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Cultura Arxius C Norme de Description Archivistique de Catalogne (NODAC) Àngels

Cultura Arxius C Norme de Description Archivistique de Catalogne (NODAC) Àngels Bernal Cercós, Anna Magrinyà Rull et Ramon Planes Albets (ed.) Núria Canyelles Vilar, Emília Capell Garriga, Rafel Ginebra Molins, David Lobato Buil, Pere Puig Ustrell et M. Luz Retuerta Jiménez Arxivística i gestió documental Eines Núm. 1 © Generalitat de Catalunya. Departament de Cultura i Mitjans de Comunicació. Subdirecció General d’Arxius Direction générale du patrimoine culturel Sous-direction générale des Archives NORME de DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE de CATALOGNE (NODAC) Àngels Bernal Cercós, Anna Magrinyà Rull et Ramon Planes Albets (éd.) Núria Canyelles Vilar, Emília Capell Garriga, Rafel Ginebra Molins, David Lobato Buil, Pere Puig Ustrell et María Luz Retuerta Jiménez Generalitat de Catalogne Département de Culture et des Médias Direction générale du patrimoine culturel Sous-direction générale des Archives PRÉFACE I. LE PROJET A) LES DÉBUTS B) LES OBJECTIFS C) LES PARTICIPANTS II. LA NORME DE DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE DE CATALOGNE A) LA DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE: OBJECTIFS ET PRINCIPES B) LA ZONE D’APPLICATION 1. DES ARCHIVES ET DES FONDS AUXQUELS ILS S’APPLIQUENT 2. DES TYPES DE DOCUMENTS AUXQUELS ELLE DOIT S’APPLIQUER C) LES NIVEAUX DE DESCRIPTION D)LES ZONES ET LES ÉLÉMENTS DESCRIPTIFS 1. LES ÉLÉMENTS GROUPÉS PAR DOMAINES 2. LES ÉLÉMENTS OBLIGATOIRES, RECOMMANDABLES ET OPTIONNELS 3. LA STRUCTURE DES ÉLÉMENTS 4. MENTIONS D’AUTEUR ET AUTRES RESPONSABILITÉS E) LES VINGT-SIX ÉLÉMENTS DESCRIPTIFS 1. ZONE D’IDENTIFICATION 1.1. Code de référence 1.2. Niveau de description 1.3. Titre 1.4. Date(s) 1.5. Volume et support 2. ZONE DE CONTEXTE 2.1. Nom du/des producteur(s) 2.2. Histoire du/des producteur(s) 2.3. Histoire archivistique 2.4. Données à propos de l’entrée 3. ZONE DU CONTENU ET STRUCTURE 3.1. Portée et contenu 3.2. Système d’organisation 3.3. Information sur l’évaluation, le tri et l’élimination 3.4. Développements Sommaire 3 6 6 8 10 15 15 19 19 19 22 32 32 33 35 38 39 39 39 44 47 55 63 73 73 78 84 90 94 94 104 111 115 F Memòria d’Arxius 2005 4. ZONE DES CONDITIONS D’ACCÈS ET D’UTILISATION 4.1. Conditions d’accès 4.2. Conditions de reproduction 4.3. Langues et écritures des documents 4.4. Caractéristiques physiques et exigences techniques 4.5. Instruments de description 5. ZONE DES SOURCES COMPLÉMENTAIRES 5.1. Existence et localisation des originaux 5.2. Existence et localisation de reproductions 5.3. Sources complémentaires 5.4. Bibliographie 6. ZONE DES NOTES 6.1. Notes 7. ZONE DE CONTRÔLE DE LA DESCRIPTION 7.1. Auteur et date(s) 7.2. Sources 7.3. Règles et conventions F) GLOSSAIRE III.MODÈLES DE RÉFÉRENCES ET CITATIONS 200 DOCUMENTAIRES ET BIBLIOGRAPHIQUES IV.EXEMPLES COMPLETS Fonds communaux: Mairie de Molins de Rei Fonds notariaux: Étude de notaire de Castelló d’Empúries Fonds d’institution: Centre pénitentiaire pour hommes de Barcelone (Prison Model) Fonds religieux: Paroisse de Santa Maria de la Pobla de Claramunt Fonds d’association: Confrérie des Pêcheurs de Torredembarra Fonds d’entreprise: Atelier de mosaïques Lluís Bru Fonds personnels: Josep Maria Rabasa Reimat V. INDEX INDEX ANALYTIQUE INDEX THÉMATIQUE 119 119 125 129 135 140 145 145 148 152 158 162 162 170 170 173 176 178 187 194 195 216 223 238 244 254 264 269 270 279 Préface 3 Préface Il existe une première version de la Norme internationale générale de Description archivistique ISAD(G), approuvée par le Conseil international d’Archives (CIA/ICA) en 1993. La traduction catalane a été publiée en 1994 par le Département de Culture de la Generalitat1 de Catalogne et l’Association d’Ar- chivistes de Catalogne (Associació d’Arxivers de Catalunya -AAC). Le Comité de Normes de Descrip- tion du CIA/ICA, réuni à Stockholm (Suède) du 19 au 22 septembre 1999, a adopté une nouvelle version de l’ISAD(G) qui a été publiée en 2000 dans le cadre du XIVe Congrès international d’Archi- ves, à Séville (Espagne). La traduction catalane, publiée elle aussi par le Département de la Culture de la Generalitat de Catalogne et par l’Association d’Archivistes de Catalogne, date de 2001. L’ISAD(G) mentionne dans son introduction que « cette norme constitue un guide général pour l’é- laboration de descriptions archivistiques », il faut donc « l’utiliser de pair avec les normes nationales existantes ou en tant que base pour son développement ». Elle reconnaît aussi que, bien qu’elle contienne des règles générales pour la description archivistique qui peuvent être appliquées indépendamment au type ou au support des documents d’archives, il faut en outre appliquer les règles ou les manuels de description spécifiques pour certains types de docu- ments. D’autre part, si la Norme ISAD(G) présente vingt-six éléments de description, elle affirme que la struc- ture et le contenu de l’information de chaque élément devra être formulé selon les règles