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Centre International de Développement et de Recherche Centre International de Développement et de Recherche Pidy Penda Charlotte Denewol Juvénal Mukezangango Août 2007 Publication UNGANA 1382 – © CIDR – Tous droits de reproduction réservés Manuel des procédures organisationnelles, administratives et financières Programme de crédit solidaire à Garoua et Maroua Nord Cameroun TABLES DES MATIERES PREMIERE PARTIE : ORGANISATION GENERALE................................... CHAPITRE I : RELATIONS DU PROGRAMME AVEC LE CIDR ET MIFED ……… 1.1. Responsabilités de MIFED et du CIDR…………………………………………… 1.2. Rôle de MIFED en tant que maître d’oeuvre ……………………………………… 1.3. Appui technique du CIDR......................................................................................... CHAPITRE II : ORGANISATION GENERALE DU PROGRAMME.......................... 2.1. Coordination Générale.............................................................................................. 2.2. Coordination de Zone ……………………………………………………………… 2.3. Organigramme du Programme ……………………………………………………. CHAPITRE III : DESCRIPTIF DES TACHES……………………………………………. 3.1. Coordinatrice ……………………………………………………………………… 3.2. Responsable d’Exploitation de Zone ……………………………………………… 3.3. Responsable Administratif et Financier du Programme …………………………. . 3.4. Contrôleur Interne………………………………………………………………….. 3.5. Agent de crédit ……………………………………………………………………. 3.6. Comptable-secrétaire……………………………………………………………… 3.7. Chauffeur…………………………………………………………………………… 3.8. Gardiens…………………………………………………………………………… DEUXIEME PARTIE : PROCEDURES ADMINISTRATIVES……………………… CHAPITRE I : GESTION DES RESSOURCES HUMAINES …………………………….. 1.1. Procédures de recrutement ………………………………………………………… 1.2. Règlement intérieur………………………………………………………………. 9 CHAPITRE II : PROCEDURES D’ACHAT DE BIENS ET DE SERVICES………… 1.1. Passation de marchés ………………………………………………………………. 1.2. Réception ………………………………………………………………………….. 13 CHAPITRE III : AUTRES PROCEDURES ADMINISTRATIVES …………………… 3.1. Traitement du courrier…………………………………………………………………. 3.2. Gestion des véhicules ……………………………………………………………… 3.3. Gestion des locaux, du mobilier et du matériel de bureau ………………………… 3.4. Gestion des missions………………………………………………………………. 3 3 3 4 4 5 5 5 6 7 7 13 18 22 26 30 34 36 37 37 37 41 48 48 50 52 52 53 55 55 2 TROISIEME PARTIE : LES PROCEDURES FINANCIERES…………………… CHAPITRE I : BUDGET ET PLAN DE TRESORERIE………………………………. 1.1. Budget ……………………………………………………………………………… 1.2. Etapes d’élaboration du budget et du plan de trésorerie ………………………………… 1.3. Suivi budgétaire……………………………………………………………………. CHAPITRE II : OPERATIONS DE TRESORERIE…………………………………………. 2.1. Principes de base généraux…………………………………………………………… 3 2.2. Les opérations bancaires……………………………………………………………. … 2.3. Les opérations de caisse……………………………………………………………. 2.4. Gestion de la paye des salaires…………………………………………………….. ANNEXES Annexe 1 : Fiche de temps …………………………………………………………….. Annexe 2 : Demande d’autorisation d’absence……………………………………….. Annexe 3 : Demande d’acompte sur salaire…………………………………………………... Annexe 4 : Fiche de réquisition de biens ou de services ……………………………………. Annexe 5 : Demande d’achat de biens ou de services…………………………………. Annexe 6 : Bon de commande …………………………………………………………. Annexe 7 : Bon de livraison …………………………………………………………… Annexe 8 : Registre des immobilisations……………………………………………….. Annexe 9 : Fiche de stock ……………………………………………………………… Annexe 10 : Registre courrier « arrivée » ……………………………………………… 5 Annexe 11 : Registre courrier « départ » ………………………………………………….. Annexe 12 : Fiche de prise en charge des véhicules à deux roues…………………………… Annexe 13 : Carnet de bord des véhicules à quatre roues…………………………………… Annexe 14 : Fiche mensuelle de suivi du kilométrage des véhicules à deux roues……………………………………………………………………………………. Annexe 15 : Fiche de carburant des véhicules à quatre roues……………………………… Annexe 16 : Canevas de termes de référence pour une mission……………………………… Annexe 17 : Ordre de mission …………………………………………………………. Annexe 18 : Demande de payement …………………………………………………… Annexe 19 : Reçu de chèque …………………………………………………………… Annexe 20 : Livre de banque ……………………………………………………………….. Annexe 21 : Fiche récapitulative pour la demande de réapprovisionnement de la caisse Reçu……………………………………………………………………….. Annexe 22 : Reçu de caisse……………………………………………………………. Annexe 23 : Livre de caisse ……………………………………………………………. 56 56 56 56 57 58 58 58 62 64 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 3 PREMIERE PARTIE : ORGANISATION GENERALE CHAPITRE I : RELATIONS DU PROGRAMME AVEC LE CIDR ET MIFED 1.1. Responsabilités Communes du CIDR et MIFED L’historique de la maîtrise d’ouvrage a commencé avec les études d’opportunité et de faisabilité qui ont été menées conjointement par MIFED et le CIDR. A l’issue des études, un programme de cinq ans a été élaboré et soumis aux bailleurs de fonds. Le financement acquis est principalement assuré par l’Union Européenne et le Ministère des Affaires Etrangères Français. Le partenariat du CIDR et de MIFED est gouverné par les conventions triennale Les deux parties ont des engagements communs et ceux particuliers à chacune d’elles. Ensemble, les deux parties assument la responsabilité de l’action devant les partenaires (les bailleurs de fonds, l’Etat Camerounais, les autorités provinciales et locales et les populations servies). Dans ce cadre, elles