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Centre national de la recherche scientifique Direction des systèmes d'informati

Centre national de la recherche scientifique Direction des systèmes d'information REFERENTIEL QUALITE Guide méthodologique UTILISATION DE MS PROJECT 98 POUR LA PLANIFICATION ET LE SUIVI DE PROJET Référence : CNRS/DSI/conduite-projet/developpement/gestion-projet/guide-MS Project98 Date de dernière mise à jour : 10 juillet 2001 Version : 2.0 Etat : terminé Auteurs : Y. Soler Diffusion : DSI Objet : Ce document présente la façon d'utiliser l'outil de planification et de suivi de projet Microsoft Project 98 dans le cadre des projets à la DSI. Guide méthodologique – Utilisation de MS Project 98 pour la planification et le suivi de projet CNRS/DSI/conduite-projet/definition/gestion-projet/guide-MS Project98 10 juillet 2001 2 / 18 Table des mises à jour du document Version du document Date Objet de la mise à jour 1.0 8 décembre 1994 Création du document 1.1 10 février 1995 Révision suite à la formation MS Project 2.0 10 juillet 2001 Modification du document suite au changement de version de MS Project (MS Project version 98) et suite à la mise en place du nouveau site de conduite de projet Guide méthodologique – Utilisation de MS Project 98 pour la planification et le suivi de projet CNRS/DSI/conduite-projet/definition/gestion-projet/guide-MS Project98 10 juillet 2001 3 / 18 Sommaire 1 - INTRODUCTION...............................................................................................................4 2 - DEFINITION.......................................................................................................................4 3 - LES PRINCIPAUX AFFICHAGES..................................................................................5 4 - CREATION DE PLANNINGS ..........................................................................................6 4.1 Ouvrir un planning existant ........................................................................................................................... 6 4.2 Créer un modèle de planning......................................................................................................................... 6 4.3 Créer un nouveau planning............................................................................................................................ 7 4.4 Gérer les droits d'accès à un planning............................................................................................................ 7 4.5 Echelle de temps............................................................................................................................................ 8 5 - GESTION DES TÂCHES ..................................................................................................8 5.1 Saisir les tâches.............................................................................................................................................. 8 5.2 Réorganiser la liste des tâches..................................................................................................................... 10 5.3 Saisir la durée des tâches............................................................................................................................. 10 5.4 Gérer les dates de début et fin de tâche ....................................................................................................... 11 5.5 Saisir des tâches répétitives ......................................................................................................................... 11 5.6 Fractionnement d'une tâche en segments..................................................................................................... 11 5.7 Liaisons entre les tâches .............................................................................................................................. 12 6 - GESTION DES RESSOURCES ......................................................................................13 6.1 Création d'une liste de ressources................................................................................................................ 13 6.2 Affectation d'une ressource à une tâche....................................................................................................... 13 6.3 Modification du calendrier de travail d'une ressource................................................................................. 14 7 - IMPRESSION D'UN AFFICHAGE................................................................................15 8 - SUIVI DU PROJET ..........................................................................................................15 8.1 Enregistrement d'une planification initiale .................................................................................................. 16 8.2 Visualiser l'avancement réel par rapport à l'avancement prévu................................................................... 16 8.3 Réalisation du suivi de l'avancement réel des tâches................................................................................... 16 8.3.1 Saisie des dates de début réel et de fin réelle d'une tâche .................................................................... 16 8.3.2 Saisie de la durée réelle d'une tâche..................................................................................................... 17 8.3.3 Mise à jour de l'avancement d'une tâche sous la forme d'un pourcentage ........................................... 17 8.3.4 Mise à jour quotidienne du travail réel ................................................................................................ 18 8.4 Vérification de l'avancement des tâches conformément à la planification .................................................. 18 Guide méthodologique – Utilisation de MS Project 98 pour la planification et le suivi de projet CNRS/DSI/conduite-projet/definition/gestion-projet/guide-MS Project98 10 juillet 2001 4 / 18 1 - INTRODUCTION Ce guide est destiné aux utilisateurs sur PC de la version MS Project 98 pour la planification et/ou le suivi de projet. Il décrit les principales opérations pour mettre en œuvre une planification de projet et effectuer le suivi. 