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Généralités sur le classement Module : La gestion électronique des données 1 Pa

Généralités sur le classement Module : La gestion électronique des données 1 Partie 1 : LES ACTIVITE DE LA GESTION DE DOCUMENTS PAPIER Introduction Les entreprises ont besoin de collecter des informations sur les marchés, les concurrents, les lois… Elles-mêmes génèrent de l’information. Cette masse de données doit être organisée, gérée. Il s’avère donc nécessaire de mettre à la disposition des gestionnaires les informations dont ils ont besoin au moment opportun. Ces informations sont enregistrées sur des supports « papier » ou « électroniques ». En effet, la gestion de l'information est aujourd'hui un gage essentiel d'efficacité. Or, face à l'abondance croissante des informations, la maîtrise technique des outils, bien que nécessaire, ne permet pas d'emblée une gestion efficace. Ils ne permettent pas de disposer d'une information hiérarchisée, mobilisable rapidement et qui diminue les tâches à faible valeur ajoutée. Au-delà des compétences à développer dans le domaine de la gestion électronique de l'information, il est nécessaire de maîtriser les techniques de classement et d’archivage et d'acquérir les "bons réflexes" dans la gestion de l'information car malgré le développement des Technologies de l’Information et de la Communication », le support papier reste encore d’actualité. Afin de pouvoir utiliser à bon escient cette information, l’entreprise doit être en mesure de la gérer: pouvoir la consulter aisément et rapidement. Une méthode donc de classement, de rangement et d’archivage efficace s’impose. CHAPITRE Généralités sur le classement 01 1- QU’EST-CE QUE LE CLASSEMENT ? Le classement est le rangement des dossiers et leur mise en ordre selon des normes prédéfinies. C’est aussi le rangement méthodique en vue d’une recherche ultérieure. L’évolution des supports a fait évoluer la notion de classement, mais quel que soit le support utilisé, sa finalité demeure : Classer c’est-à-dire stocker temporairement des informations en vue d’une utilisation ultérieure. Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens. CHAPITRE Généralités sur le classement 01 3 Le classement des documents d’une entreprise répond à des règles de bases à bien respecter pour classer utilement, efficacement et durablement l’ensemble des documents d’une entreprise. Un moment ou un autre, une entreprise se trouve confrontée à la problématique de l’archivage et du classement qu’elle doit gérer, après les avoir produites ou reçues. Laisser s’entasser les documents n’est guère la solution. 2- LES PHASES DU CLASSEMENT Généralement, le classement s’opère en 2 phases bien distinctes : 1. la mise en place d’un cadre de classement, créant ainsi des catégories à distinguer, structurer, hiérarchiser ; le but étant d’identifier chaque document et lui attribuer la place qui lui convient le mieux 2. le classement proprement dit ; c’est-à-dire placer les documents dans chacune des catégories ainsi créées. 4 Cadre de classement Classement CHAPITRE Généralités sur le classement 01 3- LES OBJECTIFS DU CLASSEMENT Les raisons du classement sont de 2 ordres : o C’est une obligation légale ; la loi prescrit de les conserver durant toute leur durée légale de conservation, mais aussi de manière à ce qu’ils soient maintenus en bon état, ordonnés, classés et accessibles Tous les documents concernant l’activité d’une entreprise, doivent être conservés pendant un certain temps : Nature des documents Durée de conservation Toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Bulletin de paie et tout autre document lié à la sécurité sociale CNSS 5 ans au regard de l’inspection du travail (registre du personnel) 4 ans o Nécessité vitale Le classement des archives est une obligation légale, mais c’est d’abord et avant tout une nécessité vitale pour toute organisation qu’elle soit publique ou privée. On ne classe pas un document uniquement à la clôture d’un dossier mais aussi – et surtout – pour le retrouver ultérieurement et donc le rendre accessible. CHAPITRE Généralités sur le classement 01 6 4- LES FACTEURS DU CHOIX D’UN BON CLASSEMENT : Pour pouvoir stocker des informations en vue d’une utilisation ultérieure, il convient de mettre en place un plan de classement (organisation préalable) qui permettra d’accéder à l’information dans les meilleures conditions à savoir : le temps, la sécurité et le coût. Le temps d’accès : Il doit être le plus réduit possible, pour cela il faut que : Les documents soient classés régulièrement Leur recherche doit être faite dans un minimum de temps. La sécurité : Le système de classement adopté doit donner l’assurance que : - Tous les