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OFPPT ROYAUME DU MAROC MODULE N°02: CERNER LE PROFIL DE LA SECRETAIRE SECTEUR :

OFPPT ROYAUME DU MAROC MODULE N°02: CERNER LE PROFIL DE LA SECRETAIRE SECTEUR :TERTIAIRE SPÉCIALITÉ :T.S.B NIVEAU :1ERE ANNÉE Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION RESUME THEORIQUE & GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUES Document élaboré par : Nom et prénom EFP DR Melle BALAOUAD Rkia Mme CHERTI Ibtissam ISTA- TAZA CENTRE NORD Révision linguistique : - - - Validation : - - - SOMMAIRE P PR RE ES SE EN NT TA AT TI IO ON N D DU U M MO OD DU UL LE E Résumé de théorie : Page 06 A. Les qualités d’une bonne secrétaire : 1- Le sens de la communication 2- La présentation vestimentaire 3- L’initiative 4- La discrétion et la loyauté 5- La disponibilité, la rapidité et la fiabilité 6- La mémoire 7- L’ordre et la netteté B. Le matériel de la secrétaire : a- La machine à écrire et le micro-ordinateur b- Le scanner c- Les outils de communication vocale C. Les différents publics de la secrétaire : a- Le public interne à l’entreprise b- Les clients c- Les actionnaires Guide de travaux pratiques TP N°01 TP N°02 TP N°03 TP N°04 TP N°5 EVALUATION DU MODULE 09 09 12 13 13 13 13 14 14 15 16 16 18 18 18 18 20 20 21 21 22 26 MODULE 02 : CERNER LE PROFIL DE LA SECRETAIRE Durée : 12 heures 70% : Théorie 30% : Pratique OBJECTIF OPERATIONEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT COMPORTEMENT ATTENDU Pour démontrer sa compétence, le stagiaire doit Avoir une idée précise et claire sur le futur métier qu’il exercera, cet apprentissage se fait selon les conditions, les critères et les précisions qui suivent . CONDITIONS D’EVALUATION ¾ Profil à cerner en se référant à la secrétaire en milieu des affaires . CRITERES GENEREAUX DE PERFORMENCE ¾ Mises en situations , ¾ Consignes du formateur OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT PRECISIONS SUR LE COMPORTEMENT ATTENDU A. Les qualités d’une bonne secrétaire CRITERES PARTICULIERS DE PERFORMENCE B. Le matériel de la secrétaire C. Les différents publics de la secrétaire • Le sens de la communication • Le sens de la communication • La présentation vestimentaire • L’initiative • La discrétion et la loyauté • La disponibilité, la rapidité et la fiabilité • La mémoire • L’ordre et la netteté • La machine à écrire et le micro- ordinateur • Le scanner • Les outils de communication vocale • Le public interne à l’entreprise • Les clients • Les actionnaires OBJECTIFS OPERATIONNELS DE SECOND NIVEAU LE STAGIAIRE DOIT MAITRISER LES SAVOIRS , SAVOIR-FAIRE, SAVOIR – PERCEVOIR OU SAVOIR-ETRE JUGES PREALABLES AUX APPRENTISSAGES DIRECTEMENT REQUIS POUR L’ATTEINTE DE L’OBJECTIF DU PREMIER NIVEAU, TELS QUE : Avant d’apprendre les qualités d’une bonne secrétaire (A) : 1. Prendre conscience du sens de communication chez la secrétaire ; 2. distinguer les qualités physiques, intellectuelles et morales. PRESENTATION DU MODULE A QUI S’ADRESSE CE SUPPORT ? Ce support de formation s’adresse à tout formateur qui, dans le cadre de sa vie professionnelle, à besoin de mieux connaître et cerner le profil de la secrétaire. Ce module consiste de la part de son utilisateur, un certain nombre de qualités : • Esprit d’analyse et de synthèse ; • Concision ; • Objectivité ; • Un sens de communication efficace. CONNAISSANCES ET MOYENS NECESSAIRES : Pour profiter pleinement de ce module, il recommandé d’avoir un niveau en français et quelques vocabulaires techniques. certains exercices nécessiteront l’utilisation d’un poste secrétaire équipé d’un micro- ordinateur, d’un poste téléphone, et une machine à écrire … METHODE PEDAGOGIQUE : Ce support est un outil qui permettra d’acquérir le savoir, le savoir -être et le savoir –faire nécessaire pour être opérationnel dans la vie professionnelle . La démarche pédagogique adopté consiste à faire assimiler ces savoirs à travers un certain nombre de séquences, qui ont presque toute la même structure : • une phase théorique , • une phase de consolidation à travers des exercices et des mises en situations ; • une phase d’évaluation du travail accompli et des points à améliorer . DECOUPAGE DES SEANCES : Ce support est prévu pour une durée de 12 heures environ, selon votre situation , votre expérience, vous mettrez un peu plus ou un peu moins de temps pour le faire , ce qui est normal . MODULE 02 : CERNER LE PROFIL DE LA SECRETAIRE RESUME THEORIQUE Le contenu du résumé théorique vise les objectifs suivants : • Identifier les qualités