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<3 ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE BIBLIOTHECAIRES Op t: ± on conception e "t ge

<3 ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE BIBLIOTHECAIRES Op t: ± on conception e "t ge s t i on des syst^mes d'information 25e Promotion 1988-1989 M X S E E N P L A C K D ' U N E B A S E D E DONNEES POUR LA GESTION DFS NOTES DE SYNTHESE DU D.E.S.S. D'XNFORMATIQUE DOCUMENTAIRE PROJET DE RECHERCHE Pr^sent:^ pour- 1 * obtention du diplfime sup^rieur de k> i t> 1 ioth^cai re par : Sidya NDIAYE /1.9 £3 ^ Sous la. direction de Sylvie LAINE 1 TP 1L.ATST INTRODUCTION I- PRESENTATION DU PROJET A - OBJECTIFS B - LES UTILISATEURS DE LA BASE DE DONNEES a)- Les utilisateurs internes b)- Les utilisateurs externes II- LES DONNEES 1- ANALYSE DE L'EXISTANT 1-1 volume du fonds d. traiter 1-2 Bilan critique de 1'existant 1-3 Propositions III- LE LOGICIEL A- ANALYSE FONCTIONNELLLE 1- LES TRAITEMENTS 1-1 les traitements en ligne a)- La saisie b)- Le controle c)- La mise &. jour d)- La recherche documentaire 1-2 Les traitements en diff6r6 a)- Les produits d'6dition b)- Les statistiques B - ANALYSE ORGANIQUE 1- DEFINITION DES BESOINS 1-1 Dessin de 1'6cran du menu principal 1-2 Saisie 1-3 Mise h jour 1-4 Recherche 1-5 La prSsentation des produits de sorties a)- Les listes bibliographiques b)- Les statistiques C - LES DONNEES D'ENTREES 1- DETAILS SUR LES ZONES A CREER 1-1 La zone cote 1-2 La zone auteur 1-3 La zone titre 2 1-4 la zone diffusion 1-5 La zone domaine 1-6 La zone mots-cl6s 1-7 La zone p^riode couverte 1-8 La zone directeur 1-9 La zone affiliation 1-10 La zone bases interrog6es 1-11 La zone nombre de volume 1-12 La zone nombre d'exemplaire 1-13 La zone nombre de r6f6rences citees 1-14 la zone r6sum6 1-15 la zone ann6e 2- STRUCTURE DU BORDEREAU DE SAISIE IV- CONCLUSION ET PERSPECTIVES ANNEXE BIBLI06RAPHIE 3 XNTRODUCTXON Le projet de mise en place d' une base de donn6es bibliographique sur les notes de synth^se des 6tudiants du D.E.S.S d1informatique documentaire de 1'Universit6 Claude Bernard de Lyon I nous a 6t6 propos6 par Sylvie Lain6 avec comme objectif principal de trouver une solution au problSme de gestion qui commengait d6jS d se poser pour ces documents. Compte tenu de 1'accroissement annuel de leur volume et de la date de cr6ation du diplome qui remonte d une dizaine d'ann6es maintenant, il n'6tait plus possible de contrSler ni d'acc6der facilement d ces documents sans une r6organisation de leur classement physique sur les rayonnages et leur traitement intellectuel pour en faciliter la recherche et la diffusion. II s'agissait donc de pallier cette situation anormale du reste, d mon avis, d' autant que nous nous trouvons dans une structure de formation de gestionnaires de 1'information documentaire et que les 6tudiants en option de conception et gestion des syst&nes d' information sp6cialis6s devait r6aliser un logiciel documentaire.Alors, pourquoi ne pas joindre 1'utile au p6dagodique en se servant de ce logiciel pour monter la base? C'est justement ce que nous allons faire cette ann6e, c'est h dire que le logiciel qui sera congu par les 6tudiants en groupe de travaux pratiques devra tenir compte de cette pr6occupation,6tant entendu que c'est nous qui serons responsable de la coordination de 1'ensemble du travail entre les diff6rents groupes. Ceci nous amdne forg6ment d faire tout le travail d'analyse pr6alable de 1'existant avant le d6marrage des travaux pratiques. 4 X — PRESENTATION EDTLJ PROJET A - OBJECTIFS 1 - Contribuer d 1'am61ioration de 1'image de marque de 1'6cole en faisant appel & des moyens modernes de gestion du fichier des notes de synth&se. En effet, 1'6cole doit servir de vitrine au plan de la gestion de ses ressources documentaires puisqu'elle forme en son sein , chaque ann6e, des dizaines de sp£cialistes de la bibliothdque et de 1'informatique documentaire. Donc pour des raisons de prestige, elle a beaucoup S gagner dans 1'automatisation.. 2 - Rationnaliser la gestion des notes de synth6se et assurer convenablement le developpement du fonds. 3 - Permettre des recherches plus sophistiqu6es grSce h la recherche multicritdre par mots-cl6s, domaine, bases de donn6es interrog6es. 4 - Diminuer le temps de r6ponse aux demande d'information 6manant des utilisateurs des notes de synthdse. 5 - Permettre 1'6dition de listes bibliographiques qui pourraient etre d'une tr6s grande utilit6 dans le domaine des echanges de publications avec les structures cooperantes. 6 - Possibilit6 de disposer rapidement, en cas de besoin, de statistiques fiables dans un d61ai que ne saurait permettre la gestion manuelle du fichier. 7 - Permettre une qualit6 accrue du travail et des services rendus aux utilisateurs. 