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Le contrôle interne du Credit Management Le contrôle interne du Credit Manageme

Le contrôle interne du Credit Management Le contrôle interne du Credit Management LE CONTRÔLE INTERNE DU CREDIT MANAGEMENT 4 © IFACI - AFDCC Préface L ’AFDCC (Association Française des Credit Managers et Conseils) et l’IFACI (Institut Français de l’Audit et du Contrôle Internes) ont décidé de mettre en commun leurs compétences pour écrire cet ouvrage dédié à l’audit et au contrôle interne en matière de Credit Management. L’idée initiale de cet ouvrage est venue suite à une rencontre entre Valérie Collot (ancienne présidente de l’AFDCC) et Farid Aractingi (président de l’IFACI) pour qui auditer et contrôler un service de Credit Management avaient du sens pour les entreprises et une formalisation des procédures était nécessaire. En effet, compte tenu de la crise économique qui provoque des défaillances d’entreprise, des retards de paiement et des défauts de paiement, la gestion du risque client englobant à la fois la prévention du risque clients et le recouvrement, devient un élément fondamental dans la stratégie des entreprises. Celles-ci, confrontées à des risques clients de plus en plus nombreux, doivent pouvoir compter sur un Credit Management performant et donc structuré. Ainsi, l’audit et le contrôle interne peuvent apporter au Credit Management des outils et un cadre pour aider à sa perfor- mance, augmenter sa productivité et valoriser ses équipes. Les équipes de l’AFDCC et celles de l’IFACI ont travaillé main dans la main pour rédiger cet ouvrage, l’AFDCC apportant ses connaissances du métier et l’IFACI ses connaissances en matière de process, procédures et référentiels. Tous les aspects du Credit Management ont été pris en compte dans cet ouvrage mais sous un angle Audit et Contrôle Interne : • Politique et stratégie du Credit Management • Analyse du risque client • Négociations contractuelles • Gestion opérationnelle du poste client • Recouvrement • Gestion comptable et financière du poste client • Processus support au Crédit client • Indicateurs de performance (KPI) et tableau de bord (Reporting) Ce fut un travail enrichissant, instructif et valorisant, chacune des équipes se nourrissant de l’expertise de l’autre. Les dirigeants d’entreprise, directeurs financiers, credit managers, comptables disposeront grâce à cet ouvrage d’un outil efficace pour le contrôle et le pilotage d’un service de Credit Management qui devient incontournable et se développera de plus en plus au sein des entreprises dans les années à venir. Vincent-Bruno LARGER Philippe MOCQUARD Délégué Général, AFDCC Délégué Général, IFACI LE CONTRÔLE INTERNE DU CREDIT MANAGEMENT 5 © IFACI - AFDCC Remerciements Conception et rédaction : • Catherine N'SONDE, Credit manager, Bushnell-europe • Jean-Loup GROSSE, Consultant, OSC Solutions • Linda ROGER, Credit manager, startpeople • Vincent-Bruno LARGER, Secrétaire général, AFDCC • Marie-Laure VACHEROT, Directrice Groupe audit interne et risk management, Groupe Bel Comité de relecture : • Béatrice KI-ZERBO, Directeur de la Recherche, IFACI • Marie-Laure VACHEROT, Directrice Groupe audit interne et risk management, Groupe Bel • Vincent-Bruno LARGER, Secrétaire général, AFDCC • Nadine NOËL, Directeur de la trésorerie et du credit management, Manpower Groupe France • Bruno BLANCHET, Credit Manager Consultant, Groupement associatif CODINF Mise en forme : • Julie FERRE, Chargée de projets Recherche, IFACI © IFACI / AFDCC – Paris – janvier 2015 ISBN : 978-2-915042-66-5 Toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur, ou de ses ayants droits, ou ayants cause, est illicite (loi du 11 mars 1957, alinéa 1er de l’article 40). Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal. 6 © IFACI - AFDCC LE CONTRÔLE INTERNE DU CREDIT MANAGEMENT LE CONTRÔLE INTERNE DU CREDIT MANAGEMENT 7 © IFACI - AFDCC Table des matières Préface ........................................................................................................................................................................................... 4 Remerciements ............................................................................................................................................................................. 5 Introduction .................................................................................................................................................................................. 9 Processus n° 1 : Politique et stratégie du Credit Management .................................................................................................. 13 Processus n°2 : Analyse du risque client ................................................................................................................................... 16 Processus n°3 : Négociations contractuelles ............................................................................................................................ 20 Processus n°4 : Gestion opérationnelle du poste client .......................................................................................................... 24 Processus n°5 : Recouvrement .................................................................................................................................................. 30 Processus n° 6 : Gestion comptable et financière du poste client .......................................................................................... 35 Processus n°7 : Processus support au Crédit client ................................................................................................................. 