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ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptab

ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables Gestion du Personnel 1 B B M MO OD DU UL LE E B B G GE ES ST TI IO ON N D DU U P PE ER RS SO ON NN NE EL L SOMMAIRE B B M MO OD DU UL LE E B B G GE ES ST TI IO ON N D DU U P PE ER RS SO ON NN NE EL L ................................................................................................ 1 B.1 CADRE REGLEMENTAIRE ............................................................................................................... 2 B.1.1 RAPPEL DES TEXTES DE REFERENCE ...................................................................................... 2 B.1.2 ORGANISMES SOCIAUX .......................................................................................................... 2 B.1.3 ORGANISMES DE CONTROLE ................................................................................................ 2 B.1.4 OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES DE L’EMPLOYEUR ........................................................... 2 B.1.5 COTISATIONS SOCIALES OBLIGATOIRES ................................................................................. 3 B.2 ACTES DE BASE ................................................................................................................................ 4 B.2.1 OBJECTIFS DE LA GESTION DU PERSONNEL.......................................................................... 4 B.2.2 PROGRAMMATION DES BESOINS EN PERSONNEL ................................................................. 5 B.2.3 RECRUTEMENT DU PERSONNEL .......................................................................................... 6 B.2.4 ENGAGEMENT DU PERSONNEL ............................................................................................ 7 B.2.5 PAIE DU PERSONNEL ............................................................................................................... 8 B.3 EVALUATION DU PERSONNEL ...................................................................................................... 9 B.3.1 OBJECTIFS ET METHODES DE L’EVALUATION DU PERSONNEL ......................................... 9 B.3.2 L’EVALUATION PAR LETTRE D’OBJECTIFS ASSIGNES .......................................................... 9 B.3.3 L’EVALUATION SELON DES CRITERES GENERAUX...............................................................10 B.3.4 RESULTATS DE L’EVALUATION ...........................................................................................10 B.4 FORMATION DU PERSONNEL .......................................................................................................11 B.4.1 OBJECTIFS DE LA FORMATION ............................................................................................11 B.4.2 BESOINS EN FORMATION ......................................................................................................11 B.4.3 PLAN DE FORMATION .............................................................................................................11 B.4.4 MISE EN OUVRE DU PLAN DE FORMATION ...........................................................................11 B.4.5 COMPTE RENDU DE FORMATION ........................................................................................11 B.4.6 EVALUATION DES FORMATIONS .........................................................................................11 B.5 ABSENCES DU PERSONNEL .........................................................................................................12 B.6 SECURITE DU PERSONNEL ...........................................................................................................13 B.6.1 OBJET DE LA SECURITE .........................................................................................................13 B.6.2 DISPOSITIFS DE SECURITE....................................................................................................13 B.7 DISCIPLINE DU PERSONNEL .........................................................................................................14 B.7.1 ACTES D’INDISCIPLINE ...........................................................................................................14 B.7.2 SANCTIONS APPLICABLES ...................................................................................................14 B.7.3 DETERMINATION DES SANCTIONS APPLICABLES .................................................................15 B.8 FIN DU CONTRAT ..............................................................................................................................16 B.8.1 MOTIFS DE FIN DE CONTRAT ................................................................................................16 B.8.2 LA DEMISSION ...........................................................................................................................16 B.8.3 LE LICENCIEMENT ....................................................................................................................16 B.8.4 FORMALITES DE CLOTURE DE CONTRAT ..............................................................................16 B.9 ANNEXES DU MODULE B ...............................................................................................................17 ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables Gestion du Personnel 2 B.1 CADRE REGLEMENTAIRE B.1.1 RAPPEL DES TEXTES DE REFERENCE Les textes régissant les relations de travail au sein de l’Agence sont deux de catégories : les textes d’ordre national et les textes spécifiques à l’Agence. Les textes d’application nationale comprennent :<insérer ci-après les textes concernés ; ils dépendent de la législation applicable dans chaque pays > ² ² ² ² etc. Les textes spécifiques à l’Agence sont :<insérer ci-après les textes concernés, ils dépendent des conventions et du statu juridique de chaque agence> ² le règlement intérieur du personnel de l’Agence ; ² la convention entre l’Etat et l’Agence ; ² les dispositions fiscales de l’Agence ; ² la grille de rémunération du personnel de l’Agence ; ² etc. B.1.2 ORGANISMES SOCIAUX Il existe dans chaque pays, au moins un organisme chargé de la gestion, au plan national, de la sécurité sociale des travailleurs contractuels.