d’une bonne secrétaire ; • Distinguer les différents matériels composant le poste de secrétaire ; • Identifier les différents publics de la secrétaire . INTRODUCTION : Selon l’avis des professionnels du métier, la secrétaire est la personne qui effectue diverses tâches administratives et qui secondes les gestionnaires et les responsables dans le travail de bureau ce qui nécessite .une bonne maîtrise du savoir , savoir être et savoir faire . La présence de techniques de pointe dans les bureaux exigent cependant de la secrétaire de mettre régulièrement à jour ses habiletés à utiliser les différents outils de travail . les logiciels d’application, la machine à écrire, le télécopieur, le scanner ,le modem , entre autres , partie du matériel en constante évolution A. Les qualités d’une bonne secrétaire : Afin de réussir sa profession , la secrétaire oit posséder diverses qualités, intellectuelles, physiques et morales . 1. Le sens de la communication : Avant d’aborder les techniques qui permettent une communication de qualité pour une secrétaire, il paraît utile d’en rappeler les facteur de base : ¾ Les facteurs de base : a- la confiance en soi : tout individu n’existe qu’a travers le regard que les autres portes sur lui. Il y recherche le reflet de son image, de l’image idéal qu’il aimerait avoir et donner de lui même , par référence à un modèle ou à un ensemble de valeurs culturelles qui ne avaient influencé dès l’enfance ou l’adolescence . donc, le jeu social peut s’exercer sur deux registres de bases : - les rapports de forces ; - les rapports de confiance . dans le premier cas, la communication n’est pas indispensable ; il suffit d’informer sans susciter d’adhésion . dans la deuxième cas, tout passe par la communication puisque tous ce joue au niveau de relation humaine. Mais comment une secrétaire inspirera confiance à son interlocuteur si elle même n’a pas confiance en elle ? et que va-t-elle communiqué d’elle même si elle n’a pas fait d’abord l’effort de mieux se connaître ? Aujourd’hui, les outils d’analyse comportementale ne manquent pas : - Caractérologie, - Morphopsychologie ; - Evaluation des attitudes (Porter) - Préférences cérébrales ( Herrmann). - Graphologie… Se connaître, c’est aussi connaître ses possibilités, ses limites, ses champs de compétences, son milieu, ses valeurs, ses croyances , ses qualités et ses défauts . Si la secrétaire manque de la confiance en elle, c’est qu’elle refuse finalement de communiquer car en se sentant inférieur aux autres, elle sera toujours en retrait . elle hésitera : - a exprimer des idées différentes de celles des autres ( crainte d’être contrée) ; - à admettre ses torts ( rejets des torts sur les autres et entêtement sur des positions indéfendables ). - A accepter les critiques constructives ( peur de devoir réviser ses positions , ou d’avoir à se recycler sérieusement). Se dévaloriser c’est aussi dévaloriser son interlocuteur b- L’empathie : Une secrétaire doit être empathique , c’est à dire qu’elle doit être capable de : - se mettre à la place de l’autre ; - entrer dans sa logique ; - chercher à le comprendre ; - voir le monde comme il le voit . pour cela , il faut avoir une attitude d’ouverture et d’acceptation de l’autre , avoir le réflexe de questionner pour approfondir , accorder de l’estime à ce que dit l’autre . précisant que l’empathie ne vise que comprendre . une fois le message reçue, la compréhension vérifié, libre à chacun , selon sa morale personnelle d’évaluer différemment une situation donnée. Il s’agit de respecter les idées de l’autre et pas obligatoirement les partagés. c- La clarté d’expression : Il n’y a pas de clarté d’expression sans une parfaite « ar-ti-cu-la-tion » Pour une secrétaire, il n’est pas utile qu’elle s’entraire à bien s’exprimer . il s’agit , surtout de repérer les phases les plus utilisées et de les répéter . aussi, d’articuler le mieux possible un texte en calant un crayon en travers de la bouche, derrière les canines . Et bien sûr, sans oublier d’apprendre à bien respirer une respiration mal tenue en cours d’entretien peut être ressentie par l’interlocuteur comme un signe d’ennui, de désintérêt , d’agacement de la part d’une secrétaire . d- La mise en ordre de ses idées : Généralement lors d’un entretien ce qui paraît évident pour celui qui parle ne l’est pas , nécessairement pour l’interlocuteur . Aussi, il est conseillé pour une secrétaire de communiquer clairement en début d’entretien, sa démarche uploads/Management/ m01-metier-et-formation-ter-tssd.pdf