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Douala/06/2021@PRC001 @saniluxsarl 1 Guide réalisé et mis à disposition par VOU

Douala/06/2021@PRC001 @saniluxsarl 1 Guide réalisé et mis à disposition par VOUMAPER HOLDING ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE : MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION SANILUX SARL [ ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE : MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION SANILUX SARL] SOMMAIRE I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE 3 II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE 3 2.1 Séparation des fonctions ............................................................................................. 3 2.2 Définition des fonctions ............................................................................................... 4 2.3 Enregistrement correct et sans délai des opérations .................................................. 5 2.4 Protections matérielles et juridiques ........................................................................... 5 III - PROCEDURES GENERALES .................................................................................... 5 3.1 L’importance du classement......................................................................................... 5 3.2 Traitement du courrier .................................................................................................. 6 3.2.1-Traitement du courrier reçu ...................................................................................... 6 3.2.2-Traitement du courrier départ ................................................................................... 6 3.3 La trésorerie ................................................................................................................. 7 3.3.1-Règles de base ......................................................................................................... 7 3.3.2-Tenue de la caisse .................................................................................................... 7 3.3.3-Protection des disponibilités ..................................................................................... 8 3.3.4-Emission de chèques ................................................................................................ 8 3.3.5-Suivi de la trésorerie et rapprochement bancaire ..................................................... 9 3.4 Les achats de marchandises et de frais généraux ...................................................... 9 3.4.1-Commandes ............................................................................................................. 9 3.4.2-Réception des marchandises ................................................................................... 9 3.4.3-Réception des factures ............................................................................................. 1 0 3.4.4-Comptabilisation ....................................................................................................... 1 0 3.4.5-Règlement ................................................................................................................ 1 0 3.4.6-Traitement des retours de marchandises ................................................................. 1 1 3.5 Les ventes, prestations de services et les clients ........................................................ 1 1 3.5.1-Commandes ............................................................................................................. 1 1 3.5.2-Livraisons ................................................................................................................. 1 1 3.5.3-Facturation ................................................................................................................ 1 1 3.5.4-Règlements et gestion des comptes clients ............................................................. 1 2 3.5.5-Avoirs clients ............................................................................................................. 1 3 3.5.6-Comptabilisation ....................................................................................................... 1 3 3.6 Inventaire physique ..................................................................................................... 1 3 3.7 La gestion du personnel et des charges sociales ........................................................ 1 4 3.7.1-Règles de base ......................................................................................................... 1 4 3.7.2-Embauche ................................................................................................................. 1 5 3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales .......................................... 1 @saniluxsarl 2 [ ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE : MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION SANILUX SARL] 5 3.7.4 -Gestion des congés et absences ............................................................................ 1 6 3.7.5-Sanctions disciplinaires ............................................................................................ 1 6 3.7.6-Gestion des maladies ............................................................................................... 1 6 3.7.7-Registres obligatoires ............................................................................................... 1 7 3.7.8-Affichages obligatoires .............................................................................................. 1 7 3.7.9-Utilisation des véhicules ........................................................................................... 1 7 3.8 La fiscalité .................................................................................................................... 1 8 3.8.1. la TVA ...................................................................................................................... 1 8 3.8.2 Exonérations ............................................................................................................. 1 8 3.9 Le juridique .................................................................................................................. 1 8 IV - COMPTABILITÉ INFORMATISÉE .............................................................................. 1 9 V - ARCHIVAGE................................................................................................................ 2 0 VI – FICHES DE POSTE............................................................................................................... 2 0 VII - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS .................................................. 