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KIT DE SURVIE CLÉ EN MAIN HORS SÉRIE #COVID-19 POUR ANIMER DES COMMUNAUTÉS DIGI

KIT DE SURVIE CLÉ EN MAIN HORS SÉRIE #COVID-19 POUR ANIMER DES COMMUNAUTÉS DIGITALES Alors que l'impact de Covid-19 s'intensifie à l'échelle mondiale, Beeshake a créé cette ressource pour les organisations et leurs leaders, afin de les aider à communiquer efficacement en ces temps difficiles et incertains. Ce nouveau livre blanc doit aussi vous aider à adopter les bons réflexes, et vous donner des idées concrètes pour continuer d'engager vos collaborateurs dans un monde en transformation. Cela inclut des conseils et des recommandations pratiques à mettre en oeuvre pour maintenir la productivité, l'intelligence collective et la communication au sein de vos équipes. Car celles-ci auront besoin de travailler et de collaborer à distance pendant cette crise. En ces temps de crise, l'intelligence collective est plus que jamais essentielle. Car l'adversité grandit ceux qu'elle n'abat point. En effet, c'est souvent face à l'adversité que les individus redoublent de créativité, et parviennent à trouver collectivement les clés d'un monde nouveau, celui de l'après. Bref, notre message reste plus que jamais le suivant : communiquez, animez, formez et faites grandir, valorisez, engagez vos collaborateurs et encouragez-les à faire entendre leurs idées. INTRODUCTION SOMMAIRE #1 Adoptez les bons réflexes d'animation ......................................................................................... 4 #2 Communiquez ....................................................................................................................................... 7 #3 Animez .................................................................................................................................................... 11 #4 Formez ................................................................................................................................................... 16 #5 Valorisez ................................................................................................................................................ 19 #6 Engagez ................................................................................................................................................. 24 #7 Générez des idées ............................................................................................................................. 28 #1 ADOPTEZ LES BONS RÉFLEXES D'ANIMATION 5 L'incertitude peut amener les organisations à communiquer en interne moins fréquemment et moins ouvertement. Mais en vérité, les situations ambiguës exigent de communiquer encore plus qu'en temps normal. Afin d'instaurer une stabilité émotionnelle, vous devez partager vos propres émotions et reconnaitre celles de vos collaborateurs. Faites-leur savoir que ce qu'ils ressentent n'est pas grave ou anormal. Rassurez-les sur votre engagement, et montrez-leur qu'ils peuvent compter sur vous et sur votre organisation, malgré la période d'incertitude. En prenant la parole, vous vous présentez comme celui ou celle qui maintient les liens, et vous entretenez ce qui fait de organisation un tout, et non une simple somme d'individus. Ces prises de parole doivent être régulières, pour que le lien reste intact - voire se trouve renforcé. Par ailleurs, n'oubliez pas de regarder autour de vous et de vous inspirer. Profitez de la sagesse des leaders d'opinion. Observez et inspirez-vous de l'agilité de certains acteurs pour être capables de naviguer dans l'incertitude, individuellement et collectivement. Les esprits les plus brillants et les plus inspirés sont à portée de clic : articles, podcasts, interviews ou encore vidéos et webinaires sont autant de manières d'apprendre et de s'adapter. RÉPONDEZ AUX QUESTIONS PRENEZ LA PAROLE RÉGULIÈREMENT Vos prises de parole ne peuvent pas être seulement descendantes. Maintenir un dialogue ouvert vous permettra de garder l'ensemble des équipes alignées et engagées jusqu'à la fin de la crise. Nous le verrons plus concrètement dans la suite de ce document, mais il est donc indispensable d'organiser des canaux de questions/réponses. Pour ce faire, n'hésitez pas à prendre la parole directement, mais aussi à faire appel à l'expertise des autres. Car les périodes d'incertitude et de changement peuvent parfois isoler les dirigeants et leaders. Or, rappelez-vous que vous n'êtes pas seuls. Vous disposez d'un réseau de personnes qui traversent des défis similaires, et le partage de bonnes pratiques peut aider. N'hésitez donc pas à solliciter ces experts et à leur proposer de participer à vos côtés à des sessions de questions/réponses. APPUYEZ-VOUS SUR LES MANAGERS Les managers sont vos relais auprès des équipes. Avec le travail à distance, vous devez impérativement les embarquer dans votre plan d'action, et leur transmettre la bonne posture à adopter. Cette posture consiste d'une part à fixer des règles, et d'autre part à faire preuve de solidarité et d'esprit d'équipe. Les managers pensent souvent qu'ils doivent "être forts" et faire cavalier seul pour montrer qu'ils sont compétents. Ce n'est pas vrai, surtout en temps de crise. Comme n'importe quel collaborateur, les managers peuvent et doivent savoir demander des conseils, des avis ou du soutien. C'est en adoptant cette posture qu'ils montreront