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LIVRE BLANC « Une bonne préparation c’est le secret d’un déménagement d’entrepr

LIVRE BLANC « Une bonne préparation c’est le secret d’un déménagement d’entreprise réussi » NOS CONSEILS POUR UNE ORGANISATION OPTIMALE ET UN TRANSFERT DE SOCIÉTÉ RÉUSSI SOMMAIRE P.2 SOMMAIRE LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi Checklist P. 14 à 16 P. 17 à 19 LIVRE BLANC Les démarches Administratives P. 4 à 7 Respecter les délais P. 8 Cleaning day P. 11 Space Planners P. 9 Impliquer vos salariés P. 10 LES + 1 2 3 4 Faire appel à une entreprise spécialisée P. 13 Annoncer votre déménagement à votre marché P. 12 6 7 5 PRÉFACE P.3 LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi LIVRE BLANC VOTRE ENTREPRISE SE DÉVELOPPE ? L’EMPLACEMENT DE VOS BUREAUX N’EST PLUS OPTIMISÉ ? OU AU CONTRAIRE VOS CHARGES SONT TROP IMPORTANTES ? Il est temps de penser au déménagement de vos bureaux. Cette opération est délicate et requiert une bonne organisation. Le transfert d’une entreprise est une opération sensible qui nécessite de remplir de nombreuses formalités, mais aussi de communiquer avec ses salariés pour les accompagner dans la mobilité. Voici nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi. Fort de son expertise de plus de 65 ans, Demeco En- treprises va vous transmettre ses conseils pour faire de votre projet un succès. PRÉFACE LIVRE BLANC Les démarches administratives liées au statut à respecter Si votre déménagement correspond à un changement de siège so- cial, il est nécessaire de modifier les statuts de votre société. En fonction de la forme juridique de la société (SA, SARL, SAS, EURL…), la décision doit être prise par l’organe compétent (conseil d’administra- tion, assemblée générale, conseil de surveillance, associé unique…). La décision doit faire l’objet d’un procès-verbal, qui servira d’acte modificatif. Le procès-verbal doit préciser : • L’ancienne et la nouvelle adresse de la société • La date du transfert • Le numéro de l’article modifié dans les statuts de l’entreprise Il est nécessaire de publier un avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales (JAL), au plus tard un mois après la décision de changement d’adresse. Cet avis permet d’infor- mer les tiers du changement d’adresse de la société en indiquant l’ancienne et la nouvelle adresse. Il faut également effectuer une déclaration de modification des statuts auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises) ou du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège social. LES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES CONSEIL N°1 LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi CONSEIL n° 1 P.4 CONSEIL n°1 P.5 Changement d’adresse Le changement d’adresse d’une entreprise est une décision importante qui entraîne une modification de ses statuts et une modification de l’adresse dans le Kbis. Le Kbis est un document officiel qui prouve l’enregistrement de l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Vous devez au préalable vous tourner vers l’organisme compétent pour décider du transfert de siège social de votre structure. Cet organisme est précisé dans les statuts. Il diffère selon la forme sociale de l’entreprise et selon le type de transfert. LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi LIVRE BLANC LES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES CONSEIL N°1 CONSEIL n°1 P.6 La prise de décision doit faire l’objet d’un procès-verbal, qui servira d’acte modificatif. Ce procès-verbal doit mentionner l’ancienne et la nouvelle adresse de l’entreprise ainsi que la date de transfert de l’entreprise. Il doit aussi préciser le numéro de l’article modifié dans les statuts suite à cette prise de décision ainsi que la nature de la modification. LIVRE BLANC LES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES CONSEIL N°1 L’organisme selon le statut LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi • SARL si le siège social reste en France, prise de décision par le/les gé- rants sous réserve de la ratification par l’assemblée générale. Si le siège social est déplacé à l’étranger, la décision doit être prise par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts sociales. • SA la décision est adoptée par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance, sous réserve de la ratification par l’assem- blée générale, si le transfert se fait en France. En cas de transfert à l’étranger, la prise de décision relève de l’assemblée générale extraordinaire. • SAS la décision de transfert peut être prise par l’assemblée générale des