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The Certified Accountant - 3rd Quarter 2005 - issue # 23 23 O~©dG - 2005 ådÉãdG

The Certified Accountant - 3rd Quarter 2005 - issue # 23 23 O~©dG - 2005 ådÉãdG π°üØdG - RÉéªdG Ö°SÉëªdG Normes professionnelles = Qualité de la prestation Norme qualité = Qualité de l'organisation du cabinet Introduction CONTRÔLE INTERNE ET GESTION DE LA QUALITÉ DANS LES CABINETS D'AUDIT U n moyen de se doter d’un système de contrôle interne efficace et performant réside dans la mise en place d’un système de gestion de la qualité. Cela est vrai pour les entreprises, cela l’est également pour les cabinets d’expertise comptable et de commissariat aux comptes. Tout cabinet doit gérer la qualité de ce qu’il produit, c’est-à-dire avoir en permanence une organisation qui soit capable de produire ce qui satisfait le client et qui réponde aux normes d’exercice professionnel. Le management de la qualité consiste à organiser un cabinet de manière cohérente et rationnelle afin qu’il soit en mesure d’atteindre les objectifs fixés par la direction. La révision régulière à la hausse de ces objectifs permet de situer le cabinet dans une spirale de progrès communément nommée la «bou- cle d’amélioration continue» (planifier et organiser, exécuter, vérifier, améliorer). Le principe d’amélioration continue peut se résumer comme suit : «Le management de la qualité consiste à organiser le cabinet pour qu’il apprenne chaque jour à faire mieux que la veille et moins bien que le lendemain». Le management de la qualité implique une bonne connaissance des attentes des clients, une stratégie claire déﬁnie par la direction et déclinée en objectifs suivis, la mise en place d’une organisation interne capable d’y répondre, mais aussi une gestion efﬁcace des ressources matérielles et humaines. Il implique également le respect des normes professionnelles qu’elles émanent de l’Ordre ou de la Compagnie. Le respect des normes assure une qualité technique des prestations fournies en posant le principe de la mise en œuvre de diligences minimum à effectuer avant d’émettre une opinion. Le management de la qualité est orienté, quant à lui, non pas sur les travaux effectués sur les dossiers, mais sur l’organisation interne du cabinet permettant de produire une prestation conforme aux exigences du client et aux règles de la profession. Le Management Qualité Dans Les Cabinets Janin AUDAS expert-comptable, commissaire aux comptes, Président d'AUDIT EUREX (Paris) Président de la commission de Coopération internationale de l'Ordre des experts-comptables et de la Compagnie des commissaires aux comptes français. Ancien Président de la commission " Contrôle qualité des régions de la CNCC ". Articles 78 The Certified Accountant - 3rd Quarter 2005 - issue # 23 23 O~©dG - 2005 ådÉãdG π°üØdG - RÉéªdG Ö°SÉëªdG Quand la qualité est retenue comme une stratégie du cabinet, le management de la démarche revient à la direction du cabinet. La direction, qui est au cœur du système de la qualité, doit : - déﬁnir une politique qualité en harmonie avec la stratégie globale du cabinet; - ﬁxer des objectifs mesurables qui devront être déclinés à tous les niveaux (directeurs de mission, chefs de mission, assistants); - communiquer cette politique et ces objectifs à tous les collaborateurs; - mettre à disposition les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs ﬁxés (effectif sufﬁsant, informatique opérationnelle, documentation à jour…); - mettre en place une politique d’amélioration continue. La direction doit aussi veiller en permanence à ce que les exigences des clients soient bien comprises par le cabinet et respectées, pour autant qu’elles soient compatibles avec les normes professionnelles. Elle doit également s’assurer de la bonne application du système de management de la qualité au sein du cabinet et que les équipes ne produisent pas de «sur-qualité» au-delà de ce qu’attend le client et de ce qu’exigent les normes professionnelles ;la sur-qualité est une non qualité qui génère un surcoût non facturable. La direction mènera des revues d’application du système pour s’assurer qu’il demeure adapté et efﬁcace. Le cabinet doit organiser la mise en place et le suivi des ressources nécessaires à la réalisation des objectifs (moyens humains et matériels). Le personnel effectuant un travail avec incidence sur la qualité du produit doit être compétent sur la base de sa formation initiale et professionnelle, de son savoir- faire et de son expérience. Le cabinet doit pour ce faire : - déterminer les compétences nécessaires pour le personnel effectuant un travail ayant une incidence sur la qualité des prestations fournies ; - pourvoir à la formation ou entreprendre d’autres actions pour satisfaire ses besoins (politique de recrutement) ; - évaluer l’efﬁcacité des actions entreprises ; - s’assurer que les membres de son personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la manière dont ils contribuent à la réalisation des objectifs qualité. Le cabinet doit déterminer, fournir et entretenir les infrastructures nécessaires pour obtenir la conformité du « produit ». Elles comprennent : - les locaux, espaces de travail et installations associées; - les équipements, matériels et logiciels, associés aux processus ; - les services supports tels que logistique et moyens de communication. Le cabinet doit s’assurer que la mission a été déﬁnie contractuellement. Il doit, le cas échéant, gérer les « achats » ayant une incidence sur la qualité du produit ﬁnal et produire les travaux convenus. Les normes générales « programmation des travaux » et « délégation et supervision » répondent parfaitement aux exigences qualité des cabinets. La réalisation de la prestation passe par plusieurs étapes successives : - écoute des besoins du client (entretien client, lettre de mission, maintien de la mission) ; - conception de la prestation (planiﬁcation de la mission, déﬁnition des équipes) ; - « achats » de partenariats nécessaires à la réalisation de la prestation (experts, sous-traitants, co-traitants : conseils, avocats…) ; Management des Ressources Ressources Humaines Moyens Matériels Réalisation de la Prestation Articles 77 La mise en place D'une " Norme Qualité" Rôle de la Direction The Certified Accountant - 3rd Quarter 2005 - issue # 23 23 O~©dG - 2005 ådÉãdG π°üØdG - RÉéªdG Ö°SÉëªdG - production de la prestation (programmation des travaux, délégation et réalisation de la mission conformément à sa déﬁnition et dans les conditions prévues, supervision et rapports); - contrôle de conformité (revue indépendante). Il n’y a pas de management de la qualité sans un suivi a posteriori de l’application de la politique impulsée par la direction : le contrôle qualité. Le contrôle de qualité peut se déﬁnir comme étant la politique et les procédures adoptées par le cabinet aﬁn de s’assurer, avec un degré d’assurance raisonnable, que toutes les missions effectuées sont réalisées selon les principes fondamentaux tels qu’ils ﬁgurent dans les normes. Le cabinet doit donc planiﬁer et mettre en œuvre les processus de surveillance, de mesure, d’analyse et d’amélioration nécessaires pour : - démontrer la conformité de la prestation (aux attentes du client et aux normes et règles professionnelles), - assurer la conformité du système de management de la qualité (audits qualité internes), - améliorer en permanence l’efﬁcacité du système de management de la qualité (surveillance et mesure des processus et des prestations, maîtrise des prestations non conformes). Les résultats des divers contrôles : satisfaction clients, audit interne, contrôle des processus, contrôle des prestations, conformité des prestations, et les autres sources d’informations (suggestions du personnel) doivent être centralisés et analysés. Les indicateurs qualité seront calculés à intervalle déﬁni, ce qui permet alors de tenir « le tableau de bord qualité » des prestations fournies : qualité perçue par le client, respect des délais, degré d’implication des collaborateurs, performance du système de planiﬁcation interne, maîtrise des coûts de production, résultat par mission, mais aussi perte de clients, entrée de nouveaux clients, évolution du CA par client, évolution des prestations fournies (en expertise comptable)… L’analyse de l’ensemble de ces données doit permettre d’apprécier l’adéquation entre le système de management de la qualité du cabinet et l’évolution des processus de la qualité des prestations rendues. Cette synthèse prépare la revue de direction. Pas de management de la qualité sans une gestion de la documentation liée à la qualité (sous toute forme et sur tout type de support). La documentation du système de management de la qualité doit comprendre : - l’expression documentée de la politique qualité et des objectifs qualité ; - un manuel qualité ; - les procédures documentées ; - les documents nécessaires pour assurer la planiﬁcation, le fonctionnement et la maîtrise efﬁcaces des processus Le cabinet doit établir et tenir à jour un manuel qualité comprenant: - les domaines d’application du système de management de la qualité, y compris le détail et la justiﬁcation des exclusions ; - les procédures documentées établies pour le Mesures, Analyses et Amélioration Le Système Documentaire Le MAQ " Manuel d'Assurance Qualité " Articles 76 The Certified Accountant - 3rd Quarter 2005 - issue # 23 23 O~©dG - 2005 ådÉãdG π°üØdG - RÉéªdG Ö°SÉëªdG système de management de la qualité ou la référence à celles-ci ; - une description des interactions entre les processus du système de management de la qualité. La documentation du système de management de la qualité doit être maîtrisée (sinon on ne peut prétendre à la qualité). Une « uploads/Management/12-controle-interne.pdf