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La gestion des ressources humaines pour les IMF Juillet 2007 Mennonite Economic

La gestion des ressources humaines pour les IMF Juillet 2007 Mennonite Economic Development Associates Acknowledgements MEDA acknowledges the contribution of Kim Pityn and Jennifer Helmuth in the writing and development of this manual. Much of the material container in this document is derived from MEDA’s work on the MicroSave Human Resource Management for MFIs Toolkit. Copyright © July 2006. Mennonite Economic Development Associates. All rights reserved. This manual may not be duplicated, sold, used or distributed in whole, or in part, without written authorization and the expressed consent of Mennonite Economic Development Associates. For further information, contact MEDA, 155 Frobisher Drive, Suite I-106, Waterloo, Ontario, N2K 2E1, Tel: (519) 725-1633, Fax: (519) 725-9083. Sommaire 1. Introduction à la gestion des ressources humaines.................................................. 1 2. Les politiques de ressources humaines................................................................... 11 3. Salaires, avantages sociaux et primes .................................................................... 19 4. Recrutement, Sélection, et Orientation................................................................... 32 5. Gestion de la performance, développement et formation du personnel................. 52 Liste des supports Chapitre 1: Introduction à la gestion des ressources humaines 1.1: Responsabilités des fonctions de Gestion des Ressources Humaines dans les moyennes et grosses IMF 1.2: Gestion efficace des ressources humaines dans les institutions de microfinance : le cas de CAPA 1.3: Organigramme d’une petite IMF 1.4: Organigramme d’une IMF de taille moyenne 1.5: Organigramme d’une grosse IMF 1.6: Niveaux de culture institutionnelle 1.7: Exemple de sondage du personnel 1.8: Exemple d’enquête de climat social Chapitre 2: Les politiques de ressources humaines 2.1: Exemple d’un guide pratique de politiques en matière de ressources humaines pour les IMF 2.2: Systèmes d’information RH Chapitre 3: Salaires, avantages sociaux et primes 3.1: Exemple de termes de référence d’un consultant en rémunération 3.2: Formulaire d’évaluation de poste 3.3: Exemples de descriptifs de poste 3.4: Exemple de dispositif d’évaluation de poste 3.5: Exemple de grille de salaire 3.6: Directives pour déterminer les augmentations de salaire 3.7: Dispositif de gestion des salaires – brochure à l’attention des salariés Chapitre 4: Recrutement, Sélection et Orientation 4.1: Profil d’un agent de crédit performant 4.2: Exemple de formulaire de candidature 4.3: Exemples de questions pour un entretien d’embauche 4.4: Exemple de formulaire d’évaluation d’un entretien 4.5: Exemples de questionnaire de vérification des références Chapitre 5: Gestion de la performance du personnel, développement et formation 5.1: Exemples d’objectifs de performance 5.2: Préparation des entretiens de gestion de la performance 5.3: Formulaire d’évaluation des performances 5.4: Guide pratique d’élaboration d’un plan de développement individuel 5.5: L’analyse des écarts de performance 5.6: Check-liste des procédures de licenciement 5.7: Conseils pour l’entretien de licenciement 5.8: Exemple de politique de formation d’une IMF 5.9: Check-liste pour planifier vos prochaines actions 1. Introduction à la gestion des ressources humaines En résumé, La gestion des ressources humaines (GRH) fournit à une institution du personnel efficace afin de mener à bien sa mission. Une gestion efficace des ressources humaines utilise des systèmes et outils afin de réunir : Le bon nombre de personnes, avec une bonne attitude et de bonnes compétences, au bon endroit, au bon moment. L’objectif des systèmes, outils et activités de ressources humaines est d’aider individuellement les salariés de votre IMF a bien faire leur travail et à travailler en équipe. Afin d’atteindre cet objectif, la GRH doit faire partie intégrante du processus de planification stratégique de votre IMF et recevoir le soutien inconditionnel de l’équipe de direction et du Conseil d’Administration de votre IMF. En se basant sur des années d’expérience dans le domaine de la GRH appliquée au secteur de la microfinance, MEDA a créé un modèle de gestion des ressources humaines présenté dans la figure 1.1. Ce modèle répartit les activités principales de GRH dans le contexte de la microfinance en six grandes catégories : 1. La planification des ressources humaines 2. Les politiques en matière de ressources humaines 3. Le recrutement et la sélection 4. Les salaires, avantages sociaux et primes 5. La gestion de la performance 6. La formation et le développement Ces responsabilités fonctionnelles sont influencées par le contexte dans lequel votre IMF évolue ainsi que par les stratégies internes, objectifs, mission et culture de votre institution. Il est également important d’inclure un processus d’examen et d’évaluation pour assurer que vos systèmes et outils restent adaptés et tiennent compte de l’évolution de votre IMF. Chacune de ces six fonctions de GRH joue un rôle clé dans le bon déroulement