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SOMMAIRE INTRODUCTION 3 1. GENERALITES 4 1.1. PRÉSENTATION DU PROBLÈME 4 1. 2.

SOMMAIRE INTRODUCTION 3 1. GENERALITES 4 1.1. PRÉSENTATION DU PROBLÈME 4 1. 2. OBJECTIFS DE L'ÉTUDE DE L'EXISTANT 4 1.3. DÉMARCHE SUiViE 4 II. RECUEIL DE L'EXiSTANT 5 11.1. PRÉSENTATION DE L·ORGANISATION 5 11.1.1. Mission 5 Il.1.2. Activités 6 11.2. COMPTE RENDU D'INTERVIEW 6 Il.3. LES RÈGLES D'ORGANISATION 12 Il.4. CARTE DE CIRCULATION DES INFORMA.TIONS 13 11.5. GRAPHE DE CIRCULATION DES INFORMA.TIONS 16 11.6. DIAGRAMME D'ENCHAÎNEMENT DES PROCÉDURES FONCTIONNELLES 38 11.6.1. But. 38 Il.6.2. Les concepts utilisés 38 11.6.2.1. Le concept de poste de travail... 38 11.6.2.2. Le concept de procédure fonctionnelle 38 Il.6.2.3. Représentation graphique 39 11.6.3. Diagramme d'enchaînement des procédures fonctionnelles 40 11.7 LES SYSTÈMES INFORMA.TIQUES EXISTANTS 54 III. LES RÈGLES DE GESTION 55 IV LE MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS (MCT) 56 IV. 1. BUT 56 IV. 2. FORMA.L1SME DU MCT 56 IV.2.1. La notion d'événement 56 IV.2.2. Le concept de synchronisation 57 IV.2.3. Le concept d'opération 57 IV. 3. LE DIAGRAMME D'ENCHAÎNEMENT DES OPÉRATIONS (MCT) 58 V. LE MODÈLE CONCEPTUEL DE DONNÉES (MCD) 70 V.1 LE DICTIONNAIRE DE DONNÉES 70 V.2. LE MODÈLE CONCEPTUEL DE DONNÉES (MCD ) 7.·2 V.2.1. but. 72 V.2.2. fonnalisme 72 V.2.2.1. Notion de propriétés, entités, relations 72 V.2.2.2. représentation schématique 72 1. DIAGNOSTIQUE DE L'EXISTANT 74 VI.1. LES POINTS PosrllFS 74 V1.2. LES POINTS NÉGATIFS 74 VI.3. LES SOUHAITS DES VTILISATEURS 74 VI.4. LES CONTRAINTES APRENDRE EN COMJTE 74 CONCLUSION 75 Projet de fin d'étude INTRODUCTION Dossier de l'existant La phase de lancement nous a permis de nous familiariser avec l'OCCGE. La présente phase dite l'étude de l'existant, nous permettra d'une part de dégager le fonctionnement de l'organisation et d'autre part de modéliser les données qu'elle manipule ainsi que les traitements qu'elle effectue. Ce rapport sera donc le compte rendu détaillé de la phase de l'étude de l'existant. Cette étude s'articule autour des points suivants: - le recueil de l'existant, - la description des données et des traitements, - le diagnostic de l'existant. Page 3 -~---------- Projet de fin d'étude 1. GENERALITES Dossier de l'existant 1.1. PRESENTA110N DU PROBLEME L'Organisation de Coordination et de Coopération pour la lutte contre les Grandes Endémies (OCCGE) est une organisation interafricaine (pays francophones de l'Afrique de l'Ouest). Le suivi adéquat d'une telle organisation impose au Secrétariat Général, une gestion minutieuse et propre des agents de l'organisation. A cet effet, le Secrétariat Général est donc chargé de la gestion et du suivi des agents de l'organisation. L'exécution de ces tâches nécessite une mise à jour permanente de toutes les informations relatives aux employés. Actuellement cette gestion est manuelle. La présente étude qui pourrait aboutir à la production d'un logiciel de gestion automatique du personnel devra alors proposer de nouvelles organisations des traitements et de nouvelles règles de gestion afin d'améliorer le fonctionnement du service du personnel et de l'organisation tout entière. 1. 2. OBJECTIFS DE L'ETUDE DE L'EXISTANT Les objectifs visés à travers l'étude de l'existant sont les suivants: ... permettre au groupe de projet d'acquérir une bonne compréhension du fonctionnement de l'OCCGE et plus particulièrement celle du domaine d'étude, ... identifier les points de dysfonctionnement, ... répertorier l'ensemble des contraintes à prendre en considération, ... approfondir la demande initiale par la circonscription des objectifs qUI doivent être poursuivis par le présent projet d'informatisation. 1.3. DEMARCHE SUIVIE Afin de mener à bien cette étude, on procédera de la façon suivante : ... Interview directe des postes de travail concernés, ... Synthèse des traitements par la construction: ::: Modèle organisationnel actuel des traitements (MOT), ::: Modèle conceptuel actuel des traitements (MCT). ... Synthèse des données: modèle conceptuel actuel des données (MCD), ... Diagnostic de l'existant: dégager les points positifs et les points négatifs. Page 4 ------------ Projet de fin d'étude II. RECUEIL DE L'EXISTANT Il.1. PRESENTATION DE L'ORGANISATION Il.1.1. Mission Dossier de l'existant L'Organisation de Coordination et de Coopération pour la lutte contre les Grandes Endémies (OCCGE) a été créée le 25 avril 1960. Elle est constituée des catégories de membres suivantes : ... Les Etats membres dont le Bénin, le Burkina Faso, la Cote d'Ivoire, le Mali, la Mauritanie, le Niger, le Sénégal et le Togo. ... Les Etats partenaires ( la France ... ), ... Les institutions partenaires, ... Les Etats observateurs. L'OCCGE est une organisation interafricaine (Pays francophones de l'Afrique occidentale) publique ayant une personnalité juridique. Elle a pour mission essentielle de promouvoir la coopération entre les Etats membres et d'assurer la coordination de leurs actions en faveur du développement sanitaire de la sous-région. L'organisation