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GUIDE DE COMPÉTENCES EN GESTION Postes en milieux documentaires PRÉPARONS LA RE

GUIDE DE COMPÉTENCES EN GESTION Postes en milieux documentaires PRÉPARONS LA RELÈVE ! GUIDE DE COMPÉTENCES EN GESTION | POSTES EN MILIEUX DOCUMENTAIRES 2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 3 SAVOIR GÉRER DES RESSOURCES HUMAINES 4 SAVOIR MOBILISER 4 SAVOIR DÉVELOPPER LES AUTRES 5 AVOIR UNE VISION 5 SAVOIR GÉRER LES FINANCES – BUDGETS ET BIENS 5 SAVOIR PLANIFIER 6 SAVOIR ANALYSER 6 SAVOIR CONTRÔLER 7 SAVOIR DÉCIDER 7 SAVOIR GÉRER DES PROJETS 7 SAVOIR TRAVAILLER EN ÉQUIPE 8 SAVOIR GÉRER LE CHANGEMENT 8 SAVOIR COMMUNIQUER 9 AVOIR UNE APPROCHE AXÉE SUR LA CLIENTÈLE 9 SAVOIR COLLABORER 10 SAVOIR ÊTRE STRATÉGIQUE 10 SAVOIR ÊTRE À L’AFFÛT DE L’ENVIRONNEMENT 10 AVOIR UN SENS DES VALEURS ET DE L’ÉTHIQUE 11 GUIDE DE COMPÉTENCES EN GESTION | POSTES EN MILIEUX DOCUMENTAIRES 3 La relève des postes de gestion dans les milieux documentaires est un enjeu de plus en plus important, comme nous l’a signalé plusieurs gestionnaires de la profession. Dans cette voie, la CBPQ a décidé d’élaborer un guide de compétences en gestion. Ce guide est non exhaustif mais évolutif, et pourra s’avérer utile afin de préparer la relève à des postes de gestion et favoriser le perfectionnement des gestionnaires/ cadres déjà en poste. Le développement professionnel est la responsabilité de chaque individu. Ainsi, nous espérons que ce guide contribuera à susciter un questionnement, une auto-évaluation et une identification des compétences, savoir-agir et savoir-faire des gestionnaires des milieux documentaires. Ce guide s’adresse aux personnes qui souhaitent améliorer et développer leurs habiletés de gestion, qu’elles aspirent à des postes de gestion ou qu’elles occupent déjà de tels postes. La formation, le mentorat et les lectures permettront, par la suite, d’assurer le développement des compétences souhaitées. L’élaboration de cet outil est inspiré du Référentiel de compétences du gestionnaire-leader de la fonction publique québécoise, des Compétences clés de la fonction publique fédérale, du Guide des compétences de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés et selon le modèle des compétences COMPMETRICA de la ville de Laval. La CBPQ a également consulté des gestionnaires des milieux documentaires. Selon la nature du poste en gestion et le milieu de travail, les compétences à développer et à maîtriser peuvent varier en importance. Conséquemment, nous n’avons pas déterminé quelles compétences s’avéraient les prémisses d’un poste comme tel puisqu’elles varieront d’un milieu à l’autre. Dans certains milieux, une compétence sera considérée comme une compétence clé, tandis que dans un autre milieu elle sera plutôt considérée comme une compétence complémentaire. Ainsi, il s’avère important pour un candidat intéressé par un milieu de travail en particulier de discuter avec des gestionnaires du milieu en question. Le lecteur notera que certaines façons d’agir et de faire présentées dans ce guide sont reprises dans plus d’une compétence. Les postes de gestion ou de direction dans les milieux documentaires revêtent des défis intéressants et stimulants. Il importe qu’ils soient comblés par des professionnels évoluant dans le milieu. Note : nous avons défini une compétence comme étant un savoir-agir ou un savoir-faire qui mobilise plusieurs actions dans une situation et un contexte donné. INTRODUCTION GUIDE DE COMPÉTENCES EN GESTION | POSTES EN MILIEUX DOCUMENTAIRES 4 SAVOIR GÉRER DES RESSOURCES HUMAINES Le/la gestionnaire sait mettre en œuvre des pratiques afin de recruter, gérer, développer et conserver une main d’œuvre travaillant de façon efficace à l’atteinte des objectifs de l’organisation. Il/elle a développé des compétences lui permettant de : • Mettre en œuvre des processus visant à créer un climat de travail positif et productif • Gérer la charge de travail de son équipe en établissant des échéanciers réalistes, une planification efficace des ressources et des priorités d’action • Déléguer des tâches aux membres du personnel de façon appropriée • Déterminer des responsabilités spécifiques et claires pour chacun des membres de son équipe • Fixer des buts stimulants et réalistes • Donner une orientation claire sur les priorités du travail • Réagir de façon constructive aux contretemps • Évaluer les résultats et donner une rétroaction régulière, constructive, claire et honnête, et intervenir pour résoudre les problèmes de rendement • Reconnaître et récompenser les résultats • Élaborer une stratégie en RH pour la planification de la relève • Gérer les connaissances de son équipe en les documentant et en mettant en place des mécanismes de transfert afin d’assurer la continuité des services • Appuyer et défendre les intérêts du personnel (ex. : charge de travail) • D’intervenir de façon adéquate et opportune auprès des employés difficiles SAVOIR MOBILISER Le/la gestionnaire suscite l’engagement et l’implication des personnes sous sa supervision et favorise leur accomplissement