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Fiche charte des responsabilités La charte des responsabilités est beaucoup uti

Fiche charte des responsabilités La charte des responsabilités est beaucoup utilisée en gestion de projet, particulièrement dans les projets informatiques et d’ingénierie. Elle aurait été introduite dans les années 50 par la Serge A. Birn Company du Kentucky. Une charte des responsabilités vise à répondre à la question : Qui est responsable de quoi ? Elle présente, sous forme de tableau, les activités ou fonctions requises, d’une part, et chacun des participants à leur réalisation, d’ autre part. À l’intersection de ces lignes et colonnes, un symbole représente le degré de responsabilité ou d’autorité du participant envers l’activité. La charte peut avoir la forme suivante : La charte est un outil simple qui aide à clarifier les niveaux de responsabilité de chacun. Elle fait ressortir les interfaces entre les fonctions de même que les conflits potentiels de responsabilités. Elle permet aux participants de mieux comprendre l’apport de chacun et les attentes que l’organisation a envers eux. Comme elle synthétise, sur une seule page, les tâches et responsabilités, elle permet de communiquer efficacement le partage des tâches et peut servir d’outil de formation des nouveaux employés. Elle peut aussi être utilisée comme canevas pour l’élaboration de descriptions de tâches plus détaillées. Dans certaines organisations en réseau, l’obtention d’un consensus sur la charte des responsabilités est un exercice important de consolidation d’équipe et la charte qui en résulte remplace, pour une large part, l’autorité hiérarchique traditionnelle. La charte peut être utilisée à l’étape du diagnostic d’un processus, en faisant ressortir les conflits potentiels de responsabilité, ou encore à l’étape de la reconception, en contribuant à une redéfinition plus claire des responsabilités de chacun et de leurs interrelations. Elle peut aussi servir de point d’ancrage à la discussion des progrès accomplis. La construction d’une charte des responsabilités suppose la définition préalable du processus, du projet ou du problème à l’étude. Par la suite, il faut : 1. Dresser la liste des tâches qu’il faut y effectuer. Elles peuvent, par exemple, être extraites d’un logigramme2 déjà réalisé, de discussions avec les parties en cause ou de descriptions de tâches. On recommande de subdiviser les groupes de tâches en fonction des livrables et/ou des points de contrôle du projet ou du processus. 2. Identifier tous les participants ayant une responsabilité dans le processus à l’étude. On y inclut généralement ceux qui ont une autorité hiérarchique directe sur le processus, ceux qui sont responsables d’une tâche et ceux qui participent soit à sa réalisation, à sa coordination ou à sa vérification. Selon le problème à l’étude, on peut aussi y inclure toutes les parties prenantes. 3. Construire la charte, en allouant une ligne pour chaque tâche et une colonne pour chaque participant ou catégorie de participants. 4. Définir les types de responsabilités. Les catégories utilisées varieront selon le contexte. On peut, par exemple, définir seulement de grandes catégories (approuve, est le principal responsable, réalise, revoit) ou faire des subdivisions, selon le besoin. Par exemple, il peut être nécessaire d’inclure aussi les participants informés ou consultés, ceux qui fournissent des renseignements, ont un rôle de soutien ou remplacent les responsables. Pour assurer la clarté du graphique, il faut toutefois limiter le nombre de catégories représentées. 5. Subdiviser au besoin. Une tâche ne devrait pas être sous la responsabilité de deux participants ; si c’est le cas, c’est généralement qu’elle peut être subdivisée en sous-tâches ayant des responsables différents. Par ailleurs, la charte ne devrait pas dépasser une page ; si c’est le cas, il faut subdiviser les activités en sous-processus et en faire des chartes distinctes. 6. Analyser la charte pour identifier et éliminer les conflits de responsabilités, par exemple les tâches où plus d’un participant occupent un niveau de responsabilité comparable, celles qui nécessitent plusieurs autorisations ou encore celles qui n’ont pas de responsable ou d’exécutant clairs. 