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IRIS/GUIDE Postes et Compétences 4ème Partie – Fiche pratique 3 82 « Analyse de

IRIS/GUIDE Postes et Compétences 4ème Partie – Fiche pratique 3 82 « Analyse des activités d’un poste de travail et référentiel d’activités » De quoi s’agit-il ?1 Il s’agit de recueillir des données relatives au poste de travail qui devront être fidèles au poste en retraçant la réalité des faits. Il s’agit de mettre l’accent sur une description la plus réelle possible des activités. Ces données sont ensuite analysées en vue d’élaborer les référentiels d’activités. Les activités correspondent à « l’ensemble des actions mises en œuvre pour atteindre un objectif, une finalité… » Le référentiel d’activités est le répertoire des activités du poste de travail. Il est une photographie des activités du poste, c’est l’outil de référence pour la création ensuite des outils d’évaluation. Il a vocation à être régulièrement réactualisé en fonction d’évolutions éventuelles (organisationnelles, technologiques, …). Il se focalise sur des situations ou des postes particuliers et il sera dépendant du contexte de travail. Dans notre cadre, le référentiel d’activités devra fournir une description des activités du poste à partir de la situation observée. Point de vigilance : Il est important de bien rester sur l’angle « poste de travail » : Quelles sont les activités du poste mises en œuvre (à partir de ce que la personne fait) ? On a besoin de savoir ce que la personne fait pour lister les activités du poste, mais cela n’est pas suffisant, certaines activités ne sont peut -être pas mises en œuvre pour diverses raisons (manque de compétences, organisation à remettre en question…) alors qu’elles le devraient. La qualité du questionnement prend alors une grande importance pour aller chercher ce type d’information. Démarche de mise en œuvre… Etape 1 - Mobilisation de l’équipe technique au sein de la SIAE : Les encadrants techniques sont les personnes ressources pour obtenir des informations sur les postes de travail. Ils ont la responsabilité du bon fonctionnement des activités du poste au regard des objectifs de travail qu’ils ont fixés (seuls ou en lien avec la Direction). Il n’est pas possible dans ce cadre de passer outre leurs connaissances et compétences techniques. Les salariés en insertion concernés par le poste pourront être intégrés aux travaux dans le cadre notamment d’entretiens qui pourraient être menés par des pers onnes autres que leurs encadrants techniques (cf. Etape 3 de cette fiche technique). Les données recueillies pourront être affinées à travers des éléments du vécu ou de l’expérience de la personne au poste. Un référent est chargé du recueil de données et de l’animation des travaux. Il ne doit pas être l’encadrant technique concerné par le poste ; son implication dans le fonctionnement du poste pourrait l’amener à manquer d’objectivité. 1 Réf. : Outil n°1 « Lexique » - Fiche pratique n°1 Fiche pratique N°3 IRIS/GUIDE Postes et Compétences 4ème Partie – Fiche pratique 3 83 Etape 2 – Observation du poste de travail sur site Cette étape permet tout simplement de se rendre compte sur le terrain de ce qui se fait. Cette démarche se prépare car il ne s’agit pas de porter un simple regard, l’observation est une démarche active. Est-ce utile d’être accompagné ? Qui interroge t-on ? Et comment ? Qu’est ce que l’on regarde ? Combien de temps ?... Prévoir un contexte favorable : des impératifs Informer les salariés de la présence sur site d’une personne venant observer les postes de travail et pouvant les interroger. La présence d’un encadrant technique responsable du poste faisant office de guide. Le salarié au travail sur les postes concernés au moment de l’observation et pouvant répondre à des questions. C’est en observant ce que la personne fait que l’on va construire peu à peu le questionnement. Il faut partir de ce qu’elle fait ou de ce qu’elle met en œuvre. Une situation de travail « normale » Aller sur site lorsque la situation de travail est « normale » et ne correspond pas à des conditions particulières de travail (à moins que cela soit un choix de départ). La situation de travail choisie doit être la plus représentative des situations du poste. Prévoir une heure. La prise de notes est essentielle, elle doit être spontanée et ne doit pas gêner les échanges. Elle reste libre à la personne d’organiser les informations selon ses pratiques, un cadre stricte peut pour certain limiter les échanges (« on renseigne une grille et on passe à côté d’informations insolites pouvant être riches de sens »). Prévoir ce que l’on va observer et interroger : se fixer un cadre Il existe cinq axes