38 Processus n°8 : Indicateurs de performance et tableau de bord ............................................................................................. 42 Bibliographie ............................................................................................................................................................................... 45 LE CONTRÔLE INTERNE DU CREDIT MANAGEMENT 8 © IFACI - AFDCC LE CONTRÔLE INTERNE DU CREDIT MANAGEMENT 9 © IFACI - AFDCC Introduction Dans des contextes économiques et sectoriels tendus, avec des problématiques complexes de financement et de solvabilité des clients, le Credit management joue un rôle clé en contribuant conjointement à l’atteinte des objectifs commerciaux et des objectifs financiers. En effet, il permet le développement des ventes et l’optimisation du cash tout en minimisant le coût et le risque de crédit pour l'organisation. Il doit néanmoins faire face à des enjeux qui résultent de : • sa contribution directe au cycle opérationnel des entités dans la mesure où il participe à la relation commerciale et à l’étude de solvabilité des prospects ; • son rôle dans la continuité du business en tant qu’acteur de la sécurisation de l’actif des encours clients et opérateur dans le financement des besoins en fonds de roulement en collectant les créances tiers. Responsable du pilotage de l’encours client et animateur du processus de Credit management au sein des processus opéra- tionnels et commerciaux, le Credit manager assume ses responsabilités en collaboration avec les fonctions support tels que les directions juridiques et fiscales. De fait, le Credit manager est un interlocuteur qui possède une double culture commer- ciale et financière. Le périmètre du Credit manager et son rattachement hiérarchique peuvent varier selon les entités et leur organisation. Selon les enquêtes1 de l’Association Française du Credit Management, il est généralement rattaché au Directeur financier ou à la direction générale. Selon son rattachement, son périmètre d’activité peut être limité à la gestion du risque financier ou bien inclure la comptabilité client, la facturation, l’administration des ventes, la trésorerie ou encore le contrôle de gestion. Compte tenu des enjeux du Credit management et de ses interactions avec les divers services des entités, cet ouvrage poursuit deux objectifs : • Analyser les enjeux couverts par le Credit management et les Credit managers au niveau : - stratégique, il s’agit de mettre en œuvre une politique crédit (risque et recouvrement) permettant le développe- ment du chiffre d’affaires tout en minimisant les pertes sur créances, et accélérer les encaissements en minimisant les retards de paiement ; - opérationnel, l’analyse financière des clients, le suivi de leur encours et des lignes de crédit accordées, l’efficience des relances et du recouvrement des créances ; - financier, le scoring des prospects, le contrôle du crédit et la gestion du DSO (Days of Sales Outstanding ou ratio de rotation du poste client exprimé en nombre de jours de chiffre d’affaires) ; - commercial, l’optimisation de la relation commerciale dans la mesure de la préservation des actifs ; - de la conformité : Le respect de la LME (Loi de Modernisation de l’Economie) – et plus récemment la loi Hamon relative à la consommation. • Proposer un guide pratique à l’intention du Credit management, de la direction financière, de la direction comptable, de la direction commerciale et des ventes, du contrôle interne et de l’audit interne qui y trouveront des éléments pour l’analyse des risques liés aux cinq grandes finalités du processus Credit management : - contribuer à sécuriser le chiffre d’affaires, anticiper et maîtriser le risque client ; - permettre d’accélérer les flux de trésorerie, optimiser le cash et faire respecter les délais de règlement négociés ; - limiter le recours à la dette bancaire ou maximiser les placements ; - être le garant de la valeur d’actif « poste clients » ; - respecter la législation et la règlementation applicables à l’organisation. Comme tout manager, le Credit manager doit veiller à la robustesse de ses processus (reporting, systèmes d’information, communication, métiers, cotraitance, etc.) et piloter la performance de ses activités. Il s’agit notamment de : • s’assurer que la stratégie d’identification et de gestion du risque client, et du recouvrement des créances est intégrée à la stratégie commerciale et financière de l’organisation ; • préciser les limites de crédit par catégorie de client et/ou individuellement ; • piloter les processus de reporting du risque client, de relance et de recouvrement des créances ; • contribuer aux arbitrages entre les impératifs de développement commercial de l’organisation, et les risques finan- ciers potentiels (retards de paiements, irrécouvrabilité) ; • faire preuve de capacités d’anticipation et de négociation dans le cadre de la résolution des litiges ; • piloter les projets informatiques liés aux opérations de gestion de l’encours clients (intégration avec le SI financier ou encore les bases de données des commerciaux) ; 1 Enquête AFDCC 2012 : 61% des Credit managers sont rattachés au directeur financier et 8% sont rattachés au directeur général. LE CONTRÔLE INTERNE DU CREDIT MANAGEMENT 10 © IFACI - AFDCC • maîtriser les activités externalisées ; • actualiser ses pratiques internes au fur et à mesure de l’évolution de la réglementation et des législations s’appliquant aux bornes du périmètre uploads/Management/ le-controle-interne-du-credit-management.pdf