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PROCESSUS RECETTES DEPLOIEMENT DU CONTROLE INTERNE PROCESSUS RECETTES DEPLOIEME

PROCESSUS RECETTES DEPLOIEMENT DU CONTROLE INTERNE PROCESSUS RECETTES DEPLOIEMENT DU CONTROLE INTERNE AVANT PROPOS Obtenir un niveau de recettes à la hauteur de l’activité réalisée reste au cœur des préoccupations des établissements de santé. La sécurisation des recettes est étroitement liée à la capacité des services Accueil-Recueil de l’activité-Facturation-Recouvrement (ARFR) à produire des factures de qualité et à recouvrer les montants auprès des différents débiteurs, dans un délai optimal. Les travaux réalisés dans le cadre de la certification des comptes vont également dans ce sens, en soulignant le rôle décisif du secteur ARFR. Plus précisément, il convient de rappeler que « l’accueil médico-administratif du patient et le recueil de l’activité sont des étapes déterminantes pour la qualité de la facturation et celle des comptes »1 des établissements. Pour ce faire, le contrôle interne constitue le levier majeur pour atteindre l’objectif de qualité en tant que démarche de maîtrise des risques. Le contrôle interne n’est pas une notion nouvelle même si le renforcement de sa qualité et de sa pertinence est d’actualité. En effet, l’instruction interministérielle du 19 juillet 20172 relative à l'animation et au pilotage de la certification des comptes des établissements publics de santé à compter de 2017 renforce le lien entre efficience et contrôle interne. Les motifs de refus ou de réserves observés lors des premiers exercices de certification des comptes des hôpitaux portent majoritairement sur les faiblesses du dispositif de contrôle interne. La mobilisation des acteurs a été forte en ce domaine et a permis la diffusion au sein des établissements publics de santé (EPS) et de leurs directions fonctionnelles d’une culture de la qualité. 1 « Guide d’auditabilité des recettes T2A MCO » 2 N° DGOS/PF1/DGFIP/2017/230 L'analyse et la valorisation des contrôles doivent permettre d’accompagner l’établissement dans l’identification des zones de fragilité dans les services, au-delà de la correction des anomalies : insuffisance de formation, absence de documentation claire, rupture de la chaîne de travail, contrôles redondants. Cela implique d'intégrer dans cette analyse les restitutions fournies par le comptable, par exemple celles relatives à la fiabilisation et l’analyse des états de reste à recouvrer. Face aux multiples enjeux, l’Agence Régionale de Santé (ARS) Hauts-de- France a piloté entre 2018 et 2019 un groupe de travail composé de 6 établissements publics de santé Médecine – Chirurgie – Obstétrie (MCO) de sa région avec pour objectif l’élaboration d’un guide de déploiement du dispositif de contrôle interne sur le processus recettes (activité de soins hospitaliers et soins externes). Le présent guide vise à apporter une aide à la construction et au renforcement d’un dispositif de contrôle interne des processus de recettes d’hospitalisations et de soins externes, en favorisant l’appropriation de la démarche opérationnelle par les équipes. Il a été élaboré en lien étroit avec les acteurs des processus recettes. L’ambition était de prendre en compte la variété des établissements et des métiers. Ce document s’adresse aux établissements de santé ayant une activité MCO plus précisément, il est destiné aux acteurs opérationnels de la chaîne ARFR, aux contrôleurs de gestion des recettes, aux directeurs des finances, aux médecins du département d’information médicale (DIM), aux responsables des systèmes d’information et aux agents des finances publiques. Ce guide est à partager avec l’ensemble de leurs équipes. 1 PROCESSUS RECETTES DEPLOIEMENT DU CONTROLE INTERNE SOMMAIRE Introduction 1. Contexte P 3 2. Objectifs et limites P 4 3. Le contrôle interne : définitions et objectifs P 6 4. Quel lien entre contrôle interne et certification des comptes ? P 8 5. Processus recettes : Quels enjeux et quels impacts P 10 L’expérimentation 1. Phase #1 : Autodiagnostic du dispositif de contrôle interne P 13 2. Phase #2 : Investigation P 15 3. Phase #3 : Elaboration et validation du guide : Fiche des bonnes pratiques P 19 Recette d’hospitalisation : Les bonnes pratiques du contrôle interne 1. Pré admission / admission P 20 2. Recueil de l’activité P 24 3. Facturation P 28 4. Enregistrement comptables P 30 5. Recouvrement des créances et contentieux P 32 Recette de soins externe: Les bonnes pratiques du contrôle interne 1. Admission P 37 2. Recueil de l’activité P 40 3. Facturation P 41 4. Enregistrement comptables P 42 5. Recouvrement des créances et contentieux P 44 Système d’information : Les bonnes pratiques du contrôle interne P 49 Annexes P 52 Glossaire P 103 Remerciements P 104 2 PROCESSUS RECETTES DEPLOIEMENT DU CONTROLE INTERNE INTRODUCTION 1. Contexte A l’heure d’une modernisation en profondeur du système de santé et d’un contexte économique sous tension, la qualité de la comptabilité sous-jacente à