nationales. On explique aussi dans la Norme que les formats n’y sont pas définis, pas plus que la forme sous laquelle ces éléments doivent apparaître dans les guides, les inventaires, les catalogues, les index ou tous les autres instruments de description. Bien que la Norme ISAD(G) ne soit qu’un guide général pour l’élaboration de descriptions, c’est un important point de départ pour progresser dans la normalisation de la description archivistique. En ayant cet objectif normalisateur en vue et en suivant son esprit, le Département de la Culture de la Generalitat de Catalogne et l’Association d’Archivistes de Catalogne commandèrent à un groupe d’archivistes, à la fin de l’année 2001, l’élaboration d’une norme nationale de description. La Norme de Description archivistique de Catalogne (NODAC) est l’instrument créé pour dévelop- per la Norme ISAD(G), pour la rendre compatible avec d’autres normes spécifiques et pour l’adapter à la réalité des archives de Catalogne. C’est le fruit de l’expérience accumulée dans la pratique descrip- tive du collectif d’archivistes de Catalogne. La NODAC devient donc l’instrument que les archives catalanes doivent utiliser pour l’élaboration des descriptions archivistiques. Pour élaborer la NODAC, on a surtout utilisé la version catalane de l’ISAD(G) qui a toujours été confrontée aux versions officielles de l’ICA et aux autres traductions existantes. ————— 1. La Generalitat, conformément à la Constitution espagnole de 1978 et au Statut d’Autonomie de la Catalogne de 2006, possède son propre gouvernement. La Generalitat de Catalogne est le système institutionel où s’organise la politique du gouvernement de Catalogne et où siègent le Parlement, le Président de la Generalitat et le gouvernement. 4 Norme de Description Archivistique de Catalogne La NODAC organise les descriptions archivistiques par le biais d’une série de règles générales et spé- cifiques, par niveaux de description et par types de documents pour chaque élément de description inclus dans sept zones d’information descriptive, ceux que propose l’ISAD(G). Cependant, la NODAC n’est pas un format de description et ne détermine donc pas l’ordre ou la forme de présentation des éléments lorsque l’on fait la description (formats d’entrée), ou au moment de la communiquer (for- mats de sortie). Il ne s’agit pas non plus d’un format de codification – comme peuvent l’être les for- mats MARC (Machine Readable Cataloguing) ou l’EAD (Encoded Archival Description), elle n’établit donc pas de codes ni de conventions pour identifier et caractériser les éléments de la description ou leur contenu dans le but de permettre l’échange ou la manipulation automatisés. De toute façon, l’application de la NODAC, en normalisant les contenus des descriptions archivis- tiques, facilite l’échange des instruments de description qui dérivent de son utilisation par le fait que ces instruments appliquent des directives largement discutées et recueillent toute une série de concepts et de principes de base de l’archivistique actuelle qui nous aident à comprendre et à diffuser les élé- ments de la description d’une manière uniforme. La Norme permet de décrire un fonds et les parties qui le composent par le biais de la technique de description de plusieurs niveaux. La somme de toutes les descriptions hiérarchiquement en relation doit nous offrir une représentation fiable de l’organisation, du contexte et du contenu de la documen- tation. La Norme traite de la description archivistique comprise comme la représentation des documents d’archives nécessaires à son contrôle intellectuel et à l’accès à l’information qu’ils contiennent. D’aut- res aspects de traitement archivistique ou de gestion des documents tels que la classification, les calen- driers d’élimination, le contrôle des usagers, la restauration et autres qui doivent être abordés, le cas échéant, par d’autres normes, d’autres manuels, d’autres politiques ou pratiques institutionnelles, res- tent en marge. Afin de faciliter la localisation et la consultation des règles, la Norme inclut un index analytique et un index thématique qui recueillent le contenu des règles. Le glossaire de termes archivistiques qui ont été définis dans le contexte particulier de la NODAC fait aussi partie de la Norme. La Norme se veut intégrative. Son application doit pouvoir se faire dans tous les services d’archives de Catalogne, indépendamment des ressources humaines et technologiques dont ils disposent, elle doit pouvoir être appliquée dans des services d’archives bien ou moins bien dotés, dans des milieux infor- matisés ou non. Au cours du processus d’élaboration de la Norme, on a mené à bien des recherches d’autres standards de description et d’applications à partir de l’ISAD(G), élaborées par des communautés archivistiques d’autres pays. Les Règles pour la Description des Documents d’Archives, deuxième édition (RDDA2) (2004) ont été particulièrement utiles, elles sont en attente d’approbation et ont été élaborées par le Comité canadien de description archivistique uploads/Management/ nodac-francais-1-pdf.pdf