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Projet Niger LIRE Learning Improvement for Results in Education MANUEL DE PROCE

Projet Niger LIRE Learning Improvement for Results in Education MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET DE CLOTURE TOME 1 : PRESENTATION ET ORGANISATION DU PROJET Septembre 2020 MINISTERE DES ENSEIGNEMENTS SECONDAIRES (MES) MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT PRIMAIRE, DE L’ALPHABETISATION, DE LA PROMOTION DES LANGUES NATIONALES, ET DE L’EDUCATION CIVIQUE (MEP) LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 1 Page 2 sur 27 Folio : PREALABLE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive PREALABLE 1. Ce présent manuel présente et formalise les principales procédures de gestion administrative, passation de marchés, financière, comptable d’audit interne et de clôture qui gouvernent le fonctionnement et les activités du P-LIRE. Cette formalisation de ces procédures répond aux objectifs définis au point infra. 2. Ce manuel a été conçu en tenant compte des échanges avec toutes les parties (Banque mondiale, Unité de coordination de projet (UCP), Consultants impliqués). Il intègre les orientations souhaitées au regard des expériences acquises de la mise en œuvre des précédents projets au Niger notamment le Projet d'Appui à une Education de Qualité (PAEQ) ; 3. Le respect et la bonne application de ces procédures conditionnent l’efficacité du système de gestion du Projet. Afin de maintenir cette efficacité, des contrôles réguliers doivent être effectués par les acteurs concernés (Banque mondiale, Auditeur interne, Contrôleurs internes…) afin de pallier les différents risques qui peuvent résulter d'irrégularités, de malversations, de négligences, d'erreurs d'exécution, de jugement ou d'incompréhension. 4. Ce manuel doit servir de référence à tous les intervenants dans le Projet. Au cas où une notion quelconque de ce manuel soulèverait une difficulté ou une confusion quant à son interprétation, c’est au Coordonnateur de l’Unité de Coordination des Programmes éducation (CUCP) d’en faire préciser l’unique compréhension. Il pourra obtenir toutes précisions auprès de la Banque mondiale le cas échéant ; 5. Le CUCP sera chargé de faire respecter les dispositions de ce manuel par tous les membres de l’UCP et tous les acteurs de mise en œuvre. Toutes les difficultés d’application devront lui être remontées par les voies appropriées afin de faire l’objet d’une révision le cas échéant (Cf. infra) ; 6. L’application stricte des procédures est la condition sine qua non pour l’UCP de s’assurer de la sauvegarde du patrimoine du P-LIRE. Manuel de procedures du LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 1 Page 3 sur 27 Folio : ABREVIATIONS ET SIGLES REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive ABREVIATIONS ET SIGLES AA Assistante Administrative ACPT Assistant Comptable AI Auditeur Interne AL Agent de Liaison ANSI Agence Nationale pour la Société de l’Information ATEDRH Assistant Technique Expert en Développement et gestion des Ressources Humaines et management public ATEFAPE Assistant technique Expert en Formation et Accompagnement des Personnels d’Encadrement et des Enseignants du Cycle d’enseignement de base BIRD Banque Internationale pour la Reconstruction et le Développement CAPED Cellule d’Animation Pédagogique CBP Contrats Basés sur la Performance CERC Intervention d’urgences Conditionnelles CHA Chauffeur CI Contrôleur Interne CPP Comité de Pilotage du Projet CPT Comptable CRIPP Cadre de Référence International des Pratiques Professionnelles CST Comité de Suivi Technique CUCP Coordonnateur de l’Unité de Coordination des Programmes éducation CURAT Coordonnateur de l’Unité Régionale d’Appui Technique DDES Direction Départementale de l’Enseignement Secondaire DEP Direction des Etudes et de la Programmation DFIC Direction de la Formation Initiale et Continue DPI Direction de la Promotion de l'Informatique DREP Direction Régionale de l'Enseignement Primaire DRES Direction Régionale des Enseignements Secondaires DSI Direction des Statistiques et de l’Informatique EICS Expert International en Coordination Sectorielle EIGF Expert International en Gestion Financière EIPM Expert International en Passation de Marché ENI Ecole Normale d’Instituteurs ENS Ecole Normale Supérieure EOSPEB Expert en Organisation Scolaire et Pédagogique de l’Education de Base ETD Expert en Transformation Digitale FMP Financements en Modalité Projet GF Gestion Financière HCPT Homologue Comptable HEOSPEB Homologue Expert en Organisation Scolaire et Pédagogique de l’Education de Base HETD Homologue Expert en Transformation Digitale HRAF Homologue Responsable Administratif et Financier HSPM Homologue Spécialiste en Passation de Marchés HSSE Homologue Spécialiste Suivi & Evaluation IDA Association Internationale de Développement MEP Ministère de l’Enseignement Primaire, de l’Alphabétisation, de la Promotion des Langues Nationales, et de l’Education Civique MES Ministère des Enseignements Secondaires ODP Objectif de Développement du Projet ONG Organisation Non Gouvernementale PAA Plans d’Action Annuels PAD Document d'Evaluation du Projet PAEQ Projet d’Appui à une Education de Qualité P-LIRE Projet ‘’Learning Improvement for Results in Education’’ PTA Plan de Travail Annuel RAF Responsable Administratif et Financier REP Reprographe RH Ressources Humaines S&E Suivi et Evaluation SD Secrétaire de Direction SG Secrétaire Général SGRSG Spécialiste en Gestion des risques Sociaux et Genre du Projet Manuel de procedures du LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 1 Page 4 sur 27 Folio : ABREVIATIONS ET SIGLES REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive SPE Secrétaire Pool Experts SPM Spécialiste en Passation de Marchés SSE Spécialiste en Suivi et Evaluation SSES Spécialiste en Sauvegarde Environnementale et Sociale SYSCOHADA Système Comptable de l`Organisation pour l`Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires TDR Termes de Références UAM Université