus dans le contexte humanitaire. En 2015, elles sont révisées afin de les aligner sur les lignes directrices globales du CBPF, puis révisées en septembre 2017 en fonction de la révision des lignes directrices globales (« quick fixes ») du CBPF. En 2018, un processus inclusif et participatif a été mené afin d’identifier comment rendre le Fonds plus stratégique, efficace et rapide, tout en renforçant l’architecture humanitaire sous sa nouvelle configuration. Le résultat de ces efforts est cette version du Manuel Opérationnel, mis à jour et approuvé par le Conseil Consultatif en novembre 2018. 2 PORTEE ET OBJECTIFS DU FONDS HUMANITAIRE RDC Le Fonds humanitaire de la RDC renforce la capacité de la communauté humanitaire à répondre aux besoins humanitaires critiques de manière opportune et efficace. Le but est de fournir une assistance opportune, coordonnée, appropriée et fondée sur les principes d’humanité et d’impartialité : protéger la vie et la santé, préserver la dignité humaine, et alléger les souffrances humaines. Le Fonds humanitaire de la RDC est un mécanisme de financement de projets flexible, opportun, efficace, redevable et inclusif, qui ajoute la plus grande valeur possible à la réponse humanitaire collective. Le Fonds humanitaire priorise et alloue les financements de manière opportune, en renforçant le leadership du Coordonnateur Humanitaire et les mécanismes de coordination humanitaire, en soutenant le Plan de réponse humanitaire (PRH), en améliorant la qualité et la redevabilité dans la réponse globale, et en assurant une gestion efficace. Le Fonds Humanitaire RDC a trois objectifs principaux : 1. Améliorer la réponse humanitaire en augmentant la part de financement alloué aux besoins humanitaires prioritaires à travers un processus inclusif et coordonné avec le terrain opérationnel ; 2. Renforcer le leadership du Coordonnateur Humanitaire et tirer parti de son rôle de coordination ; 3. Mobiliser des ressources et soutenir la coordination en appui au Plan de réponse humanitaire (PRH). 1 Manuel Opérationnel régissant les Fonds Communs pour les pays. 3 En outre, le Fonds Humanitaire RDC vise à assurer que la réponse aux besoins humanitaires est menée dans un esprit de collaboration, en encourageant la coopération et la coordination au sein et entre les Clusters et les organisations humanitaires. A ce titre, le Fonds Humanitaire RDC contribue à : i. Améliorer l'évaluation des besoins ; ii. Renforcer le PRH comme document de planification stratégique pour l'action humanitaire, et la Stratégie de Protection de l’Equipe Humanitaire Pays (EHP) ; iii. Renforcer les mécanismes de coordination, en particulier le système des clusters ; iv. Améliorer la redevabilité à travers un cadre de uploads/Management/ fhrdc-manuel-operationnel-version-finale-2019-pdf.pdf