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IMPLANTATION DU PROGICIEL SAP AU SEIN DE LA SOCIETE LE SAFFRE Plan I. Présentat

IMPLANTATION DU PROGICIEL SAP AU SEIN DE LA SOCIETE LE SAFFRE Plan I. Présentation du maitr d’ouvrage II. Présentation de la solution SAP ERP III. Management des moyens IV. Etapes du projet V. Risques et limites 2 Une entreprise sans SAP Une entreprise fictive La CBGS de Marrakech LESAFFRE- Fès Choix de l’entreprise 3 4 La levure de panification Nutrition et Santé 5 6 SYBEL compta comporte toutes les fonctions de comptabilité : générale, analytique, auxiliaire et budgétaire. Sybel vente gère de manière souple toute l’activité commerciale. Progiciel de gestion d’ancienne génération mis en place dans les années 1980 7 8 ERP est orienté en fonction du métier de l'utilisateur Elimine les saisies multiples. une application de work-flow Propage dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie Sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés. L’ERP 9 10 11 SAP : SYSTEME MODULAIRE  Le module MM (Material Management)  Le module PP (production Planning)  Le module SD (Sales and Distribution)  Le module QM (Quality Management)  Le module PM (Plant Maintenance)  Le module FI (Financial)  Le module CO (Costing)  Le module PS (Project System)  Le module TR (Treasury)  Le module IM (Investments Management)  Le module HR (Human Resources) 12 AVANTAGES SAP •Solution adaptable (progiciel) et Optimisation des flux économiques et financiers •Cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, •unicité du Système d'information et coordination poussée •Partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe •Maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre LIMITES SAP •Coût élevé •complexité de mise en œuvre •Difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise • •Nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise •Nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel •Nécessité d'une actualisation, continue •Risque de réticence 13 LES ACTEURS DU PROJET 14 Gestion de projet en interne Coordination LESAFFRE Sponsor Maitre d’ouvrage : LESAFFRE Comité de pilotage de projet Maitre d’œuvre : Equipe SAP 15 16 17 key users Transmission de la formation Utilisateurs finaux La coordination entre les utilisateurs finaux était assuré par les responsables de domaines qui coordonnaient entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouvé le temps libre pour la formation 3.Formation des key users Management de Moyens 18 Ressources Humaines Utilisateurs finaux Utilisateurs clé Sous domaine Responsable de domaine Chef de Projet LESAFFRE 19 Le Chef de projet Responsables de domaines Qualit é Financ ier Techniq ue Commer cial Person nel Achat et approvisionne ment Sous domaine Sous domaine Sous domaine Sous domaine Sous domaine Utilisateurs Finaux Key user Key user Key user Key user Key user 20 •Piloter un projet •Composer l’ équipe projet •Superviser •Coordonner •Suivi de l'avancement du projet •Accompagnement des utilisateurs aux changements Le chef de projet 21 Consultants installateurs • La formation des Key user concernant le fonctionnement du module sous leur responsabilité • La détermination, en collaboration avec ces derniers de la meilleure adéquation entre les processus de l’entreprise et les possibilités offertes par le SAP 22 Les utilisateurs clés – Key users : •La formalisation des processus de l’entreprise •La configuration des modules du SAP en collaboration avec les consultants installateurs. •La réalisation des tests et la validation des solutions •La formation des utilisateurs finaux 23 Les utilisateurs finaux : •Comprendre les processus opérationnels de l’entreprise et les flux d’information dans lesquelles ils sont impliqués. •Appréhender la logique de fonctionnement du nouveau système. 24 Les moyens Matériels o Ordinateur s o Serveurs 25 SA P oSalle de formation équipée oLivret de formation 26 Les moyens financiers Budget total de 20 000 000 DH 27 Etape 1 Le cadrage du projet 28 Etape 1: cadrage du projet Analyse des écarts entre système ancien et SAP Validation par la direction Communication du projet Détection du besoin Constitution du comité de projet Envoi des responsables au siège Cadrage du projet 29 Etape 1: cadrage du projet a)Détection du besoin: a)Détection du besoin:  Le progiciel Sybel (progiciel de gestion d’ancienne génération mis en place dans les années 1980) qui devenait de plus en plus désuet et occasionnait des coûts de maintenance relativement élevés.  Le système d’information du SAFFRE qui était hétérogène et non standardisé, source de difficultés de rapprochement des informations en provenance des différentes applications, et de problèmes de synchronisation.  L’ancien système ne permettait pas au personnel de détecter les sources des coûts supplémentaires.  