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Savoir organiser son temps Formation « Gestion du temps et organisation du trav

Savoir organiser son temps Formation « Gestion du temps et organisation du travail » - 24 et 25 octobre 2006 - FRCIVAM Bretagne Déterminer ses objectifs Ce qui importe ce n’est pas ce que vous faites mais dans quel but vous le faites. Les problèmes rencontrés les plus souvent : - On se concentre sur son activité - On se concentre sur des tâches secondaires en priorités - On ne définit pas ses objectifs journaliers Les questions à se poser : Quels sont mes objectifs ? Quelles sont les activités qui me permettent d’atteindre 80% des résultats attendus ? Il faut viser que l’activité qui prend 20% du temps et qui donne 80% de résultat. Un conseil : Avant de commencer sa journée, il faut déterminer ses objectifs sinon risque d’être un gouffre à imprévu. Par exemple : même lors de la lecture des mails, il faut prioriser. Connaître ses cycles d’efficacité Le Cycle d’efficacité sur 1 jour Conclusion : les tâches les plus difficiles et complexes sont à préconiser le matin. Entre 14h et 16 h : faites du relationnel, des contacts sociaux. Et en fin de journée, on vous conseille des travaux de routine. Le Cycle d’efficacité sur 1 heure Conclusion : faites une pause toutes les heures même courtes. Travailler trop longtemps n’est pas efficace. Penser à son corps et pas qu’à sa tête. 1 Planifier par écrit Planifier, c’est répartir nos activités en fonction de nos objectifs et de leur durée. Planifier c’est concevoir sa journée/semaine/mois de travail : - On a une vue d’ensemble - On peut contrôler le résultat en fin de journée - On évalue et on gère les voleurs de temps Très important : Il faut adapter à son unité de temps à soi : journée, semaine, etc … L’avantage : En fin d’année : votre rapport d’activité annuelle est déjà réalisé ! Les principes - Planifier sa journée en 8 minutes avant de partir le soir - Ecrire noir sur blanc les objectifs à atteindre pour la journée suivante et les activités rattachées La méthode NERAC N – Noter les activités, les tâches à accomplir - Sélectionner les activités à accomplir - Noter ce qui n’a pas été achevé la veille - Les nouvelles tâches - Les délais à respecter - Les coupes de téléphones, les mails, le courrier à faire - Les tâches qui reviennent périodiquement E – Estimer les durées - Ne pas surévaluer le temps d’une journée - Fixer une limite de temps pour : les activités, les rendez-vous, les réunions, les pauses… => Evaluer les durées correctement sans être « il faut se dépêcher, de dépêcher » R – Réserver du temps - 60% du temps pour les activités planifiées - 20% du temps pour les activités imprévues - 20% du temps pour les activités libres ou sociales => Planifier à 60% la journée pour tolérer 40 % d’imprévu A – Arbitrer par priorités - Déterminer des priorités d’actions - Faire un tri sur les activités - Déléguer quand c’est possible ou savoir dire non C – Contrôler - Ce qui n’a pas été achevé : - Soit vous terminer cette activité au plus vite : elle fait partie de votre priorité n°1 - Soit vous la rayer 2 Déterminer ses priorités Les problèmes : trop faire d'un seul coup et donc survoler le tout ou se disperser dans des tâches isolées Les principes - Se consacrer à un moment précis à une seule et unique tâche - Déterminer ses priorités : • Activité à Priorité maximale : • Activité à Priorité secondaire : • Activité à Priorité minime : Les objectifs - S’occuper d’abord des tâches essentielles - Réaliser son plan de journée en fonction du degré d’urgence des tâches - Se concentrer sur une tâche à la fois - Achever un travail et atteindre les objectifs prioritaires Matrice d’Eisenhower Degré d’importance B A D C Degré d’urgence Il faut s’occuper de toutes les tâches mais il est important de redéfinir une relation équilibrée entre les tâches : - Prévoir 1 ou 2 tâches A (complexe) dans la journée (3h) - Prévoir 2 à 3 tâches B (moins complexe) (1h) - Le reste pour les tâches C (routinière) et imprévus => prioriser l’important à l’urgent Les voleurs de temps Se ménager des heures de tranquillité totale. D’après les études, les dérangements sont nombreux : 3 Il faut donc savoir identifier les voleurs de temps. Ils peuvent : - être Techniques : le serveur qui plante - provenir de Dérangements extérieurs : téléphone, quelqu’un qui vient nous voir - venir de Soi-même : être distrait et aimer cela, envoi d’un mail trop rapidement sans le fichier joint … Pour Satisfaire le temps objectif : le classeur Temps Les agendas traditionnels nous imposent un temps et une organisation qui ne nous corresponde pas forcément. L’informatique est là : pourquoi ne pas créer son outil ? Exemple d’un classeur temps sur mesure : il pourra contenir La structure de base du classeur : Une partie « Calendrier » - Choix du calendrier scolaire ou annuel assez grand pour noter les grandes périodes ou des dates de l’année - Un plan du mois - Un plan de la journée … Une partie « Centre de ressources » comprenant : - Pages de notes personnelles - Pages « infos utiles » - Pages de salons ou de conférence à ne pas manquer… Une partie « Info en transit » - Convocation de réunion à venir - Compte rendu de réunion à taper - Lettres à répondre… 4 Le Classeur temps moyen pratique de classement au moyen de feuillets mobiles et d’intercalaires Un planning sur l’année Un journal de bord – à travers l’outil planification de la journée un carnet de notes Un aide mémoire intermédiaire Espace de transit Un répertoire d’adresses et de n° de téléphones Une documentation de référence Un centre de ressources transportable Une banque d’idées Un moyen de contrôle Une partie répertoire (adresses et n° de téléphone) Une partie générale -Avec des feuilles transparentes, des poches à rabat pour les cartes de visites, les timbres, les tickets de métro, les billets de trains…. Une partie archivage - Comprenant les plans du mois, de la journée Exercice personnel Formalisez vos activités : - Etablissez vos activités d’une journée type en précisant les possibilités d’imprévus, et ce sur quoi vous aimeriez passer plus de temps. - Dressez-vous un plan d’action : objectifs professionnels à atteindre dans la journée, la semaine, le mois, le trimestre, l’année, plus loin ? Vos outils d’organisation : - Citer-les des dix activités les plus récurrentes dans votre travail et leurs outils correspondants : en les classant par colonne, « pour réutiliser », « archiver », « s’y retrouver », « mémoriser », « transporter par tous les temps » - Pour chaque outil : évaluer vous-même ces outils : les + de l’outil, les – de l’outil, les améliorations possibles. Il est important que vous façonniez vos outils d’organisation vous-même. Pour satisfaire son temps personnel Prenez un carnet qui dure (plusieurs années pourquoi pas …) : Objectif : avoir un espace d’écriture à soi qui n’est pas un journal intime mais plutôt une gestion du temps personnel qui nous permettre de remarquer notre avancer dans notre vie/ nous reprendre en main ou nous féliciter. Notez-y : • ses idées • ses projets • ses réflexions • des mots comme un poème • coller des images • dessiner / croquer • Une recette • une rencontre • Un rêve………. et retrouver cela dans un an avec d’autres idées…. Fédération régionale des Civam de Bretagne 17 rue du bas village - CS 37725 35577 Cesson-Sévigné 02 99 77 39 20 contact@civam-bretagne.org http://www.civam-bretagne.org/ 5 http://fncivam.free.fr/ uploads/Management/ fiche-1-organisation-travail.pdf