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Guide d'achat d'un logiciel de gestion d'entrepôt à l'attention des PME/PMI pre

Guide d'achat d'un logiciel de gestion d'entrepôt à l'attention des PME/PMI prestataires logistiques juin 2004 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt Cette étude réalisée par le CRITT Transport & Logistique a été commandée par Haute Normandie Filière Logistique. Nous remercions vivement les membres du comité de pilotage pour leur participation et leurs conseils tout au long de nos travaux : • Jacques Brifault Westerlund France • Vincent Gerzé Logisteam • Pierre Godfroid Le Havre Développement • François-Xavier Guéné CCI de l'Eure • Mhamed Itmi INSA Rouen - Laboratoire PSI • Ludovic Lepetit CCI Dieppe • Christine Leroy CCI Rouen • Bertrand Meledo Normandie Entrepôts • Eric Misplon Institut Supérieur d'Etudes Logistiques • Jean-Yves Perodou Haute Normandie Filière Logistique CRITT Transport & Logistique juin 2004 2 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt Sommaire : 1. Pourquoi ce guide ?.................................................................................................................4 1.1. Environnement des PME.................................................................................................4 1.2. Enjeux des WMS.............................................................................................................5 1.3. Le marché des WMS.......................................................................................................6 2. Comment aborder un achat WMS ? ........................................................................................7 2.1. Comment gérer le projet ?...............................................................................................7 2.2. Analyser son organisation interne...................................................................................8 2.3. Se comparer.....................................................................................................................9 2.4. Apporter de la valeur ajoutée en interne et au client.....................................................10 2.5. Définir les grandes lignes du besoin .............................................................................11 2.6. Sélectionner sa short list................................................................................................12 2.7. Lancer la procédure de consultation et d'achat..............................................................13 2.8. Note de synthèse............................................................................................................15 3. Récapitulatif des points clés..................................................................................................16 3.1. Volet économique .........................................................................................................16 3.2. Principales fonctionnalités ............................................................................................17 3.3. Environnement technique..............................................................................................19 4. Le marché 2004 des WMS....................................................................................................20 4.1. Les offres d'éditeurs WMS............................................................................................20 4.2. Synthèse des produits du marché ..................................................................................23 5. Conclusion.............................................................................................................................25 CRITT Transport & Logistique juin 2004 3 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt 1. Pourquoi ce guide ? 1.1. Environnement des PME Il faut avant tout rappeler la conjoncture économique du métier de prestataire logistique : • Une concurrence de plus en plus forte, • Des développements à l'international et des externalisations, • Une accélération des flux de marchandise, • Des prises de participation ou l'intégration d'autres structures. Cet environnement contraignant amène un besoin de réactivité forte à deux niveaux : • Organisation interne et gestion des équipes, • Adaptation du système d'information. Pour cela l'entreprise doit se doter d'un système d'information qui soit performant : • Adapté au métier, • Facile à mettre en œuvre, • Structuré, • Ouvert et souple, • Interfaçable. Afin de répondre à ces impératifs, il existe des outils spécialisés, commercialisés sous l’anglicisme WMS, pour logiciel de gestion d’entrepôt. Pour les prestataires logistiques, dont l'activité gravite autour d'un élément clé qu'est l'entrepôt, le choix d'un outil de gestion d'entrepôt adapté est primordial. Ce type de projet d’investissement est quadruplement difficile à aborder pour les raisons suivantes : Un projet d’entreprise qui touche de nombreux services, Une large gamme de produits (plus de 40 recensés dans notre étude), Un marché en restructuration (phénomène de rachat entre éditeurs), Un achat de prestation sur mesure. Le but de ce guide est d’aider les entreprises dans cette démarche, en proposant une méthodologie ainsi qu’une présentation des principales solutions du marché et de leurs fonctionnalités. CRITT Transport & Logistique juin 2004 4 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt 1.2. Enjeux des WMS L'intérêt d'un WMS1 est, suite à un paramétrage adéquat, d'organiser et faciliter la gestion de l'activité d'un site d'entreposage. Un des premiers objectifs des WMS est d'optimiser l'entreposage : Optimisation de l'espace, Réduction des déplacements des opérateurs, Réduction des taches administratives, Planification des taches. Ces optimisations sont basées sur des algorithmes plus ou moins complexes, issus de la recherche opérationnelle, de la modélisation mathématique et de la programmation par contraintes et supposent des informations fiables fournies en temps utile. Pour ce faire, les WMS