des opérations de votre IMF. A travers cette boîte à outils, vous vous familiariserez avec ces fonctions et comprendrez comment la gestion des ressources humaines, lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, peut propulser votre institution vers la réussite. LLes responsables de l’IMF, dont l’équipe de direction et les membres du C.A., doivent apporter un soutien sans faille aux fonctions de GRH. Outre leur soutien verbal aux initiatives de GRH, ils participeront activement à l’élaboration des systèmes et outils. C’est grâce à leur appui que la GRH pourra contribuer à la réussite et au développement de votre IMF. PAGE 2 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES POUR LES IMF – JUILLET 2007 Revue et évaluation des activités de ressources humaines Gestion de la performance Planification des ressources humaines Recrutement et sélection Formation et développement Salaire, avantages et primes Fonctions de ressources humaines Politiques Société (Gouvernement, cadre juridique et économique, problèmes sociaux, donateurs, etc.) l’IMF (Mission, stratégies, culture, etc.) Le personnel (Compétences, besoin, attitudes, etc.) Figure 1.1: Modèle de Gestion des Ressources Humaines L’importance de la gestion des ressources humaines Votre institution doit disposer de deux ressources essentielles pour fonctionner : du capital et des personnes. Le secteur de la microfinance prête surtout attention aux aspects financiers des opérations. Bien que les finances soient essentielles, elles n’en sont pas moins qu’un outil dans les mains de vos salariés. L’argent ne se gère pas tout seul, ce sont des gens qui le gèrent. Les outils et dispositifs de gestion des ressources humaines sont essentiels pour identifier, former, gérer, motiver et développer les compétences d’une équipe qui poursuivra efficacement la mission de votre institution. En élaborant des systèmes et outils RH fonctionnels, votre institution sera prête à se développer, à relever les défis posés par un environnement en pleine évolution et à être réactive par rapport aux besoins de vos clients. Toutes les organisations sont constituées d’un réseau d’individus interdépendants. Pour que votre IMF soit performante, les personnes qui y travaillent doivent être productives, efficaces et efficientes. L’attention portée au management de ces personnes non seulement améliorera leurs performances individuelles mais encouragera également le travail en équipe afin d’atteindre des objectifs dépassant ce qu’une personne peut réaliser par elle-même. Tous les salariés, quelque soit leur poste dans votre IMF ont besoin de satisfaire aux mêmes éléments pour réussir. Tout le monde doit pouvoir : 1. s’identifier à la mission de votre IMF, 2. comprendre leur rôle et leur contribution à la mission de votre IMF, PAGE 3 3. savoir précisément ce que l’on attend d’eux, 4. avoir les compétences, disposer des ressources et travailler dans un environnement leur permettant d’être performants, 5. recevoir des encouragements, un retour d’informations constructif et des opportunités de développement et de perfectionnement. La gestion des ressources humaines a pour rôle de mettre en œuvre des systèmes et outils qui fourniront ces éléments clé afin de contribuer au renforcement de la motivation et des bonnes performances des individus au sein de votre IMF. Lorsque les individus sont performants, votre IMF sera performante. Facteurs qui ont une incidence sur la gestion des ressources humaines Les trois principaux facteurs qui influent les activités et objectifs de la GRH sont inscrits dans les trois cadres situés en haut de la figure1.1 : la société, l’IMF et le personnel. Lorsque vous gérez le capital humain de votre IMF, vous devez prendre chacun de ces facteurs en considération. La société L’environnement dans lequel vous intervenez peut avoir une forte incidence sur la GRH. Par nature, une partie de votre mission en tant qu’IMF est de répondre à certains besoins et de relever certains défis de la société. Dans votre zone d’intervention, il peut s’agir de pauvreté, de taux élevés d’analphabétisme, de préoccupations d’ordre environnemental ou d’une forte criminalité. Parmi les autres facteurs externes qui peuvent jouer sur la GRH figurent la concurrence dans le secteur de la microfinance et même vos relations avec les donateurs. En outre, votre IMF doit également comprendre et respecter les exigences légales et la législation du travail en vigueur dans votre région. Celles-ci auront un impact sur vos politiques et procédures RH. Nombre de règles informelles ou attentes au sein de la société peuvent également influer sur certains aspects de management du personnel que votre IMF se devra d’aborder. En Afrique, le VIH/SIDA est un des problèmes de société qui touche la microfinance. Il est abordé dans la figure 1.2 et tout au long des autres sections de la boîte à outils. Figure 1.2: Comment aborder le VIH/SIDA En Afrique, le VIH/SIDA est la principale cause de mortalité parmi les personnes entre 15 et 49 ans, en d’autres termes les soutiens de famille et les jeunes dont la contribution à l’économie locale est vitale. uploads/Management/ mfg-fr-outils-gestion-ressources-humaines-07-2007-pdf.pdf