<insérer ci-après la dénomination de l’organisme et les informations relatives aux régimes de sécurité sociale couverts> ² ² ² etc. B.1.3 ORGANISMES DE CONTROLE Comme tout employeur de droit privé, l’Agence est soumise au contrôle d’organismes publics. Ces organismes de contrôle et de surveillance des obligations des employeurs et des travailleurs en matière de travail comprennent : <insérer ci-après la dénomination des services concernés en rappelant leur rôle> ² ² ² etc. B.1.4 OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES DE L’EMPLOYEUR B.1.4.1 IMMATRICULATION DE L’AGENCE En sa qualité d’employeur, l’Agence a l’obligation de : ² s’immatriculer auprès de l’organisme chargé de la gestion de la sécurité sociale ; ² s’inscrire auprès du service public chargé du contrôle de l’application du droit du travail. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables Gestion du Personnel 3 L’immatriculation ou l’inscription est faite au moyen de formulaires adaptés à chaque institution. L’organisme ou le service public attribue un numéro d’employeur. Cette référence est rappelée dans les déclarations de cotisations et dans toute correspondance avec cet organisme ou service public. B.1.4.2 DECLARATION DU PERSONNEL RECRUTE L’Agence dispose d’un délai <à rappeler> pour déclarer à l’organisme de sécurité sociale tout recrutement de personnel. Il en est de même pour l’information du service public chargé du contrôle <rappeler le délai requis>. B.1.5 COTISATIONS SOCIALES OBLIGATOIRES La réglementation nationale impose le versement de cotisations sociales calculées sur les salaires versés au personnel suivant des taux de contribution de l’employeur et du salarié. Ces cotisations comprennent : ² les risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles ; ² les prestations familiales ; ² les pensions de retraite. Les taux de contribution sont les suivants : <rappeler ci-après les taux> ² ² ² etc. La cotisation totale s’élève donc à <%> de l’assiette. Le plafond de l’assiette de la sécurité sociale est fixé à <montant du plafond>. La déclaration des cotisations est faite d’après la périodicité imposée par l’organisme de sécurité sociale, au moyen un relevé nominatif dans le délai requis suivant la date de versement de chaque salaire. Ces cotisations peuvent ouvrir droit aux prestations suivantes pour le personnel et dans les conditions fixées par l’organisme de sécurité sociale : ² versement d’allocations familiales pour les familles ayant des enfants à charge ; ² versement d’indemnités d’invalidité pour les salariés victimes d’accidents de travail ou de maladies professionnelles ; ² soins de santé pour la famille ; ² versement d’allocations de retraite. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables Gestion du Personnel 4 B.2 ACTES DE BASE B.2.1 OBJECTIFS DE LA GESTION DU PERSONNEL Pour toute structure privée ou publique, la réalisation de bonnes performances de gestion passe nécessairement par une bonne gestion du personnel. Celle-ci implique des capacités de suivi, d’encadrement et de dynamisation des agents et, le cas échéant, des capacités de sanction du personnel défaillant. Elle implique aussi, d’une part, le respect des procédures légales et réglementaires et, d’autre part, l’utilisation de procédures internes rationnelles. Partant de ces objectifs qui ne doivent jamais être perdus de vue, les différentes procédures de gestion du personnel sont examinées aux paragraphes suivants. ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables Gestion du Personnel 5 B.2.2 PROGRAMMATION DES BESOINS EN PERSONNEL La programmation doit permettre, notamment, de déterminer rigoureusement les besoins quantitatifs et qualitatifs en personnel (type et nombre de postes à prévoir). Ces besoins résultent de la charge réelle de travail mais aussi de la nécessité de maîtriser en permanence les dépenses en personnel. Le DG a donc pour responsabilité de veiller à ce que la charge de travail de chaque agent soit suffisante et à ne pas recruter d’agents qui seraient en sous-activité. Il doit, à l’inverse, pour assurer la qualité du travail de chacun, veiller à ce qu’aucun agent ne soit durablement en sur-activité. Un effort de suivi/programmation doit donc être fait en permanence pour : ² évaluer correctement la charge de travail de chaque agent ; ² prévoir le recrutement de personnel complémentaire rendu nécessaire par l’accroissement du volume d’activité et inscrire les dépenses correspondantes dans le budget. Processus de programmation des besoins en personnel : Séquence Périodicité acteurs Description narrative des tâches A E C D 1. Au moment de la préparation du budget annuel Chaque chef de service Dépose auprès du DAF ses besoins en personnel suivant le plan annuel de travail de l’Agence. r 2. Le DAF • centralise toutes les demandes des chefs de service ; • effectue une estimation du budget nécessaire ; • transmet les demandes au CG/CI r 3. Le CG/CI • examine les demandes selon la charge de travail ; • exprime un avis motivé ; • soumet les demandes au DG. r 4. Le DG • apprécie l’opportunité des demandes ; • propose les recrutements dans le projet de budget annuel qu’il soumettra à l’organe d’approbation du budget de l’Agence. r 5. Lors de la réunion d’approbation du budget L’organe d’approbation du budget annuel (AG ou CA selon le cas) • examine les demandes de recrutement dans le cadre global de l’approbation du budget annuel ; • autorise les recrutements demandés. r 6. Dans le cadre de l’exécution du budget annuel Le DAF Coordonne le processus de recrutement du personnel autorisé r A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation). ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procédures Administratives Financiers et Comptables Gestion du Personnel 6 B.2.3 RECRUTEMENT DU PERSONNEL Il existe deux (2) catégories de procédures : la procédure pour le recrutement des directeurs et la procédure pour les autres personnels. La procédure de recrutement du personnel comporte pour chaque catégorie les principales étapes suivantes : ² rédaction et diffusion des appels à candidatures, ² sélection des candidatures respectant les critères d’embauche figurant dans les appels à candidatures, ² test des candidats sélectionnés, ² dépouillement des tests et choix du meilleur candidat (ou report de la procédure à une date ultérieure si aucun candidat ne répond au profil du poste), ² publicité des résultats. Processus de recrutement du personnel Séquence Périodicité acteurs Description narrative des tâches A E C D 1. Suivant le calendrier de recrutement Le DAF ou le cabinet spécialisé Lance les appels de candidatures par une annonce approuvée par le DG dans au moins 1 journal uploads/Management/ module-b-gestion-du-personnel.pdf