professionnel et le développement de leurs compétences. Il/elle a développé des compétences lui permettant de : • Diriger les membres de son équipe vers des objectifs communs en misant sur leurs forces et leurs compétences • Détecter les situations qui peuvent compromettre la mobilisation, le bien-être et la santé des membres de son équipe et agir pour y remédier • Attribuer des objectifs et des mandats en conciliant les aspirations et les compétences des membres de l’équipe avec les objectifs de l’organisation • Créer un milieu de travail harmonieux propice à l’engagement et à l’évolution professionnelle • Créer des conditions intéressantes d’attraction et de rétention • Créer un climat basé sur la collaboration, l’ouverture et la diversité • Souligner les contributions individuelles et collectives de son équipe • Savoir motiver les gens à donner leur plein rendement, à travailler plus efficacement et avec plus d’enthousiasme • Confier des responsabilités qui permettent aux employés de se surpasser et de découvrir des habiletés insoupçonnées • Impliquer les employés dans le processus des objectifs et d’atteinte des résultats • Expliquer au personnel la raison d’être du travail à effectuer • Exprimer sa satisfaction et sa reconnaissance rapidement auprès des employés • Être un modèle d’inspiration quant à l’engagement au travail • Soutenir le développement des compétences des employés en fonction des besoins de l’organisation, de leurs aspirations et de leurs talents • Utiliser les réunions comme occasions de susciter la collégialité et l’unité GUIDE DE COMPÉTENCES EN GESTION | POSTES EN MILIEUX DOCUMENTAIRES 5 SAVOIR DÉVELOPPER LES AUTRES Le/la gestionnaire encourage le développement professionnel de ses employés en les aidant à apprendre et à développer des compétences pertinentes et en augmentant leur participation à l’organisation. Il/elle a développé des compétences lui permettant de : • Identifier et offrir des formations adaptées aux besoins des employés et de l’organisation • Instaurer des plans structurés de développement professionnel afin d’aider les employés à bonifier les compétences requises dans leur domaine d’expertise respectif • Transférer les expériences, les connaissances, les trucs et conseils du métier • S’assurer que l’effectif a la capacité et la diversité nécessaires pour répondre aux besoins actuels et futurs • Offrir de l’encadrement, des défis et des possibilités de croissance AVOIR UNE VISION Le/la gestionnaire donne la direction vers lesquelles les efforts des membres de son équipe convergent. Il/elle doit alors définir une vision du futur et en être le porteur/la porteuse. Il/elle a développé des compétences lui permettant de : • Définir une orientation et une vision à court, moyen et long terme de son organisation • Tenir compte de la complexité de l’environnement interne et externe • S’assurer que la vision est bien comprise par les membres de son équipe • Définir une vision qui est mobilisatrice et réaliste • Traduire la vision en actions et orientations claires sur lesquelles l’équipe peut s’appuyer • Traduire la vision en objectifs communs et partagés • Privilégier les consultations pour intéresser et mobiliser les différents intervenants afin qu’ils en dégagent une vision rassembleuse • Communiquer la vision par différents moyens • Rallier les membres de son équipe vers la vision SAVOIR GÉRER LES FINANCES – BUDGETS ET BIENS Le/la gestionnaire s’assure que les aspects financiers sont exécutés de manière contrôlée en déterminant comment, quand et pourquoi les ressources financières et matérielles devraient être allouées. Il/elle a développé des compétences lui permettant de : • Gérer et d’affecter de façon transparente les ressources financières et matérielles • Effectuer des suivis et contrôles serrés et réguliers • Mettre en œuvre des stratégies permettant de réaliser des économies opérationnelles et d’optimiser les ressources financières et matérielles • S’acquitter de ses obligations de responsabilisation en matière de gestion des finances et des biens GUIDE DE COMPÉTENCES EN GESTION | POSTES EN MILIEUX DOCUMENTAIRES 6 SAVOIR PLANIFIER Le/la gestionnaires sait organiser des activités afin qu’elles soient conformes aux priorités visées, établir des cibles permettant de mesurer les progrès et tirer le meilleur des ressources humaines, financières, informationnelles et matérielles. Il/elle a développé des compétences lui permettant de : • Définir les résultats à atteindre et cibler des objectifs réalistes en fonction des priorités organisationnelles • Déterminer les activités, prévoir les étapes et les circonscrire dans un échéancier réaliste • Répartir les responsabilités entre les différents acteurs • Déterminer les ressources humaines, financières, technologiques, informationnelles, matérielles et en optimiser l’utilisation • Considérer les risques et les contraintes qui peuvent influer dans la réalisation des opérations et des projets • Élaborer des plans et des stratégies qui tiennent uploads/Management/ guide-competence-gestion-cbpq-03.pdf