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Audit interne & Qualité : définition d’un outil au coeur de l’amélioration cont

Audit interne & Qualité : définition d’un outil au coeur de l’amélioration continue Impossible aujourd’hui d’affirmer maîtriser ses opérations sans avoir recours à l’Audit interne. L’audit interne : définition d’un outil efficace pour assurer la confiance de vos clients. Qu’est ce que l’Audit interne de système de management ?  l’ISO 19011 définit l’Audit: “L’audit est un processus méthodique, cette activité indépendante et documentée permettant d’obtenir des preuves d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit sont satisfaits.”  Les exigences ISO 9001/14001/50001 : Les référentiels de management exigent la mise en place d’un processus d’audits internes. Les exigences et les conformités norme ISO 9001/14001/50001 Pour rappel, un audit de qualité interne à pour but d’obtenir une certification iso, signe de qualité et sécurité pour les clients de l’entreprise. Cela favorise la satisfaction client puisque c’est un processus qualité très méthodique conforme aux normes iso. Toute entreprise souhaitant mener une démarche qualité Qse auprès d’auditeurs internes doit respecter une check list bien précise. Un réel questionnement est donc nécessaire dans le processus d’audit et la réalisation d’un audit. C’est pourquoi, des actions correctives peuvent être mener en cas de non conformités. Aussi, des preuves d’audit et les évaluations de ces preuves doivent se faire de façon objective. En effet, une méthodologie d’audit doit respecter une conformité du système ainsi qu’une conformité aux exigences des auditeurs et doit se faire également dans le respect des procédures internes. Les référentiels de management exigent donc la mise en place d’un dispositif de contrôle interne. Quelles sont les différents types d’audits existants ? Quels sont leurs objectifs ? Aujourd’hui, les PME mettent l’accent sur la mise en oeuvre des procédures de qualité, aussi bien sur la qualité des produits que du service. Mais également, sur l’ensemble de leur organisation autrement dit sur un management de la qualité. Après sa réalisation, les procédures doivent être quasi systématiques afin de les optimiser par le biais notamment des audits internes. Il existe différents types d’audit en fonction de l’environnement d’entreprise que l’on souhaite auditer et en fonction des acteurs intervenants dans les processus:  L’Audit interne : Il est réalisé par des membres internes et à pour but de contribuer et piloter l’amélioration continue de l’entreprise.  L’Audit fournisseurs : Il est réalisé par les Clients, qui à le rôle de l’auditeur, et à pour but de donner confiance au client.  L’Audit de Certification : Il est réalisé par des auditeurs externes à l’organisation, comme des organismes accrédités, des auditeurs enregistrés type ICA et IRCA. Son objectif est de prouver à l’ensemble des clients qu’ils peuvent avoir confiance. À la fin de l’audit, rédiger la synthèse de celui-ci et la mettre dans un rapport exhaustif. Ces audits s’appliquent à différents périmètres de l’entreprise :  L’Audit Produit : on audite les caractéristiques du service / produit selon un cahier des charges défini  L’Audit Processus : on audite les processus d’après leurs descriptions, leurs éléments d’entrée et de sortie, leurs indicateurs et plan d’actions  L’Audit Système : on audite la globalité du fonctionnement du système de management , on peut pour cela s’appuyer sur des référentiels de type ISO. L’audit interne : définition d’un exercice qui peut se révéler « sensible » , il n’est pas forcément évident de savoir comment bien le réaliser ou d’avoir tout le degré de maîtrise nécessaire. Travailler en équipe, établir de manière méthodologique des plans d’action, faire des contrôles internes de qualité, a pour effet de :  Limiter les risques majeurs en cas d’audit  Mener une politique qualité  Avoir un processus qualité fiable pour atteindre les objectifs fixés. Au niveau des enjeux, l‘audit interne peut être mis en place dans divers environnements organisations pour lesquelles l’objet, la taille, la complexité et la structure sont elles aussi différentes. C’est pourquoi, il constitue de nos jours, des bonnes pratiques professionnelles partagées et encouragées à l’échelle internationale. Enfin, l’audit interne a pour finalité de favoriser la globalité des activités ou processus d’ordres opérationnels et stratégiques de l’organisation. Il est signe de contrôle et de conseil pour ses dirigeants, représente un levier de performance et d’amélioration des processus. De grandes organisations en font bon usage afin de contrôler si les entités (ou filiales) sont alignées avec la stratégie du groupe L’audit interne : 10 conseils pour en faire un succès Temps de lecture : 7 minutes Après avoir défini l’audit interne et ses enjeux dans le fonctionnement