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Guide de gestion des ressources humaines destiné aux entreprises des technologi

Guide de gestion des ressources humaines destiné aux entreprises des technologies de l’information Guide de gestion des ressources humaines destiné aux entreprises des technologies de l’information Réalisé en collaboration avec Groupe-Conseil Guide de gestion des ressources humaines 2 Éditeurs TECHNOCompétences : Sylvie Gagnon, directrice générale Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale : Marian Lavoie, directeur, Direction de la planification et du partenariat Chargé de projet : Jean-François Dumais, directeur des projets ressources humaines, TECHNOCompétences Collaboration : Renaud Turcotte, conseiller en intervention sectorielle, Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale ; Marie Daigneault, conseillère en intervention sectorielle, Emploi-Québec Réalisation : FRP Groupe-Conseil Édition et révision : Carole Pageau, TECHNOCompétences Collaboration et révision : Communications Bizness Conception graphique : Eykel Design TECHNOCompétences Comité sectoriel de main-d’œuvre en technologies de l’information et des communications 550, rue Sherbrooke Ouest Bureau 100 Montréal (Québec) H3A 1B9 Téléphone : (514) 840-1237 Télécopieur: (514) 840-1244 info@technocompetences.qc.ca www.technocompetences.qc.ca TECHNOCompétences est financé par Emploi-Québec et ses partenaires de l’industrie. © TECHNOCompétences, 2003 ISBN 2-922902-09-9 Dépôt légal – Bibliothèque nationale du Québec, 2003 Dépôt légal – Bibliothèque nationale du Canada, 2003 TECHNOCompétences www.technocompetences.qc.ca (section Guides et outils) Nota bene Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte. REMERCIEMENTS Ce guide de gestion des ressources humaines a été développé spécifiquement pour les entreprises des technologies de l’information, suivant une analyse des besoins d’entreprises de la région de la Capitale-Nationale. TECHNOCompétences et Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale, tiennent à remercier chaleureusement ces entreprises de leurs commentaires judicieux et de leur précieuse collaboration dans la réalisation de cette publication : ArtMédia De Marque DLP Internet GÉOCOMtms Interstation iXmédia KOREM La Société conseil Lambda Les Logiciels Dynagram Sarbakan Silver Leap Technologies Nous soulignons également l’excellente expertise de FRP Groupe-Conseil représenté par Hugo Privé et Marie-Élaine Milette. TABLE DES MATIERES AVANT-PROPOS............................................................................................................................................7 INTRODUCTION...................................................................................................................................................9 MODULE I : PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES..............................................11 INTRODUCTION.................................................................................................................................................11 OBJECTIFS DE LA PLANIFICATION.......................................................................................................12 ÉTAPES DE LA PLANIFICATION.............................................................................................................12 Étape 1 : Réflexion stratégique......................................................................................................................................12 Étape 2 : Prévisions des besoins en ressources humaines..............................................................................................14 Étape 3 : Prévisions de la disponibilité des ressources humaines...................................................................................15 Étape 4 : Analyse de l’écart...................................................................................................................................15 Étape 5 : Planification des actions liées aux ressources humaines.................................................................................16 Outils : 1- Modèle de prévision de la demande de ressources humaines..........................................................................18 2- Modèle de plan d’action de la planification des ressources humaines.............................................................19 MODULE II : EMBAUCHE.................................................................................................................................21 INTRODUCTION.................................................................................................................................................21 OBJECTIFS DE L’EMBAUCHE...................................................................................................................21 ÉTAPES DU PROCESSUS DE RECRUTEMENT......................................................................................21 Étape 1 : Analyse du besoin de main-d’œuvre......................................................................................................22 Étape 2 : Recrutement............................................................................................................................................23 Étape 3 : Présélection des candidats......................................................................................................................25 Étape 4 : Rencontre de sélection............................................................................................................................26 Étape 5 : Réflexion suite à l’entrevue............................................................................................................................27 Étape 6 : Décision d’embauche.............................................................................................................................28 Outils : 3- Modèle de profil de poste........................................................................................................................32 4- Grille d’élaboration du profil du candidat.......................................................................................................33 5- Modèle d’offre d’emploi.................................................................................................................................34 6- Grille de sélection des CV.......................................................................................................................35 7- Modèle de lettre de refus.........................................................................................................................36 8- Exemples de questions d’entrevue de sélection...............................................................................................37 9- Grille d’entrevue de sélection..........................................................................................................................41 10- Grille d’évaluation des candidats......................................................................................43 11- Modèle de formulaire de consentement............................................................................44 12- Modèle de lettre de promesse d’embauche.......................................................................45 MODULE III : MANUEL DE L’EMPLOYÉ........................................................................................................47 INTRODUCTION.................................................................................................................................................47 OBJECTIFS DU MANUEL DE L’EMPLOYÉ.............................................................................................47 