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POURQUOI UNE FICHE TECHNIQUE SUR LE THÈME «FICHE DE POSTE» ? La Lettre du CEDIP

POURQUOI UNE FICHE TECHNIQUE SUR LE THÈME «FICHE DE POSTE» ? La Lettre du CEDIP - En lignes n° 18 - juin 2001 - page 1 En bref La fiche de poste est un outil à dispo- sition des agents, de leurs responsa- bles, ainsi que plus largement de la gestion des services. Sa forme est variable, en fonction des objectifs spécifiques quelle sert, mais dans tous les cas elle per- met de clarifier et de formaliser les missions et activités exercées par chacun. La gestion des emplois et des compé- tences rend plus que jamais néces- saire son élaboration, voire son évolution. 1 - Les finalités dune fiche de poste Celles-ci s’inscrivent essentiellement dans le management des emplois et compétences au sein des ser- vices. La fiche de poste : un outil de dialogue et de gestion entre un agent et le responsable de son unité Un poste est une situation de travail individuelle et localisée, occupée par une personne, même si plu- sieurs personnes peuvent occuper le même type de poste. n Un outil de recrutement interne Dans ce cas, l’intérêt d’une fiche de poste est de décrire les éléments fondamentaux d’une situa- tion professionnelle, permettant à l’agent faisant acte de candidature ainsi qu’au responsable hié- rarchique, à qui il incombe de le recruter, d’opé- rer un choix optimal. A ce titre la fiche de poste doit a minima décrire : • les missions et activités afférentes à ce poste ; • la situation du poste au sein de l’unité, tous ren- seignements jugés utiles sur l’unité elle même, son organisation, ses enjeux ; • tous renseignements jugés indispensables quant au « profil » requis (qualités, aptitudes, expérien- ces, niveau de qualification et/ou de compéten- ces principales). Cette dernière partie comporte actuellement des informations de contenu et de forme très diffé- rentes. FICHE TECHNIQUE N° 18 D ’une manière générale, les fiches de poste décrivent les missions et activités incombant à un agent dans une structure donnée, ainsi que leur situation générale, fonctionnelle, hiérarchi- que.... au sein de cette structure ; elles sont tra- ditionnellement utilisées dans le cadre du recru- tement interne des agents. Cette utilisation n’est pas la seule possible et, en fonction des informa- tions qui les constituent, elles peuvent être le support de nombreux suivis en matière de ges- tion des agents, de leurs compétences, de leur professionnalisation, etc. Or, les services déplorent aujourd’hui, dans de nombreux cas, l’imprécision des fiches de poste existantes, voire leur absence ; ils sont ainsi nom- breux à souhaiter disposer d’informations leur permettant de finaliser un outil en fonction de leurs besoins ainsi que de le construire. La présente fiche a pour objet de donner quel- ques indications dans cette double perspective, et dans le cadre de la gestion des emplois et compétences. n Un outil de gestion de l’agent et de ses compétences La fiche de poste peut également s’avérer utile dans le cadre de la gestion des compétences in- dividuelles. Il convient dans ces cas-là d’appro- fondir la partie décrivant les compétences essen- tielles requises. L’ensemble des compétences requises est une référence qui permet : - en matière de recrutement, aussi bien au candi- dat qu’au responsable du recrutement, d’affiner les conditions de leurs choix ; - pour l’agent en poste, de faire rapidement le diagnostic des compétences et ressources déjà acquises ; - d’élaborer pour cet agent un plan de professionnalisation adapté et d’en suivre les effets ; - lors de l’entretien annuel d’évaluation, de dis- poser d’une aide à l’analyse de l’atteinte des ob- jectifs, et à la fixation d’objectifs réalistes. La Lettre du CEDIP - En lignes n° 18 - juin 2001 - page 2 La fiche de poste : un outil au service de la gestion collective n Au sein de l’unité La fiche de poste permet de relier les objectifs d’évolution et les résultats attendus fixés par le responsable de l’unité en relation avec ceux de l’ensemble du service avec les missions et acti- vités de chacun. C’est ainsi qu’une fiche de poste est elle-même susceptible d’évoluer dans le temps avec les mo- difications des missions, activités, objectifs et résultats attendus. Il est souhaitable que les fiches de poste soient établies pour l’ensemble des agents, et non pour une seule catégorie de personnel comme cela est parfois la coutume, permettant ainsi de disposer d’une formalisation précise de l’organisation (articulation des postes entre eux). n Au sein du service Toute réflexion visant à formaliser un(des) modèle(s) de fiche de poste permet de donner des impulsions, voire des directives à l’ensem- ble des unités et à ce titre la fiche de poste consti- tue un support à la gestion collective. n Au sein du ministère La fiche de poste doit permettre d’affecter au mieux les compétences, et ce, quel que soit le ni- veau (service, gestion territoriale partagée, éche- lon central). Par ailleurs, la lecture de l’ensem- ble des fiches de postes successifs d’un agent donne une vision « capitalisée » de son parcours professionnel et facilite le pronostic de son adap- tation potentielle à tel ou tel emploi. La tenue de fiches de poste précises et mises régulièrement à jour constitue un outil important pour l’élaboration d’un vivier et l’utilisation optimale des ressources humaines mutualisées. 