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LE MANUEL DE LOGISTIQUE GUIDE PRATIQUE À L’ATTENTION DES RESPONSABLES DE LA CHA

LE MANUEL DE LOGISTIQUE GUIDE PRATIQUE À L’ATTENTION DES RESPONSABLES DE LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT DANS LE CADRE DES PROGRAMMES DE SANTÉ ET DE PLANIFICATION FAMILIALE MARCH 2007 Ce document a étéconçu pour revue par l’Agence amèricaine pour le développement international. Il a été réalisé par le USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1. Le manueL de Logistique guide pratique à L’attention des responsabLes de La chaîne d’approvisionnement dans Le cadre des programmes de santé et de pLanification famiLiaLe Le présent document ne reflète pas nécessairement les points de vue ou les opinions de l’usaid ou le gouvernement américain. USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail No. 1 USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1, est financé par l’Agence américaine pour le développement international (USAID) dans le cadre du contrat n° GPO-I-01-06-00007-00 ayant démarré le 29 septembre 2006. La commande de travail n°1 est mise en œuvre par John Snow, Inc., en collaboration avec PATH, Crown Agents Consultancy, Inc., Abt Associates, Fuel Logistics Group (Pty) Ltd., UPS Supply Chain Solutions, le Manoff Group, et 3i Infotech. Le projet permet d’améliorer les chaînes d’approvisionnement des produits de santé essentiels en renforçant les systèmes d’information de gestion logistique, en simplifiant les systèmes de distribution, en déterminant les ressources financières pour les achats et le fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement, et en améliorant les prévisions et la planification des achats. Le projet encourage aussi les responsables de l’élaboration des politiques ainsi que les donateurs à soutenir la logistique en tant qu’élément crucial pour le succès global de leurs mandats en matière de soins de santé. Citation recommandée USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1. 2007. Manuel de logistique : guide pratique à l’attention des responsables de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre des programmes de santé et de planification familiale. Arlington, Va.: USAID | PROJET DELIVER, Commande de travail n° 1. Abstrait Le Manuel de logistique reprend les principaux aspects de la gestion logistique, avec un accent sur les produits contraceptifs. Le texte devrait s’avérer utile aux responsables qui travaillent quotidiennement avec des approvisionnements, ainsi qu’aux responsables chargés d’évaluer et de concevoir des systèmes logistiques pour des programmes en entier. Les décideurs pourraient également trouver quelque utilité à ce texte en se penchant sur les idées requises pour créer un système logistique efficace. Les principaux termes et concepts sont clairement définis et explicités, tandis que la conception et la mise en oeuvre des systèmes d’information de gestion et de contrôle d’inventaire sont examinées en détail. Les pratiques en matière de stockage et de contrôle de qualité sont également abordées, et une vue d’ensemble des processus d’achat et d’estimation des besoins y est également présentée. USAID | PROJET DELIVER John Snow, Inc. 1616 Fort Myer Drive, 11th Floor Arlington, VA 22209 USA Téléphone: 703-528-7474 Fax: 703-528-7480 Email: askdeliver@jsi.com Internet: deliver.jsi.com Table des matières Acronymes ........................................................................................vii Préface..............................................................................................ix 1 | Introduction à la logistique........................................................... 1 1.1 Le système logistique..................................................................... 3 1.2 Le cycle logistique : organisation des activités du cycle logistique........ 5 1.2.1 Principales activités du cycle logistique.....................................6 1.2.2 Systèmes d’information en gestion de la logistique..............................8 1.2.3 Surveillance de la qualité.........................................................9 1.2.4 Le cadre logistique : politiques et adaptabilité.......................... 10 1.3 Principaux termes logistiques .........................................................11 1.4 Comparaisons logistiques...............................................................14 1.4.1 Système d’allocation ou système de réquisition ?....................... 14 1.4.2 Données sur la distribution ou données sur les sorties ?............. 17 1.4.3 Vertical ou intégré ? ............................................................. 18 1.5 Introduction aux concepts clés .......................................................19 1.6 Résumé du chapitre ......................................................................21 2 | Systèmes d’information en gestion de la logistique....................... 