vraiment l'exemple. Votre organisation n'en ressortira que plus soudée. Pour ce faire, n'oubliez pas de proposer à vos collaborateurs et managers des espaces d'échanges, globaux et communautaires. C'est pourquoi les fonctionnalités de Beeshake permettent à chacun de poser leurs questions à l'ensemble de la communauté, à des groupes spécifiques ou bien à des personnes en particulier. N'hésitez pas à demander à vos managers d'animer ces espaces pour que chacun se sente à l'aise de poser ses questions. CRÉEZ DES RENDEZ-VOUS ÉDITORIAUX La distance induite par le télétravail peut facilement impliquer une perte de lien. Nous ne parlons pas ici de travail, mais de toutes les interactions qui font d'un lieu de travail le lieu du social et du collectif. Les discussions informelles à la machine à café, les blagues lâchées au milieu de l'open space pour détendre l'atmosphère, etc. Toutes ces petites choses divertissantes qui créent du lien et travaillent au vivre ensemble. Pour palier ce manque en temps de distanciation, créez des rendez-vous éditoriaux fun et divertissants sur votre plateforme d'intelligence collective ou votre réseau social interne. Ces rendez-vous peuvent prendre différentes formes : du fun fact, au did you know, en passant par l'info inutile de la semaine, la citation de la semaine ou l'information qu'il ne fallait pas manquer. Ces rendez-vous montreront à tous que même à distance, ils partagent des choses au-delà du travail. 6 #2 COMMUNIQUEZ Comment écouter, informer et répondre aux questions de vos collaborateurs Les sessions "Ask me anything" ou "AMA", sont des moments durant lesquels une personne lance un fil de conversation instantanée et se filme pour répondre en direct aux questions de son public. Une AMA fonctionne ainsi comme une interview ou une session de questions/réponses dans une atmosphère humaine et honnête. La session vidéo n'a pas besoin d'être ultra-qualitative : il suffit à l'organisateur de se mettre devant sa webcam pour répondre en direct aux questions de l'assistance. Les AMA font partie de ces nouvelles initiatives qui aident les collaborateurs à mieux comprendre la stratégie de leur entreprise. En temps de crise, elles permettent de maintenir du lien, de vous mettre dans une posture d'écoute, et de décloisonner les échanges. En développant une culture d’entreprise qui encourage le feedback transversale, vous contribuerez largement à améliorer le sentiment de confiance et la fierté d’appartenance. Annoncez à l'avance une session de questions/réponses durant laquelle tous les collaborateurs pourront vous poser des questions Créez un événement sur Beeshake, qui accueillera votre vidéo-live Connectez-vous à cet événement avec votre webcam le bon jour et à la bonne heure Envoyez un mail de rappel à vos collaborateurs pour les inciter à participer Lancer votre session : en direct, les participants enverront leurs questions par écrit. Vous n'aurez qu'à y répondre - en modérant évenentuellement LES SESSIONS "ASK ME ANYTHING" L’entreprise a décidé fin 2018 qu’il était nécessaire de passer plus de temps à expliquer les projets de l’entreprise aux collaborateurs. La CEO, Ginni Rometty, a déclaré qu’IBM allait se « concentrer sur l’accélération de tous les aspects de nos activités, et cela inclut la manière dont nous communiquons entre nous ». Une promesse qui s’illustre notamment par des sessions Ask Me Anything hebdomadaires pour répondre aux questions des collaborateurs. 8 L’exemple d’IBM Concrètement Inspiré du traditionnel Journal Télévisé, le JT est une vidéo de 5 à 15 minutes durant laquelle un ou plusieurs présentateurs font le point sur les dernières actualités de l'organisation. Ce format est très utile pour garder vos collaborateurs informés de l'actualité de votre organisation, du marché, mais aussi pour les rassurer, leur expliquer des décisions prises, et leur parler de l'avenir. Ce JT ne doit pas nécessairement être diffusé en direct. Vous pouvez tout à fait préparer votre vidéo à l'avance. Vous pourrez ainsi faire un peu de post-production : en ajoutant un habillage visuel et audio à votre vidéo, ou en faisant un peu de montage. Vous pouvez aussi choisir de co-animer un JT à distance : les co-animateurs filmeront chacun leur partie, et il n'y aura plus qu'à assembler et monter les différentes vidéos pour n'en faire qu'une. Vous n'êtes pas à l'aise avec la vidéo ? Votre JT peut prendre la forme d'un podcast, format de plus en plus populaire en entreprise. Le déroulé restera le même. 9 LE JT Identifiez les actualités, temps forts et sujets clés dont il faut parler Organisez ces informations et rédigez un fil conducteur éditorial Déterminez qui doit prendre la parole sur quel sujet Enregistrez ou tournez votre/vos vidéo(s) ou podcast(s) Procédez au montage et à l'éventuel habillage Diffusez votre JT sur votre Beeshake, au format vidéo ou audio, et préparez-vous à répondre aux éventuelles questions ! Concrètement pour chaque JT LA BOITE AUX LETTRES Garder le contact avec vos collaborateurs est absolument indispensable. D'autant plus qu'ils ont certainement beaucoup d'interrogations en temps d'incertitude. Néanmoins, certains de vos collaborateurs n'oseront pas poser leurs questions publiquement sur votre plateforme. C'est dommage, car les réponses auraient pu profiter à tous. C'est pourquoi nous vous conseillons de mettre uploads/Management/ guide-de-survie-3003.pdf