la fiabilité des comptes constitue un atout en termes de pilotage, de performance de la gestion, d’information et de communication. La fiabilisation des comptes concerne donc tous les établissements publics de santé, qu’ils soient, dans l’avenir, soumis ou non à l’obligation de certification de leurs comptes. A l’heure du bilan des quatre premières années de certification des comptes, il démontre une certification sans réserve pour 65 % des établissements sur l’exercice 2017. La démarche de certification se consolide pour les établissements des deux premières vagues (2014 et 2015) avec respectivement 77,5 % et 69 % des établissements faisant l’objet d’une certification sans réserve. Evolution des opinions depuis l’entrée en certification des comptes Année d'entrée en certification Nombre EPS Sans réserve Avec réserve Refus 2014 31 52% 42% 6% 2015 126 56% 42% 2% 2016 165 60% 36,5% 2% 2017 165 65% 32,5% 2,5% Le cycle des recettes constitue l’un des principaux motifs de réserves avec 31 % des réserves et atteint le même niveau que le cycle immobilisations. La nature des réserves formulées sur le cycle des recettes par les certificateurs porte sur l’insuffisance du dispositif de contrôle interne et trouve généralement la formulation suivante par le commissaire aux comptes : « En raison de l’insuffisance de formalisation et de mise en œuvre des procédures de contrôle interne sur l’exercice concernant la chaîne de facturation et de l’impossibilité de recourir à d’autres procédures d’audit, nous n’avons pas été en mesure de nous assurer de l’exhaustivité, de l’existence et de l’exactitude des recettes d’hospitalisation de l’exercice clos au 31 décembre ». Au regard de ce constat, l’ARS des Hauts-de- France a expérimenté auprès d’un groupe de 6 établissements volontaires le recensement des bonnes pratiques de contrôle interne afin d’élaborer le présent guide. Nature des réserves sur les comptes 2017 3 PROCESSUS RECETTES DEPLOIEMENT DU CONTROLE INTERNE INTRODUCTION 2. Objectifs et limites Objectifs Le guide s’adresse en priorité aux EPS ayant l’obligation, ou la volonté, de fiabiliser les données économiques sources du cycle des recettes d’hospitalisation et des soins externes. Il s’inscrit dans une démarche de fiabilisation des états financiers. Il s’agit d’engager une démarche qui peut se dérouler sur plusieurs années et concerner à des degrés divers de nombreux collaborateurs. Il constitue un guide méthodologique pratique à destination des responsables de services et de leurs agents afin de leur permettre de :  Identifier les zones de risques rencontrées tout au long du processus des recettes, de l’admission du patient jusqu’au recouvrement de la créance ;  Connaître les bonnes pratiques de contrôle interne existantes, sur chacune des étapes, pour couvrir ces risques ;  Evaluer les pré-requis d’un contrôle interne dans les établissements axé sur la qualité des recettes ;  Partager l’expérience de certains établissements ayant déjà un contrôle interne en place et sur les outils existants ;  Permettre aux établissements de déployer les actions prioritaires nécessaires au maintien d’un niveau de risque acceptable sur le processus recettes. Périmètre des recettes La démarche d’analyse du caractère significatif menée par les commissaires aux comptes nous a amené à limiter dans un premier temps le périmètre des recettes traitées dans le guide aux recettes présentées ci-dessous : Priorisation des bonnes pratiques Les bonnes pratiques de contrôle interne sont présentées sur chacune des étapes du processus, sans indication de contrôles obligatoires ou prioritaires. Le guide liste les bonnes pratiques, les contrôles attendus pour chaque risque majeur identifié. Hospitalisations Soins externes Recettes étudiées dans le guide Rétrocessions de médicaments Dotations et Subventions Autres recettes du budgets principal (ex : chambres particulières, prestations hôtelrie...) Recettes des budgets annexes Recettes non étduiées dans le guide 4 PROCESSUS RECETTES DEPLOIEMENT DU CONTROLE INTERNE INTRODUCTION Le dispositif de contrôle interne s’adapte à l’organisation et aux personnes devant le mettre en place et le piloter en fonction de ses responsabilités3. Schéma organisationnel Ce guide donne des bonnes pratiques à adopter pour conduire un contrôle interne efficient, tout en laissant aux établissements une grande latitude dans sa mise en œuvre. Au regard des différentes tailles, ressources et enjeux observés dans le paysage des établissements publics de santé, il n’a pas été jugé pertinent de définir une organisation type dans le déploiement du dispositif de contrôle interne. Ainsi, les points de contrôle recensés dans la suite du guide sont présentés sans indication quant au service responsable de la réalisation des contrôles. Chaque établissement devra adapter son dispositif de contrôle interne à son organisation et inversement. De même, les indicateurs de suivi proposés vont dépendre des actions mises uploads/Management/ guide-ars-vdef.pdf