sont engagées à : 1. Assurer la qualité des réalisations afin d’atteindre les objectifs fixés et d’obtenir les impacts recherchés. C’est dans ce cadre que les deux parties sont responsables de la méthodologie et des outils mis en place et qu’elles effectuent des missions conjointes de conception, d’ajustement et de suivi ; 2. Elaborer les documents de programmation technique et financière (plan de travail et budget annuels) ; 3. Assurer la gestion et l’utilisation à bon escient des fonds du Programme au bénéfice des populations servies ; 4. Informer régulièrement les partenaires sur l’état d’avancement des activités ; 5. Organiser l’évaluation du Programme en collaboration avec les partenaires. Dans cette optique, toutes les activités du Programme sont menées sous l’ultime responsabilité du CIDR et de MIFED. C’est aux deux parties qu’appartient le choix ultime des voies et moyens d’atteindre les objectifs et l’évaluation de leur accomplissement en cohérence avec les accords signés avec les bailleurs de fonds. Cependant, dans le partenariat, les deux parties assument deux rôles différents. Le CIDR est le maître d’ouvrage et elle assume la responsabilité juridique, financière et administrative devant les partenaires. MIFED assume les responsabilités de maître d’œuvre dont il sera question ci-dessus. 4 1.2. Rôle de MIFED en tant que maître d’œuvre En tant que maître d’œuvre, MIFED assume entre autres les fonctions suivantes : 1. Coordonner la réalisation des plans d’activités annuels ; 2. Assurer la gestion administrative et logistique du Programme ; 3. Assurer la gestion et la comptabilité des fonds de fonctionnement et d’investissement du Programme ; 4. Assurer le suivi permanent des activités et proposer des ajustements méthodologiques nécessaires ; 5. Assurer le dialogue avec les partenaires locaux et nationaux : communes, ministères centraux, Banque centrale, banques commerciales, représentants des bailleurs de fonds au niveau national ; 6. Elaborer les différents rapports techniques et les transmettre au CIDR pour le dialogue technique et pour le reporting aux différents partenaires du Programme ; 7. Organiser l’audit annuel et transmettre les rapports financiers aux différents partenaires du Programme en concertation avec CIDR. D’après ces dispositions, la gestion courante du Programme relève de MIFED. L’autorité de la Coordinatrice du Programme relève d’une délégation directe du Directeur Général de MIFED. 1.3. Appui technique du CIDR En plus de son rôle de maître d’ouvrage, le CIDR assure l’appui technique à MIFED principalement sous quatre aspects : 1. Réalisation conjointe avec MIFED des missions d’appui technique et méthodologique ; 2. Mise à la disposition de MIFED d’un assistant technique permanent pendant les trois premières années du Programme. Celui-ci joue un rôle d’appui conseil auprès de la Coordination du Programme sur la réalisation et la coordination des activités, l’élaboration des différents rapports techniques et la gestion générale. Le Conseiller Technique n’a pas de rôle hiérarchique dans la structure de MIFED ni dans celle du Programme ; 3. Réponse aux sollicitations techniques et méthodologiques ; 4. Appui à la formation des cadres de MIFED à la maîtrise de leurs fonctions. 5 CHAPITRE II : ORGANISATION GENERALE DU PROGRAMME Le Programme comprend deux principaux échelons à savoir, la Coordination Générale et les zones. 2.1. Coordination Générale La Coordination Générale est sous la responsabilité de la Coordinatrice du Programme. C’est à elle que la gestion quotidienne du Programme est déléguée. Elle assume la responsabilité de la bonne marche des activités sur le terrain et rend compte à la Direction Générale de MIFED. Pour pouvoir assurer la coordination des activités, la Coordinatrice dispose de deux cadres sous sa responsabilité directe à savoir le Responsable Administratif et Financier et le Contrôleur qui ne sera recruté qu’à la troisième année du Programme. Le Responsable Administratif et Financier est en charge de tout le secteur de la bonne gestion des ressources du Programme en collaboration avec les Responsables d’Exploitation de Zone et les Comptables-secrétaires localisés dans chacune des deux villes d’implantation des activités du Programme. Le Contrôleur Interne sera en charge de l’évaluation du respect des procédures et de la protection du patrimoine du Programme. Son rôle sera assumé par la Coordinatrice et les autres cadres supérieurs en attendant son recrutement. 2.2. Coordination de zone Etant donné que les activités seront menées à Garoua et Maroua et qu’il est prévu à terme de mettre en place deux institutions de crédit solidaire, il a été prévu de mettre en place deux coordinations régionales gérées par les Responsables d’Exploitation de Zone. Chaque Responsable d’Exploitation de Zone aura sous sa responsabilité une équipe d’Agents de crédit chargés de mener les activités de terrain. Il est prévu d’en avoir 8 dans chaque zone à la cinquième année du Programme. De deux Agents de crédit par zone pendant la première année, il s’y ajoutera deux chaque année et pour chaque zone. Le Responsable d’Exploitation de Zone aura encore sous sa responsabilité le Comptable-secrétaire. Cette autorité lui sera déléguée par le Responsable Administratif et Financier qui devrait normalement l’assumer uploads/Management/ manuel-de-procedures-ungana 1 .pdf