documents sont présents. - Ils ne risquent pas une détérioration. Le coût : Le classement coûte cher, mais la perte d’un document ou la perte de temps et l’événement provoqué par la recherche d’un document mal classé, coûtent plus chers encore et peuvent dans certains cas porter préjudice à l’entreprise. Le coût de classement se décompose alors en : -Coût de classement (temps et matériel utilisé). -Coût de recherche. Donc, il faudra rechercher un nécessaire équilibre entre les qualités du système de classement mis en place et son coût. Pour cela, le choix de classement doit être pris en fonction de : - La nature des documents, - Leur volume, - Leurs fréquences et consultations. - La durée de la conservation 5- QUAND CLASSER ? Il importe tout d’abord de préciser que le classement des archives peut intervenir à tout instant, dèsla phase de production d’un document jusqu’à sa phase de conservation définitive. Il est évident que plus le classement est assuré tôt, mieux les documents seront gérés et conservés efficacement. En principe, une administration ne classe pas ses documents / ses archives afin de faciliter la consultation ultérieure des chercheurs mais davantage pour elle-même, en vue de l’exécution de ses tâches. - - 7 CHAPITRE 01 Généralités sur le classement Le classement des documents courants (archives dynamiques et semi-dynamiques) par le producteur d’archives est fondamental. On parle de classement originel. Ce classement originel – pour autant qu’il existe et qu’il soit cohérent – doit être conservé tout au long du cycle de vie car il est le reflet des activités (processus de travail) du producteur d’archives. Le cycle de vie d’un document Les documents dynamiques et semi-dynamiques Ces documents sont ceux qui se trouvent dans leur phase d’utilité administrative Ils sont classés au moment même de leur production en vue d’une utilisation immédiate ou à moyen terme ; le classement est « actif », de nouveaux documents viennent en effet sans cesse s’ajouter. Chaque document doit avoir sa place au sein d’un dossier de travail. Tous les documents sont concernés, aussi bien les documents sur magnétiques notamment). Dynamique Semi-dynamique Statique Service / Bureau Service / Bureau / Service d’archives Archives produites et rangées Dossiers ayant encore Fin de l’utilité administrative : Mettre à disposition dans un système de classementou une valeur administrative mais consultés/utilisés peu Conserver ? 8 Les documents statiques Les documents ayant perdu leur utilité administrative sont définitivement classés. C’est à cette étape qu’ils seront triés sur base des recommandations de tri des Archives de l’État ; une partie 8 CHAPITRE 01 Généralités sur le classement d’entre eux pourra être éliminée ou transférée vers un centre ou un service d’archives. Classer rapidement Attendre que les documents et les dossiers s’accumulent dans les bureaux … ... OU les classer dès la phase de production 6- COMMENT CLASSER ? Le classement doit être méthodique et rigoureux. Cela ne s’improvise pas. Les principes et méthodes de classement sont valables tant pour les archives courantes que pourles archives intermédiaires et définitives. Les présentes recommandations concernent le classement des archives dynamiques et semi-dynamiques, parce que c’est à ce niveau que la 9 responsabilité incombe au producteur d’archives 9 CHAPITRE 01 Généralités sur le classement Les niveaux de classement Les documents isolés (ou pièces) Les documents sont en général regroupés en dossier : chaque dossier concerne une affaire, une procédure administrative ou un thème (ex. dossier inividuel de personnel, dossier d’un procès judiciaire, etc.). On parle de série quand : des documents individuels qui présentent les mêmes caractéristiques formelles ou qui sont de même nature (ex. des notes de service, des procès-verbaux de réunions de staff, des registres, etc.) des dossiers ont été constitués, ils sont eux-mêmes regroupés en séries sur la base de leur nature ou des affaires/procédures/thèmes qu’ils traitent (ex. séries des dossiers individuels du personnel, série des dossiers de procédures du tribunal correctionnel, etc.) L’ensemble des séries formées par une institution, un organisme s’appelle un fonds d’archives. Type de support Support papier Support électronique Document isolé Dossier Série 1 0 Fonds d’archives L’ensemble des séries d’archives (tant sur support papier qu’électronique) CHAPITRE Généralités sur le classement 01 10 CHAPITRE Les ordres de classement 02 11 Chapitre 2 Les ordres de classements Il existe trois principaux modes (ou ordres) de classement et 4 dérivés : Modes de classement principal (fondamental) Mode de uploads/Management/ ged-cour-gestion-des-entreprise.pdf