2 - DEFINITION Tâche : activité constituant un tout logique dans le projet. Une tâche doit avoir une durée inférieure à 4 semaines pour pouvoir maîtriser son avancement réel. Par défaut, une tâche est représentée par un rectangle bleu sur le diagramme de GANTT. Mode plan : le mode plan est employé pour organiser une liste des tâches de manière à créer une hiérarchie et à récapituler les tâches apparentées. Ils est possible de structurer une partie ou la totalité de la liste des tâches. Le mode plan peut être utilisé pour : - améliorer la lecture d'une longue liste de tâches. - diviser un projet en phases distinctes, de manière à faciliter le suivi de l'avancement. - créer une vue globale du projet. Tâche récapitulative : permet d'englober plusieurs sous-tâches. Sa durée, ses dates de début et fin,…sont calculées automatiquement en fonction des éléments précisés dans les tâches subordonnées. Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire bornée par des "pointes" sur le GANTT. Tâche subordonnée : tâche faisant partie d'une tâche récapitulative. Les informations sur la tâche subordonnées sont consolidées dans la tâche récapitulative. Vous pouvez désigner des tâches subordonnées à l'aide de la fonctionnalité de mode plan Microsoft Project. Tâche répétitive : tâche de durée et de périodicité figée (réunions de suivi par exemple). Représentée comme une tâche sur le diagramme de GANTT. Jalon : tâche particulière qui permet de mettre en relief des dates particulières du projet (réunion, livraison, revue, …). Une tâche est considérée comme un jalon si sa durée est nulle. Représentée par défaut par un losange sur le diagramme de GANTT. Chemin critique : chemin dans le graphe d'enchaînement des tâches sur lequel tout retard d'une tâches se répercute de façon immédiate sur le date de fin du projet (les tâches appartenant à un chemin critique n'ont aucune marge). Représentée en rouge sur le diagramme de GANTT. Guide méthodologique – Utilisation de MS Project 98 pour la planification et le suivi de projet CNRS/DSI/conduite-projet/definition/gestion-projet/guide-MS Project98 10 juillet 2001 5 / 18 Planification initiale : Cette planification correspond au plan original du projet que l'on utilise pour effectuer le suivi de l'avancement du projet. La planification initiale contient des informations sur : - Les tâches (dates de début et de fin, durée, travail, coût, fractionnements). - Les ressources (travail, coût, travail chronologique). - Les affectations (dates de début et de fin, travail, travail chronologique ). 3 - LES PRINCIPAUX AFFICHAGES MS Project 98 propose des affichages de tâches et de ressources permettant de visualiser des informations concernant le projet. Les différents types d'affichages permettent de saisir, d'organiser et d'examiner les informations dans divers formats. Les principaux affichages utilisés figurent dans la Barre Affichage située dans la partie gauche. • Digramme de GANTT Cet affichage et l'affichage par défaut à l'ouverture d'un planning. L'affichage Diagramme de Gantt présente des informations concernant les tâches du projet, à la fois sous la forme de texte et de graphiques à barres. La partie gauche de cet affichage est constituée de colonnes dans lesquelles il est possible de saisir et modifier des noms de tâche, des durées, des dates de début et de fin, ainsi que d'autres informations. En redimensionnant le tableau ou en faisant défiler son contenu, on accède à davantage d'informations sur chacune des tâches. Sur la partie droite de cet affichage, les barres du Gantt sont utilisées pour présenter sous forme graphique des durées de tâche et des dates de début et de fin sur une échelle de temps. La position relative des barres du Gantt indique la séquence prévue d'exécution des tâches du projet. • L'affichage GANTT suivi Cet affichage des tâches est utilisé pour comparer les prévisions planifiées avec les prévisions réelles. Il affiche deux barres de tâches, l'une au-dessus de l'autre, pour chaque tâche. La barre inférieure affiche les dates de début et de fin de la planification initiale et la barre supérieure affiche les dates de début et de fin prévues (ou si la tâche a déjà commencé, c'est-à-dire que le pourcentage achevé est supérieur à zéro, la barre supérieure affiche les dates de début et de fin réelles). Lorsqu'on définit les tâches et les dates du projet, puis qu'on enregistre le projet avec une planification initiale, l'affichage Gantt suivi affiche ces tâches comme dans l'exemple ci-dessous. • L'affichage réseau PERT L'affichage Réseau PERT se présente sous forme de diagramme de réseau affichant des tâches et leurs interdépendances. Les tâches sont symbolisées par des cases (parfois appelées noeuds) et les interdépendances des tâches par des lignes reliant deux cases. Dans l'affichage Réseau PERT, les tâches en cours sont, par défaut, traversées d'une diagonale et les tâches achevées par deux diagonales croisées. Guide méthodologique – Utilisation de MS Project 98 pour la planification et le suivi de projet CNRS/DSI/conduite-projet/definition/gestion-projet/guide-MS Project98 10 juillet 2001 6 / 18 • Le graphe des ressources L'affichage Graphe ressources présente sous forme graphique des informations concernant la répartition, le travail ou le coût des ressources dans le temps. Il permet de revoir les informations concernant une ressource à la fois, celles concernant des ressources sélectionnées, ou revoir simultanément les deux. Dans ce cas, on obtient deux graphes, un pour la ressource individuelle et un pour les ressources sélectionnées, ce qui permet de les comparer. • Le tableau des ressources L'affichage Tableau des ressources présente, sous forme de feuille de calcul, des informations concernant chaque ressource du projet(telles que le nombre d'heures de travail affectées, les coûts planifié et réel, …). • L'affichage utilisation des ressources L'affichage Utilisation des ressources présente les ressources d'un projet sous lesquelles sont regroupées les tâches qui leur sont affectées. • L'affichage calendrier Cet affichage présente un calendrier mois par mois avec les tâches qui y sont planifiées. Remarque : Pour sélectionner un affichage qui ne figure pas dans la Barre Affichage, cliquez sur Plus d'affichages , puis dans la liste Affichages cliquez sur l'affichage souhaité, puis sur Appliquer. Un changement d'affichage modifie uniquement les informations de projet affichées à l'écran uploads/Management/ guide-ms-project.pdf