d’observation2, nous n’en retiendrons ici que quatre, l’axe dit « social » qui concerne l’accompagnement des personnes est abordé en Fiche pratique n°2. - Technique : la personne fait quoi, avec quoi, comment ? - Relationnel, en amont de la tâche, durant la tâche et après la tâche ? (avec qui, pour qui, conséquences sur qui, quoi ? ) - Stratégique, les objectifs, les finalités ? (intérêt du poste dans l’organisation du travail - Démographique, particularité du public sur le poste ? (capacités, compétences, comportements//difficultés, handicap, freins…) Les grilles de questionnement que nous vous proposons (Outils n°10 et n°11) permettent d’interroger les quatre axes : Il ne s’agit pas là de « remplir » les questionnaires ; ils ne sont que des supports à l’observation et aux divers questionnements… Il est important cependant de dresser au préalable les grandes lignes des champs d’investigation (cf.Outil n°6 - Fiche pratique n°1) 2 Réf. : F. MINET - Méthode ADAC - cf. Eléments de méthode – 2ième Partie IRIS/GUIDE Postes et Compétences 4ème Partie – Fiche pratique 3 84 Etape 3 – Entretiens avec les encadrants et les titulaires des postes3 Les entretiens vont permettre d’avoir des éléments de détails du poste, la finalité est de faire expliciter par l’interlocuteur des éléments qui, pour lui, peuvent être de l’ordre de l’évidence. Ces éléments n’auraient pas forcément été évoqués sans la méthode d’explicitation. Prévoir un RV de 2H00 environ Préparer les entretiens en utilisant comme base, les observations réalisées au préalable. Les activités principales ont été repérées et il s’agit là de reprendre chacune d’entre elles en faisant préciser les éléments qui n’avaient pas été explicités lors des observations. Présenter les objectifs de l’entretien à savoir « recueillir des éléments de détails concernant chacune des activités du postes. » On interroge le comment et non le pourquoi : Le plus simple est de partir soit d’une journée de travail type soit d’une activité principale (ex : faire un mur en moellons (pierres blanches) en faisant lister les activités par ordre chronologique et les conditions de l’activité. Ex : Faire un mur en moellons (pierres) « …Je prends des mœllons…»…Lesquels ? Comment les choisissez-vous ? « …Ceux qui vont à l’emplacement… » Comment savez-vous qu’ils vont aller ?..… « …On m’a donné des critères » ou « à l’œil » ou « je mesure » ou « j’essaie et je recommence (essai/erreur) » … La compétence repérée peut être : « trier des moellons » avec des ressources de l’ordre soit du savoir théorique (connaît les critères) soit du savoir pratique (à l’œil, selon l’expérience acquise). Il est important d’avoir à l’esprit que l’on interroge dans le but d’identifier des compétences nécessaires pour chaque activité. (ex : comment l’activité serait expliquée à un nouvel arrivant). On peut aussi interroger les incidents critiques, les anecdote s, voire les accidents pouvant arriver permettant ainsi de repérer les compétences requises Ex : « …et si on ne procède pas ainsi que se passe-t-il ? » « Comment procèdent les personnes nouvellement embauchées ? Et ensuite ?» « Quels postes de travail propose t-on aux nouveaux arrivants ? Pourquoi ? « Racontez des anecdotes… » Les grilles de questionnement (Outils n°10 et n°11) sont utilisées comme support pour mener ces entretiens. è Spécificité des entretiens avec les titulaires des postes : ils permettent d’avoir des éléments du vécu à travers des anecdotes en faisant évoquer les principales difficultés ou points sensibles de l’activité, on interroge aussi le système de relation avec l’ensemble de l’organisation. è Précision de la consigne au titulaire du poste : Il est important de rappeler l’objectif de l’entretien en précisant qu’il n’est pas de repérer ses compétences à lui mais bien celles qui sont nécessaires au poste. 3 réf : P.VERMERSCH « Entretien d’explicitation » - cf. Eléments de méthode – 2ième Partie IRIS/GUIDE Postes et Compétences 4ème Partie – Fiche pratique 3 85 Etape 4 – Description des activités par écrit4 Les informations recueillies permettent de découper les activités des postes selon trois niveaux de lecture en référence avec la méthode ETED du CEREQ (cf. outil n°12) : Cette démarche rigoureuse et méthodique oblige à recenser toutes les données utiles de l’activité (Cf. Etapes précédentes 2 et 3). Elle oblige à aller dans le détail de la description pour ensuite revenir à un niveau plus large dans le référentiel d’activités par exemple. Ce détail réalisé permettra plus facilement ensuite de repérer les compétences, qualités… Cela permettra aussi de trouver les uploads/Management/ fp3-analyse-activites-d-un-poste-de-travail-amp-ref-d-activites-pdf.pdf