poursuit la réalisation des objectifs suivants: ~ promouvoir la santé publique en Afrique par l'impulsion et l'harmonisation de la recherche sur les endémies sous régionales et locales, ~ promouvoir la lutte contre les principales maladies transmissibles ou tout autre problème de santé prioritaire, dans le cadre de la politique générale de santé publique définie par les Etats membres et éventuellement sur les recommandations des organisations internationales compétentes, ~ recueillir et diffuser l'information sanitaire à l'échelle de la sous-région, ~ proposer en permanence une expertise technique de haut niveau, développée à partir des compétences nationales, ~ participer à la formation des personnels de santé des Etats membres ou associés. Le siège de l'organisation est à Bobo-Dioulasso, Burkina Faso. Page 5 ------------ Projet de fin d'étude Il.1.2. Activités Dossier de l'existant Les activités de l'OCCGE sont basées sur les recherches en matière sanitaire dans la sous région. C'est pourquoi la gestion des chercheurs, des docteurs, ingénieurs et autres employés s'avère une nécessité majeure pour la survie de l'organisation. Le Secrétariat Général qui s'occupe de cette tâche, doit pouvoir recueillir les informations inhérentes à la bonne marche de . l'organisation à savoir: • la bonne circulation des courriers pour traitement, • la gestion des infrastructures, • la gestion du personnel, • l'organisation des séminaires, • établissement de planning des rencontres entre les pays membres, • établissement du budget programme, • la mise en valeur des ressources. Il.2. COMPTE RENDU D'INTERVIEW Les principales sources d'information restent les services impliqués dans la réalisation du projet : • Le service du personnel, • Le service de la comptabilité, La technique de l'interview a été la méthode usitée pour le recueil des informations nécessaires. Page 6 ------------- Projet de fin d'étude COMPTE RENDUD'INTERVIEW Dossier de l'existant LIEU: SERVICE DU PERSONNEL (SP) 1DATE :25/06/1999 RESPONSABLE: M. IDRISSA ZANGRE » Qu'entendez-vous par gestion du personnel? fi} C'est une chose indispensable, très difficile. C'est l'ensemble des outils utilisés (actes et documents, pris ou élaborés) pour améliorer la rentabilité du travail. » Commentfonctionne votre service ? fi} Il fonctionne sous la direction du Directeur Administratif et Financier (D.A.F.). TI traite les affaires courantes (décision de congés, recrutement, correspondance entre le Secrétariat Général et les Centres et les Instituts, etc.). Les décisions suivent une voie hiérarchique. Du Secrétariat Général les dossiers sont transmis à la Direction Administrative et Financière où ils sont enregistrés. Le D.A.F. les affecte au service du personnel pour traitement, s'il s'agit de dossiers dont le traitement relève de notre service. » Comment recrutez-vous? fi} Nous avons deux formes de recrutements ici: Le recrutement local qui concerne les employés des catégories 4 et 5. Si le besoin se fait sentir, une demande est introduite au niveau de l'ONPE ( Office National de la Promotion pour l'Emploi) du Burkina ou le service de la main d'œuvre habileté pour les autres pays, qui nous fournit une liste de candidats potentiels. Un test de sélection est alors organisé par une commission de recrutement. Le recrutement régional pour les cadres moyens et supérieurs. En cas de vacance de poste, une correspondance est adressée à chaque ministère de la santé des pays membres de l'organisation qui à leur tour, soumettent des dossiers de candidature au Secrétariat Général. Une commission de recrutement, composée du secrétaire général, du directeur administratif et financier, de deux (2) délégués du personnel, détermine les dossiers à retenir, en ce qui concerne les agents de la 3ème catégorie. Pour les agents de 2ème,lère et hors catégorie (cadres supérieurs), leur recrutement relève du Conseil d'Administration de l'organisation. » Quelles sont les contraintes liées au fonctionnement de votre service? fi} Voyez le D.A.F. pour cela. » Avec quels services avez-vous des interactions? rn Principalement la comptabilité par les états de salaire, les perdiems des agents en rmssion, des dépenses inhérentes aux frais d'hospitalisation, etc. Ce sont les interactions internes. Page 7 ------------ Projet de fin d'étude Dossier de l'existant De façon externe, le service interagit avec les services des impôts pour les IUTS, CNSS et le CARfü pour les reversements des cotisations pour pension. » Comment circulent les informations à votre niveau? fi} Les documents et les décisions sont issus du Secrétariat Général et transmis à la Direction Administrative et Financière après annotation. Cette dernière les enregistre puis les transmet à son tour au service du personnel pour les traitements correspondant. Les correspondances avec les instituts et les centres de l'organisation sont établies par la D.A.F - dont dépend le Service du Personnel - par le moyen de DHL, EMI-BEPI ou par fax. » Comment est organisé le travail à votre niveau? fi} uploads/Management/ gestion-du-personnel-merise.pdf