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1 Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Ventes- Clients 2005 2 S O M M

1 Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Ventes- Clients 2005 2 S O M M A I R E  Introduction ►Fondamentaux comptables ►approche de la démarche d’audit 1. Objectifs d’Audit 2. Revue du contrôle interne 3. Révision des comptes  Conclusion ►Rôle et responsabilité de l’assistant 3 Cycle Ventes – Clients 1. OBJECTIFS D’AUDIT 4 DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Fait générateur Recouvrement Garanties données REALITE EXHAUSTIVITE UNICITE BON COMPTE BON MONTANT BONNE PERIODE CONCERNE L’ENTREPRISE Risques généraux 5 Objectifs d’audit OBJECTIFS  réalité  concerne l’entreprise  sans oubli (exhaustivité)  sans double emploi  dans le bon compte  pour le bon montant  sur la bonne période TRAVAUX revue du contrôle interne contrôle de pièces apurement, circularisation revue du contrôle interne méthodes et principes comptables contrôle de pièce, dépréciation, opérations en devises test de cut-off, 6 Cycle Ventes – Clients 2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE 7 2.1 Connaissances des opérations 2.2 Evaluation du contrôle interne 2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne Revue du contrôle interne 8  Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel  Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité Produits Procédés Activités commercialisés de vente annexes Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - achèvement / avancement, - évaluation, - garantie hors-bilan, - provisions, - devises / couvertures 2.1 Connaissance des opérations RECENSEMENT 9 2.1 Connaissance des opérations  Principaux services intervenants Administration des ventes Administration des ventes Facturation Facturation  émission de la facture traitement et suivi des commandes Crédit Manager Crédit Manager contrôle des autorisations préalables à la sortie de marchandises Expédition Expédition Suivi des comptes Suivi des comptes approbation des commandes suivi des litiges  validation de la correcte imputation  suivi des règlements 10 2.2 Evaluation du contrôle interne  Principales phases du cycle  Compétences pluridisciplinaires nécessaires 11 2.2 Evaluation du contrôle interne  Principales phases du cycle Acceptation de la commande Expédition Facturation Enregistrement des factures Suivi des comptes clients Enregistrement des encaissements 12 2.2 Evaluation du contrôle interne  Acceptation, traitement et exécution de la commande toutes les commandes sont traitées rapidement (pas de livraisons pouvant générer ultérieurement des litiges) les conditions de la commande sont acceptables le client est solvable la commande est acceptée par un responsable Le contrôle interne doit garantir que 13 2.2 Evaluation du contrôle interne  Facturation les factures sont toutes correctement et rapidement établies les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités commandées et aux quantités facturées les prix sont correctement appliqués et que les différents rabais ou remises sont accordés en fonction des accords passés avec le client la facture est arithmétiquement correcte Les procédures de livraison et de facturation doivent donner l’assurance que : 14 2.2 Evaluation du contrôle interne  Enregistrement des factures Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des factures. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates 15 2.2 Evaluation du contrôle interne  Suivi des comptes clients Le contrôle interne doit garantir que les créances s’apurent « normalement », à l’échéance de la facture (ce qui permet de déceler et d’analyser les incidents de paiements), une procédure de relance et de mise en contentieux existe et est efficace, des actions commerciales sont entreprises en cas d’impayés importants (arrêt de livraisons, etc.), la méthode d’évaluation de la provision pour dépréciation des créances clients est adéquate au regard du niveau de risque de non recouvrement. 