7. Obtenir le consensus des participants sur la répartition des responsabilités. 8. Mettre régulièrement à jour la charte pour tenir compte des changements de tâches et de personnel. Exemple Les services techniques de Début, une jeune entreprise de formation multimédia, connaissent de multiples difficultés, particulièrement au sein de la division de l’informatique. Paul, le directeur des services techniques, embauche une firme de consultants, Saint-Amant & Audet, pour identifier les changements nécessaires. Les consultants proposent de créer, pour ce faire, un groupe de travail. Ils suggèrent aussi d’utiliser une méthodologie de résolution de problème en cinq phases, reposant sur l’approche par système de travail et ils recommandent la remise d’un rapport à la fin de chacune des cinq phases. La méthode prévoit déjà une liste d’activités. Il faudra toutefois désigner d’abord les participants au groupe. Paul réunit toute l’équipe de l’ informatique et demande des volontaires pour le groupe de travail. Quatre analystes se disent intéressés. Saint-Amant & Audet leur proposent de débuter par l’élaboration d’une charte des responsabilités afin de répartir clairement les tâches entre eux. 1. Il reprennent la liste des étapes proposées par la méthodologie et la traduise en tâches à effectuer. Ils la subdivisent en fonction des cinq livrables demandés. 2. Ils identifient les participants ayant une responsabilité dans le processus à l’étude. Carla soutient qu’on devrait inclure tous les employés du service. Mohammad reconnaît que ceux-ci devront être informés des progrès et des conclusions, mais ne voit pas utile de l’indiquer pour chaque tâche. On en fait plutôt une note à ajouter à la charte. 3. Ils reportent le tout sur la charte de la page suivante. 4. Ils discutent de la définition des types de responsabilités. Ils constatent la difficulté de définir des catégories significatives, particulièrement dans un contexte de décisions partagées comme le leur. On s’entend pour indiquer qui réalise la tâche, la fonction conseil des consultants et le pouvoir d’ approbation du directeur. On convient que chaque exécutant sera responsable de ses tâches mais on décide de nommer une coordonnatrice qui verra à suivre leur réalisation et qui pourra faire rapport à la direction. 5. Plusieurs tâches, particulièrement celles qui demandent une décision, doivent demeurer communes. Toutefois, dans certains cas, il y aurait avantage à subdiviser la réalisation des tâches pour éviter les responsabilités partagées. C’est le cas notamment de la collecte de données. Les membres du groupe la détaillent donc davantage et en font une charte séparée, ci-dessous, pour ne pas nuire à la lisibilité de la charte principale. 6. Ils analysent la charte. Ils constatent qu’ils auront à prendre plusieurs décisions en commun. Comment procéderont-ils ? Ils choisissent de décider généralement par consensus, mais, en cas de différends sur les choix à faire, une technique de vote pondéré sera utilisée. Ils discutent aussi de la nature de la responsabilité de la coordonnatrice, Adèle. Ils conviennent des mesures qu’elle pourra prendre en cas de non-respect des engagements. Enfin, comme il s’agit ici de gérer un projet (plutôt qu’un processus) ils décident de compléter la charte par un échéancier. 7. Après avoir revu les responsabilités de chacun et ajusté les tâches pour que les contributions soient équitables, ils déclarent leur consensus sur les responsabilités énoncées. 8. Ils revoient au besoin la charte. Par exemple, une absence prolongée de Luc oblige à répartir certaines de ses tâches et la charte est ajustée en conséquence. © Gilles E. St-Amant Si votre enseignant utilise Confluence pour la rédaction des travaux, vous pouvez réaliser la charte des responsabilités à l'aide du gestionnaire de tâches de Confluence. Sous la forme suivante : 1. 1 Présentation de l'organisation Barondeau, Régis 15 Oct 2018 EN-COURS 1.2 Présentation de la personne ressource Boudreault-Bordeleau, Maude 15 Oct 2018 TERMINÉ uploads/Management/ meta5201-13107263-140121-1050-296.pdf