Lourdeur des tâches. 30 Etape 1: cadrage du projet b) Envoi des responsables à la société LESAFFRE France: b) Envoi des responsables à la société LESAFFRE France: LESAFFRE MAROC a décidé de moderniser son système d’information et simplifier l’accès aux données. La direction a décidé d’envoyer des responsables (une équipe interne) au siège (safre France), pour voir son fonctionnement, et ce pour une durée de 15 jours. 31 Etape 1: cadrage du projet c) Analyse des écarts entre système ancien et SAP: c) Analyse des écarts entre système ancien et SAP: Fiabilité accrue de l’information et réduction des coûts : centraliser l’information en un seul et même endroit, mettant ainsi un terme aux saisies multiples, chronophages et sources d’erreurs. Accès sécurisé aux données en temps réel: La comptabilité est faite automatiquement et en parallèle avec l’enregistrement des commandes et les opérations de logistique. Interconnexion entre les différents services : une meilleure communication entre les différents services de l’organisation. 32 Etape 1: cadrage du projet d) Constitution du comité de projet: d) Constitution du comité de projet: Dans un projet de mise en place de SAP, le choix des hommes est fondamental pour préparer le changement en générant la confiance des futurs utilisateurs. Pour ce faire, des utilisateurs reconnus par leurs pairs dans leurs domaines fonctionnels respectifs furent détachés très tôt dans le projet. Un chef de projet expérimenté a été nommé et l’équipe a été complétée par des spécialistes informatiques internes. Une répartition claire des rôles fut alors décidée, les utilisateurs étaient responsables de préparer et livrer le nouveau système fonctionnel tandis que le chef de projet devait assurer le contrôle général du projet et la coordination des actions de préparation du changement. 33 Etape 1: cadrage du projet e) Réunion pour informer le personnel: e) Réunion pour informer le personnel: Des résistances liées à l’individu : • le personnel montrait une certaine inquiétude vis-à-vis du futur caractérisé souvent par l’incertitude, et une certaine préférence pour la stabilité. Des résistances liées au système social : • il y avait une crainte de supprimer certains postes surtout qu’avec l’avènement du nouveau ERP, l’existence de certains postes semblait inutile. Des résistances liées à la crédibilité de la direction : • affirmait tout le temps que les postes se maintiendront malgré l’implantation du nouveau système d’information. 34 Etape 2 Le lancement 35 • Appréciation du fonctionnement du progiciel • Constations des adaptations nécessaires pour la mise en place du SAP Achat/logistique Direction commerciale Direction administrative Direction financière … 1. Détection par l ’équipe interne des adaptations à faire 36 Appel du maitre d’œuvre: Entreprise de Services du Numérique. La prestation consistait: -Au paramétrage de la solution SAP : 214 adaptations : cout moyen de 5000 dhs chacune - A l’installation du progiciel SAP ; - Formation des key users 2.Envoi de l’équipe SAP pour le paramétrage 37 La formation des key users est assurée par les consultants –installateurs du SAP 3.Formation des key users 38 - - - KEYS USERS Transmission de la formation Utilisateurs finaux 3.Formation des key users 39 key users Transmission de la formation Utilisateurs finaux La coordination entre les utilisateurs finaux était assuré par les responsables de domaines qui coordonnaient entre les utilisateurs finaux et les key users pour trouvé le temps libre pour la formation 3.Formation des key users Etape 3 La réalisation 40 Etape 3: La réalisation CONDUITE DE CHANGEMENT FORMATION COMMUNICATION 41 La communication  Mon métier évolue, quel intérêt vais-je y trouver ?  Cette évolution est-elle accessible pour moi ?  Quel sera mon parcours de formation ?  Pourrais-je m’adapter à mon nouveau métier ?  Informer et sensibiliser les utilisateurs.  Faire comprendre ce que le nouveau système va induire comme changement pour chacun.  Faire adhérer le personnel. 42 La communication Ce processus va permettre d’informer les différents services des évolutions du projet et ce , de manière continue. 43 La formation  Familiariser l’utilisation du logiciel et permettre au personnel de réaliser leur travail de façon autonome.  Former les utilisateurs finaux afin qu’ils puissent accéder au système le plus facilement et le plus efficacement possible.  Appréhender la logique de fonctionnement du nouveau système.  La 1ére partie : une représentation générale et synthétique du projet.  La 2éme partie : une formation par module et pas à pas. 44 Les tests Après la fin de chaque séance de formation, les formateurs procéderont à une évaluation à chaud. Grace à ces tests, les formateurs seront uploads/Management/ management-de-projet-diapo 1 .pdf