sont désormais interfacés avec la gestion commerciale ou la production et les approvisionnements. Un des principaux enjeux reste la réactivité, face à la complexité logistique, qui suppose une connaissance des faits en temps réel, l'anticipation de l'activité du lendemain ou encore la maîtrise des échanges d'informations, fiables, sur l'ensemble de la chaîne logistique. L'entrepôt se trouve placé au cœur de la Supply Chain et devient un maillon important. D'autre part, les WMS proposent un ensemble d'indicateurs qui permettent de mesurer la performance du système et de l'organisation mise en place. Ces progiciels ne sont pas fermés. Ils peuvent et doivent communiquer avec les autres sources d'information. De plus, l'entrepôt est désormais assimilé à un centre de production, pour lequel l'anticipation des besoins est nécessaire et la gestion se fait selon un horizon tactique. Certains WMS proposent des solutions d'optimisation permettant de planifier des ressources humaines et matérielles pour faire face à la demande et gérer les aléas. La priorité est à la qualité de service, suivant des contraintes financières et logistiques. 1 Warehouse Management System : Système de gestion d'entrepôt CRITT Transport & Logistique juin 2004 5 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt Ainsi, l’acquisition d’un logiciel de gestion d’entrepôt correspond à un choix stratégique pour l’entreprise car il permet de mieux gérer les process logistiques et d’autre part d’apporter des plus au client. Ainsi l’entrepôt peut améliorer sa productivité et se démarquer de la concurrence. 1.3. Le marché des WMS Le marché actuel des WMS est surtout un marché de renouvellement. La majorité des grandes entreprises sont équipées d'une solution et la migration se fait vers de nouveaux éditeurs ou vers de nouvelles versions proposées par l'éditeur déjà en place. La baisse des prix est due à la fois à l'amortissement de la R&D et la guerre commerciale des éditeurs. Le nombre d'éditeurs est important et on voit déjà des regroupements (rachat de LIS par Redprairie, d'EXE Technologies par SSA Global). L'offre s'est plus ou moins banalisée et il n'y a pour ainsi dire plus d'innovations flagrantes. Les fonctionnalités sont les mêmes, ainsi que les plates- formes. Le mode ASP2 peut intéresser les petites entreprises et la RFID3 dont tout le monde parle, ne révolutionne pas l'architecture du WMS. Ce n'est pas tant les technologies que les besoins métier qui font évoluer ces progiciels. 2 Application Service Provider : externalisation de l'infrastructure de la solution chez le vendeur. 3 Radio Fraquency Identification : étiquette intelligente. CRITT Transport & Logistique juin 2004 6 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt 2. Comment aborder un achat WMS ? Des travaux préalables sont nécessaires avant toute acquisition. Il faut bien définir l'organisation actuelle, les échanges type… Pour cela il y a des points incontournables : • Définir un projet d'entreprise, • Impliquer l'ensemble du personnel concerné (de l'opérateur au chef d'entreprise); • Définir les spécificités de l'activité; • Identifier les interfaces et connexions nécessaires avec les clients et fournisseurs; • Définir un budget. Nous analysons ces points dans les chapitres suivants. 2.1. Comment gérer le projet ? Afin de gérer le changement, il faut travailler en équipe projet et ainsi limiter les freins éventuels. L'implantation d'un nouveau système d'information doit s'aborder avec un schéma directeur en consacrant les ressources nécessaires. C'est à dire un groupe projet disposant de suffisamment de temps et rassemblant les experts métier et les experts en système d'information. L'idée étant de définir en commun les fonctionnalités utiles de l'outil et adaptées au mode de fonctionnement de l'entreprise. Ce qui permettra de définir un planning et un plan d'action pour l'implémentation avec les délais et responsabilités de chacun (procédures, implantation, développements, tests, pilotes, formation…). Pour coordonner l'ensemble, un chef de projet est nécessaire. Il fera le lien entre les services impliqués et portera son attention sur le bon déroulement du projet. CRITT Transport & Logistique juin 2004 7 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt 2.2. Analyser son organisation interne Il faut commencer par mettre à plat le processus métier (simplification, analyse…) pour bien définir ou redéfinir le mode de fonctionnement et préciser tous les interfaces nécessaires avec les clients et les fournisseurs. Il sera par exemple nécessaire d'identifier les goulets d'étranglement afin de pouvoir fluidifier le process. Il faut s'attarder sur les points suivants : • Instruments et techniques de stockage utilisés (automates, chariots…), • Procédures de stockage / déstockage Entrée des marchandises (techniques de stockage en vigueur, données échangées dans le système d'information…), Sorties des marchandises (techniques de déstockage en vigueur, données échangées dans le système d'information…), Gestion des commandes (techniques de picking en vigueur, technologies utilisées…), • Capacités du site Nombre de places de stockage, Nombre de références, Nombre de mouvements par jour, Nombre moyen de lignes de commande. • Environnement informatique Stratégie d’investissement ou maintien de l’existant avec évolutions si nécessaire; Informatique répartie entre plusieurs sites. Ces points peuvent être détaillés à partir des tableaux récapitulatifs du chapitre 3. CRITT Transport & Logistique juin 2004 8 Guide d'achat de logiciel de gestion d'entrepôt Si l'entreprise ne dispose pas en interne des compétences nécessaires à l'analyse de l'organisation actuelle et à la définition des objectifs et moyens à mettre en œuvre, il faudra faire appel à un conseil extérieur, une assistance à maîtrise d'ouvrage. Ce qui amène un coût supplémentaire mais diminuera grandement les risques d'échec. Ainsi, il existe plusieurs aides financières au conseil, en particulier destinées aux PME. Citons par exemple uploads/Management/ guide-wms-vfin.pdf