23 2.1 Systèmes d’information en gestion de la logistique ............................25 2.2 Données essentielles à la prise de décision.......................................25 2.3 Trois types de documents...............................................................27 2.3.1 Documents de gestion de stock............................................... 27 2.3.2 Documents relatifs aux mouvements de stock............................ 31 2.3.3 Documents relatifs à la consommation..................................... 39 2.3.4 Relations entre les données reprises dans les documents ............ 43 2.4 Comptes rendus récapitulatifs et systèmes de rapport.........................43 2.4.1 Les six bons pour les donneés SIGL ......................................... 43 2.4.2 Comptes rendus récapitulatifs................................................. 44 2.4.3 Comptes rendus d’évaluation .................................................. 51 2.5 Concept clé : données pour la prise de décision.................................54 2.6 Résumé du chapitre ......................................................................55 3 | Évaluation de l’état de stock ....................................................... 57 3.1 Pourquoi évaluer l’état de stock ?....................................................59 3.2 Comment évaluer l’état de stock ? ...................................................60 3.2.1 Stock disponible .................................................................. 60 3.2.2 Consommation moyenne mensuelle ......................................... 61 3.2.3 Application de la formule....................................................... 62 3.3 Analyse des données pour determiner les tendances...........................63 3.4 Quand procéder à l’évaluation de l’état de stock ?..............................65 3.5 Évaluer l’état de stock à un niveau supérieur du système ....................67 Le Manuel de logistique 3.5.1 Pourquoi vous pourriez souhaiter évaluer l’état de stock à n’importe quel niveau du système ................................ 68 3.5.2 Collecte des données relatives à la consommation ..................... 68 3.5.3 Collecte des données relatives au stock disponible .................... 70 3.5.4 Comprendre l’évaluation des stocks aux niveaux supérieurs ........ 73 3.6 Concepts clés : données pour la prise de decision et approche systémique73 3.7 Résumé du chapitre ......................................................................74 4 | Systèmes de contrôle d’inventaire maximum / minimum................ 75 4.1 But d’un système de contrôle d’inventaire ........................................77 4.2 Principaux termes du contrôle d’inventaire .......................................78 4.3 Trois types de contrôle d’inventaire maximum / minimum ...................80 4.3.1 Système max/min de commande forcée.................................... 80 4.3.2 Système max/min de contrôle continu ..................................... 92 4.3.3 Système max/min standard .................................................... 98 4.4 Questions liées au choix et à l’utilisation d’un système de contrôle d’inventaire................................................... 102 4.4.1 Analyse de la longueur globale du réseau de distribution ......... 102 4.4.2 Niveaux ou systèmes max/min variables................................. 104 4.5 Choix d’un système max/min approprié .......................................... 106 4.6 Concept clé : l’amélioration continue ............................................. 112 4.7 Résumé du chapitre .................................................................... 113 5 | Stockage des contraceptifs.........................................................117 5.1 Pourquoi stocker des produits ?..................................................... 119 5.2 Procédures de stockage................................................................ 121 5.3 Inspection visuelle ..................................................................... 122 5.3.1 Quand procéder à l’inspection visuelle ................................... 122 5.3.2 Que rechercher lors d’une inspection visuelle .......................... 122 5.4 Exigences en matière d’espace de stockage ..................................... 126 5.5 Inventaire physique du stock disponible......................................... 131 5.6 Concept clé : amelioration continue............................................... 133 5.7 Résumé du chapitre .................................................................... 133 6 | Estimation des besoins en contraceptifs......................................137 6.1 À quoi sert l’estimation des besoins ? ............................................ 139 6.2 Sources de données pour l’estimation des besoins en contraceptifs..... 140 6.2.1 Sources de données pour l’estimation des besoins —les forces .. 141 6.2.2 Sources de données pour l’estimation des besoins —les faiblesses.... 142 6.3 Estimation des besoins en produits contraceptifs et non contraceptifs 144 6.4 Estimation des besoins pour la prévention du VIH / sida................... 146 6.5 Aperçu du processus d’estimation des besoins .......................................147 6.6 Concept clé : données pour la prise de décision............................... 