16 2.2 Evaluation du contrôle interne  Suivi des encaissements Le contrôle interne doit garantir que les recettes sont intégralement comptabilisées les recettes sont correctement comptabilisées (bon compte individuel) 17 2.2 Evaluation du contrôle interne  Compétences nécessaires en complément de l’audit financier Intervenants Eléments revus Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto- (SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données Fiscalistes TVA, taxes à l'importation, ORGANIC, Déclaration (Magellan) d'Echange de Biens Juristes Analyse et examen critique de contrats présentant des risques (Magellan) ou litiges particuliers, validation de certains montage juridiques 18 2.3 Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche  Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter : ►Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, ►Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence  Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final ►Une procédure fiable permettra de limiter le champ de révision ►Une procédure faible conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques 19 Cycle Ventes – Clients 3. REVISION DES COMPTES 20 3.1 Préparation du final 3.2 Travaux de contrôle 3.3 Mémo de synthèse 3.4 Contrôle de l’annexe Révision des comptes 21 3.1 Préparation du final Préparation des circularisations Préparation des circularisations  mise en place d’un tableau de suivi sélection des clients à circulariser à partir des balances auxiliaires, suivant l’importance du solde de clôture et du volume des opérations traitées par les clients préparation et envoi des lettres 22 3.2 Travaux de contrôle (1/2) 1. Etablissement de la feuille maîtresse 2. Revue analytique des principaux postes 3. Cadrage balance auxiliaire/balance générale 4. Exploitation de la circularisation et revue des intercos, mise en place d’une procédure alternative le cas échéant 5. Tests de cut-off 6. Contrôle et apurement des AAE et des FAE 23 3.2 Travaux de contrôle (2/2) 7. Contrôle de pièces 8. Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises (principe et tests) 9. Contrôle des clients créditeurs 10. Apurement des effets à recevoir 11. Contrôle des provisions pour dépréciation des créances ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo de section N-1 et de la synthèse intérimaire 24 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse  Rappel rapide des principes méthodologiques  Présentation des comptes concernés : ►ACTIF : 41 - Clients et comptes rattachés 49 - Provisions pour dépréciation des comptes clients ►PASSIF : 419 - Clients créditeurs ►CR : 654 - Pertes sur créances irrécouvrables 665 - Escomptes accordés 681 - Dotations aux provisions pour dépréciation des créances 70 - Ventes 781 - Reprises de provisions pour dépréciation des créances 25 3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse Société : Index : A Exercice : 31/12/2001 Fait par : E.C. Le : 12-janv  # Variation Index 4 111 001 Clients hors groupe 10 041 10 198 -157 A10 4 111 000 Clients groupe 1 572 2 414 -842 A10 4 119 000 Clients position de change 506 -1 065 1 571 A20 4 131 000 Effets à rececoir 349 288 61 A100 4 161 000 Clients douteux et litigieux 150 98 52 A150 4 181 000 Clients, factures à établir (groupe et hors groupe) 0 95 -95 A30 Total comptes débiteurs - Brut 12 618 12 028 590 49 110 Provision pour dépréciation - clients -148 -96 -52 49 115 Provision pour dépréciation - clients douteux et litigieux -23 -98 75 Total provisions -171 -194 23 A150 TOTAL CLIENTS ACTIF 12 447 11 834 613 DSA 31-1 4 191 000 Clients avances et acomptes perçus -12 0 -12 A40 4 192 000 Clients AMD -37 -103 65 A50 4 671 500 Litiges clients à plus d'un an -74 -50 -24 A60 Total comptes créditeurs -123 -153 29 DSA 31-2  OK BG 31/12/2001 version 12 janvier 2002 # OK Rapport Général 31/12/2000 Libellé Solde au 31/12/00 Solde au 31/12/01 Clients K€ 26 3.2.2 Revue analytique  Comprendre l’évolution des principaux postes  Orienter les travaux à effectuer sur le cycle  Rappel des principes méthodologiques  Réaliser un comparatif N/N-1 en valeur et/ou en %  Analyser les principales variations : par entretien, par recoupement avec les évolutions des postes de produits,  Calculer le délai de règlement clients : selon la méthode ayant le plus de pertinence pour la société (tenir compte de la nature de l’activité)  Rédiger une note intégrable directement dans le mémo de synthèse Travaux à effectuer Objectifs 27 3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale  S’assurer de l’exhaustivité des comptes clients tels qu’ils apparaissent dans la balance générale  S’assurer de la non compensation des soldes créditeurs et débiteurs  Rapprocher le solde de la balance générale de celui de la balance auxiliaire  Analyser les écarts (100%)  Matérialiser le rapprochement et rationaliser les écarts Travaux à effectuer Objectifs 28 3.2.4 Exploitation des circularisations  Exploitation des circularisation et revue des comptes intercompagnies  S’assurer de la réalité des créances et de l’exhaustivité de leur comptabilisation  Isoler les risques / créances : ►litige commercial ►problème dans la chaîne de traitement comptable Objectifs Exercice n°1 29  Mettre uploads/Management/ ma-ad-2005-slides-ventes-clients.pdf