associés, le président, le comité de direction ou tout autre organe précisé dans les statuts. • SASU l’organe décisionnel est mentionné dans les statuts. Il s’agit en gé- néral de l’associé unique ou du président de la SASU. • SCI l’organe décisionnel est précisé librement dans les statuts. Si rien n’est précisé, la décision doit être prise à l’unanimité par le ou les associés. • EURL la décision est adoptée par l’associé unique. • MICRO-ENTREPRISE l’autoentrepreneur effectue lui-même son changement d’adresse, via les services en ligne du CFE (centre de formalités des entre- prises). Il peut aussi remplir le formulaire CERFA n°13905*02 et l’envoyer au CFE. Il recevra ensuite un nouveau numéro de SIRET. CONSEIL n°1 P.7 L’annonce légale doit comporter un certain nombre de mentions : • Déclaration du transfert du siège social. • Dénomination sociale et sigle de la société. • Forme juridique de la société. • Montant du capital social. • Adresse du siège social. • Numéro unique d’identification de la société. • Mention « RCS » et nom de la ville où se trouve le greffe du tribunal de commerce de l’ancien siège social. • Mention « RCS » suivie du nom de la ville où se trouve le greffe du tribu- nal de commerce du nouveau siège social. • Nom, prénom et adresse des personnes pouvant engager la société devant les tiers, si le nouveau siège dépend d’un tribunal de commerce différent de l’ancien. Le déménagement administratif de votre entreprise entraîne plusieurs démarches supplémentaires. N’oubliez pas de : • Faire transférer votre courrier en souscrivant au service de réexpédition de La Poste. • Informer les tiers de votre changement d’adresse (banques, assurances, clients, fournisseurs…). • Modifier l’adresse sur les documents de l’entreprise (devis, factures, signatures de mails, courriers officiels, cartes de visite, plaquettes com- merciales…). LIVRE BLANC LES DÉMARCHES ADMINISTRATIVES CONSEIL N°1 LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi La publication du changement d’adresse L’entreprise dispose d’un mois après la prise de décision pour publier un avis de transfert de siège social dans un journal d’annonces légales (JAL). Cet avis permet d’informer les tiers du changement d’adresse de l’entreprise (en précisant à la fois l’ancienne et la nouvelle adresse). Si le chan- gement dépend du même tribunal de commerce, l’avis de transfert doit être publié dans le journal d’annonces légales du lieu du siège social. Si le transfert dépend d’un nouveau tribunal de commerce, l’avis doit être publié dans le JAL de l’ancien siège social et dans le JAL du nouveau siège social. CONSEIL n°2 P.8 RESPECTEZ LES DÉLAIS LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils pour une organisation optimale et un transfert de société réussi LIVRE BLANC CONSEIL N°2 • RÉSILIEZ LE BAIL des lo- caux que vous quittez en respec- tant le préavis : 6 mois avant le terme initial du bail ou avant le terme d’une période triennale (3 ans). Signez le nouveau bail, qui peut être d’une durée de 3, 6 ou 9 ans. Vous pouvez négo- cier certaines clauses comme le montant du loyer, les travaux à effectuer par le locataire ou en- core les modalités de résiliation du bail. • RÉSILIEZ LE CONTRAT D’ASSURANCE du local que vous quittez au moins 2 se- maines avant le déménagement puis souscrivez un nouveau contrat pour vos nouveaux bureaux. • RÉSILIEZ LES ABONNE- MENTS D’ÉLECTRICITÉ OU DE GAZ 2 semaines avant de déména- ger. Dans certains cas, vous pouvez procéder à un simple transfert de contrat. • PRÉVOYEZ LES TRAVAUX DE MISE EN CONFORMITÉ dans les nouveaux bureaux si nécessaire. Les travaux doivent être achevés avant l’arrivée des salariés. • TRANSFÉREZ LES COMPTES BANCAIRES DE LA SOCIÉTÉ (si nécessaire), dans une agence plus proche de vos nouveaux bureaux. • TRANSFÉRER VOTRE ABONNEMENT INTERNET Contactez votre fournisseur d’ac- cès entre 3 mois et 3 semaines avant le déménagement. Veillez à ce qu’internet soit accessible dès l’entrée dans les nouveaux locaux. • DÉCLAREZ LE CHANGE- MENT D’ADRESSE de l’entre- prise auprès de l’administration et des diverses organisations : banques, compagnies d’assu- rances, clients, prestataires, fournisseurs… Mentionnez la nouvelle adresse sur les docu- ments de l’entreprise (devis, fac- tures, plaquettes commerciales, signature de mail, cartes de visite…). Vous pouvez souscrire à certains services de La Poste vous proposant la réexpédition de votre courrier vers votre nou- veau siège. CONSEIL n°3 P.9 SPACE PLANNERS LIVRE BLANC CONSEIL N°3 LIVRE BLANC / DEMECO ENTREPRISES - Nos conseils uploads/Management/ livre-blanc-entreprise.pdf