8 - Permettre un contrdle efficace de la saisie de 1'information contenue dans la base. Apr6s les raisons ci-dessus invoqu6es et qui justifient le projet, il serait int6ressant de voir ses principaux b6n6ficiaires. Pour qui doit-on automatiser; autrement dit & qui 1'automatisation profitera-t-elle? 5 B - LES UTILISRTEURS DE LR BRSE DE DONNEES a)- Les utilisateurs internes Les principaux utilisateurs internes de la base restent 6videmment les 6tudiants. Les entrevues que nous avons eu avec la plupart d'entre eux nous ont 6difi6 sur 1'int6r§t qu'ils portent d 1'accessibilit6 de ces documentspour la pr6paration de leur propre note de synthdse de fin d'ann£e acad6mique. Nous regrettons tout simplement, pour une question de temps, de n'avoir pas pu 61aborer un questionnaire auto-administr6 pour une analyse de leurs besoins afin de mieux 6tayer nos propos. En effet, une analyse des besoins par un questionnaire nous aurait permis d'int6grer 1'exploitation des r6sultats de 1'enquSte dans ce rapport. N6anmoins, les entrevues nous ont aid6 d noter que les 6tudiants utilisent ces documents surtout pour faire une revue de litt6rature avant de choisir leur sujet de synthdse car la majorit6 d'entre eux ignore les objectifs de la note de synthdse. C'est donc le seul moyen concret de comprendre ce qu'on attend d'eux pour la r^alisation d'une note de synthdse bibliographique. Pour les enseignants de 1'6cole, la base de donn6es est un excellent outil de contrdle pour 6viter la duplication des recherches d6jd effectudes. b)- Les utilisateurs externes Rien ne nous permet actuellement de dire que la base de donn6es sera accessible en ligne de 1'ext^rieur, meme si cette 6ventualit6 n'est pas d 6carter pour 1'avenir. En cons&quence, pour le moment les potentiels utilisateurs externes ne peuvent avoir acc6s qu'aux produits de sortie issus de la base. 6 X X — L E S D O N N E E S Nous allons maintenant proceder d 1'examen des donn&es sur lesquelles portent le projet pour faire le bilan de 1'existant. II est utile de rappeler que le projet concerne 1'ensemble des notes de synthdse r6alis6es depuis 1975, date de cr6ation du D.E.S.S d'informatique documentaire de Lyon I. 1- Rnalyse de 1'existant 1-1 Volvme du fonds documentaire 150 documents ont 6t6 recenc6s lors du r^colement que nous avons effectu6. Nous avons donc d6cid6 de les d^pouiller au fur et d mesure que nous les recengons. 1-2 Bilan critique de l'existant Pour dresser un premier bilan critique des donn6es elles- memes, nous mentionnerons les difficult6s rencontr6es pour retrouver certaines information jug6es utiles pour le projet. Par exemple, dans un document sur 10, il nous a 6t6 presque impossible de rep6rer le nom du directeur de recherche et son affiliation. Nous avons 6galement note que certains ne jugaient pas utile de num6roter chronologiquement les r6f6rences bibliographiques cit6es dans la bibliographie. II nous a donc fallu mener le comptage, ce qui est assez fastidieux comme travail. Sauf pour quelques documents, nous avons remarqu6 1'absence de r6sum6 d'auteur pour la majorit6 des documents d6pouill6s jusque 1&. Nous avons dgalement 6t6 frapp6 par 1'absence de normalisation quant d la fagon dont les pages de titre des documents sont pr6sent6es. II ya quelque fois une confusion totale entre le nom de 1'auteur et son directeur de recherche. 7 Au niveau de la gestion aussi, noter que rien n'a 6t6 fait sur le plan du traitement documentaire ( absence totale de catalogue de consultation ).Pour la recherche d'un document, il faut parcourir 1'ensemble du fonds, ce qui rend la recherche malais6e. Tout ceci a contribu6 h compliquer le r6colement et nous 6tions oblig6 de recourir au fichier de la bibliothSque de 1'6cole pour le rep6rage des manquants. A noter enfin, 1'absence d'un fichier de pr6t pour les documents prSt6s qui a certainement contribu6 d la disparition de certains titres et de certains exemplaires. 1-3 Propositions Pour faciliter la mise h jour de la base de donn6es bibliographique qui sera mont6e, il serait souhaitable de faire ces quelques recommandations aux 6tudiants en cours de formation: mentionner le nom et 1'affiliation de leur(s) directeur(s) de recherche; - num6roter les r6f6rences bibliographiques mention6es dans la partie bibliographie de leur document; - faire un r6sum6 signal6tique d'auteur ( en 5 lignes au maximun ) de leur travail; - proposer des mots-cl6s ( 4 au maximum ) pour indexer leur document. Dans le souci de faire gagner du temps au responsable de la saisie, on pourra 6ventuellement remettre d chaque 6tudiant un bordereau de saisie & remplir pour caract6riser son document. uploads/Management/ mise-en-place-d-une-base-de-donnees-pour-la-gestion-des-notes-de-synthese-du-d-e-s-s-d-informatique-documentaire 1 .pdf