d’une entreprise, place maintenant à la mise en pratique. Comment réaliser un audit interne dans les meilleures conditions ? Quels sont les points essentiels à prendre en considération ? Grâce à Sabrina Capon , consultante et formatrice, experte sur les métiers de la qualité, de la sécurité et du BPM, nous vous proposons les 10 conseils pour mener à bien votre audit. Conseil #1 : rendez attractif le rôle d’auditeur Sans auditeur, point d’audit. Lapalissade ? Certes. Mais tout sauf une évidence pour le responsable qui devra constituer son équipe. Car bien souvent, cette tâche est mal considérée, entre charge de travail supplémentaire et suspicion des collègues. « Pour parvenir à générer de l’intérêt pour cette mission, vous pouvez bien entendu jouer la carte de la prime », explique Sabrina Capon, « mais vous pouvez également bien prendre en compte la charge de travail supplémentaire de travail, valoriser cette tâche qui sort de l’ordinaire, qui permet de mieux connaître ce que fait l’autre, qui offre des moments de partage à part. Il faut que cette mission soit perçue comme un levier pour faire grandir l’entreprise, plus que comme une contrainte imposée ». Conseil #2 : identifiez les bonnes personnes Une fois constituée votre équipe d’auditeurs potentiels, il vous faudra choisir les bonnes personnes. Toute votre sagacité sera nécessaire pour identifier les bons candidats, car « la fonction d’auditeur interne dans un système de management n’est pas un rôle à prendre à la légère » précise Sabrina Capon. « Les auditeurs doivent avoir un profil compatible avec ses fonctions : bons communicants, à l’écoute, ouverts d’esprit, intégrés, appréciés, faisant l’objet d’un consensus, à l’aise à l’oral, capable d’aller chercher l’information. » Une liste de qualités précises qui permettent d’opérer un tri très sélectif. Et éviter un écueil classique. « Je me suis déjà trouvée dans une situation où tous les assistants de direction avaient été désignés auditeurs. Cela n’a pas fonctionné. Il faut sortir d’une systématique de métier ou de service, et penser le savoir-être autant que le savoir-faire. » Conseil #3 : formez vos auditeurs Chacun des auditeurs sélectionnés devra ensuite être formé sur les techniques d’audit, et sur les référentiels. Il est également important de définir un périmètre d’audit interne. Combien de temps faut-il pour bien former les auditeurs ? « Cela dépend des référentiels, mais sur un audit interne standard en ISO 9001, deux jours de formation théorique sur les constats (une exigence, une défaillance, une preuve), sur le référentiel et sur les savoir- être, plus une demi-journée de formation / action sont souvent nécessaires. Cette dernière étape ne doit pas être négligée, car c’est souvent celle qui permet aux auditeurs de s’approprier le savoir théorique. » Conseil #4 : formalisez une procédure Afin de bien préparer cette formation, le responsable en charge de la démarche aura réalisé plusieurs documents. À commencer par une procédure précise d’audit, qu’il transmettra et expliquera (durant la formation) aux auditeurs. « Elle est importante, car elle donne un cadre homogène à la réalisation des audits qui seront réalisés par de nombreuses personnes. Elle régit la planification, la réalisation, le rapport. » Conseil #5 : constituez votre méthodologie Élément constitutif de cette procédure, la méthodologie utilisée devra également être clairement explicitée. « QQOQCPC, diagramme d’Ishikawa ou méthode des 5 pourquoi, les outils ne manquent pas. Mon conseil : alternez-en l’usage, car elles sont complémentaires. Et elles ont l’avantage d’être suffisamment simples pour être prises en main rapidement, avec un peu d’entrainement. La partie questionnement n’est pas la plus complexe comparée à la synthèse, qui demande bien plus de pratique. » Conseil #6 : mettez l’accent sur la préparation des audits « C’est une étape cruciale, qui peut déterminer la réussite ou l’échec d’un audit. La préparation permet de prendre en compte tous les éléments pour maîtriser le sujet, surtout parce que ce n’est pas l’activité quotidienne des auditeurs. Il faut inciter ces derniers à interroger le responsable, consulter la documentation… ». Autres conseils préparatoires : les auditeurs devront également s’assurer que les personnes auditées sont disponibles, et devront se dégager du temps en fonction du nombre de personnes à interroger. Conseil #7 : apprenez à vos auditeurs à écouter Même si vous avez sélectionné des personnes disposant d’une aptitude naturelle à l’écoute, quelques enseignements s’imposent. « Il faut pouvoir mettre à l’aise l’audité, faire tomber ses barrières, ce qui demande des savoir-être spécifiques, une habileté dans le questionnement. Puis l’auditeur doit entrer dans le vif du sujet, en s’assurant que l’activité est conforme. Une écoute active nécessaire, car uploads/Management/ methodologie-de-laudit-interne 1 .pdf