2 - Les éléments constitutifs dune fiche de poste Ces éléments peuvent varier d’une fiche à l’autre : - en fonction des finalités qui lui sont assignées, - en fonction des points qui apparaissent essentiels aux responsables, et des spécificités du poste. Toutefois, on peut dégager une structure commune minimale autour de laquelle s’articulera toute fiche de poste. On peut distinguer divers types d’éléments : - Les éléments relatifs à la présentation générale de la situation de travail et à ses conditions d’exercice. - Les éléments relatifs à la description des missions et activités afférentes au poste. - Les éléments relatifs aux compétences et ressources requises pour l’exercice des missions et activités : (ces derniers éléments sont souvent peu ou pas développés). A. Présentation générale de la situation de travail et de ses conditions dexercice 1 - Intitulé du poste Il s’agit de la dénomination officielle ou titre de la situation de travail (on utilise souvent la dé- nomination contextualisée d’un emploi-type), mais il peut s’agir de dénominations spécifiques adaptées à des situations particulières. Exemples : • chef de subdivision gestion/urbanisme ouest 1 • chargé de l’instruction des lotissements. L’intitulé doit être succinct, explicite et compré- hensible des agents concernés par le poste. 2 - Localisation. Celle-ci est d’autant plus importante à préciser que le poste n’est pas situé au siège du service. 3 - Position du poste au sein de l’unité (service, subdivision, cellule.... etc.) Il s’agit de situer le poste sur l’organigramme. Il convient de décrire tant les relations fonction- nelles que les relations hiérarchiques. Dans le cas d’un poste d’encadrement, il convient d’indiquer le nombre de personnes en responsa- bilité, ainsi que leur catégorie statutaire. Dans le cas d’un poste sans fonction d’encadre- ment on précise les délégations consenties et s’il y a lieu la composition de l’équipe de travail. Toutes précisions jugées utiles relatives aux autres partenaires de travail peuvent également être apportées. 4 - Catégorie statutaire du titulaire du poste Catégories, corps, grades, etc. 5 - Description des missions et enjeux de l’unité. Il s’agit d’expliciter le rôle particulier de l’unité au sein du service, ainsi que les principaux as- pects stratégiques de son intervention. Ces informations, souvent absentes de la fiche de poste en tant que telles, doivent cependant être accessibles pour une meilleure compréhension du poste même, ainsi que des compétences es- sentielles à développer. 6 - Les spécificités du poste Cette rubrique est ouverte ; on peut y trouver des éléments : - matériels (déplacements fréquents, astreintes di- verses, logement de fonction, ...), - relatifs aux compétences et ressources très stra- tégiques ou très spécifiques à ce poste (cf. la partie relative aux compétences et ressources), - d’une manière générale, toutes informations ju- gées utiles. La Lettre du CEDIP - En lignes n° 18 - juin 2001 - page 3 B. Missions et activités afférentes au poste n LES MISSIONS expriment le sens du poste et correspondent à ses différentes finalités. Elles sont généralement déclinées par grand domaine ou secteur d’activité. Elles permettent de répon- dre à la question : pourquoi ce poste ? Exemples : - Suivre pour le compte de l’état, la politique lo- cale, en matière de prévention des risques natu- rels. - Manager un service. n LES ACTIVITÉS décrivent ce qui doit être effectué pour réaliser les missions relatives au poste. Il s’agit du niveau le plus fondamental de la description du poste (d’ailleurs, c’est à partir des activités que seront définies les compéten- ces). Elles permettent de répondre à la question : Que fait-on dans ce poste ? Exemples : - Vérifier l’adéquation des P.O.S. au plan de pré- vention des risques. - Définir les délégations consenties aux colla- borateurs. - Contrôler l’exécution du budget. Cette partie relative aux missions et activités constitue le uploads/Management/ ftechnique18-cle7b618f-1.pdf