ÉTAPES D’ÉLABORATION DU MANUEL DE L’EMPLOYÉ.................................................................47 Étape 1 : Création d’un comité de travail représentatif..................................................................................................48 Étape 2 : Réflexion sur chaque thème et enjeux liés aux ressources humaines..............................................................48 Étape 3 : Rédaction du manuel de l’employé........................................................................................................52 Étape 4 : Diffusion du manuel au personnel de l’entreprise...................................................................................52 Outil : 13- Aide-mémoire pour l’élaboration du manuel de l’employé......................................................................54 MODULE IV : ACCUEIL ET INTÉGRATION............................................................................................55 INTRODUCTION..........................................................................................................................................55 OBJECTIFS DE L’ACCUEIL ET DE L’INTÉGRATION.............................................................................55 Étape 1 : Préparation à l’accueil.....................................................................................................................56 Étape 2 : Accueil.............................................................................................................................................57 Étape 3 : Intégration........................................................................................................................................58 Étape 4 : Suivi.................................................................................................................................................60 Outils : 14- Modèle de programme d’intégration........................................................................................................62 15- Grille d’entraînement à la tâche...............................................................................................................63 16- Formulaire d’évaluation de la période de probation.................................................................................64 MODULE V: POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION................................................................65 INTRODUCTION..........................................................................................................................................65 OBJECTIFS DE LA POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION..........................................................................65 STRATÉGIE GLOBALE DE RÉMUNÉRATION........................................................................................66 ÉTAPES DE MISE SUR PIED D’UNE POLITIQUE DE RÉMUNÉRATION............................................66 Étape 1 : Définir les enjeux de l’organisation en matière de rémunération............................................................66 Étape 2 : Identifier et choisir les éléments de la rémunération...............................................................................67 Étape 3 : Analyser les emplois...............................................................................................................................68 Étape 4 : Déterminer les salaires apparaissant dans la grille..................................................................................70 Étape 5 : Établir les augmentations salariales........................................................................................................70 Étape 6 : Comparer la rémunération avec celle du marché............................................................................71 Outil : 17- Modèle de grille salariale.........................................................................................................................73 MODULE VI : ÉVALUATION DU RENDEMENT.....................................................................................75 INTRODUCTION..........................................................................................................................................75 OBJECTIFS DE L’ÉVALUATION DU RENDEMENT...............................................................................75 ÉTAPES DE L’ÉVALUATION DU RENDEMENT.....................................................................................76 PHASE 1 – Rencontre individuelle.................................................................................................................76 Étape 1 : Se préparer.......................................................................................................................................76 Étape 2 : Faire la rencontre.............................................................................................................................77 Étape 3 : Échanger..........................................................................................................................................77 Étape 4 : Conclure la rencontre......................................................................................................................78 PHASE 2 – Suivi de l’entente.........................................................................................................................78 PHASE 3 – Bilan du rendement......................................................................................................................79 Outils : 18- Grille phase 1- Discussion et entente mutuelle.........................................................................................81 19- Grille phase 2- Rencontre d’étape.....................................................................................................82 20- Grille phase 3- Rencontre annuelle...................................................................................................83 MODULE VII : FORMATION......................................................................................................................85 INTRODUCTION..........................................................................................................................................85 OBJECTIFS DE LA FORMATION...............................................................................................................85 DÉFINITIONS CLÉS.....................................................................................................................................85 CYCLE DE LA FORMATION......................................................................................................................86 Étape 1 : Identification et analyse des besoins de formation..................................................................................87 Étape 2 : Planification et conception de la formation.............................................................................................88 Étape 3 : Diffusion de la formation........................................................................................................................90 Étape 4 : Évaluation et suivi postformation...........................................................................................................91 Outils : 21- Grille d’identification des besoins de formation d’un(e) employé(e).......................................................93 22- Grille d’identification des besoins de formation pour les gestionnaires...................................................94 23- Plan global de formation..........................................................................................................................96 