d’Abdou Moumouni UCP Unité de Coordination des Programmes éducation UNICEF Fonds des Nations Unies pour l’Enfance UNHCR Haut Commissariat des Nations Unies pour les Réfugiés UP Unité Pédagogique URAT/UTCR Unités Régionales d’Appui Technique USD United States Dollars Manuel de procedures du LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 1 Page sur Folio : SOMMAIRE REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive SOMMAIRE PREALABLE______________________________________________________________________________2 ABREVIATIONS ET SIGLES________________________________________________________________3 I. PRESENTATION DU MANUEL_________________________________________________________5 1.1. OBJECTIFS DU MANUEL______________________________________________________5 1.2. STRUCTURATION DU MANUEL DES PROCÉDURES ET RÉFÉRENTIELS__________________6 1.2.1. Structure du manuel de procédures__________________________________________________6 1.2.2. Référentiels____________________________________________________________________6 1.3. MISE À JOUR DU MANUEL____________________________________________________7 1.3.1. Modification des procédures_______________________________________________________7 1.3.2. Responsabilités de la mise à jour du manuel___________________________________________7 1.3.3. Démarche de mise à jour des procédures______________________________________________7 1.3.4. Distribution des procédures modifiées________________________________________________8 1.4. GUIDE D'UTILISATION DU MANUEL_____________________________________________8 II. PRESENTATION ET ORGANISATION DU P-LIRE______________________________________10 2.1. OBJECTIF, INDICATEURS, BÉNÉFICIAIRES ET ZONES D’INTERVENTION_______________10 2.2. COMPOSANTES ET COUTS DE FINANCEMENT DU PROJET__________________________12 2.2.1. Description des composantes______________________________________________________12 2.2.2. Coût du Projet et sources de financement____________________________________________14 2.5. DISPOSITIF INSTITUTIONNEL DU PROJET_______________________________________15 2.6. RESPONSABILITÉS DES DIFFÉRENTS ACTEURS DU P-LIRE________________________16 2.6.1. Tutelle financière et technique_____________________________________________________16 2.6.2. Comité de Pilotage du Projet (CPP)_________________________________________________16 2.6.3. Comité de Suivi Technique (CST)__________________________________________________16 2.6.4. Partenaires de mise en œuvre______________________________________________________17 2.6.5. Unité de Coordination du Projet (UCP)______________________________________________17 III. ANNEXES________________________________________________________________________20 Annexe 1: TDR des acteurs de l'UCP.....................................................................................................................22 Tableau 1: Caractéristiques du Projet LIRE______________________________________________________11 Tableau 2: Côut détaillé du Projet par composante________________________________________________13 Tableau 3: Côut détaillé du Projet par catégorie de dépense________________________________________13 Tableau 4: Bénéficiaires par composantes et par Zones_____________________________________________14 Tableau 5: Partenaires de mise en œuvre du Projet________________________________________________18 Schéma 1 : Schéma institutionnel du projet...........................................................................................................15 Schéma 2 : Organigramme de l'UCP.....................................................................................................................21 Manuel de procedures du LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 1 Page 6 sur 27 Folio : PRESENTATION DU MANUEL REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive I. PRESENTATION DU MANUEL I.1. OBJECTIFS DU MANUEL 7. Ce présent manuel de procédures a pour objectifs de : Fournir un cadre formel d’exécution des opérations administratives, passation de marchés, financières, comptables, procédures d’audit interne et de clôture tout en mettant en exergue les contrôles à effectuer au sein du Projet, les responsables, les délais ainsi que les outils à utiliser ; Faciliter la compréhension de l’organisation des fonctions, des tâches et le système de traitement de l’information comptable et financière ; Assurer de manière efficace les actions engagées et utiliser de façon optimale les moyens mis en œuvre tels que : les moyens humains, matériels et financiers… Faciliter la gestion optimale des fonds du Crédit numéro 6572-NE et du Don numéro D580-NE mis à la disposition de la République du Niger en respectant les procédures et directives de l’IDA ainsi que les règles de l'administration publique nationale applicables dans le cadre du P-LIRE; Assurer la qualité des systèmes d’information, notamment les délais de restitution et la qualité de l’information ; Former à ces pratiques non seulement le personnel directement engagé dans l’exécution du Projet, mais aussi l’ensemble des bénéficiaires de l’intervention; Eviter une application erronée ou variée des procédures. 8. Le manuel décrit : L'organisation mise en place pour la gestion du P-LIRE ainsi que les responsabilités et tâches de tous les acteurs impliqués ; Les procédures administratives, passation de marchés, financières, comptables, d’audit interne et de clôture qui seront employés pour la mise en œuvre du P-LIRE ; Les modèles d'outils, formulaires et rapports pour faciliter l'application des procédures décrites. Manuel de procedures du LIRE LIRE MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, PASSATION DE MARCHES, FINANCIERES, COMPTABLES, D’AUDIT INTERNE ET CLOTURE REF : TOME 1 Page 7 sur 27 Folio : PRESENTATION DU MANUEL REDIGE : 09/20 REVISE Version : Définitive I.2. STRUCTURATION DU MANUEL DES PROCÉDURES ET RÉFÉRENTIELS I.2.1. Structure du manuel de procédures 9. Ce présent manuel est structuré uploads/Management/ mafc-lire-tome-1-presentation-def.pdf