148 6.7 Résumé du chapitre .................................................................... 149 iv Table des matières 7 | Évaluation du système logistique................................................151 7.1 Étapes à suivre pour procéder à l’évaluation du système logistique ..... 153 7.1.1 Pourquoi évaluer le système logistique ? ................................ 153 7.1.2 Planifier l’évaluation du système logistique ........................... 153 7.1.3 Choix du site lors de l’évaluation du système logistique.....................156 7.2 Conception d’un outil d’évaluation avec des indicateurs appropriés..... 158 7.2.1 Indicateurs individuels pour évaluer le fonctionnement du système logistique ......................................................... 159 7.2.2 Outils d’évaluation.............................................................. 160 7.2.3 Utilisation d’un outil d’évaluation avec plusieurs équipes ......... 164 7.3 Visites sur le terrain, collecte et analyse des données ...................... 164 7.3.1 Entretiens avec le personnel local ......................................... 165 7.3.2 Visiter le local d’entreposage et procéder à l’inventaire ............ 167 7.3.3 Passer en revue les documents et rapports locaux .................... 167 7.3.4 Autres éléments à prendre en compte pour les entretiens et la collecte de données au niveau central.................................. 171 7.3.5 Analyse des forces et faiblesses du système............................ 172 7.4 Rédaction et présentation des résultats, des recommendations et des plans de mise en oeuvre ................................................................... 173 7.4.1 Rédaction des recommandations ........................................... 173 7.4.2 Problèmes logistiques fréquents, causes et solutions possibles ...... 175 7.4.3 Présentation des recommandations........................................ 175 7.5 Rédaction du plan de mise en oeuvre............................................. 175 7.5.1 Mise en oeuvre avec formation ............................................ 178 7.6 Le rôle du conseiller en logistique dans l’évaluation et l’amélioration du système logistique.............................................. 180 7.7 Concepts clés : cinq concepts pour l’évaluation ............................... 182 7.8 Résumé du chapitre .................................................................... 183 Glossaire......................................................................................... 187 Liste de lectures recommandées.......................................................... 193 v Le Manuel de logistique FIGURES 1-1. Cycle logistique............................................................................... 5 1-2. Réseau de distribution de base au niveau national...............................13 2-1. Trois types de documents.................................................................27 2-2. Fiche de stock................................................................................29 2-3. Fiche de contrôle de stock ...............................................................30 2-4. Bordereau d’emballage ....................................................................33 2-5. Bordereau de réception ...................................................................34 2-6. Bordereau de livraison.....................................................................35 2-7. Circulation du bordereau de livraison.................................................36 2-8. Bon de commande et de sortie .........................................................37 2-9. Circulation du bon de commande et de sortie......................................38 2-10. Registre des activités quotidiennes..................................................41 2-11. Feuille de pointage .......................................................................42 2-12. Feuille de calcul de la consommation...............................................49 2-13. Rapport trimestriel et demande de contraceptifs................................50 2-14. Compte rendu d’évaluation .............................................................52 2-15. Processus décisionnel....................................................................54 3-1. Analyse des tendances ....................................................................63 3-2. Diagramme d’évaluation ..................................................................73 4-1. La distance entre l’emplacement des cliniques et l’émetteur peut varier considérablement..........................................................85 4-2. Délai de livraison plus long que la période de revue.............................86 TABLEAUX 1-1. Avantages et inconvénients des systèmes de réquisition et d’allocation..............................................................16 2-1. Avantages uploads/Management/ le-manuel-de-logistique-guide-pratique.pdf