24- Plan spécifique de formation....................................................................................................................97 25- Grille d’évaluation de la formation........................................................................................................100 26- Grille d’évaluation du transfert des apprentissages................................................................................101 MODULE VIII : MESURES DISCIPLINAIRES........................................................................................103 INTRODUCTION........................................................................................................................................103 OBJECTIFS DES MESURES DISCIPLINAIRES......................................................................................104 DÉFINITIONS CLÉS...................................................................................................................................104 ÉTAPES DES MESURES DISCIPLINAIRES............................................................................................105 Étape 1 : Entrevue de conciliation (phase explicative).................................................................................106 Étape 2 : Entrevue de conciliation (phase incitative)...................................................................................106 Étape 3 : Entrevue pour mesure disciplinaire (phase corrective).................................................................106 Étape 4 : Suspension et congédiement (phase punitive)...............................................................................107 Outil : 27- Modèle d’avis écrit pour une sanction disciplinaire...............................................................................108 MODULE IX : SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL.............................................................................109 INTRODUCTION........................................................................................................................................109 OBJECTIFS DES STRATÉGIES DE SANTÉ ET SÉCURITÉ AU TRAVAIL.........................................109 DÉMARCHE POUR ÉLIMINER LES DANGERS....................................................................................109 Étape 1 : Identifier........................................................................................................................................110 Étape 2 : Corriger et prévenir...............................................................................................................................110 Étape 3 : Contrôler...............................................................................................................................................112 PROBLÉMATIQUE DE SANTÉ MENTALE............................................................................................113 SENSIBILISATION À LA SANTÉ ET À LA SÉCURITÉ AU TRAVAIL...............................................113 MODULE X : SUPERVISION ET ENCADREMENT...............................................................................115 INTRODUCTION........................................................................................................................................115 CYCLE DE LA SUPERVISION.................................................................................................................116 GESTION DU TEMPS ET DES PRIORITÉS.............................................................................................117 COMMUNICATION...................................................................................................................................119 LEADERSHIP..............................................................................................................................................122 MOBILISATION.........................................................................................................................................125 RÉTENTION DU PERSONNEL.................................................................................................................125 CONCLUSION.............................................................................................................................................129 BIBLIOGRAPHIE........................................................................................................................................130 AVANT-PROPOS • Comment décrit-on l’emploi d’un infographiste ? • Sur quels critères établit-on la rémunération d’un évaluateur de système ? • Mobilise-t-on un programmeur de la même façon qu’un gestionnaire ? • Quelle est la meilleure méthode pour évaluer un ingénieur informaticien ? Le Guide de gestion des ressources humaines destiné aux entreprises des technologies de l’information répond de façon pratique et concrète à toutes ces questions – et à bien d’autres – puisqu’il a été conçu spécifiquement pour les besoins des entreprises du secteur. Sa conception fait appel à la méthodologie suivante : effectuer une analyse des besoins en matière de gestion des ressources humaines auprès d’entreprises du secteur des technologies de l’information (TI) de la région de la Capitale- Nationale ; développer des pratiques de gestion pour chacun des besoins et thèmes identifiés ; adapter le langage à la réalité et au vocabulaire des TI. Fruit de la collaboration de TECHNOCompétences et d’Emploi-Québec, région de la Capitale-Nationale, ce guide constitue un atout important, surtout dans un contexte où la main-d’œuvre se caractérise par sa mobilité et son autonomie. Il a été élaboré à la suite d’une étude, réalisée l’an dernier par le CEFRIO, qui pointait du doigt les problèmes reliés à l’attraction, à la mobilisation et à la rétention du personnel des entreprises en technologies de l’information et des communications de la région de Québec. Des représentants d’une dizaine de PME du secteur des TI – que nous remercions de leur contribution – ont donc livré leurs préoccupations et leurs suggestions pour bâtir le contenu du présent guide. Ils ont souligné les difficultés que représente la gestion des ressources humaines dans leur secteur. La concilia- tion de l’offre et de la demande en ressources humaines représente pour elles un défi permanent, et ce, d’autant plus que la plupart des PME de moins de 50 employés n’ont pas de spécialistes en ressources humaines à leur emploi. Dans le feu de l’action, leurs dirigeants n’ont généralement ni le temps ni les ressources nécessaires pour développer eux-mêmes des outils de gestion tels que des grilles d’entrevue, des analyses de besoins, ou encore un manuel des employés. Dans le domaine des TI, les employés constituent souvent le principal actif d’une PME. Or, cet actif prend l’ascenseur matin et soir. Afin de stimuler la productivité, de motiver les troupes et d’assurer la dif- fusion des valeurs de l’organisation, les dirigeants doivent plus que jamais établir des stratégies, des pro- grammes et des mécanismes de gestion des ressources humaines performants. Le Guide de gestion des ressources humaines destiné aux entreprises des technologies de l’information contient des renseignements concrets et des outils pratiques utilisables immédiatement. Nous espérons que les entreprises en TI du Québec se l’approprieront et l’adapteront à leurs besoins spécifiques. Sylvie Gagnon Marian Lavoie Directrice générale Directeur TECHNOCompétences, Direction de la planification Comité sectoriel et du partenariat de main-d’œuvre Emploi-Québec, en technologies région de la Capitale-Nationale de l’information et des communications INTRODUCTION L’expansion de toute entreprise repose sur uploads/Management/ guide-rh-complet.pdf