2 1 @saniluxsarl 3 AVANT-PROPOS Ce recueil des procédures est destiné aux créateurs (entreprises de moins de vingt salariés) afin de les aider dans la mise en place de l’organisation de leurs entreprises. Il ne peut être exhaustif et chaque entreprise à l’instar de SANILUX SARL est tenue d’établir son propre manuel des procédures en fonction de son activité. Il devra faire l’objet d’une mise à jour régulière afin de tenir compte des changements de législation et de l’évolution de l’entreprise. I – LES OBJECTIFS D’UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne organisation administrative et comptable afin de :  Ne perdre aucun document  Gagner du temps  Sauvegarder le patrimoine de l’entreprise  Suivre sereinement la gestion de son entreprise  Éviter les rappels en matière fiscale et sociale II -RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE 2.1 - Séparation des fonctions La comptabilité a une dimension matérielle : elle résulte de toute une série d’enregistrements qui représentent des opérations multiples. La fiabilité d’une comptabilité dépend du système et des procédures de contrôle interne. Les objectifs du contrôle interne sont les suivants : Prévenir les erreurs et les fraudes Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise Gérer rationnellement les biens de l’entreprise Assurer un enregistrement correct en comptabilité de toutes les opérations. La réalisation de ces objectifs se fera notamment par la séparation des tâches. Quatre fonctions peuvent être distinguées au sein d’une entreprise : Fonction de décision Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant à leurs charges la conservation ou l’entretien des immobilisations, des stocks, des liquidités) Fonction se rapportant à la comptabilité (enregistrement des flux qui affectent les biens de l’entreprise, des correctifs d’inventaires, et établissements des états financiers) Fonction de contrôle. La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrôle interne parce qu’une séparation des tâches (impossibilité de cumuler deux de ces fonctions) permet de réaliser un autocontrôle efficace. 2.2 - Définition des fonctions L’affectation des tâches à chaque personne doit être claire et précise. Cette définition comprend : La description de la place qu’occupe l’intéressé dans l’entreprise Ses attributions et responsabilités L’origine des documents qu’on lui transmet Les documents à créer et leur destination La formalisation de ce descriptif est souvent délicate à obtenir dans une PME y compris SANILUX SARL. 2.3 - Enregistrement correct et sans délai des opérations La comptabilité doit être à jour en permanence. Les procédures utilisées doivent garantir que la comptabilité répond aux critères : D’exhaustivité : toutes les opérations font l’objet d’un enregistrement comptable De réalité : tout enregistrement est justifié par une opération D’exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants De bonne période : chaque opération est enregistrée dans la période à laquelle elle se rattache. 2.4 - Protections matérielles et juridiques Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d’une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries. Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses enregistreuses, machine à affranchir, coffres, …) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats, …) III- PROCEDURES GENERALES 3.1 - L’importance du classement Malgré un développement de l’informatisation, les documents papiers sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :  Gagner du temps  Suivre les échéances  Anticiper les paiements  Améliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son conseil et ses autres partenaires Le classement doit être effectué par nature de document (courrier, banque, achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre chronologique. Nous préconisons l’utilisation de classeurs à deux trous afin d’éviter la perte de documents et de bien séparer à l’aide d’intercalaires en fonction du volume de chaque entreprise. Chaque cycle est détaillé dans les paragraphes suivants. 3.2 Traitement du courrier 3.2.1 - Traitement du courrier reçu L’ouverture des plis est assurée par le chef d’agence ou le directeur General. En ce qui concerne les factures et avoirs reçus, un cachet « Original » est porté sur le premier exemplaire et un visa « double » sur tous les autres. Les factures devront être reçues (ou à défaut seront dupliquées) en deux exemplaires. La secrétaire classe le courrier par nature : Règlements des clients Commande des clients Demandes de prix, de documentation Factures et relevés des fournisseurs Offres de services Relevés et documents émanant des banques Publicité Autres Elle le transmet sans tarder au chef d’agence puis à chaque destinataire. 3.2.2 - Traitement du courrier départ Une photocopie de l’original de chaque courrier sera classée dans le dossier du tiers intéressé (client, fournisseur, salarié, organismes, etc…). Tous les documents informatiques seront conservés et classés sur le même ordinateur afin d’éviter les recherches inutiles. Le courrier est obligatoirement présenté à la signature du chef d’agence ou du directeur General. Le dossier de présentation comprend : -le ou les originaux à signer et expédier -les pièces à joindre -les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de l’affaire. Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du directeur General (absence ou voyage de celui-ci par exemple) le chef d’agence qui signe l’original, paraphera les doubles qui seront présentés sans tarder à la signature du directeur General dès son retour, pour approbation. 3.3 - La trésorerie 3.3.1 - Règles de base Aucune opération n’est faite sans présentation d’une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement. Tout règlement doit être soumis à l’approbation du directeur General et lui seul signe les chèques, ordres de virement et acceptation d’effets. Les remises chèques par le chef comptable doivent être faites chaque jour à la banque avant l’heure de caisse. Une copie des bordereaux de remise de chèques (détaillés par client dans le cas de ventes avec factures) et d’espèces sera conservée pour vérification avec les bordereaux de banque 3.3.2 - Tenue de la caisse Le contrôle de la caisse doit être effectué journellement. Pour chaque agence, nous vous conseillons d’utiliser un agenda sur lequel vous notez la recette de la journée ou agrafez le ticket « Z » ou le journal de caisse (brouillard papier) de la caisse enregistreuse. Toutes les dépenses en espèces doivent également être notées chaque jour. Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes – dépenses – versement en banque) est calculé tous les jours et rapproché des espèces détenues dans la caisse. Cette procédure permet de suivre en permanence l’évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder un éventuel solde créditeur. L’existence d’un tel solde constituerait une grave présomption d’irrégularité de la comptabilité. L’imprimé de contrôle doit être signé par le caissier, après vérification et validation, par un responsable autorisé à savoir le chef uploads/Management/ manuel-de-procedure-sanilux.pdf