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AVIS DE RECRUTEMENT OFFICIEL ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) PROFIL DU POSTE S

AVIS DE RECRUTEMENT OFFICIEL ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF (VE) PROFIL DU POSTE Superviseur global Directeur de l’Administration et des Finances Superviseur hiérarchique Chargé de l’Administration, de la Comptabilité des Matières et des Moyens généraux Relation fonctionnelle Directeurs Techniques de l’ADN, Autres collaborateurs dépendants directement du DG Type de contrat CDI Lieu d’affectation Cotonou Disponibilité Immédiate Informations Générales La République du Bénin a lancé un programme ambitieux de développement de l’économie numérique visant à positionner le pays comme la référence en matière de plateforme de services numériques en Afrique de l’Ouest à l’horizon de 2021 et de faire des Technologies de l’Information et de la Communication le principal levier de son développement socio- économique. L’Agence pour le Développement du Numérique est en charge de la mise en œuvre de plusieurs projets contribuant à ces objectifs. Objectif et portée de la mission du poste Sous l'autorité du Directeur de l’Administration et des Finances de l’Administration et avec la supervision du Chargé de l’Administration, de la comptabilité des Matières et des Moyens Généraux, l’Assistant(e) Adminstratif(ve) intervient sur l’ensemble des affaires courantes liées à la gestion administrative des différents services de l’Agence. L’Assistant (e) Administratif (ve) organise et coordonne les principales tâches administratives de l’Agence. Principales responsabilités Les principales responsabilités de l’Assistant (e) Administratif (ve) sans pour autant être limitées à celles-ci, se résument aux tâches suivantes : - Apporter un appui à la gestion administrative des différents services de l’ADN ; - Accueillir et orienter les visiteurs de l’Agence ; - Assister le Chargé de l’Administration dans l’organisation des tâches administratives ; - Assurer l'enregistrement, la ventilation, la transmission, l'affranchissement du courrier ; - Apporter un appui dans l’organisation et la mise en place de la logistique au cours des réunions, séminaires et ateliers ; - Assurer la rédaction de comptes rendus et autres correspondances administratives ; - Saisir, multiplier et archiver les documents administratifs ; - Assurer la gestion des appels téléphoniques ; - Gérer les courriers ordinaires et confidentiels « Départ » et « Arrivée » ; - Apporter un appui à l’organisation des missions et voyages (Ordre de mission, réservation de billet de voyage, hôtel, de la délivrance de visas et de tout autre document nécessaire) pour le personnel de l’Agence et les consultants en mission ; - Rédiger tous les documents administratifs qui lui seront confiés ; - Tenir à jour et archiver tous les documents administratifs (courriers, comptes rendus, procès-verbaux etc…) - Apporter un appui à la gestion de la comptabilité des matières ; - Assurer toutes autres tâches administratives qui lui seront confiées. Formation, expériences et langues Education - Etre titulaire au minimum d’un BAC+3 en Secrétariat de Direction ou tout autre diplôme de niveau équivalent ; - Une certification ICDL serait un plus Expériences professionnelles - Justifier d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine du secrétariat administratif ; - Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point. MS-Project) ; - Avoir une bonne expérience dans la gestion des courriers administratifs ; - Avoir une aptitude de travail en groupe et dans un environnement sous pression ; - Disposer d’aptitudes à l’exercice de l’autorité avec une bonne capacité de communication et de relations interpersonnelles Langues - Une excellente maîtrise de la langue française aussi bien à l’oral qu’à l’écrit est exigée ; - une bonne connaissance de l’anglais à l’oral et a l’écrit serait un atout. Ethique, Management et Leadership - Avoir une excellente communication et une capacité à travailler en équipe pour atteindre les objectifs organisationnels ; - Disposer d’une forte aptitude d’organisation, d’une maturité de jugement et de comportement ; - Etre discret (e), disponible et ponctuel (le) ; - Avoir l’aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les collègues ; - Démontrer d’un esprit d’ouverture face au changement et avoir des aptitudes à gérer des dossiers complexes ; - Rester calme, avoir le contrôle de soi et être de bonne humeur, même sous pression ; - Avoir un sens aigu de l'éthique et de l'intégrité dans le traitement de tous les dossiers dans lesquels il est impliqué dans leur mise en œuvre ; - Etre disposé à effectuer des travaux de nature confidentielle, à traiter un grand volume de travail et à respecter les délais ; - Avoir une capacité à se concentrer sur les résultats attendus et à répondre positivement aux questions qui pourraient être posées dans son domaine de compétence ; - Avoir d’excellentes capacités d’analyse, de raisonnement, de prise de décision et de rédaction ; - Travailler avec une énergie et une attitude positive et constructive ; - Avoir la capacité de mettre l'accent sur le résultat et réagir positivement aux commentaires ; - Maîtriser les outils du numérique (l’outil informatique et les technologies de la communication). Dossiers à fournir • Un CV actualisé avec les contacts des personnes de référence; • Une lettre de motivation; Merci de postuler par mail en envoyant votre dossier de candidature à l’adresse: adn.rh@presidence.bj avec pour objet du mail, la mention : “candidature au poste de chargé de contenus multimédia” au plus tard le mardi 15 octobre 2019 à 18h (heure de Cotonou). Site web de l’Agence pour le Développement du Numérique : www.adn.bj uploads/Management/ fiche-de-poste-assistante-administrative-adn-nv 1 .pdf